Ofrecer mejores servicios gubernamentales con IBM Process Mining
Uno de los gobiernos estatales más grandes de Estados Unidos emplea un análisis detallado de los procesos para mejorar su proceso de compra a pago
Reunión de políticos frente a un edificio gubernamental

En Estados Unidos, los servicios públicos como la sanidad, el mantenimiento de las carreteras y la educación corren a cargo de los gobiernos estatales. Los estados ofrecen estos servicios a través de un proceso de cuatro pasos de compra a pago que incluye: selección de servicios, cumplimiento, recepción y conciliación, y finalmente, pago. Cuando se hace correctamente, este proceso garantiza que las agencias gubernamentales puedan mejorar la calidad y disponibilidad de los servicios públicos sin aumentar el gasto público.

En 2020, uno de los gobiernos estatales más grandes de Estados Unidos se encontró en busca de una nueva solución de análisis de procesos. El estado acababa de integrar un segundo sistema de gestión en su proceso de adquisición, lo que requería que los dos sistemas, SAP SRM y SAP ECC, intercambiaran datos en tiempo real.

El sistema SAP SRM genera contratos de compra, carros de compra y órdenes de compra. Estas órdenes de compra se replican en el sistema SAP ECC, que gestiona las tareas contables, como la finalización de órdenes de compra y la facturación.

Debido a que la transferencia de datos se produjo entre diferentes sistemas y actividades de proceso, la inteligencia empresarial tradicional no pudo escanear correctamente los datos para detectar ineficiencias. Sin forma de analizar los datos recopilados, el estado no pudo monitorizar el impacto de su sistema SAP SRM recientemente integrado ni detectar desviaciones durante el proceso de adquisición, lo que creó un problema costoso.

El estado recurrió a IBM para implementar una solución de minería de procesos que pudiera identificar y remediar costosos problemas de procesos.

Reducción de los plazos de entrega

 

Reducción del plazo de entrega del proceso de 5 días a 15 horas después de completar la tarea de envío de pago

Ahorro de costes

 

Reducción de las tasas de maverick en 1,4 millones de dólares después de corregir la secuencia de procesamiento de facturas

El estado nos acercó en medio de una transformación digital. Se suponía que la integración de SAP SRM ayudaría a impulsar esta transformación. En cambio, les costaba más tiempo y dinero. Para llegar a la raíz del problema, propusimos una solución de minería de procesos con la capacidad de leer la actividad multiplataforma y a mitad del proceso. Stefano Pedrazzi WW Sales Leader Process Mining IBM
Leer y comprender los datos

La minería de procesos es una técnica que aplica algoritmos especializados de minería de datos a los procesos del sistema para comprender mejor los flujos de trabajo, descubrir cuellos de botella y obtener información procesable sobre la gestión de procesos.

IBM desarrolló la herramienta IBM® Process Mining, una solución de software que descubre, monitoriza y optimiza automáticamente los procesos empresariales para lograr eficiencia operativa. La solución Process Mining se incluye como una capacidad fundamental en todas las ofertas de IBM® Cloud Pak for Automation, incluido IBM Cloud Pak for Business Automation.

El estado utilizó IBM Process Mining para trazar su flujo de trabajo actual y realizar un seguimiento del progreso de la integración del sistema SAP SRM. Al utilizar la herramienta de descubrimiento del software, los datos de ambos sistemas de gestión se optimizaron para crear un modelo de proceso único e integral. Con el proceso integral mapeado, el estado pudo supervisar todas sus actividades de proceso y revisar el rendimiento de agencias específicas.

Este análisis del proceso reveló algunas áreas críticas de oportunidad.

En primer lugar, el estado esperaba que los datos de las órdenes de compra se transfieran instantáneamente a SAP ECC. IBM Process Mining descubrió que, en la mayoría de los casos, las transferencias de datos tardaban unos siete días en completarse. Este retraso creó plazos de tramitación más largos y obstaculizó la capacidad del Estado para proporcionar nuevos servicios públicos.

A continuación, el estado aprendió que algunas agencias habían creado un flujo inverso de transferencia de datos durante la actividad de la orden de compra. En el Departamento A, el 70% de las órdenes de compra se crearon directamente en SAP ECC y luego se replicaron en SAP SRM, mientras que el Departamento B realizó el 100% de sus órdenes de compra de la misma manera. Esto último dio lugar a un flujo de transferencia de datos inesperado que provocó desviaciones en los procesos, plazos de entrega más largos y problemas de conformidad.

Por último, el estado descubrió que dos agencias estaban completando los pasos de facturación en el orden incorrecto. El procedimiento adecuado para pagar facturas es: factura registrada, pago enviado y factura compensada.

El Departamento C no realizaba la actividad de envío de pagos. La agencia también liquidó las facturas antes de registrarlas, una desviación del proceso que le costó al estado 1,2 millones de dolares en más de 60 millones de gastos. Cuando las facturas se registraron antes de la liquidación, el proceso dio lugar a una disminución significativa de estos gastos.

El Departamento D enviaba pagos de facturas, registraba las facturas y luego las liquidaba. Realizar el proceso fuera de orden le costó al Estado otros 200 mil dólares por un gasto de 10 millones. Cuando el proceso se realizó en la secuencia correcta, el estado pudo evitar el incumplimiento y las tarifas asociadas.

Los beneficios de IBM Process Mining se extienden más allá del análisis inicial del proceso. Es una herramienta diseñada para la longevidad. Monitorizar los flujos de procesos semanalmente o mensualmente para identificar tendencias y oportunidades de automatización ayuda a los clientes a mantenerse en el camino de la mejora continua. Stefano Pedrazzi IBM Process Mining Elite Team Business Development Leader, IBM
Lograr una transparencia completa del proceso

IBM Process Mining ofreció al estado una visión compleja de su proceso de adquisición integral. Este nuevo nivel de visibilidad ayudó al estado a erradicar sus brechas en los procesos, gestionar y monitorizar las actividades de los procesos entre los sistemas y desarrollar una estructura de gobierno exitosa para que la siguieran todas las agencias.

Además, el estado utiliza un panel personalizado para verificar visualmente las estadísticas de la agencia y comparar las variantes de proceso en diferentes departamentos. El panel de control de IBM Process Mining proporciona:

  • Vista de rendimiento, que profundiza en actividades específicas, mostrando el rendimiento de cada actividad del proceso en términos de tiempo (duración y transición), reacondicionamiento, coste y alineación de KPI. El estado utilizó Performance View para analizar el tiempo de transferencia de datos entre sus dos sistemas, un análisis que la inteligencia empresarial tradicional no pudo realizar.
  • Análisis de ruta, que identifica las rutas más frecuentes entre las actividades utilizando la función de variante de caso del software.
  • Comprobación de conformidad, que identifica el impacto del tiempo y los costes de las desviaciones de la ruta del proceso comparando el comportamiento real del proceso en ejecución con el comportamiento esperado del proceso.

Los análisis detallados del panel de control de IBM Process Mining permiten al estado analizar completamente el impacto de su nuevo sistema SAP SRM en los plazos de entrega de los procesos, la detección de variantes y las brechas en los procesos para la gestión de cambios.

Con estos conocimientos basados en datos a su alcance, el estado finalmente tiene el poder de mejorar los procesos de adquisición que brindan servicios mejores, más rápidos y más rentables a sus ciudadanos.

Acerca del estado

Este gobierno estatal de los Estados Unidos es responsable de administrar los servicios públicos que contribuyen al éxito y bienestar de sus ciudadanos. El estado utiliza IBM Process Mining para proporcionar más servicios públicos sin aumentar su gasto.

 

*El cliente presentado en este caso práctico inicialmente participó en myInvenio, que comenzó a realizar negocios como IBM el 1 de agosto de 2021. El producto myInvenio en este caso práctico, myInvenio Process Mining, ahora se conoce como IBM Process Mining.

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Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2018.

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Los datos de rendimiento y ejemplos de clientes mencionados se presentan únicamente con fines ilustrativos. Los datos reales de rendimiento pueden variar en función de las configuraciones y condiciones de funcionamiento específicas. LA INFORMACIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE OFRECE "TAL CUAL ESTÁ" SIN NINGUNA GARANTÍA, NI EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, INCLUIDAS, ENTRE OTRAS, LAS GARANTÍAS DE COMERCIALIZACIÓN, ADECUACIÓN A UN FIN CONCRETO Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE INEXISTENCIA DE INFRACCIÓN. Los productos de IBM están sujetos a garantía según los términos y condiciones de los acuerdos bajo los que se proporcionan.