La gestión de procesos empresariales (BPM) es un enfoque sistemático para gestionar y racionalizar los procesos empresariales. La BPM tiene como objetivo ayudar a mejorar la eficacia de los procesos existentes, con el propósito de aumentar la productividad y el rendimiento empresarial general.
La BPM se confunde a menudo con otras iniciativas aparentemente similares. Por ejemplo, la BPM tiene una escala menor que la reingeniería de procesos empresariales (BPR), que revisa o reemplaza radicalmente los procesos. Por el contrario, tiene un alcance mayor que la gestión de tareas, que se ocupa de las tareas individuales, y la gestión de proyectos, que se ocupa de las iniciativas únicas. Y, aunque la planificación de recursos empresariales (ERP) integra y gestiona todos los aspectos de una empresa, la BPM se centra en sus funciones individuales, optimizando los procesos repetibles y existentes de la organización de principio a fin.
Un proyecto BPM eficaz emplea procesos estructurados, utiliza tecnologías apropiadas y fomenta la colaboración entre los miembros del equipo. Permite a las organizaciones optimizar los flujos de trabajo de los proyectos, mejorar la productividad y ofrecer valor de forma constante a las partes interesadas. En última instancia, la implementación exitosa de las herramientas de BPM puede conducir a una mayor satisfacción del cliente, una ventaja competitiva y mejores resultados comerciales.
La BPM centrada en la integración se centra en procesos que no requieren mucha participación humana. Estos incluyen conectar diferentes sistemas y software para optimizar los procesos y mejorar el flujo de datos en toda la organización, por ejemplo, gestión de recursos humanos (HRM) o gestión de relaciones con los clientes (CRM)
La BPM centrada en las personas se centra en la participación humana, a menudo cuando se requiere un proceso de aprobación. La BPM centrado en las personas prioriza el diseño de procesos intuitivos con funciones de arrastrar y soltar que son fáciles de usar y entender para las personas, con el objetivo de mejorar la productividad y la colaboración entre los empleados.
La BPM centrada en documentos sirve para gestionar de forma eficiente los documentos y el contenido, como los contratos, dentro de los procesos. Un acuerdo de compra entre un cliente y un proveedor, por ejemplo, debe evolucionar y pasar por diferentes rondas de aprobación y ser organizado, accesible y cumplir con las regulaciones.
La BPM puede ayudar a mejorar las operaciones generales de negocio mediante la optimización de varios procesos de negocio. Estos son algunos ejemplos de BPM que describen los casos de uso y los beneficios de la metodología BPM:
La BPM sirve como una herramienta estratégica para alinear los procesos de negocio con las metas y objetivos de la organización. Al conectar la gestión del flujo de trabajo, centralizar la gestión de datos y fomentar la colaboración y la comunicación, la BPM permite a las organizaciones seguir siendo competitivas proporcionando acceso a datos precisos y oportunos. Esto garantiza que las decisiones estratégicas se basen en información confiable.
A través de la BPM, se pueden conectar fuentes de datos dispares, incluidos datos de gastos, métricas de rendimiento internas e investigación de mercado externa. Esto puede revelar mejoras en los procesos internos, oportunidades de alianzas estratégicas y posibles iniciativas de ahorro de costes. La BPM también proporciona la base para realizar refinamientos y mejoras que conduzcan a la mejora continua.
Beneficios:
La BPM se puede utilizar para estandarizar y optimizar el proceso de reclamaciones de principio a fin. El software BPM puede automatizar tareas repetitivas, como la ingesta de reclamaciones, la validación, la evaluación y el proceso de pago, mediante tecnología como de automatización de procesos robóticos (RPA). Al establecer flujos de trabajo estandarizados y reglas de decisión, la BPM agiliza el proceso de reclamaciones al reducir los tiempos de procesamiento y minimizar los errores. La BPM también puede proporcionar visibilidad en tiempo real del estado de las reclamaciones y las métricas de rendimiento. Esto permite una toma de decisiones proactiva, garantiza la coherencia y mejora la eficiencia operativa.
Beneficios:
Mediante la automatización de tareas rutinarias y la implementación de reglas predefinidas, la BPM permite el cumplimiento oportuno de los requisitos reglamentarios y las políticas internas. Procesos como las comprobaciones de cumplimiento, las evaluaciones de riesgos y las pistas de auditoría pueden automatizarse utilizando software de gestión de procesos empresariales, y las organizaciones pueden establecer flujos de trabajo estandarizados para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de cumplimiento. Además, la BPM proporciona información en tiempo real sobre las métricas de cumplimiento y la exposición a riesgos, lo que permite una gestión proactiva de riesgos e informes normativos.
Beneficios:
Los tiempos de respuesta de los contratos se pueden acelerar y el trabajo administrativo se puede reducir mediante la automatización de tareas como el enrutamiento de documentos, los flujos de trabajo de aprobación y las comprobaciones de cumplimiento. Procesos como la redacción, negociación, aprobación y ejecución de contratos también pueden digitalizarse y automatizarse. Se pueden crear flujos de trabajo estandarizados que guíen los contratos a través de cada etapa del ciclo de vida. Esto garantiza la consistencia y reduce la ineficiencia. La visibilidad en tiempo real del estado del contrato mejora la gestión general del contrato.
Beneficios:
La BPM transforma las operaciones del servicio de atención al cliente al automatizar la gestión de solicitudes de servicio, realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes y facilitar los flujos de trabajo de resolución. Gracias a la BPM, las organizaciones pueden agilizar los procesos de atención al cliente a través de múltiples canales, como el teléfono, el correo electrónico, el chat y las redes sociales. Con la BPM se automatizan tareas rutinarias como el enrutamiento y la escalada de tickets. Se pueden generar notificaciones para actualizar a los clientes sobre el estado de sus solicitudes. Esto reduce los tiempos de respuesta y mejora la experiencia del cliente haciendo que el servicio sea más consistente. La BPM también proporciona a los agentes acceso a una base de conocimientos centralizada y al historial del cliente, lo que les permite resolver consultas de manera más eficiente y efectiva.
Beneficios:
La BPM se utiliza para agilizar procesos financieros como la elaboración de presupuestos, previsiones, gestión de gastos e informes financieros. Garantiza la consistencia y precisión en los procesos financieros al establecer flujos de trabajo estandarizados y reglas de decisión, lo que reduce el riesgo de errores humanos y mejora el cumplimiento normativo. La BPM utiliza la automatización del flujo de trabajo para automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos, la conciliación y la generación de informes. La visibilidad en tiempo real de los datos financieros permite a las organizaciones responder rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado.
Beneficios:
Mediante la BPM, las organizaciones pueden implementar flujos de trabajo estandarizados de RR. HH. que guían a los empleados a través de cada etapa de su experiencia laboral, desde la contratación hasta la jubilación. El nuevo proceso de incorporación de empleados y las evaluaciones de rendimiento se pueden digitalizar, lo que reduce el trabajo administrativo y permite a los miembros del equipo centrarse en iniciativas estratégicas como el desarrollo del talento y la planificación del personal. El seguimiento en tiempo real de las métricas de RR. HH. proporciona información sobre el compromiso de los empleados, las tasas de retención y el uso y la eficacia de la formación.
Beneficios:
La BPM optimiza la gestión logística mediante la automatización de procesos como la gestión de inventario, el cumplimiento de pedidos y el seguimiento de envíos, incluidos los de la cadena de suministro. Se pueden establecer flujos de trabajo que rigen el movimiento de mercancías desde el proveedor hasta el cliente. La automatización de tareas específicas, como el procesamiento de pedidos, la preparación de pedidos, el embalaje y el envío, reduce la duración de los ciclos y mejora la precisión de los pedidos. La BPM también puede proporcionar datos en tiempo real sobre los niveles de inventario y el estado de los envíos, lo que permite la toma de decisiones proactiva y la gestión de excepciones.
Beneficios:
La BPM agiliza procesos como el procesamiento de pedidos, el seguimiento y el cumplimiento. La BPM facilita la automatización de procesos de negocio: automatización de tareas rutinarias como la entrada de pedidos, la gestión de inventario y el envío, lo que reduce los tiempos de procesamiento y mejora la precisión del pedido. Al establecer flujos de trabajo y reglas estandarizadas, la BPM garantiza la coherencia y la eficiencia a lo largo del ciclo de vida de los pedidos. Una mayor visibilidad del estado de los pedidos y de los niveles de inventario permite una toma de decisiones proactiva y una gestión de excepciones.
Beneficios:
La BPM revoluciona la gestión de adquisiciones a través de la transformación digital y la automatización de procesos como selección de proveedores, solicitud de compra, gestión de contratos y negociaciones de precios. Se pueden establecer flujos de trabajo que rigen cada etapa del ciclo de vida de las compras, desde el abastecimiento hasta el pago. Al automatizar tareas como la calificación de proveedores, la gestión de RFx y el procesamiento de órdenes de compra, la BPM reduce los tiempos de ciclo y mejora la eficiencia. Además, con métricas en tiempo real, como el análisis de gastos, el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento de contratos, la BPM permite la mejora de los procesos empresariales al proporcionar información sobre las áreas adecuadas para la optimización.
Beneficios:
La BPM revoluciona la gestión del ciclo de vida de los productos mediante la digitalización y automatización de procesos como el diseño de productos, el desarrollo, el lanzamiento y el mantenimiento. Los flujos de trabajo que rigen cada etapa del ciclo de vida del producto, desde la ideación hasta la retirada, se pueden estandarizar. La recopilación de requisitos, las revisiones de diseño y la gestión de cambios se pueden automatizar. Esto acelera el tiempo de comercialización y reduce los costes de desarrollo. La BPM también puede fomentar la colaboración interfuncional entre los equipos de desarrollo de productos, lo que garantiza la alineación y la transparencia en todo el proceso.
Beneficios:
Al principio de esta página, señalábamos que la BPM es más amplia que la gestión de proyectos. De hecho, la BPM se puede utilizar para mejorar el proceso de gestión de proyectos. Las herramientas de gestion de procesos empresariales pueden asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella y asignar recursos. El modelado de procesos empresariales ayuda a visualizar y diseñar nuevos flujos de trabajo para guiar los proyectos a través de cada etapa del ciclo de vida de BPM. Esto garantiza la coherencia y la alineación con los objetivos del proyecto. La asignación de tareas, la programación y la monitorización del progreso pueden automatizarse, lo que reduce la carga administrativa y mejora la eficacia. Además, el uso de los recursos y el rendimiento del proyecto pueden monitorizarse en tiempo real para asegurarse de que los recursos se utilizan de forma eficiente y eficaz.
Beneficios:
La BPM facilita la automatización de procesos como el control de calidad, las pruebas y el seguimiento de defectos, al mismo tiempo que proporciona información sobre los KPI, como las tasas de defectos y las puntuaciones de satisfacción del cliente. Los pasos del proceso de garantía de calidad (QA) se guían por el uso de flujos de trabajo estandarizados para garantizar la coherencia y el cumplimiento de los estándares de calidad. Las métricas y el rendimiento de los procesos se pueden rastrear en tiempo real para permitir una gestión proactiva de la calidad. Las herramientas de mapeo de procesos también pueden ayudar a identificar ineficiencias, lo que fomenta la mejora continua y la optimización de procesos de control de calidad.
Beneficios:
En 2020, uno de los mayores gobiernos estatales de Estados Unidos se vio en busca de una nueva solución de análisis de procesos. El estado acababa de integrar un segundo sistema de gestión en su proceso de adquisición, lo que requería que los dos sistemas, SAP SRM y SAP ECC, intercambiaran datos en tiempo real. Sin forma de analizar los datos recopilados, el estado no podía monitorizar el impacto de su sistema SAP SRM recién integrado, ni detectar desviaciones durante el proceso de contratación. Esto generó un costoso problema.
El estado utilizó IBM Process Mining para trazar su flujo de trabajo actual y realizar un seguimiento del progreso de la integración del sistema SAP SRM. Al utilizar la herramienta de descubrimiento del software, los datos de ambos sistemas de gestión se optimizaron para crear un modelo de proceso único e integral. Con el proceso integral mapeado, el estado pudo monitorizar todas sus actividades de proceso y revisar el rendimiento de agencias específicas.
AB InBev quería optimizar su complicado panorama de RR. HH. mediante la implementación de una solución global única para apoyar a los empleados y mejorar su experiencia, y seleccionó Workday como su software de gestión del capital humano (HCM). En colaboración con un equipo de los servicios de consultoría IBM Workday, que forman parte de IBM Consulting, AB InBev trabajó con IBM para corregir la integración entre las aplicaciones de RR. HH. heredadas y el software de HCM.
Lo que antes era una herramienta multisistema con datos desorganizados se ha convertido en una única fuente fiable, lo que permite a AB InBev ejecutar análisis para iniciativas como el examen de la rotación de empleados a escala local. Workday proporciona a AB InBev una vía racionalizada para gestionar y analizar los datos, ayudando en última instancia a la empresa a mejorar los procesos de RR. HH. y alcanzar los objetivos empresariales.
La gestión eficaz de los procesos de negocio (BPM) es crucial para que las organizaciones logren operaciones más optimizadas y mejoren la eficiencia. Al optimizar los procesos, las empresas pueden impulsar el crecimiento, seguir siendo competitivas y lograr el éxito sostenible.
IBM Consulting ofrece una gama de soluciones para que su proceso de transformación de procesos sea predecible y gratificante.
Las principales mejoras podrían incluir una adquisición entre un 60 y un 70% más rápida, una reserva de préstamos más rápida y una reducción de la tasa de reelaboración de las finanzas, junto con la reducción de riesgos y el aumento de la satisfacción de los clientes y los empleados.
Con principios basados en la innovación abierta, la colaboración y la confianza, IBM Consulting no solo asesora a los clientes. Trabajamos codo con codo para diseñar, construir y operar negocios de alto rendimiento junto con nuestros clientes y socios.
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