La IA es una tecnología disruptiva que conlleva algunos retos que las organizaciones podrían tener en cuenta.

Cambio cultural: los profesionales de RR. HH. desempeñan un papel crucial en el establecimiento de canales de talento y la formación de empleados para puestos de valor añadido, lo que permite a las empresas seguir siendo competitivas en medio de las disrupciones tecnológicas. Sin embargo, si los equipos de TI aprovechan la oportunidad de supervisar las iniciativas de automatización de RR. HH., se corre el riesgo de que los profesionales de RR. HH. pierdan sus funciones.

La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos hace hincapié en que comprender y utilizar el poder de la automatización puede determinar el avance o la marginación de los profesionales de RR. HH.² Al utilizar software de automatización para reducir el tiempo dedicado a la introducción de datos rutinaria, los profesionales de RR. HH. pueden centrarse en abordar estos cambios externos significativos.

Ciberseguridad: la IA es susceptible a la piratería, especialmente durante la fase de entrenamiento, cuando se crean los algoritmos de machine learning. Los ataques de envenenamiento de datos siembran código malicioso o información en los conjuntos de entrenamiento, infectando potencialmente innumerables ejecuciones de modelos de machine learning y, en última instancia, la red de la empresa. Los líderes empresariales pueden trabajar junto con los centros de operaciones de TI y seguridad (SOC) para crear planes que mantengan seguros los proyectos de IA durante todo su ciclo de vida.

Privacidad de los empleados: el uso de la IA para optimizar los procesos y evaluar el rendimiento puede plantear preocupaciones. Las organizaciones pueden tomarse en serio la privacidad de los empleados y abordar la privacidad en una estrategia de gestión de datos antes de utilizar los sistemas de IA para recopilar y analizar datos personales. RR. HH. puede alertar a los empleados sobre qué datos se están recopilando y utilizando para los sistemas de IA. Crear o utilizar un sistema de IA basado en la transparencia es un primer paso para ayudar a abordar los problemas de privacidad.

Integración: algunos programas de RR. HH. independientes pueden ser difíciles de integrar en la infraestructura de TI existente. Por el contrario, si los datos capturados no están totalmente integrados, esto podría dar lugar a múltiples valores de datos que no concuerdan.

Recalificación: la IA y la automatización pueden eliminar ciertos tipos de trabajo que tradicionalmente realizan las personas y pueden afectar a las funciones de algunos empleados. Haga frente a este desafío con un plan para volver a capacitar el talento y reestructurar las funciones laborales.

Tiempo de implementación: la automatización de cualquier proceso de recursos humanos requiere una inversión inicial de tiempo para configurar un sistema de automatización, migrar los datos, analizar los procesos y rediseñarlos para mejorar la automatización. Antes de la implementación en toda la empresa, un equipo de RR. HH. que implemente la automatización puede formarse y familiarizarse con las nuevas herramientas y, a continuación, realizar pruebas y solucionar problemas para asegurarse de que la automatización funciona de forma óptima. Sin embargo, si todo funciona bien, los equipos que se automatizan han sentado las bases para ahorrar tiempo a largo plazo.

Los sistemas de automatización de RR. HH. más populares incluyen funciones para el seguimiento de los candidatos, la gestión del rendimiento, la asistencia y la nómina, así como portales de autoservicio para los empleados. Sin embargo, los avances en inteligencia artificial pueden aumentar las capacidades de las herramientas de RR. HH. Los ejemplos de automatización de RR. HH. incluyen:

Administración de beneficios e inscripción de autoservicio
La gestión de los beneficios y la elegibilidad de los empleados, incluidos el seguro médico, la pensión, la jubilación y el PTO, puede suponer una enorme carga administrativa para los equipos de RR. HH. Las herramientas de administración de beneficios pueden centralizar los datos de los beneficios de los empleados en una única plataforma para la visibilidad de todos. Permitir que los empleados accedan a la información que necesitan cuando la necesitan minimiza el esfuerzo administrativo de RR. HH. Las empresas pueden utilizar los datos agregados por estas herramientas para gestionar mejor el gasto y los presupuestos de beneficios en el futuro. Algunas herramientas ofrecen incluso análisis sanitarios para ayudar a los empresarios a tomar decisiones y garantizar el cumplimiento de normativas como la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio.

Los portales de autoservicio para empleados son sitios o pasarelas en línea centralizados a través de los cuales las partes interesadas de los empleados pueden acceder a la información y realizar transacciones. Los portales de autoservicio permiten a los empleados acceder y actualizar la información personal, ver los talones de pago, solicitar tiempo libre y acceder a las políticas y recursos de RR. HH., lo que reduce el tiempo administrativo de los profesionales de RR. HH. Según Forbes, "los portales de autoservicio se han vuelto cada vez más comunes en algunos ámbitos, desde el servicio de atención al cliente hasta la sanidad y más. Los portales de autoservicio también han asumido un papel destacado en el lugar de trabajo, aunque muchas empresas aún no han adoptado esta tecnología".³ Los portales de autoservicio son una forma de satisfacer las solicitudes de los empleados para facilitar el acceso y la transparencia.

Búsqueda y contratación de candidatos
Una queja habitual sobre el proceso de contratación es que es lento. La IA puede ayudar a acelerar el ritmo ayudando a los gestores a nutrir cada contratación potencial de forma automática, lo que les permite recibir notificaciones, por ejemplo, cuando un candidato solicita un puesto vacante.

Un sistema de seguimiento de candidatos de nivel empresarial puede abarcar todas las partes del proceso de contratación. Desde ayudar a los empleadores a anunciar las vacantes, recopilar currículos, crear una lista de candidatos, programar entrevistas con los candidatos preseleccionados, gestionar el proceso de entrevistas y ampliar las ofertas a los candidatos seleccionados.

A lo largo de cada paso del proceso de contratación, desde la contratación hasta la incorporación, la IA puede ayudar a los gestores a ahorrar tiempo y llegar mejor a los mejores talentos. Por ejemplo, los gestores pueden solicitar herramientas de IA generativa para crear mensajes personalizados que se enviarán automáticamente a cada candidato. Estos mensajes pueden fomentar el compromiso y hacer avanzar a los candidatos en el proceso de contratación.

La IA también puede ayudar a las organizaciones a cubrir rápidamente puestos temporales y de corta duración. Mediante el uso de capacidades de procesamiento del lenguaje natural, las herramientas de IA para RR. HH. pueden automatizar las tareas manuales de aprovisionamiento, ahorrando tiempo. Por ejemplo, las herramientas de IA pueden ayudar a los gestores a compilar los requisitos de las partes interesadas. Y luego trabajar dentro de un sistema de gestión de proveedores (VMS) para abrir una solicitud con los proveedores para encontrar contratistas potenciales y programar entrevistas con los gerentes de contratación.

Gestión del cumplimiento normativo
Las empresas pueden asegurarse de que operan de acuerdo con las regulaciones locales, estatales, federales e internacionales. Este cumplimiento puede significar cualquier cosa, desde pagar los impuestos a tiempo, cumplir las leyes y reglamentos laborales y la seguridad en el lugar de trabajo, hasta garantizar que todas las licencias, permisos y certificaciones estén al día.

Cuando se acercan los plazos o las fechas de caducidad, las empresas pueden tomar medidas inmediatas. Y, a medida que las empresas comiencen los procesos de transformación digital y se vuelvan más dependientes de espacios legales ambiguos como la inteligencia artificial (IA), el cloud computing, el 5G y el Internet de las cosas (IoT), surgirán nuevas normativas y problemas de cumplimiento. Automatizar el cumplimiento siempre que sea posible alivia la carga de trabajo administrativa de un equipo de RR. HH. y disminuye en gran medida el error humano. Esta automatización no solo optimiza los flujos de trabajo de RR. HH., sino que también permite a los departamentos de RR. HH. realizar un seguimiento y analizar los datos para optimizarlos.

Incorporación de empleados
La incorporación de nuevos empleados requiere el envío y la recepción de documentos firmados, la concesión de acceso al software, la realización de solicitudes de dispositivos, el envío de documentos fiscales y la configuración de herramientas. Y presentar a los recién contratados a su equipo y darles todo lo que necesitan para empezar con confianza su nueva función. Un sistema para la automatización de la incorporación puede configurar el acceso a los recursos de TI y los flujos de trabajo para la notificación automática o, por ejemplo, las notificaciones push y la aprobación. Puede recopilar formularios firmados electrónicamente y generar documentos PDF oficiales. Puede ofrecer dispositivos a los empleados sin tener que esperar al soporte de TI y garantizar una inscripción perfecta en los planes de beneficios.

La IA puede hacer que el proceso de recopilación de información sea más fluido y personalizado. Los chatbots con IA pueden guiar a los nuevos empleados a través del proceso de incorporación, responder preguntas, proporcionar información y enviar recordatorios sobre documentos clave, lo que reduce las tareas que llevan mucho tiempo y mejora la experiencia de los nuevos empleados.

Además, la automatización de RR. HH. puede ayudar con la desvinculación al retirar automáticamente el acceso a TI y programar entrevistas de salida de los empleados.

Soporte de RR. HH. o servicios de asistencia
Responder a las necesidades de los empleados es clave para mejorar el compromiso y la productividad. Pero navegar a través de políticas corporativas complejas y procesos de soporte de RR. HH. y TI a veces puede hacer que los empleados tengan dificultades para encontrar respuestas, lo que provoca frustración y pérdida de tiempo. Los chatbots de RR. HH. con IA pueden ayudar a capacitar a los empleados con respuestas rápidas y soporte de autoservicio.

Un chatbot de RR. HH. que utiliza el procesamiento del lenguaje natural y el machine learning puede comprender, comunicar e incluso automatizar acciones para ayudar a candidatos y empleados. Por ejemplo, un bot inteligente de RR. HH. puede responder a preguntas frecuentes, sugerir recursos de aprendizaje y ayudar a los empleados a solicitar días libres o comprobar el saldo restante de sus vacaciones. Las plataformas de chatbots también pueden proporcionar recordatorios, realizar encuestas y recopilar comentarios para mejorar las experiencias de los empleados.

Gestión del rendimiento
Al recopilar datos de productividad de individuos, equipos y organizaciones, una herramienta de gestión del rendimiento puede presentar estos datos en plantillas fáciles de revisar en una ubicación central. Estos datos ofrecen a los departamentos de RR. HH. y a los directivos información sobre la carga de trabajo de los empleados y les permiten tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la delegación, la formación, el apoyo y los ascensos de los empleados que supervisan.

Aprendizaje y desarrollo profesional
Cuando RR. HH. incorpora a un nuevo empleado, implementa una nueva política de la empresa o inicia una formación para que los empleados cumplan con la normativa, los sistemas de gestión del aprendizaje pueden ayudar. Estas plataformas de software de automatización automatizan la entrega de cursos en línea y el seguimiento del progreso de los empleados.

La IA puede recomendar módulos de entrenamiento personalizados. Al analizar datos de cada empleado, como sus habilidades y preferencias, la IA puede adaptar la capacitación según los objetivos personales. La IA también tiene el potencial de ayudar a los responsables de recursos humanos a identificar talentos ocultos o identificar empleados listos para un ascenso.

Seguimiento de tiempo y asistencia
Algunas herramientas de automatización de RR. HH. realizan un seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados para ayudar a las empresas a operar con su capacidad óptima y garantizar que tengan suficientes recursos humanos para aprovechar las oportunidades de crecimiento. Mientras que en el pasado los equipos de RR. HH. podían introducir manualmente el PTO y la asistencia en hojas de cálculo, el nuevo software de seguimiento de la asistencia permite a los equipos de RR. HH. revisar y aprobar las hojas de horas y las solicitudes de permisos o tiempo libre. Ahora pueden comprobar rápidamente el PTO disponible, notificar a los miembros del equipo cuando un compañero de equipo va a estar fuera de la oficina y analizar las tendencias de tiempo libre de los empleados para evitar el agotamiento.

Dados los rápidos y continuos cambios en la tecnología, en particular la IA, saber cuándo pasar a la automatización de RR. HH. o a un sistema más potente puede ser un reto. Otras actualizaciones o nuevas soluciones de TI también pueden requerir una planificación detallada para la integración. Teniendo todo esto en cuenta, estos son hay algunos factores desencadenantes potenciales para comenzar a pasar a la automatización de RR. HH. o a una automatización de RR. HH. más sofisticada.

Los RR. HH. tienen un rendimiento inferior: una vez que se acuerden y entiendan las funciones más importantes de los recursos humanos, ¿hasta qué punto está cumpliendo su cometido el equipo? Los retrasos o ineficiencias en la contratación, la incorporación, la elaboración de informes o el procesamiento de nóminas serían señales de alerta de que se necesita un cambio.

Rápido crecimiento de la organización: Si las nuevas contrataciones llegan más rápido de lo que RR.HH. puede gestionar, demasiadas solicitudes ralentizan la eficacia de la organización o la formación se retrasa. Entonces, los RR. HH. podría recurrir a la automatización para ayudar a acelerar el ritmo.

Los presupuestos son limitados: cuando las nuevas contrataciones son limitadas, delegar el esfuerzo manual en la automatización de los recursos humanos puede ayudar a mantenerse al día con las exigencias laborales con un personal limitado. Mantener al personal de RR. HH. en el negocio de las personas no sólo ayuda a prevenir el agotamiento, sino que también puede ayudar a preservar el presupuesto disponible.

Riesgo de incumplimiento de las auditorías: si las prácticas obligatorias de mantenimiento de registros no se gestionan adecuadamente, la organización podría estar en riesgo, y un sistema más automatizado y fiable podría ser la respuesta.

Un enfoque sistemático de la automatización de RR. HH. suele incluir estos pasos.

1.    Examinar y documentar los procesos manuales susceptibles de automatización
En primer lugar, el equipo de RR. HH. identifica tareas administrativas manuales y otros procesos de RR. HH. que se pueden automatizar. Pueden detectar cualquier tarea engorrosa y repetitiva en la contratación, la incorporación, la gestión del talento, el seguimiento del tiempo y la asistencia, la administración de las prestaciones, el procesamiento de nóminas y más. La automatización de procesos robóticos (RPA) puede ayudar a descargar tareas repetitivas.

2.    Seleccionar herramientas de automatización de RR. HH.
Lo siguiente es la investigación. El equipo de revisión puede comparar paquetes de software de automatización de RR. HH. y decidir un gasto. O pedir a la dirección de la empresa que apruebe el presupuesto. Las herramientas de automatización de RR. HH. que se elijan pueden variar desde software de RR. HH. especializado para tareas y casos de uso específicos. A sistemas integrados de gestión del capital humano (HCM) que abarcan múltiples funciones de RR. HH., incluida la automatización de la contratación de empleados, la formación y la planificación de la gestión.

3.   Integrar las herramientas de automatización con los sistemas existentes
Después de seleccionar la herramienta de automatización, el equipo puede implementar el nuevo software e integrarlo en los sistemas de recursos humanos existentes. Como un sistema de información de recursos humanos (HRIS), un sistema de nóminas, sistemas de inscripción de prestaciones o sistemas de seguimiento de candidatos, para garantizar un flujo de datos y una sincronización fluidos.

4.    Recopilar y gestionar los datos de los empleados
Una vez implementada la nueva herramienta de automatización, el equipo de RR. HH. ya no es responsable de la introducción manual de datos. Ahora pueden recopilar y almacenar automáticamente datos relevantes de los empleados, como información personal, métricas de rendimiento, registros de asistencia e historial de formación. Para hacer esto bien, los equipos de RR. HH. necesitan garantizar el cumplimiento, la ética y la protección de estos datos, lo que también servirá de base para futuras decisiones de análisis predictivo, elaboración de informes y optimización.

5.    Estandarizar el proceso
Después de ejecutar una automatización, el equipo puede revisarla para ayudar a garantizar que la nueva herramienta o automatización de procesos ofrezca el máximo valor a los empleados. Una auditoría de la automatización implementada revelará áreas para expandir, optimizar o mejorar de otras formas.

6.    Analizar datos, optimizar, e informar
Cuando los datos comienzan a fluir, la información no se queda atrás. El análisis de automatización podría utilizarse para tomar decisiones basadas en datos y hacer recomendaciones al liderazgo corporativo. Los análisis pueden ayudar a los profesionales de RR. HH. a monitorizar el rendimiento de los empleados y evaluar la eficacia de los programas y políticas de RR. HH. E identificar tendencias con implicaciones empresariales significativas, que luego pueden señalarse a la atención del equipo directivo para que invierta.

7.    Mantener y actualizar con regularidad
La automatización de los recursos humanos requiere mantenimiento, actualizaciones y comprobaciones del sistema con regularidad para garantizar la precisión de los datos, la seguridad y un rendimiento óptimo. Esto puede implicar monitorizar las integraciones de datos, aplicar parches de software de gestión y solucionar cualquier problema que surja.

Más integración de aplicaciones: puede resultar engorroso para los equipos de RR. HH. y los empleados trabajar con la larga lista de software de automatización de RR. HH. del mercado, cada uno de los cuales aborda una única tarea o acción de RR. HH. Un avance en el horizonte es la integración de estas herramientas en una única plataforma.

En el futuro, las plataformas de automatización de RR. HH., como  IBM watsonx Orchestrate, ofrecerán una solución integral de RR. HH. para automatizar todas las funciones de recursos humanos, que abarcan la contratación, la incorporación, la gestión del rendimiento, la nómina, los beneficios y el análisis, un recurso integral para toda la automatización de los recursos humanos. Esto puede permitir un flujo fluido de datos para el análisis predictivo.

Más personalización: los recientes avances en inteligencia artificial y machine learning permiten a los equipos de RR. HH. descargarse de aún más tareas manuales, al tiempo que ofrecen una mayor personalización desde la perspectiva del empleado. Por ejemplo, mientras que los chatbots con IA ya pueden proporcionar a los empleados asistencia de RR. HH. las 24 horas del día, los asistentes virtuales ya pueden automatizar las tareas rutinarias. Los nuevos avances en el análisis de sentimientos pueden permitir a los bots medir la satisfacción de los empleados en todas las comunicaciones.

Los análisis avanzados y los modelos predictivos pueden ayudar a los equipos de RR.HH. a predecir mejor el abandono e identificar a los empleados con mayor potencial. Los avances en el procesamiento del lenguaje natural pueden hacer que la participación de los empleados con estas herramientas sea aún más fluida.

Soluciones móviles para el trabajo móvil: con el auge del trabajo remoto, el trabajo híbrido y las plantillas móviles, la automatización de RR. HH. satisfará las necesidades de los equipos distribuidos. Las aplicaciones móviles y las plataformas basadas en la nube proporcionarán un acceso fluido a los sistemas de RR. HH., portales de autoservicio y herramientas de colaboración, garantizando una experiencia de RR. HH. coherente independientemente de su ubicación.  

IA ética y protección de datos: a medida que la automatización de RR. HH. depende cada vez más de la IA, los profesionales de RR. HH. pueden garantizar el uso ético de la IA y proteger los datos de los empleados. Los departamentos de RR. HH. deberán establecer prácticas sólidas de gobierno de datos, garantizar la equidad y transparencia en los  algoritmos de IA y cumplir con las regulaciones de protección de datos.

Bienestar de los empleados y apoyo a la salud mental: la pandemia mundial de COVID-19 puso de manifiesto la necesidad de que las empresas aborden el bienestar y la salud mental de los empleados de manera significativa, y esto se ha convertido en una alta prioridad para empleados y candidatos. Los chatbots y los asistentes virtuales pueden proporcionar recursos, guías de autoayuda y acceso a servicios de apoyo a la salud mental, promoviendo el bienestar de los empleados y el equilibrio entre la vida laboral y personal.