Was ist Risikomanagement für Drittparteien (TPRM)?
Third-Party Risk Management (TPRM) identifiziert, bewertet und mindert Risiken, die mit der Auslagerung von Aufgaben an Drittanbieter oder Dienstleister verbunden sind.
In einer zunehmend vernetzten und ausgelagerten Welt ist das Risikomanagement für Drittparteien eine wesentliche Geschäftsstrategie. TPRM identifiziert und mindert die Risiken, denen Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit externen Anbietern oder Dienstleistern ausgesetzt sind. Diese Dritten können an verschiedenen Geschäftsfunktionen beteiligt sein, die von IT-Dienstleistungen und Softwareentwicklung bis hin zu Supply Chain Management und Kundensupport reichen.
Der Bedarf an TPRM ergibt sich aus den inhärenten Schwachstellen, die mit den Beziehungen zu Dritten verbunden sind. Die Auslagerung von Aufgaben kann Vorteile wie Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit und Zugang zu spezialisiertem Fachwissen mit sich bringen, aber sie setzt Unternehmen auch potenziellen Problemen aus. TPRM zielt darauf ab, Unternehmen ein umfassendes Verständnis ihrer Geschäftsbeziehungen zu Drittanbietern und der von diesen Anbietern eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen zu vermitteln. Dies hilft, Probleme wie Betriebsunterbrechungen, Sicherheitsverletzungen und Compliance-Verstöße zu vermeiden.
TPRM ist ein Synonym für Begriffe wie Vendor Risk Management (VRM) oder Supply Chain Risk Management und bildet einen umfassenden Ansatz zur Bewältigung von Risiken bei verschiedenen Drittanbieter-Engagements. Es umfasst universelle Prinzipien wie Sorgfaltspflicht, Risikobewertung durch Dritte, Abhilfemaßnahmen und fortlaufende Überwachung, um sicherzustellen, dass Dritte die Vorschriften einhalten und sensible Daten schützen. Diese Praktiken tragen auch dazu bei, die betriebliche Widerstandsfähigkeit aufrechtzuerhalten und die Einhaltung der Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführungskriterien (ESG) sicherzustellen.
Digitale Risiken, eine Untergruppe von TPRM, umfassen finanzielle, Reputations-, Umwelt- und Sicherheitsrisiken. Der Zugriff von Anbietern auf geistiges Eigentum, vertrauliche Daten und personenbezogene Daten unterstreicht die Bedeutung von TPRM im Rahmen von Strategie-Frameworks der Cybersicherheit und des Cyberrisikomanagements.
Das Risikomanagement für Drittparteien (TPRM) ist nicht in einer einzigen Abteilung angesiedelt, sondern wird je nach Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Unternehmen können eigene TPRM-Teams einrichten oder diese Aufgaben auf verschiedene Rollen verteilen. Zu den Abteilungen und Stellenbezeichnungen, die an TPRM beteiligt sind, gehören: Chief Information Security Officer (CISO), Chief Procurement Officer (CPO), Chief Information Officer (CIO), Chief Privacy Officer (CPO), Information Technology (IT), Supply Chain Manager und andere.
Ein effektives TPRM schützt Unternehmen vor Risiken durch Outsourcing und baut stärkere, resiliente Partnerschaften aus. Durch die Integration von TPRM in ihre Kernprozesse können Unternehmen externes Fachwissen nutzen und gleichzeitig die Sicherheit, Compliance und operative Integrität gewährleisten. Dadurch werden Schwachstellen in kontrollierte Risiken umgewandelt, was ein sicheres und konformes Wachstum ermöglicht.
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Das Risikomanagement für Drittanbieter (TPRM) ist aufgrund der erheblichen Risiken, die mit externen Anbietern und Dienstleistern verbunden sind, von entscheidender Bedeutung. Geschäftsbeziehungen mit Dritten umfassen oft den Zugriff auf vertrauliche Informationen wie Kundendaten und interne Systeme, was sie zu potenziellen Einstiegspunkte für Cyberangriffe macht. Das Risiko erstreckt sich auch auf Vierte, also Subunternehmer oder zusätzliche Dienstleister, die von den Dritten beauftragt werden.
Unternehmen, die sich nur auf ihre internen Cybersicherheitsmaßnahmen konzentrieren, mögen zwar ihre eigenen Abwehrmaßnahmen stärken, laufen aber Gefahr, kritische Schwachstellen zu übersehen. Ohne diese Schutzmaßnahmen auf Dritte und vierte Parteien auszuweiten, bleiben sie Verstößen und anderen Sicherheitsvorfällen ausgesetzt.
TPRM ist aus mehreren Gründen wichtig:
Gesetzliche Vorschriften einhalten: Datenschutz und Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO und die CCPA verlangen von Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften durch Drittparteien zu regeln. Verstöße bei Dritten können zu hohen Geldstrafen und Reputationsschäden für das primäre Unternehmen führen, selbst wenn dieses Unternehmen nicht direkt für den Verstoß verantwortlich ist.
Förderung der betrieblichen Widerstandsfähigkeit: Störungen durch Dritte können zu Verzögerungen, Fehler und betrieblichen Herausforderungen führen. Effektives TPRM stellt die Geschäftskontinuität sicher, indem es diese Schwachstellen identifiziert und minimiert. Dieses Risiko ist besonders wichtig für Branchen, die auf Lieferketten angewiesen sind, da TPRM hier dazu beiträgt, einen reibungslosen Betrieb und die Einhaltung von Qualitätsstandards zu gewährleisten.
Verwaltung von Lieferantenbeziehungen: Die Sicherheitsstandards von Drittanbietern variieren. TPRM umfasst eine gründliche Due-Diligence-Prüfung, Risikobewertungen und eine fortlaufende Überwachung, um sicherzustellen, dass die Anbieter hohe Sicherheits- und Ethikstandards einhalten.
Minderung von Cybersicherheitsrisiken: Dritte haben oft Zugang zu sensiblen Daten und internen Systemen, was sie zu potenziellen Einstiegspunkten für Cyberangriffe macht. Ein robustes TPRM dehnt die Cybersicherheitsmaßnahmen auf diese externen Einrichtungen aus und umfasst Datensicherheit zum Schutz vor Verstößen und Datenlecks.
Wahrung des Rufs: Die Handlungen Dritter können sich direkt auf den Ruf eines Unternehmens auswirken. Durch das Management von Risiken, die von Dritten ausgehen, können Unternehmen unethische Praktiken und Fehlverhalten verhindern, die ihrer Marke und dem Kundenvertrauen schaden könnten.
Schutz der Geschäftsentwicklung: Ohne angemessene TPRM können Beziehungen zu Drittparteien Unternehmen Risiken aussetzen, die sich langfristig auf ihr Geschäftsergebnis auswirken können. TPRM hilft Unternehmen, finanzielle Verluste zu vermeiden, die durch Fehler Dritter entstehen, wie z. B. die Kosten für die Verwaltung einer Datenschutzverletzung, Anwaltskosten aufgrund von Verstößen gegen die Vorschriften und Verluste durch betriebliche Ausfallzeiten.
Verringerung der Komplexität und der Angriffsfläche: Jede dritte Partei vergrößert die Angriffsfläche des Unternehmens. TPRM reduziert die Komplexität, indem es die potenziellen Schwachstellen verwaltet, die durch zahlreiche Verbindungen zu Drittanbietern entstehen.
Durch ein effektives Risikomanagement können Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit absichern und in einer vernetzten, ausgelagerten Umgebung erfolgreich sein.
Unternehmen identifizieren Drittanbieter durch die Konsolidierung vorhandener Anbieterinformationen, die Integration mit vorhandenen Technologien und die Durchführung von Bewertungen oder Interviews mit internen Geschäftsinhabern. In dieser Phase wird ein Bestand des Ökosystems von Drittanbietern erstellt und die Drittanbieter auf der Grundlage der Risiken, die sie für das Unternehmen darstellen, klassifiziert.
Unternehmen prüfen RFPs und wählen neue Anbieter auf der Grundlage spezifischer Geschäftsanforderungen und -kriterien aus. Die Auswahl der Anbieter beinhaltet eine Bewertung der Risikoexposition und kann Fragebögen und Vor-Ort-Evaluierungen erfordern, um die Richtigkeit und Wirksamkeit ihrer internen Maßnahmen zur Sicherheit und Informationssicherheit zu überprüfen. Zu den wichtigsten Faktoren, die berücksichtigt werden, gehören die Sicherheitsbewertungen und die Sicherheitslage des Anbieters, die Einhaltung von Industriestandards und die allgemeine Übereinstimmung mit den Anforderungen des Unternehmens.
Unternehmen führen gründliche Risikobewertungen ausgewählter Anbieter durch, die verschiedene Standards (z. B. ISO 27001, NIST SP 800-53) verwenden, um potenzielle Risiken zu verstehen. Einige nutzen Risikobörsen von Drittanbietern, um auf vorgefertigte Bewertungen zuzugreifen, während andere Software zur Automatisierung von Bewertungen oder Tabellenkalkulationen einsetzen.
Nach der Bewertung der Risiken führen Unternehmen eine Risikobegrenzung durch. Diese Minderung umfasst das Identifizieren und Bewerten von Risiken, die Feststellung, ob die Risikostufen innerhalb der Risikobereitschaft des Unternehmens akzeptabel sind, und die Umsetzung erforderlicher Kontrollen, um die Risiken auf ein akzeptables Niveau zu reduzieren. Durch kontinuierliche Überwachung werden Ereignisse identifiziert, die das Risikoprofil verändern können, wie z. B. Datenschutzverletzungen oder regulatorische Änderungen.
Diese Phase kann sich mit der Risikominderung überschneiden und umfasst die Aushandlung und den Abschluss von Verträgen mit Lieferanten. Zu den wichtigsten Aspekten gehört, dass in den Verträgen wichtige Bestimmungen wie Vertraulichkeitsklauseln, Geheimhaltungsvereinbarungen, Datenschutzvereinbarungen und Service Level Agreements (SLAs) enthalten sind. Verträge sollten so strukturiert sein, dass sie die wichtigsten Aspekte des Risikomanagements und die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften berücksichtigen. Anbieter werden in die Systeme und Prozesse des Unternehmens eingebunden.
Unternehmen führen detaillierte Aufzeichnungen über alle Interaktionen mit Dritten und Risikomanagementaktivitäten. Die Implementierung der TPRM-Software kann eine umfassende und prüffähige Buchführung erleichtern und so eine bessere Berichterstattung und Einhaltung der Vorschriften ermöglichen.
Die kontinuierliche Überwachung von Drittanbietern ist von entscheidender Bedeutung, da sie einen fortlaufenden Einblick in deren Sicherheitsstatus und Risikostufe bietet. Zu den wichtigsten Ereignissen, dessen Entwicklung überwacht werden sollte, gehören regulatorische Änderungen, die finanzielle Tragfähigkeit und alle negativen Nachrichten, die sich auf das Risikoprofil des Anbieters auswirken könnten.
Bei der Beendigung von Lieferantenbeziehungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Daten und Vermögenswerte sicher zurückgegeben oder entsorgt werden und dass detaillierte Aufzeichnungen des Offboarding-Prozesses für Compliance-Zwecke aufbewahrt werden. Eine Checkliste für das Offboarding kann dazu beitragen, dass alle notwendigen Schritte durchgeführt werden.
Unternehmen können verschiedene Best Practices für eine effektive TPRM übernehmen. Hier sind einige wichtige Strategien:
Definieren Sie Ihre unternehmerischen Ziele
- Richten Sie TPRM an der allgemeinen Risikomanagementstrategie des Unternehmens aus
- Erstellen Sie einen soliden Bestand, der Dritte unterscheidet und notwendige Schutzmaßnahmen identifiziert
- Erstellen Sie eine Risikoanalyse, die mehrere Bereiche abdeckt (finanzielle Risiken, operative Risiken, Compliance-Risiken, strategische Risiken, Reputationsrisiken und andere).
Einbindung der Stakeholder
- Beziehen Sie die Stakeholder frühzeitig in den Prozess ein, um das TPRM-Programm effektiv zu gestalten und umzusetzen
- Stellen Sie sicher, dass das Führungsteam über alle Risiken Dritter informiert ist und sich diesen anpasst
- Sicherstellung der Zusammenarbeit aller relevanten Parteien (Risiko- und Compliance-Teams, Beschaffungswesen, Sicherheits- und kaufmännische Teams)
- Vermeiden Sie einseitige Ansätze, indem Sie eine umfassende Strategie verfolgen, die die Eingaben aller relevanten Abteilungen einbezieht.
Einrichtung eines TPRM-Programms
- Entwickeln Sie einen programmatischen Ansatz mit einer Governance-Struktur für konsistente und reproduzierbare Risikomanagementprozesse. Regelmäßige Webinare können beispielsweise die Beteiligten auf dem Laufenden halten.
- Passen Sie das Risikomanagementprogramm für Drittanbieter an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Vorschriften, Datenschutz und Risikotoleranz an
Führen Sie einen genauen Lieferantenbestand
- Implementieren Sie Strategien, um einen aktuellen Bestand aller Drittparteien zu führen
- Stellen Sie umfassende Transparenz in der Drittanbieterlandschaft sicher, um Sicherheitsrisiken effektiv zu managen.
Priorisieren Sie Anbieter
- Segmentieren Sie den Bestand der Lieferanten in Stufen, die auf ihrem Risiko und ihrer Kritikalität basieren
- Konzentrieren Sie Ihre Ressourcen auf Anbieter mit hohem Risiko für eine strengere Due Diligence und laufende Überwachung
Beurteilen Sie die Sicherheit während des Vertragsabschlusses
- Führen Sie bereits während der Beschaffung Sicherheitsbewertungen von Drittanbietern durch
- Integrieren Sie Sicherheitsanforderungen frühzeitig in Verträge, um die Einhaltung der Compliance zu gewährleisten und Risiken zu minimieren, bevor Vereinbarungen abgeschlossen werden.
Blicken Sie über Cybersicherheit hinaus
- Berücksichtigen Sie verschiedene Arten von Risiken, nicht nur die Cybersicherheit
- Berücksichtigen Sie Risiken in Bezug auf den Ruf, geografische, geopolitische, strategische, finanzielle, operative, Datenschutz-, Compliance-, ethische, Geschäftskontinuitäts-, Leistungs- und Umweltrisiken
- Verstehen Sie alle relevanten Risiken, um ein umfassendes TPRM-Programm zu erstellen
Automatisieren Sie Prozesse mit der TPRM-Software
- Automatisieren Sie sich wiederholende TPRM-Prozesse, um die Effizienz zu verbessern. TPRM-Software kann Prozesse optimieren, wie zum Beispiel:
- Lieferanten-Onboarding und Risikobewertung
- Zuweisung von Aufgaben zur Schadensbegrenzung und Durchführung von Leistungsprüfungen
- Versenden von Benachrichtigungen und Erstellen von Berichten
Implementieren Sie eine kontinuierliche Überwachung:
- Ermöglichen von kontinuierlicher Überwachung zur Bewertung von Drittparteirisiken in Echtzeit
- Verwenden Sie automatisierte Tools, um Sicherheits- und Compliance-Probleme frühzeitig zu erkennen
- Behalten Sie die Risikolandschaft von Drittanbietern ständig im Auge, um proaktiv auf Veränderungen reagieren zu können