Allocation des ressources et utilisation des ressources : quelle est la différence ?
Les entreprises modernes s’appuient sur une planification efficace et tactique des ressources pour prendre des décisions plus rapides et gérer les problèmes en temps réel.
Deux aspects clés de cette planification stratégique sont l’allocation et l’utilisation des ressources. Il est essentiel de distinguer l’allocation et l’utilisation des ressources pour réussir la planification, éliminer les problèmes de ressources et bénéficier d’un avantage concurrentiel.
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L’allocation fait référence à la planification, à l’organisation et à l’attribution des tâches, tandis que l’utilisation fait référence à la mesure stratégique de la performance globale des ressources.
L’allocation des ressources consiste pour les entreprises à allouer des ressources efficaces en fonction des objectifs qu’elles se sont fixés. Cela implique généralement que les chefs de projet attribuent des tâches spécifiques aux membres de l’équipe ou aux ressources du projet afin de répartir la charge de travail nécessaire à l’organisation et à la planification du projet. Une bonne gestion du calendrier d’un projet et de ses dépendances internes ou externes permet d’éviter les dérives et d’accroître la rentabilité.
Bien que de nombreuses entreprises utilisent encore des outils traditionnels d’allocation des ressources pour faire des prévisions (comme les feuilles de calcul), vous avez besoin d’un outil avancé de gestion des ressources et d’un logiciel de gestion de projet (PMS) pour prendre des décisions plus rapides, obtenir des informations sur la meilleure façon d’organiser les tâches et d’allouer efficacement les ressources conformément à la portée d’un projet.
L’utilisation des ressources diffère de l’allocation des ressources, car il s’agit d’un KPI qui mesure l’efficacité d’une équipe par rapport à la manière dont elle utilise ses ressources disponibles. En d’autres termes, l’utilisation des ressources crée des KPI qui mesurent les performances et les efforts en fonction du temps ou de la capacité disponibles.
L’utilisation optimale et l’allocation intelligente des ressources permettent aux chefs de projet de prévoir la disponibilité des ressources dans plusieurs catégories. Cette sensibilisation permet aux équipes de planifier stratégiquement les horaires de leur personnel et de prendre des mesures correctives en temps réel pour assurer le bon suivi des nouveaux projets.
L’allocation et l’utilisation des ressources sont des domaines de la gestion de projet qui, lorsqu’ils sont utilisés ensemble et complétés par un logiciel de gestion des ressources, peuvent soutenir la croissance, augmenter les bénéfices, améliorer la productivité et améliorer les résultats d’une entreprise.
L’allocation des ressources à elle seule, bien que nécessaire à tout nouveau projet, ne génère pas une vision complète selon laquelle les chefs de projet doivent être proactifs et stratégiques dans leur prise de décision. C’est ce qui distingue l’utilisation des ressources, et c’est la raison pour laquelle leur rôle dans la réussite d’un projet est essentiel.
Les solutions d’utilisation des ressources peuvent suivre les efforts d’utilisation d’une équipe à plusieurs niveaux pour fournir une vue unifiée, complète et en temps réel qui permet de mesurer l’efficacité des ressources de manière stratégique.
L’utilisation globale des ressources permet de suivre le temps réel alloué par rapport au total d’heures disponibles. D’autres catégories d’utilisation peuvent également être calculées, comme les heures facturables, les heures non facturables et le temps d’utilisation des ressources. Toutes ces catégories de suivi du temps sont divisées par la capacité totale des ressources disponibles.
La clarté liée à l’utilisation des ressources, entre termes de nombre réel d’heures travaillées par rapport au nombre d’heures planifiées dans les catégories de projet et opérationnelles, permet une planification stratégique des capacités capable d’utiliser au mieux la main d’œuvre, d’augmenter les ressources facturables et d’optimiser l’utilisation d’une équipe pour fournir des résultats de qualité en temps voulu.
Pour les chefs de projet, le suivi de l’utilisation et de la productivité des performances individuelles d’une équipe est l’un des principaux KPI pour une gestion efficace des ressources. Ces calculs permettent d’éviter une surallocation des ressources.
La surallocation des ressources de planification peut entraîner un grand nombre d’heures de travail qui entraînent l’épuisement des employés. De plus, le manque de ressources adaptées peut déclencher des retards non planifiés dans le déroulement d’un projet. C’est pourquoi il est important de pouvoir mesurer précisément l’utilisation et le provisionnement en conséquence.
Une formule classique d’utilisation des ressources est calculée en divisant le temps réel ou alloué par la capacité des ressources. Un taux d’utilisation permet aux chefs de projet de suivre les performances des ressources et de créer des rapports d’utilisation des ressources. Les Resource managers peuvent ensuite calculer les tâches facturables sur les nouveaux projets et participer à la planification stratégique des capacités.
Pour optimiser les performances des applications et éviter les goulots d’étranglement et les problèmes futurs, les entreprises doivent estimer correctement leurs besoins en ressources. Cependant, les abstractions complexes et multicouches des applications compliquent la compréhension des ressources réseau qui soutiennent ou ralentissent quelles applications.
Les prévisions via des méthodes traditionnelles dans des environnements dynamiques peuvent souvent entraîner une surallocation. En outre, les outils d’opérations traditionnels peuvent conduire à une ressourcement inefficace, ce qui peut ralentir le processus de transformation numérique.
Alors que les environnements numériques agiles gagnent en complexité et que les infrastructures produisent continuellement des quantités record de nouvelles données, une gestion plus intelligente des ressources est nécessaire.
Une approche pilotée par l’ AIOps, dans laquelle les entreprises allouent les ressources intelligemment avec une visibilité complète sur les systèmes, permet aux entreprises de rester pertinentes. Le déploiement de solutions qui fonctionnent sur plusieurs systèmes permet de réduire les dépenses en traitant les problèmes avant qu’ils ne surviennent, d’éliminer les problèmes futurs en matière de ressources applicatives en étant en mesure d’interpréter les modèles, d’isoler les incidents et de transformer les performances des applications avec moins d’efforts.
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Grâce aux solutions intelligentes de gestion des ressources applicatives, une équipe de projet peut recevoir en permanence des actions recommandées basées sur des indicateurs d’exécution et de microservices réels, valider ces actions et participer à des automatisations de prise de décision qui fonctionneront continuellement pour obtenir une utilisation réussie des ressources basées sur les données d’application.
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