El equipo de gestión de eventos dentro del grupo de operaciones y administración de aprendizaje empresarial (ELOA) de IBM HR Enterprise proporciona soporte integral para los compromisos de aprendizaje internos de IBM que apoyan el desarrollo de los IBMers en todo el mundo. "Nuestro enfoque dentro de los Servicios de RR. HH. es la gestión de eventos, es decir, la optimización de la planificación, programación y entrega de eventos de aprendizaje que ayudan a mejorar las competencias de miles de IBMers cada año", explica Adrienn Bokor, líder de estrategia y transformación, servicios de RR.HH., ELOA, en IBM. El equipo ofrece cursos que abarcan una amplia gama de temas, entre los que se incluyen el liderazgo para la inclusión, el fomento de la innovación y el aumento del impacto directivo. Sólo en el primer semestre de 2023, el equipo organizó 8000 eventos.
"Los procesos de promoción de eventos, así como de inscripción y seguimiento de los asistentes, han sido siempre manuales y muy complejos. Al repetirse en miles de eventos cada mes, estos procesos manuales se volvieron propensos a errores, como es comprensible", señala Hema Nanthini Selvam, Responsable de Transformación, Servicios de RR. HH., ELOA, en IBM. Por este motivo, el equipo optó por crear un asistente de IA basado en la solución IBM® watsonx Orchestrate.
"A primera vista, tareas como el seguimiento de la asistencia parecen sencillas. Sin embargo, si se examinan con más detenimiento, se comprueba que consumen mucho tiempo a los responsables de los eventos: descargar el informe de asistentes, revisarlo fila por fila para ver cuándo alguien entró y cuándo se marchó, registrar estos datos en el rastreador correspondiente... Esto simplemente no es escalable para los miles de eventos que gestionamos cada mes", explica Hema.
Utilizando watsonx Orchestrate, Hema y su equipo construyeron un asistente de IA para gestores de eventos y lo llamaron cHaRlie: Cognitive Human Resource Learning EM Assistant. CHaRlie ayuda a los gestores de eventos a realizar una serie de tareas críticas pero repetitivas y propensas a errores, como monitorizar la inscripción a las clases, alertar a los gestores de eventos que requieren un seguimiento debido a una baja inscripción, gestionar la promoción personalizada de los eventos, implementar comunicaciones previas a los eventos y registrar la asistencia a las clases virtuales.
En los seis primeros meses tras su lanzamiento a principios de 2023, cHaRlie tuvo un impacto significativo en el equipo de gestión de eventos y en sus clientes, los empleados de IBM. Todo el equipo de ELOA ha observado un aumento del 15 % en la satisfacción de los empleados (medida a través de encuestas de puntuación neta de promotores posteriores al evento) tras la implantación de cHaRlie. Además, el equipo alcanzó una precisión del 100 % en la captura de la asistencia de los alumnos y logró al menos una mejora del 91 % en el tiempo de respuesta en la actualización de las listas de asistencia para los eventos virtuales completados.
"Nuestra visión, nuestro objetivo final, es asegurarnos de que nuestros gestores de eventos no se atascan en tareas muy administrativas, manuales y redundantes. Lo que realmente deben hacer es centrar su tiempo y su esfuerzo en consolidar la relación con sus clientes. La creación de este asistente de IA impulsado por watsonx Orchestrate para que se encargue de esas tareas redundantes supone un gran paso adelante para hacer realidad esa visión", afirma Selvam.
El equipo ELOA de RR. HH. de IBM es responsable de gestionar y optimizar la experiencia de aprendizaje de miles de IBMers en todo el mundo. El equipo de gestión de eventos de ELOA proporciona apoyo logístico para la organización de eventos en IBM® Consulting e IBM® Learning.
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Producido en los Estados Unidos de América, diciembre de 2023.
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