¿Qué son los RR. HH. digitales?

Los RR. HH. digitales son la evolución de los RR. HH. de los procesos y sistemas manuales basados en papel a los enfoques basados en la tecnología. Las prácticas de RR. HH. digitales, que a menudo se organizan con una transformación digital a nivel empresarial, pueden aumentar la eficiencia, mejorar la toma de decisiones y crear mejores experiencias para los empleados.

Tradicionalmente, los profesionales de RR. HH. reciben tráfico de grandes cantidades de datos desde distintos canales, incluidas las comunicaciones internas de los empleados y la información externa de los candidatos. Las regulaciones locales del personal rigen muchas funciones de RR. HH., lo que complica el cumplimiento para las empresas globales. Al digitalizar y unificar las funciones de RR. HH. multiplataforma, las organizaciones reducen estos esfuerzos manuales y aumentan la productividad en toda la organización.

Pero una transformación digital para RR. HH., diseñada correctamente y que implemente tecnologías clave, también puede crear nuevos paradigmas para los departamentos de RR. HH. En lugar de limitarse a digitalizar los procesos de RR. HH., una transformación de RR. HH. replantea el funcionamiento de RR. HH. mediante el uso de herramientas como plataformas en la nube, inteligencia artificial (IA), análisis y automatización.

Los departamentos de RR. HH., capacitados para tomar decisiones basadas en datos y dedicar más tiempo a tareas creativas o íntimas, pueden convertirse en controladores de una cultura empresarial positiva. En este contexto, los RR. HH. digitales representan más que una actualización tecnológica; cambia fundamentalmente la forma en que las organizaciones atraen, desarrollan, contratan e implementan el talento para crear valor empresarial. Los procesos digitales de RR. HH. también pueden ser un aspecto crítico en el proceso de gestión del cambio, creando organizaciones más ágiles capaces de absorber nuevos procesos rápidamente.

En los últimos años, las nuevas tecnologías como la IA agéntica y la IA generativa han aumentado enormemente la capacidad de los departamentos para ofrecer experiencias escalables y altamente personalizadas, dando paso a una era de RR. HH. centrada en el ser humano y orientada a la experiencia. Cada vez más, la tecnología de RR. HH. está facilitando un futuro de RR. HH. en el que los líderes de personal evolucionen de proveedores de servicios a arquitectos de la experiencia del empleado. Al trabajar en colaboración con la tecnología, pueden mejorar el potencial de una organización de manera integral.

El rediseño de las funciones de RR. HH. con soluciones digitales puede crear empleados más leales y comprometidos, lo que a su vez se traduce en un aumento de los beneficios. Según el IBM Institute for Business Value, las organizaciones que fomentan las mejores experiencias de los empleados tienen un rendimiento superior en un 31 % en comparación con otras empresas. La implementación de un proceso digital de RR. HH. tiene muchos beneficios.

Con integraciones tecnológicas clave, los departamentos de RR. HH. pueden crear experiencias fluidas y personalizadas para sus empleados durante todo su tiempo en la organización. Los portales de autoservicio y los asistentes con IA permiten a los empleados gestionar sus propias solicitudes de información y necesidades administrativas sin depender del personal de RR. HH. En última instancia, este proceso ayuda a resolver los problemas más rápido y permite a los responsables de RR. HH. centrarse en tareas más centradas en las personas.

Con agentes de IA específicos de RR. HH., los empleados pueden recibir comunicaciones proactivas e hiperpersonalizadas vinculadas a los principales acontecimientos vitales o a los objetivos profesionales. Estos agentes ayudan a agilizar las comunicaciones de los empleados dentro de su empresa y les proporcionan exactamente la información que necesitan, cuando la necesitan. 

La automatización de las tareas administrativas puede reducir drásticamente el tiempo que los equipos de RR. HH. dedican a actividades rutinarias. Por ejemplo, los flujos de trabajo digitales agilizan procesos como la aprobación de permisos retribuidos que antes podían requerir varias intervenciones manuales. La documentación digital centralizada puede eliminar el mantenimiento de registros en papel, reducir los costes y mejorar la accesibilidad en toda la organización.

Por ejemplo, en un piloto, IBM creó un trabajador digital para ayudar a su propio departamento de RR. HH. a completar tareas de recopilación y entrada de datos que antes eran manuales. Este proceso ayudó a ahorrar a los empleados 12 000 horas en un solo trimestre.

Las plataformas digitales de RR. HH. y paneles de control pueden generar análisis integrales del personal, informando la gestión del talento y las decisiones de asignación de recursos. Por ejemplo, los mecanismos de selección habilitados para IA podrían ayudar a los líderes de RR. HH. a identificar y clasificar de forma proactiva a los posibles candidatos en función de métricas predefinidas, mientras que las herramientas de analytics interno ayudan a los departamentos a realizar promociones de manera justa. Estos sistemas analíticos sofisticados pueden proporcionar a los gestores conocimientos actualizados, mejorando la toma de decisiones cotidianas y creando estructuras organizativas más ágiles. 

La transformación digital y la unificación de datos interdepartamentales que a menudo implica permite a RR. HH. contribuir más directamente a los objetivos empresariales. Este enfoque podría incluir colaborar para planificar con mayor precisión las necesidades del personal o ayudar a diseñar programas de formación basados en datos de RR. HH. Al utilizar la tecnología en las operaciones de RR. HH., los departamentos de RR. HH. pueden pasar de organismos administrativos a socios empresariales estratégicos, aumentando la productividad y la innovación en toda la organización. 

Los servicios digitales de RR. HH. pueden permitir a las empresas adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones empresariales y a las disrupciones del mercado. Como los sistemas digitales suelen estar basados en la nube y pueden adaptarse a la ampliación o reducción, son más ágiles que los modelos tradicionales de RR. HH. Esta flexibilidad reduce el coste de expansión y da lugar a una organización más resiliente. 

Los sistemas de RR. HH. digitales mejoran la seguridad de datos y el cumplimiento normativo en comparación con los sistemas fragmentados y basados en papel. Los flujos de trabajo de cumplimiento automatizados pueden detectar posibles problemas de cumplimiento antes de que surjan, lo que reduce el riesgo en las leyes laborales y de protección de datos. Para las organizaciones globales, las plataformas de RR. HH. digitales pueden aplicar automáticamente reglas apropiadas según la ubicación de los empleados, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento de las diversas regulaciones locales.

Además, los registros centralizados de los empleados pueden garantizar que la información confidencial solo esté disponible para los stakeholders autorizados. Y las plataformas basadas en la nube permiten prácticas de cifrado superiores, evitando violaciones de seguridad.

Las herramientas digitales pueden transformar el proceso de reclutamiento, aliviando la carga de revisar miles de currículos y vinculando a los candidatos con el puesto más adecuado. Por ejemplo, las herramientas de abastecimiento inteligente analizan los requisitos laborales e identifican automáticamente a los candidatos potenciales, mientras que las tecnologías con IA de selección evalúan las aplicaciones en función de una variedad de criterios.

Estas tácticas pueden reducir el sesgo al tiempo que identifican a los candidatos con más probabilidades de éxito. Además, las tecnologías de IA y automatización pueden gestionar tareas rutinarias como la programación de entrevistas y el resumen de reuniones. Estas características proporcionan a los responsables de RR. HH. datos críticos y les permiten centrarse en los aspectos centrados en el ser humano de la experiencia del candidato.

De manera similar, la incorporación digital reduce significativamente la fricción y mejora la experiencia del empleado desde el primer día de trabajo del miembro del equipo. Las herramientas con IA guían a los nuevos empleados a través del papeleo, la configuración de cuentas y los materiales de orientación a su propio ritmo. Por su parte, los itinerarios de aprendizaje personalizados proporcionan información específica para cada función según el puesto y la experiencia de la persona contratada. Al utilizar análisis de incorporación, las empresas pueden realizar un seguimiento del compromiso y el progreso, lo que permite intervenir si surgen problemas.

Las plataformas de RR. HH. digitales y basadas en IA pueden proporcionar un desarrollo del rendimiento continuo, proactivo y en tiempo real para todo el personal al mismo tiempo. Por ejemplo, los sistemas de gestión de objetivos en tiempo real permiten la creación y el seguimiento de objetivos a lo largo del tiempo, mientras que las herramientas de feedback pueden recopilar perspectivas de una variedad de stakeholders para proporcionar conocimiento completo sobre el rendimiento.

Al mismo tiempo, las analíticas avanzadas identifican patrones de rendimiento en equipos y departamentos, proporcionando sugerencias para mejorar los resultados. El procesamiento del lenguaje natural (PLN), junto con las herramientas de análisis de sentimientos, puede revelar temas amplios y conocimientos que podrían no ser reconocibles para los gestores individuales. Estos datos de rendimiento pueden integrarse con los sistemas de compensación y desarrollo para crear un proceso de gestión del talento coherente y específico de la empresa.

Las plataformas de experiencia de aprendizaje actuales pueden crear formaciones y contenidos personalizados en función de la función, los objetivos profesionales y las preferencias de aprendizaje de cada persona. Estas plataformas pueden incluso escanear de forma proactiva las comunicaciones de los empleados en plataformas de redes sociales, como LinkedIn, para identificar oportunidades internas y recomendar capacitaciones. 

En algunas aplicaciones, las simulaciones personalizadas generadas por IA facilitan las oportunidades de aprendizaje práctico, lo que permite a los empleados practicar nuevas habilidades o interactuar con clientes simulados. Y, al integrar los sistemas de aprendizaje, rendimiento y planificación del personal, las empresas pueden desarrollar de forma proactiva planes de formación individuales para alinearse mejor con estrategias empresariales más amplias. 

Las estrategias de compromiso digital miden, analizan y mejoran continuamente la experiencia de los empleados. Estas iniciativas, que combinan la comunicación proactiva y el análisis interno, agilizan las tareas administrativas y aumentan la satisfacción de los empleados al reducir la fricción en toda la organización. También permiten a los responsables de RR. HH. dedicar más tiempo a la elaboración de iniciativas creativas de participación. Estas iniciativas también pueden proporcionar a los líderes empresariales las herramientas para detectar posibles obstáculos antes de que surjan.

El análisis de sentimiento de las comunicaciones digitales puede identificar posibles problemas de compromiso antes de que aparezcan en valores más formales, mientras que las herramientas de colaboración digital fortalecen las conexiones entre colegas a pesar de la distancia física.

Las herramientas de bienestar digital pueden apoyar la salud integral de los empleados mediante el seguimiento de la actividad y las plataformas de recomendaciones y reconocimiento personalizadas que mejoran la cultura empresarial independientemente de la ubicación geográfica de los empleados.

Mediante el uso de análisis inteligentes integrados en los sistemas de RR. HH., las organizaciones pueden identificar los factores específicos que impulsan el compromiso de los diferentes segmentos de empleados, lo que permite intervenciones personalizadas y específicas en lugar de un enfoque único para todos. 

Los asistentes de IA, una forma más inteligente y sofisticada de chatbot, entienden los comandos del lenguaje natural y utilizan una interfaz de IA conversacional para completar las tareas. Se pueden integrar en soluciones digitales de RR. HH. para recuperar rápidamente información específica de la empresa para un empleado, responder preguntas sobre políticas específicas o completar solicitudes administrativas basadas en lenguaje natural.

Los agentes de IA, sistemas proactivos que operan de forma independiente para cumplir objetivos específicos, aumentan el proceso de RR. HH. de innumerables maneras. Por ejemplo, pueden gestionar las vacaciones y los procesos de nómina, administrar beneficios como la asistencia sanitaria, crear paquetes de ofertas y ofrecer orientación personalizada durante la experiencia de incorporación de los empleados. El asistente digital interno AskHR de IBM automatiza más de 100 procesos en toda la organización, gestionando más de 1,5 millones de conversaciones de empleados cada año. 

La IA generativa se utiliza en los sistemas digitales de RR. HH. para crear nuevos contenidos y generar conocimientos. Los modelos lingüísticos avanzados ayudan a desarrollar descripciones de puestos de trabajo y comunicaciones personalizadas con los candidatos. Para las comunicaciones con los empleados, la IA generativa puede redactar anuncios, políticas y contenidos de aprendizaje con un tono coherente. A menudo, la IA generativa se integra con otras plataformas o sistemas para crear flujos de trabajo sólidos centrados en los RR. HH. 

Los sistemas de información de recursos humanos (HRIS), una tecnología clave de RR. HH., sirven como base digital para la gestión de datos, proporcionando una única fuente fiable para la información del lugar de trabajo. Estas plataformas, que suelen estar basadas en la nube, ofrecen escalabilidad y accesibilidad desde cualquier lugar, lo que reduce el coste de mantenimiento de los sistemas locales. Muchas soluciones incorporan capacidades de integración integrales, lo que permite un intercambio de datos fluido con otros sistemas empresariales.

Las plataformas de análisis transforman los datos del lugar de trabajo en conocimientos que se pueden ejecutar a través del reconocimiento de patrones y el modelado predictivo. El análisis de sentimiento de los datos de las encuestas y las comunicaciones digitales puede proporcionar una alerta temprana de problemas de participación o cuellos de botella en el flujo de trabajo. Mientras tanto, el procesamiento del lenguaje natural (PLN) puede extraer información de fuentes de datos no estructuradas, como las evaluaciones de rendimiento y las entrevistas de salida. 

Las herramientas de selección de candidatos con IA evalúan los currículos en función de los requisitos del puesto e identifican candidatos prometedores entre grandes grupos de solicitantes o fuentes externas como LinkedIn. Los sistemas de gestión de relaciones con los candidatos ayudan a los líderes de RR. HH. a cultivar relaciones con posibles empleados, ayudan a garantizar el cumplimiento y ayudan a los departamentos a gestionar eficazmente los datos de los candidatos.

Por ejemplo, el fabricante de cerámica y vidrio Corning integró recientemente SAP SuccessFactors para ayudar a atraer nuevos talentos y reducir los costes de un personal repartido entre 22 países y 12 idiomas. La organización pudo anunciar rápidamente 1000 ofertas de empleo y atrajo a 80 000 solicitantes de empleo de todo el mundo. 

Los sistemas de gestión continua del rendimiento permiten el feedback regular, el seguimiento de los objetivos y la planificación del desarrollo. Mientras tanto, los sistemas de entrenamiento digital, a menudo basados en tecnologías de IA, conectan a los empleados con recursos en función de sus necesidades de desarrollo y aspiraciones profesionales.

Las plataformas de gestión de habilidades rastrean las capacidades y habilidades del personal, identificando oportunidades para la movilidad interna y el desarrollo específico. Las plataformas de experiencia de aprendizaje seleccionan contenido de desarrollo personalizado de múltiples fuentes en función de las necesidades y preferencias individuales.

En un caso reciente, el equipo de gestión de eventos de IBM para el aprendizaje empresarial utilizó soluciones digitales de RR. HH. para optimizar la planificación, programación y entrega de eventos de aprendizaje. Esta iniciativa creó 8000 oportunidades de aprendizaje discretas para el personal en un período de solo seis meses. 

Las soluciones digitales para el lugar de trabajo crean una serie de experiencias unificadas para los empleados en todas las comunicaciones de RR. HH. Los portales de autoservicio pueden proporcionar interfaces intuitivas y continuamente accesibles para acceder a la información y los servicios de RR. HH. Los motores de personalización, que se basan en la IA y el machine learning, ofrecen comunicaciones dirigidas basadas en los perfiles y comportamientos de los empleados. 

Para diseñar e implementar de manera efectiva una estrategia digital de RR. HH. efectiva, a menudo es útil comenzar con una evaluación integral de los procesos de RR. HH. actuales junto con los objetivos estratégicos de una transformación.

Este proceso podría incluir el desarrollo de una visión clara de RR. HH. digitales que articule cómo la tecnología transforma la experiencia de los empleados y la eficiencia operativa. También puede ser necesario crear una hoja de ruta a largo plazo sobre cómo la transformación digital de RR. HH. se alinea con objetivos comerciales más amplios.

Por lo general, las organizaciones que abordan los recursos humanos digitales como una serie de implementaciones específicas y aisladas generan menos valor que las organizaciones que integran las soluciones de forma integral en un departamento. 

Los procesos digitales de RR. HH. cuidadosamente diseñados aumentan y complementan las funciones humanas de RR. HH. y se dirigen a las necesidades específicas de los usuarios más que las capacidades del sistema. Básicamente, las iniciativas digitales de RR. HH. de éxito se diseñan en torno a experiencias de usuario agradables. El usuario, más que la tecnología, debe ser lo primero.

Antes de planificar una transformación de RR. HH., suele ser útil realizar una investigación exhaustiva con los empleados para comprender sus expectativas, retos y preferencias en torno a las interacciones de RR. HH. Las organizaciones que se centran exclusivamente en la eficiencia corren el riesgo de ahorrar tiempo a RR. HH. pero crear frustración para empleados y directivos. Al involucrar a los empleados en el proceso de diseño desde el principio, los líderes de RR. HH. también allanan el camino para la participación entusiasta de los empleados y crean defensores de las iniciativas de transformación digital en el futuro.

Una transformación digital es una buena oportunidad para repensar fundamentalmente cómo RR. HH. presta servicios en toda una organización. El diseño de un sistema de este tipo suele implicar la redefinición de funciones en toda la empresa para hacer hincapié en el análisis de datos, el diseño de la experiencia y la habilitación tecnológica en lugar del procesamiento administrativo.

También puede ser útil crear equipos interempresariales que reúnan a los responsables de RR. HH., TI y la dirección de la empresa para abordar la experiencia del empleado de forma holística. Al utilizar las capacidades digitales como una oportunidad para reimaginar los modelos operativos sistémicos, las empresas pueden consolidar los procesos fragmentados y, en última instancia, aumentar el valor de los RR. HH. en toda la organización.

Por necesidad, reinventar el modelo operativo empresarial a menudo incluye mejorar y reciclar las habilidades de los profesionales de RR. HH. y desarrollar nuevas capacidades en alfabetización digital, gestión del cambio y análisis.

En el transcurso de una transformación digital de RR. HH., los líderes empresariales deben pensar críticamente sobre cómo introducir nuevas herramientas a su personal y crear una hoja de ruta para desarrollar la alfabetización digital. Esta iniciativa podría incluir oportunidades de aprendizaje específicas que ayuden a los profesionales de RR. HH. a comprender la mejor manera de trabajar junto a los trabajadores digitales y adoptar los aspectos más creativos de sus trabajos.

Los datos fiables, bien organizados y recopilados de forma transparente son un componente crítico de la transformación de los RR. HH. Una iniciativa exitosa incluye una estrategia de datos integral que capture información específica de la empresa y la función.

Las herramientas de IA entrenadas con datos limpios y específicos superan con creces a los modelos genéricos. En el caso de las herramientas, como los agentes de IA, que pueden requerir conjuntos de datos de terceros para desempeñar la función prevista, las empresas también deberían examinar detenidamente las integraciones para ayudar a garantizar la funcionalidad y la coherencia.

Como en cualquier iniciativa digital, es clave crear un plan de gobierno de datos eficaz y fiable. Esta estrategia podría significar establecer políticas claras sobre la propiedad de los datos, los derechos de acceso y los periodos de retención. A menudo, una transformación digital de RR. HH. necesita una inversión en infraestructura de ciberseguridad capaz de alojar y proteger los datos confidenciales de los empleados.

Al crear protocolos de seguridad sólidos, las organizaciones protegen los datos confidenciales de los empleados y mantienen el cumplimiento al tiempo que permiten el acceso adecuado. Los estándares de calidad de datos y las actualizaciones periódicas ayudan a garantizar que las herramientas de análisis e IA se basen en información precisa y coherente. Las prácticas de transparencia ayudan a los empleados a comprender qué datos se recopilan sobre ellos y cómo se utilizan, así como a mantener el cumplimiento de la normativa en evolución.