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Qu'est-ce qu'un organigramme ?
Date de publication : 26 juin 2021
Contributeurs : Ivan Belcic, Cole Stryker
Un organigramme est un diagramme qui illustre les étapes d’un processus, d’un flux de travail, d’un programme informatique ou d’un système. Ces diagrammes sont composés de formes reliées entre elles par des lignes, représentant des processus pas à pas, afin de faciliter la prise de décision, réduire les ambiguïtés et améliorer les workflows.
Les organigrammes de processus, également appelés plans de processus, offrent une représentation visuelle de processus complexes, les rendant plus accessibles. Les chefs de projet s’appuient sur ces organigrammes pour standardiser les workflows des équipes qu’ils encadrent. Les ingénieurs industriels les utilisent pour illustrer le fonctionnement de systèmes ou d’installations complexes. Quant aux développeurs de logiciels, ils créent des organigrammes pour planifier les étapes logiques des programmes et des algorithmes qu’ils conçoivent.
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Il existe autant de types d'organigrammes que de cas d’utilisation, ce qui en fait des documents indispensables dans presque tous les secteurs. Les organigrammes permettent de visualiser, concevoir et documenter une multitude de processus et de procédures.
Ils peuvent être utilisés pour accomplir diverses tâches, telles que :
documenter un processus ou une procédure ;
brainstorming d'idées ;
améliorer la gestion des processus métier (BPM) et l'analyse des processus métier (BPA) ;
renforcer la clarté et la communication entre collègues et équipes ;
définir les grandes lignes d’une procédure de prise de décision ;
clarifier la structure hiérarchique d'une organisation ;
optimiser un processus ou un workflow ;
expliquer de manière détaillée comment un processus est exécuté.
Bien que tous les organigrammes suivent une structure de base similaire, différents types sont adaptés à des contextes spécifiques. Voici quelques-uns des types d'organigrammes les plus couramment utilisés aujourd'hui :
- Les organigrammes de programme sont les schémas directeurs des logiciels et des programmes informatiques, définissant la structure logique qu’ils doivent suivre. Avant de commencer à coder, les programmeurs peuvent créer ces organigrammes afin de bien comprendre le fonctionnement général du programme. Les ingénieurs s’y réfèrent également pour analyser et déboguer les programmes.
- Les organigrammes de systèmes décrivent la séquence d'événements au sein d'un système, qu'il s'agisse de la préparation des repas dans une cuisine de restaurant, de protocoles d'intervention en cas de catastrophe ou de mesures de fidélisation des clients sur une plateforme de commerce en ligne.
- Les diagrammes de workflow détaillent le processus de lancement et de finalisation d’un processus métier. Ils aident les équipes et les organisations à comprendre qui est responsable de chaque partie d’un processus et sont utiles en gestion de projet pour optimiser les workflows et éliminer les goulets d’étranglement. Contrairement aux modèles de processus fondés sur des données, les diagrammes de workflow sont souvent plus subjectifs et qualitatifs.
- Les organigrammes de décision illustrent les étapes et résultats d’un processus décisionnel. Une décision initiale conduit à plusieurs choix successifs, jusqu'à aboutir à l'une des issues possibles. Ces organigrammes sont aussi appelés arbres de décision en raison de leur structure ramifiée.
- Les diagrammes de flux de données (DFD) représentent le flux d’informations à travers un processus, un réseau ou un système. Ils sont particulièrement adaptés aux systèmes statiques, comme les processus de gestion des commandes clients, mais peuvent rencontrer des difficultés à représenter des flux de données en temps réel générés par les ingénieurs des données.
- Les diagrammes de flux de processus (PFD) décrivent les opérations des installations dans les secteurs de l’ingénierie chimique et des processus. Les ingénieurs industriels les utilisent pour comprendre comment les principaux équipements d'une usine sont reliés entre eux, créer des documents de formation et optimiser les procédures.
- Les diagrammes de type couloir de nage (swimlane) indiquent qui est responsable de chaque étape d’un workflow. Inspirés des couloirs de natation, ces diagrammes organisent les étapes d'un processus en lignes ou colonnes distinctes pour chaque membre de l’équipe, service ou département concerné. Comme ils illustrent souvent des procédures à l’échelle de toute l’organisation, ils sont aussi connus sous le nom d’organigrammes interfonctionnels.
- Les organigrammes présentent la structure interne d'une équipe, d'un département ou d'une organisation. Les membres les plus hauts placés ou les parties prenantes clés sont situés en haut du diagramme, avec des branches qui s'étendent vers le bas à travers la hiérarchie de l'organisation.
Symboles et composants courants des organigrammes
Indique la progression dans l'organigramme. Les lignes de flux relient une étape du processus à la suivante et utilisent des flèches pour représenter la séquence appropriée des événements. Certains organigrammes incluent du texte à côté de certaines lignes de flux pour fournir des informations complémentaires.
Représente le point de départ ou la fin d’un organigramme. Certains organigrammes possèdent plusieurs terminaux de début ou de fin, permettant ainsi aux utilisateurs de repérer facilement où commence et où se termine un processus.
Ce symbole représente une étape spécifique dans la séquence d’un organigramme. Lorsqu’ils arrivent à une étape de processus, les utilisateurs doivent exécuter cette tâche avant de continuer à suivre l’organigramme. Ce symbole est l’un des plus courants dans les organigrammes.
Indique l’endroit où une décision doit être prise avant de poursuivre. Les points de décision, en forme de losange, comportent plusieurs lignes de flux qui en partent, et les utilisateurs suivent la ligne qui correspond à leur décision. La plupart des points de décision sont binaires (oui/non, vrai/faux).
Indique l'entrée ou la sortie de données. Ce symbole, en forme de parallélogramme indique à quel moment des données externes sont introduites dans un processus ou envoyées à l'extérieur.
Indique l’endroit où les données sont stockées dans le processus. Le symbole cylindrique est souvent utilisé pour représenter une base de données, comme un entrepôt de données ou un data lake.
Représente la réception ou la production (entrée ou sortie) d'un document dans le processus. Les entrées peuvent être l'arrivée d'un e-mail ou d'une commande client, tandis que les sorties peuvent consister en la création d'un rapport ou d'une présentation.
Similaire au symbole du document, mais indique l'entrée ou la sortie de plusieurs documents au cours d’une même étape du processus.
Indique un processus qui a été défini ailleurs, en dehors de l’organigramme. Les utilisateurs peuvent trouver plus d’informations sur ce processus prédéfini dans une autre source.
Fournit des informations supplémentaires ou un contexte sur l'étape de l’organigramme à laquelle elle est rattachée. Les commentaires et annotations aident les utilisateurs à comprendre l’objectif d’une étape, à donner des instructions supplémentaires ou à expliquer des obstacles potentiels.
Ce symbole est utilisé pour indiquer une connexion entre différentes parties d’un organigramme se trouvant sur la même page. Il permet de simplifier la représentation d’un processus complexe en évitant des lignes de flux trop encombrées.
Dans certains organigrammes complexes, il est impossible de tout représenter sur une seule page. Ce symbole indique donc une connexion à une étape se trouvant sur une autre page de l'organigramme.
Ce symbole représente un retard intentionnel ou une période d'attente dans un processus. Les organigrammes comportant des retards précisent souvent la durée de l'attente à l’intérieur ou à côté du symbole.
Représente une alternative à un processus standard. Les bords arrondis permettent de le distinguer du symbole classique de processus rectangulaire. Les lignes de flux menant à un processus alternatif sont généralement en pointillés pour les différencier des processus habituels.
Ce symbole signale qu'une préparation supplémentaire est nécessaire avant d’exécuter l'étape suivante du processus.
Ce symbole représente l’endroit et la manière dont les informations seront affichées tout au long du processus.
Met en avant une étape du processus qui doit être réalisée manuellement, contrairement à d'autres parties qui peuvent être automatisées.
Les ingénieurs industriels Frank et Lillian Gilbreth ont introduit le concept d’organigramme à l’American Society of Mechanical Engineers (ASME) en 1921, avec leur diagramme de processus. Leur présentation, intitulée Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to Do Work, a jeté les bases de l'utilisation des organigrammes pour optimiser les workflows.
Durant les années 1930 et 1940, d'autres ingénieurs ont perfectionné ce concept, le rendant plus efficace comme outil d'optimisation. En 1947, l'ASME a publié un ensemble de symboles standards pour les organigrammes, basé sur les travaux des Gilbreth.
Dans les années 1990, les diagrammes d'activité UML (Unified Modeling Language) ont fait leur apparition : des organigrammes numériques créés avec des logiciels spécialisés en modélisation UML. L’UML a été développé dans les années 1990 pour standardiser les symboles utilisés dans les organigrammes.
En 2005, la Business Process Management Initiative (BPMI) a codifié le concept de modélisation et de notation des processus métier (BPMN). Ce langage de modélisation visuel permet de décrire les processus d’entreprise, éliminant ainsi les ambiguïtés des descriptions textuelles. Aujourd'hui, des outils en ligne comme Lucidchart et Miro sont largement disponibles, et incluent des modèles d’organigrammes prêts à l'emploi pour faciliter et rationaliser le processus de création.
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