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Perfectionner la recette pour des processus métier rapides et efficaces
United Foods permet de réaliser de nouvelles économies d’efficacité en adoptant l’automatisation des workflows
De la perturbation de la chaîne d’approvisionnement liée à la pandémie à la hausse de l’inflation, le grand fabricant alimentaire United Foods doit s’adapter rapidement pour garder une longueur d’avance sur les turbulences sur les marchés mondiaux.
Pour conserver sa place de premier producteur alimentaire aux Émirats arabes unis, United Foods a travaillé avec son partenaire commercial de longue date TECH HUB pour déployer IBM Cloud Pak for Business Automation. La nouvelle approche rationalise plus de 35 workflows RH, financiers et de reporting, et fournit des données détaillées pour une prise de décision plus éclairée.
Pour protéger ses marges bénéficiaires, United Foods doit garantir que tous les aspects de ses opérations (des chaînes d’approvisionnement et de la fabrication aux processus financiers, commerciaux et RH) fonctionnent de manière efficace et rentable. Au fur et à mesure du lancement de nouveaux produits et de son expansion dans de nouvelles régions, l’entreprise a constaté que les processus manuels avaient du mal à suivre le rythme de la croissance.
« Nous avons effectué manuellement de nombreux workflows clés tels que des audits, des approbations de crédit et le suivi des performances des ressources humaines, commente Mamdouh Ahmed Nada, responsable informatique chez United Foods. Par exemple, nous avons envoyé des documents de bureau en bureau pour approbation par la direction, et les registres de ces approbations étaient éparpillés dans plusieurs boîtes de réception, ce qui rendait difficile la recherche d’informations lors des audits. »
Il ajoute : « La génération d’indicateurs clés de performance [KPI] pour tous nos départements prenait tellement de temps que nous n’avons pas pu explorer nos rapports pour obtenir des détails précis, ce qui limitait notre visibilité et nous empêchait d’identifier de nouvelles efficacités. »
Pour rationaliser la finance, le reporting et les ventes, et mieux comprendre son efficacité opérationnelle, United Foods est passée à des workflows numériques intégrés, soutenus par les applications SAP ERP. Cette étape a permis à l’entreprise de repenser bon nombre de ses activités principales, mais United Foods a vu l’occasion d’aller encore plus loin.
« Le déploiement de SAP ERP a marqué un changement radical dans la façon dont nous gérons notre activité, explique Mamdouh Ahmed Nada. Lors de l’étape suivante, nous avons cherché à réduire la complexité et à éliminer les activités répétitives et à faible valeur ajoutée en adoptant l’automatisation. Nous ne pouvions pas y parvenir seuls, nous avons donc commencé à rechercher un partenaire technologique pour nous accompagner dans cette aventure. »
depuis des appareils mobiles et des tablettes.
United Foods s’est tourné vers son partenaire commercial de longue date, TECH HUB, pour trouver une solution d’automatisation qui pourrait permettre à l’entreprise de réaliser sa vision de transformation. TECH HUB a recommandé IBM Cloud Pak for Business Automation et a travaillé avec IBM pour mener un exercice de preuve de concept (PoC).
« Lors de la PoC, TECH HUB et IBM nous ont aidés à automatiser deux de nos workflows d’audit les plus importants, commente Mamdouh Ahmed Nada. Nous avons été immédiatement impressionnés par la façon dont IBM Cloud Pak for Business Automation pouvait gérer plusieurs workloads à forte intensité de données en parallèle. Le fait que la solution IBM puisse s’intégrer de façon fluide à SAP ERP était également un avantage considérable. »
Suite à la PoC réussie, United Foods a déployé IBM Cloud Pak for Business Automation pour rationaliser les principaux workflows RH, financiers et de reporting. Par exemple, United Foods a travaillé avec TECH HUB pour créer un tableau de bord de suivi des performances à l’échelle de l’entreprise, qui montre automatiquement les progrès de chaque employé par rapport aux KPI.
« Nous entretenons d’excellentes relations avec TECH HUB, qui ne nous a jamais déçus, commente Mamdouh Ahmed Nada. Nous apprécions vraiment l’expertise de TECH HUB et le fait qu’elle est toujours prête à sortir des sentiers battus et à remettre en question les méthodes de travail existantes, ce qui nous aide à trouver de nouvelles approches qui sont plus rapides, plus faciles et meilleures pour notre entreprise. »
Après seulement deux ans, United Foods a déjà automatisé avec succès plus de 35 processus clés dans plusieurs unités commerciales, de l’approbation des lignes de crédit à la génération de bons de commande, en passant par les rapports sur les ressources humaines et la planification des matières premières.
« Nous avons gagné un temps considérable avec IBM Cloud Pak for Business Automation en remplaçant les workflows manuels par des processus automatisés fluides, explique Mamdouh Ahmed Nada. Nos employés affirment qu’ils sont désormais en mesure d’effectuer leurs tâches quotidiennes beaucoup plus rapidement et nous ne constatons plus de goulots d’étranglement dans nos opérations. »
Grâce à des intégrations approfondies avec SAP ERP, IBM Cloud Pak for Business Automation a permis à United Foods de transformer la façon dont elle accorde des lignes de crédit à ses clients, ce qui contribue à accélérer les processus de vente. Aujourd’hui, les équipes commerciales peuvent soumettre une demande à partir d’un mobile ou d’une tablette, qui est automatiquement traitée et transmise aux dirigeants d’entreprise pour approbation à partir de leurs appareils mobiles, éliminant ainsi la nécessité d’envoyer des documents entre les bureaux pour obtenir des signatures physiques. Dès qu’une limite de crédit est approuvée, elle est automatiquement reflétée dans la solution SAP ERP de l’entreprise.
Dans le même temps, United Foods a considérablement amélioré le reporting des KPI grâce à IBM Cloud Pak for Business Automation. « Avec SAP ERP et IBM Cloud Pak for Business Automation, nous pouvons suivre les KPI pour tous nos employés. Ces informations nous aident à créer des objectifs de performance efficaces au niveau des services et des employés, ce qui permet à nos équipes de rester concentrées sur la productivité et l’efficacité de leur travail. »
La rationalisation et la simplification des processus financiers avec IBM Cloud Pak for Business Automation ont également aidé United Foods à réduire le temps et les efforts manuels nécessaires aux audits.
« Auparavant, nous passions beaucoup de temps à rassembler les informations et les preuves demandées par nos auditeurs, commente Mamdouh Ahmed Nada. Aujourd’hui, je peux rencontrer un auditeur et obtenir automatiquement des informations pertinentes sur les bons de commande, les factures, les coûts et bien plus encore en un seul clic, ce qui représente un gain de temps considérable. »
Forte de son succès avec les solutions IBM et SAP, United Foods prévoit de passer à la dématérialisation complète au cours des prochains mois.
« Notre prochaine étape consiste à créer un portail de gestion des fournisseurs afin que nos partenaires commerciaux puissent nous soumettre des informations par voie électronique, ce qui éliminera tout traitement papier et toute saisie manuelle de données, conclut Mamdouh Ahmed Nada. Chaque seconde et chaque dollar économisés grâce à l’automatisation, c’est du temps et de l’argent que nous pouvons réinvestir dans le développement de notre activité pour garder une longueur d’avance sur nos concurrents, même dans des conditions de marché difficiles. »
Fondée en 1976, United Foods est l’un des plus grands producteurs alimentaires des Émirats arabes unis. En plus de fabriquer des produits gras, des huiles et des produits à base de ghee de haute qualité, United Foods possède également une gamme de grandes marques alimentaires, notamment Aseel, Nawar, Safi, Mumtaz, Della Terra et Super Sun.
Partenaire commercial IBM, TECH HUB aide les plus grandes entreprises mondiales à exploiter la puissance des technologies de pointe pour améliorer leur développement commercial, améliorer leur efficacité opérationnelle et stimuler l’innovation. Basée en Égypte, TECH HUB compte des clients au Moyen-Orient et en Afrique.
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Produit aux États-Unis, octobre 2023.
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Les données de performance et les exemples de clients cités sont présentés à titre informatif uniquement. Les résultats réels peuvent varier en fonction des configurations et des conditions de fonctionnement spécifiques. LES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE PRÉSENT DOCUMENT SONT FOURNIES « EN L’ÉTAT », SANS AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE, NOTAMMENT SANS AUCUNE GARANTIE DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET AUCUNE GARANTIE OU CONDITION D’ABSENCE DE CONTREFAÇON. Les produits IBM sont garantis conformément aux dispositions des contrats qui régissent leur utilisation.
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