Inicio Topics Automatización de recursos humanos ¿Qué es la automatización de recursos humanos (RR. HH.)? 
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Dos profesionales en una oficina miran el monitor de un ordenador

La automatización de RR. HH. es la práctica de utilizar herramientas digitales para agilizar las tareas de RR. HH. que consumen mucho tiempo en la gestión del capital humano. Implica utilizar software y algoritmos para gestionar actividades previamente realizadas manualmente por profesionales de RR. HH., como la introducción de datos para el seguimiento de los candidatos, la redacción de solicitudes de empleo, la incorporación de nuevos empleados, el seguimiento de protocolos de desvinculación y la gestión de solicitudes de tiempo libre.

Mediante la automatización, las organizaciones pueden reducir la carga de trabajo administrativa del personal de RR. HH., reducir errores, mejorar la eficiencia, garantizar la coherencia y mejorar la experiencia general del empleado. Esto permite a los profesionales de RR. HH. centrarse en el soporte centrado en el ser humano, como dar forma a la cultura de la empresa, facilitar la movilidad de los empleados y tomar decisiones estratégicas de crecimiento. Sin embargo, la implementación de la automatización de tareas puede requerir capacitación adicional y mejora de las habilidades de los empleados de RR. HH., como destaca la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM).1 Una implementación deficiente puede impedir la interacción de persona a persona.

Poner los recursos humanos en el centro de la estrategia

La automatización de los recursos humanos, o incluso la hiperautomatización, proporciona a los profesionales de recursos humanos datos y conocimientos valiosos para la toma de decisiones informadas en un entorno económico, tecnológico y laboral cambiante. Con la creciente prevalencia de la inteligencia artificial (IA) y la automatización en diversas industrias y conjuntos de habilidades de los empleados, la necesidad de automatizar los recursos humanos se ha vuelto aún más crítica.

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Beneficios de la automatización de recursos humanos

Los departamentos de Recursos Humanos (RR. HH.) están liderando el camino para afrontar cambios significativos en el lugar de trabajo en la economía, el mercado laboral y la tecnología. La escasez de talento y el aumento de costes son prevalentes, y las herramientas de IA y otros avances tecnológicos prometen un cambio digital acelerado. Los equipos de RR. HH. se enfrentan al desafío de gestionar la movilidad profesional de los empleados y garantizar recursos adecuados en estos complejos contextos. Estas son algunas de las formas en que el software de automatización de RR. HH. sirve como una herramienta valiosa para abordar estos desafíos dentro de los departamentos de RR. HH.

Eficiencia y escalabilidad

El software de automatización de RR. HH. minimiza el tiempo dedicado a los profesionales de RR. HH. en tareas rutinarias, como la introducción de datos, el seguimiento de los solicitantes, la gestión de tiempo libre y horas extra, y la inscripción en beneficios de nuevos empleados. Permite a los equipos de RR. HH. abordar desafíos complejos relacionados con las personas y proporcionar la interacción cara a cara deseada. La automatización garantiza la eficiencia, la precisión y la coherencia, mejorando las experiencias de los empleados, la satisfacción y las tasas de retención. La automatización de RR. HH. también garantiza que una empresa pueda gestionar el aumento de las demandas de crecimiento rápido.

Basada en datos

Los equipos de RR. HH. aprovechan la automatización de RR. HH. para alinear su trabajo con la estrategia corporativa más amplia. Al generar datos, información y análisis, la automatización de RR. HH. permite a los profesionales de RR. HH. identificar tendencias, tomar decisiones basadas en datos y formular estrategias de RR. HH. eficaces. Según el informe de 2023 de KPMG "El futuro de los recursos humanos: de flujo a flujo", los datos de automatización permiten a los equipos de recursos humanos pasar del análisis al análisis predictivo.Esto puede incluir el desarrollo de hipótesis basadas en los sistemas de escucha de los empleados, la recopilación de información sobre el teletrabajo mediante correlaciones avanzadas de datos que pueden impulsar decisiones culturales y el uso de análisis avanzados para diseñar y ofrecer productos internos para mejorar las experiencias de los empleados. Este tipo de soluciones basadas en pruebas, posibles gracias a los datos derivados de la automatización, aportan valor empresarial y garantizan a los departamentos de RR.HH. un puesto en la mesa de estrategia corporativa.

Gestión continua del rendimiento

La automatización de RR. HH. apoyará el cambio ya en marcha de las tradicionales revisiones anuales del rendimiento a la gestión continua del rendimiento. El feedback en tiempo real, el seguimiento de objetivos y las conversaciones ágiles sobre el rendimiento se facilitarán mediante herramientas de automatización, fomentando la mejora continua del rendimiento y el desarrollo de los empleados.

Desafíos de la automatización de RR. HH.

Cambio de cultura. Los profesionales de RR. HH. desempeñan un papel crucial a la hora de establecer canales de talento y formar a los empleados para puestos de valor añadido, lo que permite a las empresas seguir siendo competitivas en medio de interrupciones tecnológicas. Sin embargo, si los equipos de TI aprovechan la oportunidad de supervisar las iniciativas de automatización de RR. HH., existe el riesgo de que las funciones de los profesionales de RR. HH. se automaticen dejándolos fuera de juego. La Sociedad de Gestión de Recursos Humanos enfatiza que comprender y aprovechar el poder de la automatización puede determinar el avance o la marginalización de los profesionales de RR. HH.3 Mediante el uso del software de automatización para reducir el tiempo dedicado a la introducción de datos rutinaria, los profesionales de RR. HH. pueden centrarse en abordar estos cambios externos significativos.

Lleva tiempo implementarlo. La automatización de cualquier proceso de RR. HH. requerirá una inversión inicial de tiempo para configurar un sistema de automatización, migrar datos, analizar procesos y rediseñarlos para mejorar la automatización. Un equipo de recursos humanos que implemente la automatización también tendrá que capacitar y familiarizar al personal con la herramienta y luego realizar pruebas y solución de problemas para asegurarse de que la automatización esté funcionando de manera óptima antes de implementarla por completo. Sin embargo, si todo funciona bien, los equipos que se sometan a la automatización habrán sentado las bases para un valioso ahorro de tiempo a largo plazo.

Más allá de la incorporación de empleados: ejemplos de automatización de recursos humanos

Actualmente, los equipos de RR. HH. utilizan varios software para la organización y la comunicación. La automatización común de RR. HH. incluye sistemas para el seguimiento de los candidatos, la gestión del rendimiento, la asistencia y la nómina, así como portales de autoservicio para los empleados. Sin embargo, los avances en la inteligencia artificial sugieren el potencial sin explotar en la automatización de RR. HH. Entre los ejemplos familiares de automatización de procesos de RR. HH. se incluyen:

Sistemas de seguimiento de candidatos. Lo que comenzó como sistemas de gestión de archivos digitales en la década de 1990 se ha convertido en algo mucho más robusto. Los sistemas de seguimiento de candidatos actuales pueden abarcar todas las partes del proceso de contratación, desde ayudar a los empleadores a crear y anunciar puestos vacantes, hasta recopilar currículums, crear una lista corta de candidatos, programar entrevistas con candidatos preseleccionados, gestionar el proceso de entrevistas y extender ofertas a los candidatos seleccionados. También pueden ayudar con la incorporación de nuevos empleados.

 Flujos de trabajo de incorporación automatizados. La incorporación de nuevos empleados requiere enviar y recibir documentos firmados, conceder acceso a software, hacer solicitudes de dispositivos, enviar documentos fiscales, configurar la nueva contratación en herramientas que pueden ser nuevas para ellos, presentarles su nuevo rol y darles todo lo que necesitan para embarcarse con confianza en su nuevo puesto. Un sistema para la automatización de la incorporación puede configurar flujos de trabajo para notificaciones automáticas o, por ejemplo, notificaciones push y aprobación. Puede recopilar formularios firmados electrónicamente y generar documentos PDF oficiales. Puede ofrecer dispositivos a los empleados sin tener que esperar al soporte de TI y garantizar una inscripción perfecta en los planes de beneficios.

Portales de autoservicio para empleados o plataformas de experiencia del empleado. Los portales de autoservicio para empleados son sitios o pasarelas en línea centralizados a través de los cuales las partes interesadas de los empleados pueden acceder a la información y realizar transacciones. Los portales de autoservicio para empleados permiten a los empleados acceder y actualizar información personal, ver talones de pago, solicitar tiempo libre y acceder a políticas y recursos de recursos humanos, lo que reduce el tiempo administrativo para los profesionales de recursos humanos. Según Forbes, "los portales de autoservicio son cada vez más comunes en diversos ámbitos, desde la atención al cliente hasta la asistencia sanitaria, entre otros. Los portales de autoservicio son una forma de satisfacer la demanda de los empleados para facilitar el acceso y la transparencia.4

Herramientas de gestión del rendimiento. Las herramientas de gestión del rendimiento recopilan datos sobre la productividad de individuos, equipos y organizaciones, y luego organizan estos datos y los presentan en plantillas en una ubicación central. Estos datos ofrecen a los departamentos de RR.HH. y a los directivos una visión de la carga de trabajo de los empleados y les permiten tomar decisiones informadas sobre delegación, formación y apoyo a los empleados que supervisan.

Herramientas de seguimiento de tiempo y asistencia. Algunas herramientas de automatización de RR. HH. realizan un seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados para ayudar a las empresas a operar con su capacidad óptima y garantizar que tengan suficientes recursos humanos para aprovechar las oportunidades de crecimiento. Mientras que en el pasado los equipos de RR. HH. introducían manualmente el tiempo libre remunerado (PTO) y la asistencia en hojas de cálculo, el nuevo software de seguimiento de la asistencia permite a los equipos de RR. HH. revisar y aprobar las solicitudes de tiempo libre, calcular el PTO disponible, notificar a los miembros del equipo cuándo un compañero estará fuera de la oficina y analizar las tendencias de tiempo libre de los empleados para ayudar a evitar el agotamiento.

Herramientas de administración de beneficios. Gestionar los beneficios y la elegibilidad de los empleados, incluidos el seguro médico, la pensión, la jubilación y el PTO, puede suponer una enorme carga administrativa para los equipos de recursos humanos. Las herramientas de administración de beneficios pueden centralizar los datos de los beneficios de los empleados en una única plataforma para que todo el mundo los vea; además, permitir que los empleados accedan a la información que necesitan cuando la necesitan minimiza el esfuerzo administrativo de RR. HH. Las empresas pueden utilizar los datos añadidos por estas herramientas para gestionar mejor sus gastos y presupuestos de prestaciones en el futuro. Algunas herramientas ofrecen incluso análisis sanitarios para ayudar a las empresas a tomar decisiones y garantizar el cumplimiento de normativas como la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible.

Sistemas de gestión del aprendizaje. Cuando RR. HH. incorpora a un nuevo empleado, implementa una nueva política de la empresa o inicia la formación para mantener a los empleados en cumplimiento con las normativas, los sistemas de gestión del aprendizaje pueden ayudar. En pocas palabras, estas plataformas de software de automatización automatizan la entrega de cursos en línea y el seguimiento del progreso de los empleados.

Herramientas de gestión de cumplimiento. Las empresas deben asegurarse de que siempre operan de acuerdo con las regulaciones estatales, federales e internacionales. Eso puede significar cualquier cosa, desde pagar los impuestos a tiempo hasta asegurarse de que todas las licencias, permisos y certificaciones están al día. Cuando se acercan plazos o fechas de vencimiento, las empresas deben tomar medidas de manera oportuna. Y, a medida que las empresas comiencen los procesos de transformación digital y se vuelvan más dependientes de espacios legales ambiguos como la inteligencia artificial (IA), la computación en la nube, el 5G y el Internet de las cosas, surgirán nuevas regulaciones y problemas de cumplimiento. Automatizar el cumplimiento cuando sea posible alivia la carga de trabajo administrativa de un equipo de recursos humanos y elimina el error humano de la ecuación.

Esta automatización no solo optimiza los flujos de trabajo de RR. HH., sino que también permite a los departamentos de RR. HH. realizar un seguimiento y analizar los datos para optimizarlos.

El futuro de la automatización de RR. HH.

Más integración de aplicaciones. Puede resultar engorroso para los equipos y empleados de RR. HH. trabajar con la larga lista de software de automatización de RR. HH. del mercado, cada uno de los cuales aborda una sola tarea o acción de RR. HH. Un avance en el horizonte es la integración de estas herramientas en una sola plataforma. En el futuro, las plataformas de automatización de recursos humanos, como IBM watsonx Orchestrate, ofrecerán una solución integral de recursos humanos para automatizar todas las funciones de recursos humanos, que abarcan la contratación, la incorporación, la gestión del rendimiento, la nómina, los beneficios y el análisis, una ventanilla única para toda la automatización de los recursos humanos. Esto permitiría un flujo continuo de datos para el análisis predictivo.

Más personalización. Los avances recientes en inteligencia artificial y aprendizaje automático pueden permitir que los equipos de RR. HH. descarguen aún más tareas manuales, al tiempo que ofrecen una mayor personalización desde la perspectiva del empleado. Por ejemplo, si bien los chatbots impulsados por la inteligencia artificial ya pueden brindar a los empleados soporte de recursos humanos las 24 horas del día y los asistentes virtuales ya pueden automatizar las tareas rutinarias, los nuevos avances en el análisis de sentimientos podrían permitir a los bots medir la satisfacción de los empleados en todas las comunicaciones. Los análisis avanzados y el modelado predictivo podrían ayudar a los equipos de RR. HH. a predecir mejor el desgaste e identificar a los empleados de alto potencial. Es probable que los avances en el procesamiento del lenguaje natural hagan que la participación de los empleados con estas herramientas sea aún más fluida.

Soluciones móviles para el trabajo móvil. Con el auge del teletrabajo, el trabajo híbrido y los trabajadores móviles, la automatización de RR. HH. tendrá que satisfacer las necesidades de los equipos distribuidos. Las aplicaciones móviles y las plataformas basadas en la nube proporcionarán un acceso fluido a los sistemas de RR. HH., portales de autoservicio y herramientas de colaboración, lo que garantiza una experiencia de RR. HH. coherente independientemente de su ubicación.

IA ética y privacidad de datos. A medida que la automatización de RR. HH. depende más de la IA, los profesionales de RR. HH. tendrán que garantizar el uso ético de la IA y proteger los datos de los empleados. Los departamentos de RR. HH. deberán establecer prácticas sólidas de gobierno de datos, garantizar la equidad y transparencia en los algoritmos de IA y cumplir con las regulaciones de protección de datos.

Apoyo al bienestar y la salud mental de los empleados. La pandemia mundial de COVID-19 puso de manifiesto la necesidad de que las empresas aborden el bienestar y la salud mental de los empleados de forma significativa, y esto se ha convertido en una alta prioridad para los empleados y los candidatos. Los chatbots y asistentes virtuales pueden proporcionar recursos, guías de autoayuda y acceso a servicios de apoyo a la salud mental, promoviendo el bienestar de los empleados y el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Cómo implementar la automatización de recursos humanos

¿Te han encargado ofrecer automatización de RR. HH. a tu equipo y no sabes por dónde empezar? Un enfoque sistemático de la automatización de RR. HH. incluiría los siguientes pasos.

  1. Procesos manuales de encuestas y documentos preparados para la automatización
    En primer lugar, el equipo de RR. HH. tiene que identificar tareas administrativas manuales y otros procesos de RR. HH. que se pueden automatizar. Busque tareas engorrosas y repetitivas relacionadas con la contratación, la incorporación, la gestión del rendimiento, el seguimiento del tiempo y la asistencia, la administración de beneficios, el procesamiento de nóminas y mucho más.

  2. Seleccione herramientas de automatización de recursos humanos
    A continuación, investigue. Compare el software de automatización de recursos humanos y decida el gasto. O bien, hable con el liderazgo corporativo para la aprobación presupuestaria. Las herramientas de automatización de RR. HH. que elija pueden ir desde software de RR. HH. especializado para tareas y casos de uso específicos hasta sistemas integrados de gestión del capital humano (HCM) que abarcan múltiples funciones de RR. HH.

  3. Integrar herramientas de automatización con sistemas existentes
    Después de seleccionar una herramienta, implemente su nuevo software e intégrelo en los sistemas de RR. HH. existentes, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS), sistema de nómina, sistemas de inscripción de beneficios o sistemas de seguimiento del solicitante para garantizar una sincronización de datos fluida.

  4. Recopile y gestione los datos de los empleados
    Su equipo ya no necesita introducir datos manualmente. Una vez establecida la nueva herramienta de automatización, el equipo de RR. HH. puede recopilar y almacenar automáticamente los datos relevantes de los empleados, como información personal, métricas de rendimiento, registros de asistencia e historial de formación. Para ello, los equipos de RR. HH. tienen que garantizar el cumplimiento, la ética y la privacidad de estos datos, lo que también servirá de base para futuras decisiones de análisis predictivo, elaboración de informes y optimización.

  5. Estandarice el proceso
    Después de ejecutar una automatización, revísela para asegurarse de que la nueva herramienta o proceso ofrece el máximo valor a los empleados. Una auditoría de la automatización implementada revelará áreas de expansión, optimización u otras mejoras.

  6. Analice datos, optimice e informe
    Cuando los datos comienzan a fluir, la información no se queda atrás. Utilice análisis de automatización para tomar decisiones basadas en datos y hacer recomendaciones al liderazgo corporativo. Los análisis pueden ayudar a los profesionales de recursos humanos a supervisar el desempeño de los empleados, evaluar la efectividad de los programas y políticas de recursos humanos e identificar tendencias con implicaciones comerciales significativas que merezcan la atención y la inversión de la alta dirección.

  7. Mantenga y actualice con regularidad
    La automatización de los recursos humanos requiere un mantenimiento, actualizaciones y comprobaciones del sistema periódicos para garantizar la precisión de los datos, la seguridad y un rendimiento óptimo. Esto puede implicar la supervisión de las integraciones de datos, la aplicación de parches de software y la resolución de cualquier problema que surja.
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Notas a pie de página

Maxwell, Alexis. 2020. Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM) "Los pros y los contras de la automatización de los recursos humanos" (enlace externo a ibm.com)
KPMG 2023 "El futuro de los recursos humanos: de flujo en flujo" (enlace externo a ibm.com)
Tobenkin, David. 2019. "Los recursos humanos deben mantenerse a la vanguardia de la automatización" The Society for Human Resources Management (enlace externo a ibm.com)
Nazef, Lila. 19 de abril de 2022. "Cómo aumentar la satisfacción de los empleados mediante portales de autoservicio" Forbes.com. (enlace externo a ibm.com)