Was ist EDI?

EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange und dient zur Übertragung von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen in einem Standardformat. Einfach definiert ist EDI ein elektronisches Standardformat, das papierbasierte Dokumente wie Bestellungen oder Rechnungen überflüssig macht. Durch die Automatisierung von papierbasierten Transaktionen können Unternehmen Zeit sparen und kostspielige Fehler, die bei manueller Verarbeitung auftreten, beseitigen.

Bei EDI-Transaktionen werden Informationen direkt von einer Computeranwendung in einer Organisation zu einer Computeranwendung in einer anderen Organisation übertragen. EDI-Standards definieren die Position und Reihenfolge der Informationen in einem Dokumentformat. Mit dieser automatisierten Funktion können Daten in kürzester Zeit ausgetauscht werden, verglichen mit Stunden, Tagen oder Wochen, die bei der Verwendung von Papierdokumenten oder anderen Methoden erforderlich sind.

Heutzutage nutzen Branchen die EDI-Integration, um eine Reihe von Dokumenttypen gemeinsam zu verwenden – von Bestellungen über Rechnungen und Angebotsanfragen bis hin zu Kreditanträgen und anderem mehr. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesen Unternehmen um Handelspartner, die Waren und Dienstleistungen häufig über ihre Lieferketten und B2B-Netzwerke austauschen.


Wie EDI funktioniert

Alle EDI-Transaktionen werden durch EDI-Nachrichtenstandards definiert. Es ist für die Datenqualität von entscheidender Bedeutung, über die richtigen Governance-Prozesse zu verfügen. Wenn Informationen fehlen oder falsch platziert wurden, wird das EDI-Dokument möglicherweise nicht ordnungsgemäß verarbeitet.

Standards sind die Basis des EDI-Austauschs.¹ Mehrere Organisationen definieren die EDI-Nachrichtenstandards, darunter ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol und das Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

Es gibt zwei Basistypen der EDI-Übertragung:

  • Punkt-zu-Punkt- oder Direktverbindungen: Zwei Computer oder Systeme werden ohne Vermittler über das Internet verbunden, in der Regel mit sicheren Protokollen.
  • Value-Added Network (VAN): Das Netz eines Drittanbieters übernimmt die Datenübertragung, in der Regel mit einem Modell, das auf Mailboxen basiert.

Zu den EDI-Internet-Übertragungsprotokollen gehören das Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 oder AS2, ein HTTPS-basiertes Protokoll, das Simple Object Access Protocol (SOAP) und andere.

EDI-Datenelemente umfassen Elemente wie Sender-ID und Empfänger-ID. Datensegmente kombinieren zwei oder mehr zusammengehörige Elemente, die so eine erweiterte Bedeutung erhalten. Beispielsweise können FNAME und LNAME zu CUSTOMERNAME kombiniert werden. „Envelopes“ (oder „wraps“; dt.: Umschläge, Kurverts) strukturieren verschiedene Arten von Daten und sind mit den Absender- und Empfängeradressinformationen versehen. Der EDI-Dokumentenfluss oder -Nachrichtenfluss beschreibt die Übertragung von EDI-Nachrichten an verschiedene eingehende und abgehende Adressen und Abteilungen, um einen Geschäftsprozess oder eine Transaktion auszuführen.²

Metasprachen, wie Extensible Markup Language (XML) oder JavaScript Object Notation (JSON), ersetzen EDI nicht, sondern ergänzen es vielmehr. Unternehmen müssen bereit sein, eine immer größere Zahl von Dokumentformaten und Übertragungsmöglichkeiten zu bearbeiten. Ein internationaler Hersteller tauscht routinemäßig rund 55 verschiedene Dokumenttypen mit knapp 2.000 Partnern aus.

„Bis zu 20 % unserer B2B-Transaktionen verursachten einen Fehler, bevor wir das IBM Supply Chain Business Network einsetzten. Jetzt treten viel weniger Fehler auf – zum Beispiel hatten wir früher Probleme mit Überweisungsaufträgen, weil ein Kunde einen falschen Code eingab, was für unser Kundenservice-Team mühsam war. Jetzt passiert das wahrscheinlich zu 80 % seltener, weil das früher alles manuell gemacht wurde.” Lesen Sie, was IDC von anderen EDI-Managern darüber erfahren hat, wie sie IBM Sterling Supply Chain Business Network strategisch genutzt haben.

 


Vorteile von EDI

EDI-Transaktionen sind für B2B-Prozesse unverzichtbar und sie sind nach wie vor das bevorzugte Mittel zum Austausch von Dokumenten und Transaktionen zwischen Unternehmen aller Größenordnungen.

Es gibt fünf wichtige Geschäftsvorteile, die die EDI-Technologie durch Automatisierung und B2B-Integration bietet:

Für große Organisationen ermöglicht EDI die Einführung von Standards bei allen Handelspartnern, um konsistent Vorteile zu erzielen. Für kleinere Organisationen bietet die Nutzung von EDI eine bessere Integration mit größeren Firmen, die höhere Budgets und einen stärkeren Einfluss haben.


EDI-Implementierung

In einigen Unternehmen kann es vorkommen, dass sich EDI nur schwer implementieren lässt. Ein Grund dafür ist die Notwendigkeit, mit den sich ändernden Regierungsvorschriften, Standards und Aktualisierungen Schritt zu halten. Die Implementierung ist an sich schon komplex, da sie die Komplexität globaler Geschäftsanforderungen berücksichtigen muss. Zum Beispiel kann jeder Handelspartner in einem B2B-Netz individuelle Anforderungen haben. Auch wenn zwei Partner einen Konsens zur Verwendung eines EDI-Dokuments finden, kann jeder Partner individuelle Formatanforderungen haben, die erfüllt werden müssen. Diese und andere Faktoren haben viele Unternehmen veranlasst, ihre EDI-Lösungen auszulagern.

Ob intern oder ausgelagert, es gibt einige Grundvoraussetzungen, Fähigkeiten und Ressourcen, die für eine effektive Implementierung von EDI erforderlich sind. Neben Faktoren wie der Vereinbarung von Dokumenttypen, sicheren Übertragungsmethoden und der erforderlichen Hardware und Software sollte eine effektive EDI-Implementierung Folgendes berücksichtigen:

Konvertierungs- oder Mapping-Software
Dieser Typ von Transformationssoftware nimmt Felder wie Namen, Adressen, Währungsbeträge, Teilenummern und Mengenangaben und bildet sie von Geschäftsanwendungsformaten auf standardisierte Dokumente ab und umgekehrt.

Stapelfunktionen für Enveloping- oder De-Enveloping
Diese Funktionen unterstützen große EDI-Nachrichtenstapel, indem sie Absendern und Empfängern das Wrapping und Unwrapping von Transaktionen ermöglichen. Die Transaktionen können dann aus mehreren Abteilungen oder Bereichen eines Handelspartners gruppiert oder in solche Abteilungen oder Bereiche aufgeteilt werden.

Mechanismen für die Nachrichtenweiterleitung
Nachdem eine Nachricht aus einem Envelope extrahiert wurde, sind Routing-Mechanismen erforderlich, um die Nachrichten für verschiedene Gruppen zu sortieren und sie an die entsprechenden Ziele zu übermitteln. Diese Nachrichtenkonvertierung kann auch erforderlich sein, um die Nachricht für das Ziel in das richtige Format zu bringen.

Handelspartnervereinbarungen (TPA)
Die TPA (Trading Partner Agreements) klären die Bedingungen, legen Standards für Geschäftsdokumente fest und definieren Übertragungs- und Geschäftsprotokolle zwischen Handelspartnern.

 


Die Zukunft von EDI

Ein Beispielszenario: Eine Rückbuchung im Zusammenhang mit einer beschädigten Sendung wird über ein EDI 214-Dokument ausgelöst (Transportation Carrier Shipment Status Message). Das Material dieser Sendung ist unbrauchbar oder unverkäuflich. Aller Voraussicht nach wird es zu Meinungsverschiedenheiten bei der Rückverrechnung kommen.

In zukünftigen Supply-Chains wird EDI die zentrale Dokumentaustauschfunktion sein, um Innovationen wie das Internet der Dinge (IoT), Blockchain und künstliche Intelligenz (KI) zu unterstützen.³ In Zukunft wird EDI folgende Technologien nutzen:

  • IoT-Sensoren, die in die Verpackung einer Sendung integriert und mit periodischen EDI-214-Nachrichten verbunden sind, um den Zustand des Pakets nahezu in Echtzeit sichtbar zu machen.
  • Blockchain-Technologie unterstützt den EDI-Informationsfluss für Sendungen, um eine gemeinsame Faktenbasis zu schaffen, mit der Rückbuchungsstreitigkeiten schnell gelöst und sogar vermieden werden können.
  • Ein KI-Agent, der alle relevanten Ereignisse und Informationen überwacht, die mit einer Sendung verbunden sind, und der nicht konforme Ereignisse identifizieren kann. KI-Agenten können auch feststellen, ob eine Neusendung erforderlich ist, sie können die effizienteste Quelle für einen Ersatz analysieren, eine neue Sendung einleiten und eine autorisierte Rücksendung akzeptieren.

 


EDI-Kundenreferenzen

Coastal Pacific

Coastal Pacific migrierte 3,5 Millionen EDI-Transaktionen nahtlos auf IBM B2B Integrator, wodurch sich der manuelle Verwaltungsaufwand verringerte und eine Vervierfachung des EDI-Personalbestands vermieden wurde.

Greenworks Tools

Greenworks konnte 40 % der IT-Kosten einsparen, indem es EDI in die Hände des Kundenservice legte und den Geschäftsanwendern und Mitarbeitern einen schnellen Einblick in den Auftragsstatus ermöglichte.

MISUMI USA

MISUMI beschleunigte die Auftragseingänge von Kunden, die kein EDI nutzen, indem es Faxe, Telefonanrufe und E-Mail-basierte Dateien in EDI-formatierte Dateien konvertierte.

Saint-Gobain

Saint-Gobain sparte 92 % pro Auftrag ein und kann nun durch den Einsatz von EDI gegenüber manuellen Prozessen 24 Stunden am Tag und an jedem Tag der Woche Dokumente empfangen.

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