Qu'est-ce que la modélisation des processus ?

Les journaux d'événements et le process mining sont des outils essentiels à la modélisation des processus métier, soutenant les techniques modernes de modélisation.

La plupart des systèmes informatiques d'entreprise conservent des journaux d'événements, qui sont des enregistrements numériques retraçant automatiquement les changements d'état et les activités (appelés événements) dans le système. Tout ce qui se passe dans un système peut constituer un événement. Voici quelques exemples d'événements courants :

• Un utilisateur se connecte.

• Un utilisateur met à jour un enregistrement.

• Un utilisateur soumet un formulaire.

• Des informations sont transférées entre les systèmes.

Ces journaux d'événements capturent non seulement la survenue des événements, mais également des informations contextuelles, telles que le dispositif ayant effectué l'activité et la durée de cette dernière. Ils servent de base à la production de modèles de processus.

Le process mining est l’application d’un algorithme de fouille de données aux données contenues dans les journaux d'événements. Ces algorithmes identifient les tendances et génèrent une représentation visuelle des flux de processus dans le système,

appelée modèle de processus. Selon le processus à modéliser, les algorithmes d'exploration peuvent être appliqués à un système unique, à plusieurs systèmes, voire à des écosystèmes technologiques ou des départements entiers.

Il est important de ne pas confondre la modélisation des processus (process modeling) avec la cartographie des processus (process mapping) et la fouille ou exploration des processus (process mining). La cartographie des processus est créée manuellement à partir de rapports d'employés et fournit des diagrammes de workflow à un niveau plus général. Le process mining, en revanche, analyse les données organisationnelles pour produire des modèles de processus, permettant de créer des diagrammes de workflow plus objectifs et basés sur des données réelles.

Les modèles de processus offrent une transparence sur les workflows de l'entreprise, faisant d'eux un outil essentiel dans la gestion des processus métier. Ils peuvent être utilisés dans tout contexte nécessitant une analyse approfondie des processus métiers. Voici quelques exemples d'utilisation les plus courants :

Un modèle de processus unique peut contenir une richesse de données sur le workflow, permettant aux membres de l'équipe d'analyser un processus sous différents angles. Les analystes métier utilisent souvent la modélisation des processus pour mettre en lumière les composants clés d'un workflow, tels que :

• Flux de contrôle : il s'agit de l'ordre dans lequel les étapes et les actions s'exécutent au sein d'un processus. Un modèle de processus représente cet ordre sous forme d'organigramme, offrant à l'équipe une vue claire des étapes effectuées et de leur chronologie. Cette perspective aide également à identifier les interdépendances entre ces étapes.

• Organisation : un modèle de processus identifie les personnes, équipes, systèmes et dispositifs impliqués dans le processus et met en évidence leurs interactions. Cette perspective met en lumière les liens entre les personnes et les systèmes qui forment le réseau social de l'organisation. En d'autres termes, cela permet de comprendre comment les différents acteurs et systèmes collaborent dans le cadre de l'organisation.

• Temps : un modèle de processus peut enregistrer la durée globale d'un processus ainsi que la durée de chaque étape, ce qui permet à l'équipe d'identifier les ralentissements, retards et goulets d'étranglement dans le workflow.

• Cas : un modèle de processus peut offrir une vue d'ensemble d'un flux de travail ou représenter une instance particulière du processus. Cette perspective de cas est souvent utilisée pour analyser des résultats anormaux ou des exceptions dans le processus. Par exemple, si un flux de travail aboutit à un résultat de qualité inférieure, l'équipe peut isoler l'étape exacte où cela s'est produit.

Les modèles de processus permettent de détecter les inefficacités et les redondances dans les workflows existants, facilitant ainsi l'identification des opportunités d'optimisation. Une fois les workflows optimisés, les entreprises peuvent utiliser ces modèles pour standardiser les processus à travers toute l'organisation.

Les modèles servent alors de référence, assurant que chaque équipe suit les mêmes étapes pour obtenir des résultats cohérents. Cela conduit à des workflows plus prévisibles et des résultats uniformisés. Cela conduit à des workflows et à des résultats plus prévisibles en général.

Les modèles de processus permettent d'éliminer les approximations lors de la mise en place et de l'évaluation de nouveaux processus métier. En modélisant un nouveau workflow, les utilisateurs peuvent suivre en temps réel les performances du processus, leur permettant ainsi d'apporter les ajustements nécessaires pour optimiser le résultat.

Les modèles de processus aident les entreprises à suivre si leurs investissements en temps, en argent et en ressources produisent des résultats adéquats. Par exemple, en modélisant le processus de vente standard, une organisation peut observer comment les représentants commerciaux utilisent les outils et systèmes à leur disposition.

Il se pourrait qu'un outil soit sous-utilisé par rapport aux attentes, auquel cas l'organisation peut choisir de réallouer ses ressources à une solution plus fréquemment utilisée tout au long du processus.

Les modèles de processus transforment des processus complexes en représentations visuelles concrètes, facilitant leur diffusion et discussion au sein de l'organisation. Cela est particulièrement utile pour standardiser la gestion de projet. Par exemple, si un département dispose d'un processus efficace pour résoudre des problèmes techniques, l'entreprise peut créer un modèle de ce processus pour en guider l'application à grande échelle.