Was ist elektronischer Datenaustausch (EDI)?

Bei EDI-Transaktionen werden Informationen direkt von einer Computeranwendung in einem Unternehmen an eine Computeranwendung in einem anderen Unternehmen übermittelt. EDI-Standards definieren den Speicherort und die Reihenfolge von Informationen in einem Dokumentformat. Der Datenaustausch ist mit dieser automatisierten Funktion jetzt schneller und einfacher als mit Papierdokumenten oder anderen herkömmlichen Methoden, die Stunden, Tage oder sogar Wochen dauern können.

Heutzutage nutzen Unternehmen die EDI-Integration, um eine Reihe von Dokumenttypen auszutauschen, von Bestellungen über Rechnungen bis hin zu Angebotsanfragen und Darlehensanträgen und vieles mehr. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesen Unternehmen um Handelspartner, die im Rahmen ihrer Lieferketten und B2B-Netzwerke häufig Waren und Dienstleistungen austauschen.

EDI-Nachrichtenstandards definieren alle EDI-Transaktionen. Es ist unerlässlich, über geeignete Governance-Prozesse für die Datenqualität zu verfügen. Wenn Informationen fehlen oder an der falschen Stelle stehen, wird das EDI-Dokument möglicherweise nicht korrekt verarbeitet.

Standards sind die Grundlage für EDI-Konversationen.¹ Mehrere Unternehmen definieren die EDI-Nachrichtenstandards, darunter ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol und das Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

Im Allgemeinen hat die EDI-Übertragung 2 grundlegende Typen:

• Punkt-zu-Punkt- oder Direktverbindungen: Zwei Computer oder Systeme stellen ohne Zwischenstation eine Verbindung über das Internet her, in der Regel mit sicheren Protokollen.
  
  
• Value-Added Network (VAN): Ein Drittanbieter-Netzwerk verwaltet die Datenübertragung, in der Regel mit einem Mailbox-Paradigma.

Zu den EDI-Internetübertragungsprotokollen gehören das Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 oder AS2, ein HTTPS-basiertes Protokoll, das Simple Object Access Protocol (SOAP) und andere. Zu den EDI-Datenelementen gehören Elemente wie Absender-ID und Empfänger-ID. Datensegmente kombinieren zwei oder mehr verwandte Elemente, um ihnen eine größere Bedeutung zu verleihen. Beispielsweise können sich FNAME und LNAME zu CUSTOMERNAME zusammensetzen. Umschläge strukturieren verschiedene Datentypen und enthalten die Absender- und Empfängeradressinformationen. Der EDI-Dokumentenfluss oder Nachrichtenfluss beschreibt die Bewegung von EDI-Nachrichten zu verschiedenen eingehenden und ausgehenden Adressen und Abteilungen, um einen Geschäftsprozess oder eine Transaktion auszuführen.²

Metasprachen wie Extensible Markup Language (XML) oder JavaScript Object Notation (JSON) ergänzen EDI, anstatt es zu ersetzen. Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, mit einer ständig wachsenden Anzahl von Dokumentenformaten und Übertragungsoptionen umzugehen. Ein weltweit tätiger Hersteller tauscht regelmäßig etwa 55 verschiedene Dokumenttypen mit fast 2.000 Partnern aus.

„Bis zu 20 % unserer B2B-Transaktionen führten zu Fehlern, bevor wir mit der Nutzung des IBM® Supply Chain Business Network begannen. Wir haben jetzt weniger Fehler. Früher hatten wir beispielsweise Probleme mit Überweisungsaufträgen, weil ein Kunde einen falschen Code eingegeben hat, was für unser Kundendienstteam sehr unangenehm war. Das kommt jetzt wahrscheinlich nur noch zu 20 % vor, weil das alles früher manuell erledigt werden musste.“ Lesen Sie, was andere EDI-Manager IDC darüber erzählen , wie sie mit IBM Sterling Supply Chain Business Network den strategischen Wert steigern.

EDI-Transaktionen sind für B2B-Prozesse unerlässlich und nach wie vor das bevorzugte Mittel für den Austausch von Dokumenten und Transaktionen zwischen kleinen und großen Unternehmen.

Die EDI-Technologie bietet durch Automatisierung und B2B-Integration fünf wichtige Geschäftsvorteile:

• Die EDI-Technologie spart Zeit und Geld, indem sie einen Prozess automatisiert, der zuvor manuell mit Papierdokumenten durchgeführt wurde.
  
  
• EDI-Lösungen verbessern die Effizienz und Produktivität, da mehr Geschäftsdokumente in kürzerer Zeit mit größerer Genauigkeit ausgetauscht und verarbeitet werden.
  
  
• EDI-Datenübertragung reduziert Fehler durch strenge Standardisierung, wodurch sichergestellt wird, dass Informationen und Daten korrekt formatiert sind, bevor sie in Geschäftsprozesse oder Anwendungen einfließen.
  
  
• Die Integration von EDI verbessert die Rückverfolgbarkeit und Berichterstattung, indem elektronische Dokumente in verschiedene IT-Systeme integriert werden können, was die Datenerfassung, Sichtbarkeit und Analyse erleichtert.
  
  
• Eine effiziente EDI-Automatisierung ermöglicht eine zuverlässige Produkt- und Dienstleistungsbereitstellung für eine positive Customer Experience.

Für große Unternehmen ermöglicht EDI die Einführung von Standards bei allen Handelspartnern, um durchgängig Vorteile zu erzielen. Für kleinere Unternehmen bietet die Einhaltung von EDI eine bessere Integration in größere Firmen, die über große Budgets und starken Einfluss verfügen.

Für einige Unternehmen kann die Implementierung von EDI schwierig sein. Ein Grund dafür ist die Notwendigkeit, mit den sich ändernden behördlichen Vorschriften, Standards und Aktualisierungen Schritt zu halten. Sie ist auch von Natur aus komplex, da sie die Komplexität globaler Geschäftsanforderungen berücksichtigen muss. Zum Beispiel kann jeder Handelspartner in einem B2B-Netzwerk individuelle Anforderungen stellen. Viele Unternehmen lagern EDI-Lösungen aufgrund spezieller Formatierungskriterien aus.

Ob intern oder ausgelagert, es gibt einige grundlegende Bedingungen, Fähigkeiten und Ressourcen, die für eine effektive Umsetzung von EDI erforderlich sind. Neben Faktoren wie der Vereinbarung über Dokumenttypen, sichere Übertragungsmethoden und erforderliche Hardware und Software sollte eine effektive EDI-Implementierung Folgendes berücksichtigen:

Diese Art von Transformationssoftware überträgt Daten aus Geschäftsanwendungsformaten in standardisierte Dokumente und umgekehrt, z. B. Namen, Adressen, Währungsbeträge, Teilenummern und Mengen.

Diese Funktionen unterstützen große EDI-Nachrichten-Batches, indem sie es Absendern und Empfängern ermöglichen, Transaktionen zu verpacken und zu entpacken. Die Transaktionen können dann aus mehreren Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens eines Handelspartners gruppiert oder in diese aufgeteilt werden.

Nachdem eine Nachricht entpackt wurde, sind Routing-Mechanismen erforderlich, um die Nachrichten für verschiedene Gruppen zu sortieren und sie an die entsprechenden Ziele zuzustellen. Eine Nachrichtentransformation kann auch erforderlich sein, um die Nachricht in das richtige Format für ihren Bestimmungsort zu bringen.

TPA klärt die Geschäftsbedingungen, legt Standards für Geschäftsdokumente fest und definiert Kommunikations- und Geschäftsprotokolle zwischen Handelspartnern.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine Rückbuchung im Zusammenhang mit einer beschädigten Sendung wird über ein EDI-214-Dokument ausgelöst, bei dem es sich um eine Transportunternehmen-Sendungsstatusmeldung handelt. Das Material in der Sendung ist unbrauchbar oder unverkäuflich. Aufgrund der Rückbuchung werden höchstwahrscheinlich Streitigkeiten entstehen.

In zukünftigen Lieferketten wird EDI die zentrale Funktion für den Dokumentenaustausch sein, um Innovationen wie das Internet der Dinge (IoT), Blockchain und künstliche Intelligenz (KI) zu unterstützen. ³ Zukünftiges EDI wird Folgendes verwenden:

• In die Verpackung einer Sendung integrierte IoT-Sensoren, die mit regelmäßigen EDI 214-Nachrichten verknüpft werden, um den Zustand des Pakets nahezu in Echtzeit sichtbar zu machen.
  
  
• Blockchain-Technologie, die den EDI-Informationsfluss für Lieferungen unterstützt, um eine gemeinsame Version der Wahrheit zu bieten, mit der Rückbuchungsstreitigkeiten schnell gelöst und sogar vermieden werden können. 
  
  
• Ein KI-Agent, der alle relevanten Ereignisse und Informationen, die mit einer Sendung zusammenhängen, überwacht und ein nicht konformes Ereignis identifizieren kann. KI-Agenten können auch feststellen, ob eine erneute Lieferung erforderlich ist, die effizienteste Ersatzquelle analysieren, eine neue Lieferung veranlassen und eine autorisierte Rücksendung annehmen.