Qu’est-ce que la gestion de la capacité ?

La gestion des capacités est souvent confondue avec la gestion des ressources. Il existe généralement deux raisons principales. Tout d’abord, les deux termes sonnent comme s’ils pouvaient décrire le même type de chose, bien que ce ne soit pas le cas. Deuxièmement, les deux termes décrivent les activités qui doivent avoir lieu dès le début de l'histoire d'une entreprise, au cours des premières étapes de la planification conceptuelle.

Mais gestion de la capacité et gestion des ressources ne sont pas interchangeables. Ce sont des termes séquentiels, et la séquence est importante à maintenir. Au cours de la phase de planification, la gestion des capacités est une activité de planification essentielle, si importante qu’elle doit généralement précéder la plupart des autres considérations.

Voici la différence entre les deux :

• La gestion des capacités est une détermination fondamentale qui vise à déterminer si une entreprise planifiée sera en mesure de mener à bien des fonctionnalités métier normales comme prévu.

• La gestion des ressources est l’ensemble des procédures et des processus qui permettent de déterminer comment les ressources disponibles sont coordonnées et les différents détails qui régissent quand et comment le travail prévu est achevé.   

La gestion de la capacité touche des aspects de la planification des ressources et de la planification des projets, mais résume ses conclusions à un ensemble d'indicateursº, permettant de savoir si l'entreprise prévue sera en mesure de traiter la workload prévue et de répondre aux besoins de l'entreprise.

Mais il ne s’agit là que d’une partie de la gestion des capacités. L’autre partie nécessite une certaine prévision, sous la forme de forecasting de la demande et de la manière dont le système s’adaptera à une telle croissance avant que les besoins futurs ne deviennent des exigences actuelles.

Avant d’aller plus loin, il est logique de définir les différentes significations du terme « gestion de la capacité » pour éviter toute confusion. Il existe en réalité trois « extensions » du mot, chacune se rapportant à un sens d’échelle spécifique  :

• Le point de vue de l’entreprise : il s’agit de la perspective « macro » du théâtre d’opérations total d’une entreprise. Celui-ci est alimenté par divers projets clients, tous pilotés par des paramètres, des besoins et des délais de gestion de projet uniques.

• La vue opérationnelle : dans le sens de l'efficacité opérationnelle, la gestion de la capacité signifie la planification des ressources et la manière dont le personnel, les matériaux et les machines sont régis par les lois immuables de la disponibilité et de la capacité des ressources.

• Le point de vue informatique : considérez cela comme une vision « micro » de l'entreprise. Ici, la gestion de la capacité est « sous le capot » pour surveiller les ressources informatiques et comment les coordonner avec les services et l’infrastructure informatiques pour mesurer efficacement les volumes de données.

Pour les besoins de cette discussion, nous considérons simultanément les trois niveaux d’agrandissement, car c’est ainsi que les entreprises fonctionnent. Tout se passe généralement en même temps et il faut souvent maintenir plusieurs perspectives.

La gestion des capacités ne se limite pas à garder un œil sur les limites de capacité de stockage et à s’assurer que les actifs ont suffisamment d’espace pour s’installer. Pour traiter efficacement les problèmes de capacité, il faut mettre en œuvre des techniques de forecasting et utiliser les données et l'intelligence artificielle (IA) pour étudier les projets antérieurs et en planifier de nouveaux. Voici les principales étapes des processus de gestion des capacités :                                   

• Mesure : étude de la capacité actuelle des ressources en mesurant l’ensemble des ressources de l’entreprise et la manière dont elles sont utilisées.

• Contrôle : suivi de la disponibilité des ressources, de la manière dont les ressources sont utilisées actuellement et de la manière dont elles ont été tirées parti par le passé.

• Allocation : prioriser les workloads et les workflows et définir l’allocation des ressources, en fonction de leur disponibilité et des besoins pressants de l’entreprise.

• Recalibrage : réutilisation des données historiques des projets antérieurs pour aider à définir les attentes des projets actuels et futurs.

• Faire des projections : estimer la capacité future et les demandes de ressources dans le cadre des projets à venir est une partie essentielle du processus de gestion des capacités.

Différentes entreprises résolvent leurs problèmes de gestion des capacités avec diverses méthodes et stratégies. Les stratégies suivantes reflètent plusieurs niveaux de gestion des performances.

Il existe plusieurs façons de jouer à la gestion de la capacité d'entreprise. Une des moyens est de mettre en œuvre une stratégie de décalage, dans laquelle l'entreprise adopte une posture commerciale plus détendue par opposition à une approche plus proactive. Les entreprises qui utilisent une stratégie de décalage attendent que la demande ait suffisamment augmenté pour augmenter leur capacité.

Dans cette stratégie, l’entreprise ne cherche pas à faire du forecasting de la demande et attend les chiffres solides indiquant l’augmentation de la demande. Cette option est souvent choisie par les entreprises qui disposent d'une clientèle solide, mais qui peuvent être confrontées à des contraintes budgétaires.

Pour les entreprises souhaitant adopter une approche plus engagée et proactive de la gestion des capacités, il existe une stratégie à prendre en considération. Dans ce cas de figure, une entreprise augmentera sa capacité de production en prévision de la demande future.

L'avantage évident pour l'entreprise est qu'elle est mieux préparée à répondre à cette demande à venir, si elle se concrétise comme prévu. Un exemple d'une stratégie de capacité de production couramment suivie peut être trouvé chez les entreprises de jouets qui ajustent leur production en prévision de la période des achats de Noël. Cette approche agressive repose généralement sur des prévisions avancées de la demande.

Dans une approche de type hybride, la stratégie de capacité moyenne cherche à trouver le juste milieu entre une approche agressive (stratégie de capacité leader) et une approche réactive (stratégie de décalage). En conséquence, la stratégie de capacité moyenne cherche à trouver la capacité qui correspondra à la demande moyenne attendue.

À certains égards, cette stratégie peut s'avérer risquée, même si basée sur des moyennes larges, ce type d'« exercice d'équilibre » avec une capacité alignée sur le niveau de demande attendu devrait fonctionner si les estimations moyennes de l'entreprise s'avèrent fiables. La qualité de l’entreprise forecasting est particulièrement importante.

La stratégie de capacité des correspondances est en fait une modification de la stratégie de capacité des prospects. La principale différence est l'investissement.

Dans une stratégie de capacité, l’entreprise investit dans plus de capacité en prévision de la demande future. La stratégie de mise en correspondance des capacités permet d’atteindre la plupart des objectifs sans disposer de sommes importantes à l’avance. Au lieu de cela, l'entreprise choisit de microgérer les données entrantes sur la demande actuelle réelle et ajustera en fonction de ces résultats. La stratégie de mise en correspondance des capacités dépend fortement de l’observation des tendances émergentes et de l’évolution du marché, ainsi que de la base d’actions rapides sur les données qui en résultent.

Il existe au moins une demi-douzaine de raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers des stratégies efficaces de gestion de la capacité :

• Moins d'épuisement des employés : la gestion des capacités permet de limiter l'épuisement des membres du personnel en indiquant à l'entreprise quand elle doit recruter davantage de travailleurs.

• Meilleure utilisation et allocation des ressources : deux des indicateurs clés que la gestion des capacités surveille sont l'utilisation des ressources et l'allocation des ressources. Grâce à eux, les organisations peuvent modifier les performances et économiser davantage de coûts.

• Gestion plus fluide des stocks : les problèmes typiques de la chaîne d'approvisionnement peuvent généralement être résolus grâce à une gestion plus efficace des stocks grâce au soutien attentionné fourni par la gestion des capacités.

• Une vision globale des ressources humaines : en mettant en place des principes de gestion des capacités, les entreprises peuvent obtenir une vision plus complète des talents de l'entreprise, y compris les capacités et les limites attendues des membres de l'équipe.

• Amélioration de la budgétisation et de la prise de décision : l’objectif est de prendre les décisions les plus intelligentes possible. La gestion de la capacité soutient cela en permettant aux entreprises de prendre des décisions fondées sur les données et d’établir des budgets réalistes.

• Efficacité accrue de la production : l'efficacité globale augmente lorsque les cycles de production sont planifiés à l'avance grâce à la planification et à la gestion des capacités.

Une gestion efficace de la capacité permet de prévenir certains défis persistants susceptibles d’affecter négativement l’efficacité :

• Goulots d'étranglement : tout comme un embouteillage tellement bloqué qu'aucun véhicule ne peut déplacer, un goulot d'étranglement est un point de défaillance dans lequel la capacité se réduit à un flot et ne peut plus soutenir la demande. Les résultats sont des retards de traitement et des interruptions de fonctionnalité. De nombreuses causes possibles peuvent être à l’origine des goulots d’étranglement, la plupart impliquant un certain type de problème de synchronisation. Par exemple, les workloads arrivent plus vite qu’ils ne peuvent être absorbés correctement, ou certaines parties du processus fonctionnent plus tôt que prévu et au-delà de ce qui a été déterminé lors de la planification des capacités. La détection des goulots d’étranglement est réalisée en vérifiant les ressources avec des taux d’utilisation à faible capacité.

• Pénuries : lorsque la capacité de fonctionnement d'un système ne peut pas suivre le rythme de la demande, une pénurie se produit. Les pénuries se produisent pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, le système n’a tout simplement pas la capacité suffisante pour répondre à la demande. Il peut aussi s’agir d’une pénurie de main-d’œuvre qui aggrave la situation, ou d’un problème mécanique ou informatique avec les machines généralement utilisées. De même, un manque de matières premières ou la présence de fluctuations de qualité peuvent déclencher des pénuries. C'est pourquoi les entreprises se donnent beaucoup de mal pour créer des plans de gestion des capacités et intégrer des données en temps réel dans leurs pratiques de forecasting.

Plusieurs outils de gestion de la capacité sont largement utilisés, notamment les suivants :

• Excel : le programme de base de données phare de Microsoft dispose de plusieurs outils pour la gestion de la capacité, tels que le multithreading (qui raccourcit les temps de calcul) et l’optimisation de l’utilisation de la mémoire.

• Float : Float est un outil de planification des capacités qui offre des informations en temps réel sur la disponibilité du personnel, donnant ainsi aux équipes les moyens d'optimiser leur workload. Float entraîne automatiquement les calculs de capacité.

• Jira : les équipes agiles dépendent de Jira pour plusieurs raisons. Jira gère des tableaux de bord pour les utilisateurs individuels et pour les activités d’équipe, et veille à ce que toutes les parties prenantes aient accès aux données de l’équipe.

• Kantata : Kantata Software s’occupe des services professionnels et de la gestion des services. Sa base de données classe les compétences de l’équipe et fournit des suggestions de ressources pour des variables telles que la tarification.

• Runn : Runn aide ses utilisateurs à planifier les projets et à gérer les ressources nécessaires pour prévoir la demande en ressources, afin que les niveaux de service attendus puissent être maintenus à tout moment.