Was ist elektronischer Datenaustausch (EDI)?

In der Vergangenheit war für den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern die manuelle Übermittlung von Papierdokumenten erforderlich. EDI rationalisiert und vereinfacht den Prozess, indem es Dokumente in standardisierte digitale Formate umwandelt und den Mittelsmann ausschaltet. Zum Senden oder Annehmen von Dokumenten sind keine Personen erforderlich; der Datenfluss zwischen den Systemen erfolgt automatisch.

Bei EDI-Transaktionen werden Informationen direkt von einer Computeranwendung in einem Unternehmen an eine Computeranwendung in einem anderen Unternehmen übermittelt. EDI-Standards definieren den Ort und die Reihenfolge der Informationen in jedem Dokument. Unternehmen verwenden EDI zum Teilen einer Reihe von Dokumenten und Datentypen, wie z. B. Angebotsanfragen, Kreditanträge, Lieferankündigungen und mehr.

Vor Kurzem hat die Erweiterung der EDI-Systeme um Tools für künstliche Intelligenz (KI) neue Vorteile und Funktionen gebracht, darunter verbesserte Skalierbarkeit, höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit und proaktive Fehlerbehandlung.

Der EDI-Prozess umfasst die Erstellung, Konvertierung, das Versenden, den Abruf und die Integration von Geschäftsdokumenten. Nehmen wir zum Beispiel an, dass es sich bei dem fraglichen Dokument um eine Rechnung für Autoteile handelt. Zuerst muss diese Rechnung erstellt werden.

Für die Erstellung der Rechnung können Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen werden: Tabellen, E-Mails, PDF-Dateien und mehr. Bei EDI handelt es sich hierbei nicht um eine manuelle Dateneingabe. Ein EDI-Übersetzer, in der Regel eine Softwareanwendung eines Drittanbieters, kann diese Daten automatisch aus internen Systemen und Datenbanken abrufen. In unserem Beispiel könnte der EDI-Übersetzer interne Tabellen durchsuchen, um Daten für diese Autoteile abzurufen: Produktnummern, Preise, Mengen und mehr.

In vielen Unternehmen verwaltet ein ERP-System (Unternehmensressourcenplanung) diese Daten. Das ERP-System ist in einen EDI-Übersetzer integriert, der diese Daten dann in einen gewählten Standard konvertiert und strukturiert. Drittanbieter von EDI-Diensten, die Übersetzungen durchführen, wie Cleo, TrueCommerce und MuleSoft, unterstützen diesen Prozess. (Eine manuelle Konvertierung ist technisch möglich, wäre jedoch schwierig und würde zu Fehlern führen.) In unserem Beispiel würden diese Autoteildaten in einen für den Rechnungsempfänger lesbaren Standard konvertiert.

Das Dokument wird dann mithilfe einer von zwei gängigen Arten des EDI-Dokumentenaustauschs gesendet:

Direkte EDI ist eine Computer-zu-Computer-Verbindung über das Internet, in der Regel mit sicheren Kommunikationsprotokollen. Secure File Transfer Protocol (SFTP) unterstützt beispielsweise verschiedene Authentifizierungsmethoden sowie Verschlüsselung.

In einem Wertschöpfungsnetzwerk verwaltet ein externes Netzwerk die Datenübertragung. Häufig verwenden VAN-Methoden ein so genanntes Postfach, eine Art File Storage, in dem die Dokumente vorübergehend gespeichert werden, bevor der Empfänger sie abruft. Heute befindet sich dieses Postfach oft in der Cloud als Teil des Servicepakets eines VAN-Anbieters. VAN-Anbieter übernehmen oft auch die Konvertierung und Validierung von Dokumenten.

EDI ermöglicht die Übertragung von Dokumenten über verschiedene Protokolle. Zu diesen Protokollen gehören:

• AS2 (Applicability Statement 2): Ein gängiges HTTP-Protokoll, das Verschlüsselung sowie Funktionen wie digitale Signaturen und Zustellbenachrichtigungen unterstützt. Es ist HIPAA-konform.  
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): Verwendet SSH-Verschlüsselung (Secure Shell) und ist einfach zu verwenden, bietet jedoch nicht die gleiche Lebenszyklusverfolgung und den gleichen Empfangsnachweis wie AS2.
  
  
• FTP (File Transfer Protocol): Einfach, einfach und nicht sicher. Es wird aufgrund seiner Sicherheitseinschränkungen nicht häufig für EDI verwendet.
  
  
• MFT (Managed File Transfer): MFT ist eine Art Weiterentwicklung von FTP und bietet durchgehende Sicherheit, Überprüfungsprotokolle und Zeitplanung. Es kann auch Vorschriften wie HIPAA erfüllen.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol): Eine XML-basierte Messaging-Plattform, SOAP ist plattformunabhängig, aber älter und in Legacy-Systemen häufiger gebräuchlich.

Jedes Protokoll hat Stärken und Schwächen, die es ideal für unterschiedliche Anwendungen und Branchen machen. AS2 ist beispielsweise HIPAA-konform. SFTP verfügt über umfangreiche Sicherheits- und Authentifizierungsfunktionen, die für Laien jedoch schwierig zu bedienen sein können.

EDI kam erstmals in den 1960er Jahren in umfangreichen Infrastruktur-, Automobil- und Militärprojekten zum Einsatz. Unternehmen und Institutionen wollten den Prozess des Versendens und Empfangens von Dokumenten nicht nur automatisieren, sondern – was vielleicht noch wichtiger ist – standardisieren.

Seitdem sind Standardformate das Rückgrat der EDI-Praktiken. Die Computersysteme des Absenders und des Empfängers müssen beide in der Lage sein, Dokumente zu lesen und zu verstehen, sonst stürzt das gesamte System ab.

Mehrere Unternehmen haben weit verbreitete EDI-Standards entwickelt. Einige sind Branchen-spezifisch, andere allgemein. Zu den gebräuchlichsten Normen gehören:

Ein allgemein anwendbarer Standard, der vom American National Standards Institute erstellt wurde und in Nordamerika am häufigsten verwendet wird. ASC steht für Accredited Standards Committee.

Dieser amerikanische Standard wurde 1996 als Teil des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) eingeführt und ist eine Untergruppe von ANSI ASC X12, die speziell auf den Austausch von Gesundheitsdaten ausgerichtet ist.

Odette ist eine „europäische Standardisierungs-, Service- und Netzwerkplattform für die gesamte Automobillieferkette“. Der Name ist ein Akronym für „Organisation for Data Exchange by Tele-Transmission in Europe“.

EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) wurde von den Vereinten Nationen entwickelt und ist eine Reihe internationaler Standards, die den Austausch von Geschäftsdokumenten unabhängig von Branche und Standort erleichtern sollen. Es wird häufig für den internationalen Handel verwendet.

RosettaNet ist eine XML-basierte Reihe von Standards, die hauptsächlich in High-Tech-Branchen verwendet werden, insbesondere in der globalen Halbleiterindustrie.

EDI-Transaktionen sind das bevorzugte Mittel für den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen kleinen und großen Unternehmen, von riesigen E-Commerce-Plattformen bis hin zu Telekommunikationsgeschäften. Die EDI-Technologie bietet wichtige Geschäftsvorteile durch Automatisierung und Business-to-Business-Integration (B2B):

EDI spart Zeit durch die Automatisierung eines Workflows, der bisher auf manuellen Prozessen beruhte. EDI macht das sich wiederholende und mühsame Durchforsten von Tabellenkalkulationen und das Versenden und Empfangen von E-Mails überflüssig.

Stellen Sie sich vor, ein Anbieter von Bauteilen muss einem Hersteller Informationen über die Abschnitte seiner Lieferkette zur Verfügung stellen. Anstatt diese Informationen manuell zu suchen, zu sortieren und zu versenden und dann darauf zu vertrauen, dass der Hersteller die E-Mail erhält und diese Daten in seine eigenen Datenbanken integriert, kann der Anbieter EDI verwenden, um diesen gesamten Datenaustauschprozess zu automatisieren.

Die Lieferkettendaten können aus den Unterlagen des Bauteilanbieters abgerufen, sicher und automatisch an den Hersteller gesendet und dann zu den eigenen Tabellen des Herstellers hinzugefügt werden – und das alles, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

EDI kann die Arbeitskosten durch Automatisierung senken, die Häufigkeit kostspieliger menschlicher Fehler reduzieren und den Bedarf an Papier reduzieren oder sogar ganz vermeiden. 

Die EDI-Datenübertragung reduziert Fehler durch eine starre Standardisierung, die dazu beiträgt, sicherzustellen, dass Informationen korrekt formatiert sind, bevor sie in Geschäftsprozesse oder Anwendungen gelangen. Durch die Implementierung von EDI können menschliche Aufhänger wie Tippfehler, schwer zu analysierende Handschriften, vergessene Datenfelder oder falsch interpretierte Kategorien beseitigt werden.

Die EDI-Integration verbessert die Rückverfolgbarkeit, Observability und Berichterstattung, indem elektronische Dokumente in verschiedene IT-Systeme integriert werden können. Eine solche Integration erleichtert die Datenerfassung, Sichtbarkeit und Analyse.

In großen Unternehmen fördert EDI einen einheitlichen Standard über verschiedene Abteilungen und Geschäftspartner hinweg, unabhängig davon, wo sie tätig sind. Für kleinere Unternehmen bietet die Nutzung von EDI eine bessere Datenintegration mit größeren Unternehmen. Für Unternehmen jeder Größe und Form stellt EDI ein konstantes Austauschmittel dar, das es Unternehmen ermöglicht, eine Transaktion über ihre gesamte Lebensdauer zu verfolgen, zu messen, wie lange jeder Schritt dauert, fehlerfreie Prüfpfade zu erstellen und sogar die relevanten Parteien über Änderungen oder Probleme zu benachrichtigen.

Die EDI-Implementierung ist mitunter komplex. Regierungsvorschriften und Branchenstandards können von Ort zu Ort unterschiedlich sein und sich im Laufe der Zeit ändern, und jeder Handelspartner in einem EDI-Netzwerk kann seine eigenen individuellen Anforderungen haben.

Ob intern oder ausgelagert, EDI-Lösungen erfordern einige grundlegende Bedingungen, Funktionen und Ressourcen, um effektiv zu sein. Zu den Überlegungen zur EDI-Implementierung gehören:

Die Stakeholder sollten zusammenarbeiten, um die Ziele einer EDI-Implementierung festzulegen. Diese Zusammenarbeit umfasst die Erörterung von Geschäftsanforderungen, sei es in Bezug auf Skalierbarkeit, Kosten oder Sicherheitsfunktionen, und das Erlernen der EDI-Strukturen der Handelspartner, um eine einfache Kommunikation sicherzustellen.

Diese Art von Transformationssoftware überträgt Daten aus Geschäftsanwendungsformaten in standardisierte Dokumente und umgekehrt, z. B. Namen, Adressen, Währungsbeträge, Teilenummern und Mengen. Für unser Beispiel für Autoteile würde diese Software alle Verkäufe überwachen und dabei bestimmte Teilnamen und Modellnummern sowie Preisgestaltung, Kaufdatum und mehr berücksichtigen.

Diese Funktionen unterstützen große EDI-Nachrichtenstapel, indem sie es Absendern und Empfängern ermöglichen, mehrere EDI-Transaktionen in einem einzigen „Umschlag“ zusammenzufassen, um eine effizientere Übertragung zu erreichen – so als würde man mehrere Briefe in einem einzigen Umschlag unterbringen. Das De-Enveloping bezieht sich auf die Extraktion einzelner Transaktionen aus diesen größeren Stapeln auf der Empfangsseite.

Die Stapelverarbeitung ermöglicht eine effizientere Übertragung großer Datenmengen und kann den EDI-Prozess rationalisieren. Sie reduziert den Aufwand und die Kosten – ein wesentlicher Vorteil für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen, wie z. B. Einzelhandelsunternehmen.  

Nachdem eine Nachricht entpackt wurde, sind Routing-Mechanismen erforderlich, um die Nachrichten für verschiedene Gruppen zu sortieren und sie an die entsprechenden Ziele zuzustellen. Eine Nachrichtentransformation kann auch erforderlich sein, um die Nachricht in das richtige EDI-Format für ihren Bestimmungsort zu bringen.

Ein Batch-Umschlag für unsere Autoteilrechnung könnte zum Beispiel Belege von vielen verschiedenen Abteilungen enthalten: Motor-Komponenten, Navigationssoftware oder Innenausstattung, alle mit unterschiedlichen Arten von Dokumenten. Die EDI-Software des Empfängers kann diese Dokumente dann nach Typ und Ziel trennen und an den entsprechenden Bestimmungsort weiterleiten.

TPAs sind Verträge, die Geschäftsbedingungen (z. B. Compliance- und Haftungsbedingungen, Vertragsdauer und Kontaktinformationen) klären, Standards für Geschäftsdokumente festlegen und Kommunikations- und Geschäftsprotokolle zwischen Handelspartnern definieren. Anbieter haben möglicherweise spezifische Sicherheitsanforderungen, technische Spezifikationen oder andere Besonderheiten bei der Datenübertragung. Diese Informationen werden in den TPAs detailliert beschrieben.

KI bietet neue Möglichkeiten im Bereich der EDI-Software. So kann KI beispielsweise die Betrugserkennung und Fehlerprävention verbessern, in Echtzeit auf der Grundlage früherer Geschäftstransaktionen lernen und sich anpassen und sowohl Trends als auch potenzielle Probleme auf der Grundlage historischer Präzedenzfälle vorhersagen.

In unserem Beispiel könnte die Rechnung beispielsweise in der Regel Verkäufe von Zündkerzen im Bereich von ein- bis zweihundert pro Monat vermerken. Wenn diese Zahl dann plötzlich auf 10.000 steigt, kann die KI diese Anomalie erkennen und Kunden und Verkäufer automatisch warnen, dass etwas Ungewöhnliches passiert. Und wenn diese Zahl stetig auf dreihundert ansteigt, könnte ein KI-Tool feststellen, dass zwar eine Sicherheitswarnung wahrscheinlich nicht erforderlich ist, aber eine Benachrichtigung an den Verkäufer gesendet werden sollte, falls ein größeres Angebot erforderlich ist.

Im Allgemeinen birgt die zunehmende Raffinesse großer Sprachmodelle und der Verarbeitung natürlicher Sprache ein großes Potenzial für die Analyse der menschlichen Kommunikation und das Extrahieren relevanter Daten beispielsweise aus Geschäftstexten und E-Mails.

Agentische KI, eine Form der künstlichen Intelligenz, die so funktioniert und Entscheidungen trifft, dass kein menschliches Eingreifen erforderlich ist, ist ebenfalls eine vielversprechende Transformation für EDI. Agentische EDI-Systeme können Unregelmäßigkeiten in der Lieferkette, die auf Betrug oder Fehler hindeuten könnten, überwachen und darauf reagieren, Rechnungen gegenprüfen und diese Probleme unabhängig lösen. KI-Agenten sind sogar dazu in der Lage, bestimmte Funktionen wie Rückgabegenehmigungen zu automatisieren.

Programmierschnittstellen (APIs) stellen eine weitere Methode zum Austausch von Echtzeitdaten zwischen Software-Anwendungen dar. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen EDI und APIs und wann sie im Allgemeinen verwendet werden: