¿Qué es la comunicación con los empleados y por qué es importante?

Mientras que la comunicación interna se refiere a cualquier intercambio entre empleados, la comunicación entre empleados suele referirse a las interacciones entre los miembros de un equipo y sus jefes o la dirección de la organización. Ejecutados de manera efectiva, ambos tipos de comunicación mejoran la experiencia del empleado, lo que aumenta la retención y crea un entorno de trabajo positivo.

La comunicación con los empleados suele tener lugar a través de múltiples canales para proporcionar una experiencia fluida y unificada a los empleados. Algunos ejemplos de comunicación con los empleados podrían ser:

• Un empleado iniciando sesión en la intranet de una empresa para ver las comunicaciones y actualizaciones del lugar de trabajo.
• Un gestor que comunica los objetivos clave a través de una plataforma de mensajería, a la que accede un empleado en una aplicación móvil.
• Un departamento de RR. HH. que solicita comentarios de los empleados y mide su satisfacción a través de encuestas digitales o reuniones presenciales.
• Una serie de memorandos semanales para toda la empresa enviados por un gestor o ejecutivo con las últimas noticias de la empresa.

La comunicación proactiva y multicanal con los empleados, al igual que otros aspectos de la experiencia de los empleados, se ha vuelto exponencialmente más importante en los últimos años. Menos de un año después de la pandemia de Covid-19, Gallup informó de que el 56 % de los empleados de Estados Unidos trabajaban en un entorno totalmente remoto.¹ Esto llevó a que las organizaciones tuvieran que depender en gran medida de herramientas de comunicación con los empleados que daban prioridad a lo digital, como el correo electrónico y Slack.

Aunque muchos trabajadores han vuelto a la oficina, el paradigma global ha cambiado: el 39 % de los trabajadores del conocimiento de todo el mundo operan en un entorno híbrido, según la consultora Gartner.² Al mismo tiempo, muchas empresas han comenzado a buscar su talento a nivel mundial, aprovechando la naturaleza sin fronteras del personal móvil.³

En la economía global moderna, las organizaciones se comunican con un grupo más diverso de empleados que pueden estar trabajando desde múltiples ubicaciones, a través de zonas horarias. En este nuevo paradigma, los canales eficaces de comunicación con los empleados aumentan su compromiso y mantienen una cultura empresarial cohesionada a través de una pluralidad de plataformas.

Los empleados remotos pueden recibir comunicaciones de varios servicios digitales y herramientas de colaboración en tiempo real, desde portales de empleados hasta software de videoconferencia. Estos rápidos cambios en el personal a nivel global han creado un entorno en el que los líderes de las grandes organizaciones suelen gestionar muchos más tipos de comunicación que en el pasado.

Hoy en día, la comunicación eficaz con los empleados es la piedra angular del éxito organizacional: como descubrió un informe reciente del Institute for Business Value de IBM, las organizaciones que ofrecen las mejores experiencias a los empleados superan a las demás en cuanto a crecimiento de sus ingresos en un 31 %. Al fomentar canales de comunicación abiertos, claros y coherentes, las organizaciones pueden mejorar el compromiso, la colaboración y la productividad de los empleados, reducir la rotación y desarrollar el talento clave.

Una estrategia de comunicación interna holística y multiplataforma aumenta el compromiso de los empleados y unifica una empresa en torno a una cultura organizativa cohesionada y a iniciativas de alta prioridad. Algunos beneficios potenciales de la comunicación con los empleados incluyen:

• Aumento del compromiso y la moral de los empleados.
• Mejora la experiencia de los empleados
• Fomento de la inclusión para un lugar de trabajo diverso
• Mejora de la colaboración y el trabajo en equipo
• Facilitación de la gestión del cambio
• Refuerzo de la toma de decisiones

Los canales de comunicación abiertos y oportunos hacen que los empleados se sientan valorados y respetados, lo que aumenta la moral y el compromiso. Esto, a su vez, mantiene a los empleados comprometidos y motivados, lo que se traduce en una mayor satisfacción laboral, una mayor productividad y, con suerte, una mayor retención.

Según una encuesta reciente del Institute for Business Value de IBM, más del 70 % de los empleados valoran la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal en sus carreras. La comunicación eficaz con los empleados fomenta un lugar de trabajo centrado en las personas, lo que permite a las organizaciones contratar y retener talento valioso.

La comunicación accesible y clara de los empleados a través de múltiples canales fomenta la inclusión al romper los silos de información. Al promover de forma proactiva el feedback continuo, las organizaciones pueden garantizar que están satisfaciendo una amplia gama de necesidades de los empleados.

Una comunicación clara y coherente descendiente fomenta una mejor colaboración entre los miembros del equipo, minimizando los conflictos y promoviendo una visión unificada de toda la empresa. También fortalece a la empresa en general al aprovechar las ideas de los empleados y fomentar la innovación a través de la colaboración entre empresas.

La comunicación transparente es clave durante los cambios organizacionales, como fusiones o transformaciones digitales. Mantener a los empleados informados y actualizados puede ayudar a los empleados a realizar una transición sin problemas.

El acceso a información precisa y oportuna permite a los empleados y a la dirección tomar decisiones informadas. Un proceso colaborativo de toma de decisiones puede utilizar diversas perspectivas y la experiencia de toda la organización para mejorar los flujos de trabajo y las métricas clave.

Esto incluye reuniones, conversaciones individuales y conversaciones informales, que permiten proporcionar comentarios inmediatos e interacciones personalizadas.

La comunicación escrita con los empleados puede incluir correos electrónicos, memorandos, boletines, revisiones de rendimiento e informes. Estos proporcionan un registro de la comunicación de los empleados y pueden ser útiles para comunicaciones detalladas y formales. Los empleados también se comunican con la dirección a través de encuestas y otras formas de comunicación escrita, proporcionando comentarios y recomendaciones para mejorar la experiencia de los empleados.

Este tipo de comunicación implica el uso de herramientas digitales como intranets, plataformas de colaboración (por ejemplo, Microsoft Teams o Slack) y, ocasionalmente, redes sociales. La comunicación digital anima a los empleados a acceder a la información que necesitan en tiempo real, lo que permite flujos de trabajo más ágiles e inmediatos.

Para las organizaciones globales que emplean a trabajadores en diferentes zonas horarias, la comunicación digital ofrece una forma flexible de compartir información independientemente de la ubicación. La plétora de tecnologías digitales utilizadas para comunicarse con los empleados también permite a los directivos un mayor acceso, por ejemplo, a través de aplicaciones móviles sobre el terreno, tanto si el intercambio de información tiene lugar de forma individual como en equipo.

Las organizaciones actuales utilizan múltiples plataformas y métodos de comunicación para llegar a los empleados, desde intranets internas hasta aplicaciones móviles. Normalmente, una empresa utiliza varias tecnologías al mismo tiempo para proporcionar a sus empleados información donde y cuando la necesitan. Las tecnologías de comunicación con los empleados más comunes incluyen:

El correo electrónico es una herramienta fundamental para la comunicación formal e informal con los empleados, ya que permite las comunicaciones diarias y la mensajería asíncrona. A menudo se utiliza para compartir documentos y enviar anuncios a través de una empresa o departamento.

Las plataformas de mensajería instantánea, como Slack y Microsoft Teams, facilitan una comunicación rápida e informal con los empleados. Se pueden utilizar para colaborar en todo el equipo o la organización, responder rápidamente a las preguntas y compartir actualizaciones de estado.

Las herramientas de videoconferencia, como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, permiten reuniones virtuales cara a cara, webinars o conferencias. Se pueden utilizar para sesiones de formación, reuniones remotas y ayuntamientos de toda la empresa.

Algunas organizaciones utilizan sitios web o portales internos que pueden servir como centro de información y recursos de la empresa. Plataformas como SharePoint y Confluence admiten múltiples integraciones, lo que permite a las organizaciones personalizar sus plataformas para el uso interno de la intranet. Estas plataformas suelen actuar como un recurso integral para las comunicaciones de la organización, las políticas de alojamiento, los procedimientos, las noticias internas, los directorios de empleados y las herramientas de colaboración.

En la última década, varias plataformas de comunicación con los empleados han combinado diversas herramientas de comunicación con los empleados, desde el intercambio de documentos a la gestión de proyectos, para unificar la experiencia de los empleados. Empresas como Microsoft Teams, Trello y Asana apoyan la colaboración en proyectos, la gestión de tareas, la gestión de documentos multieditor y la comunicación en equipo.

Plataformas integrales como SAP SuccessFactors y Oracle HCM Cloud ofrecen a los empleados acceso a servicios de RR. HH. Estos portales permiten a los empleados ver las nóminas, acceder a las políticas de la empresa e interactuar con los recursos de incorporación en un hub centralizado.

Los avances recientes en inteligencia artificial (IA) han mejorado las herramientas de comunicación interna al descargar tareas rutinarias y responder rápidamente a las necesidades de los empleados. Con la implementación estratégica de la IA en la comunicación con los empleados, los directivos y los departamentos de recursos humanos pueden liberar tiempo y recursos para centrarse en las relaciones humanas que constituyen el núcleo de una empresa. Algunas de estas aplicaciones incluyen:

Los chatbots y asistentes virtuales impulsados por IA pueden gestionar consultas y tareas rutinarias. Estas herramientas pueden responder a las preguntas más frecuentes durante el proceso de incorporación, ayudando a los nuevos empleados a navegar por la organización. También pueden proporcionar información sobre cuestiones rutinarias de RR. HH., como las prestaciones y políticas de permisos. Estas herramientas pueden reducir los largos tiempos de espera, que contribuyen a la frustración de los empleados, y disminuir la carga administrativa de los profesionales de RR. HH.

La IA puede adaptar la comunicación rutinaria de los empleados a cada empleado en función de sus preferencias y comportamiento, proporcionando materiales de aprendizaje personalizados y actualizaciones. En el mundo laboral sin fronteras de hoy en día, la IA también puede traducir las comunicaciones a varios idiomas, proporcionando noticias de la empresa o notificaciones cruciales en la lengua materna del empleado.

Algunas organizaciones utilizan la IA para realizar análisis de sentimiento, implementando el procesamiento del lenguaje natural (PLN) para obtener información de encuestas a gran escala y formularios de comentarios. Estas tecnologías también pueden analizar las oportunidades internas que mejor se adaptarían a un empleado en función de su experiencia y conocimientos, proporcionando recomendaciones a los profesionales de RR. HH. y ayudando a avanzar internamente.

La comunicación con los empleados requiere mucho papeleo y mantenimiento general. Con la IA, las organizaciones pueden gestionar automáticamente la programación de reuniones y entrevistas, crear nuevas cuentas de empleados y enviar comunicaciones rutinarias para ayudar a garantizar la coherencia en toda la experiencia de los empleados.

Una comunicación interna eficaz implica mensajes consistentes, oportunos y centrados en el ser humano que alienten a los empleados a compartir información y a recibirla. Una estrategia de comunicación con los empleados cohesionada garantiza una visión única para toda la organización y facilita el consenso sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Lo ideal es que una estrategia de comunicación con los empleados también utilice los comentarios para crear experiencias dinámicas y receptivas para los empleados a través de múltiples canales. Para fomentar un entorno de trabajo productivo y comprometido, algunos pasos que los líderes pueden dar para mejorar la comunicación en toda la organización incluyen:

Las estrategias eficaces de comunicación con los empleados se correlacionan directamente con el éxito de una empresa; cuanto más apoyados y comprometidos se sientan los empleados, mayor será la satisfacción del cliente. Según el IBM Institute for Business Value, el bienestar de los empleados es una prioridad importante para el 77 % de los CEO de empresas con mejores resultados. Varias métricas concretas pueden ayudar a los líderes a evaluar la fortaleza de su estrategia de comunicación con los empleados. Algunos de estos puntos de datos incluyen:

• Encuestas y feedback de los empleados: las organizaciones pueden realizar encuestas periódicas para medir la satisfacción de los empleados con los canales y prácticas de comunicación, ya sea en forma de encuestas semestrales exhaustivas o de sondeos anónimos.

• Auditorías de comunicación: algunas empresas pueden revisar periódicamente las prácticas, los canales y el contenido de las comunicaciones para identificar lagunas y áreas de mejora. Un consultor externo podría proporcionar una evaluación imparcial de la eficacia de una estrategia de comunicación.

• Indicadores clave de rendimiento: una organización puede obtener información valiosa e inmediata de los KPIS, como las tasas de apertura del correo electrónico y los inicios de sesión en la intranet. También pueden hacer un seguimiento de los tiempos de respuesta de los mensajes y de los índices de finalización de las encuestas y otras tareas de comunicación con los empleados a través de los canales para medir su eficacia.

• Evaluaciones de rendimiento: las evaluaciones de rendimiento pueden proporcionar comentarios valiosos y comunicar expectativas claras a los empleados, además de darles la oportunidad de identificar los puntos débiles.

• Tasas de defensa de los empleados: una tasa de defensa de los empleados es una medida utilizada para medir en qué medida los empleados promueven o defienden su organización. Una empresa puede optar por hacer un seguimiento de la participación en las redes sociales, las métricas de recomendación u otros datos para evaluar la solidez de su estrategia de comunicación con los empleados.

• Índices de rotación y retención de empleados: un alto índice de rotación puede ser indicativo de una comunicación deficiente. Para evaluar el origen de la fricción, una organización podría analizar las entrevistas de salida en busca de problemas relacionados con la comunicación para aumentar los índices de retención.

• Puntuaciones internas de NPS: el Net Promoter Score interno (iNPS) mide la satisfacción y la lealtad de los empleados dentro de una organización. Se trata de una adaptación de la satisfacción del cliente externo que puede utilizarse para conocer la salud general de la estrategia de comunicación con los empleados de una empresa.