O que é planejamento de cenários?

As organizações estão recorrendo a métodos de planejamento estratégico como forma de gerenciar riscos e tomar decisões baseadas em dados. Esses métodos também ajudam as empresas a estar preparadas para os momentos “e se” fora de seu controle, como mudanças climáticas, flutuação de mercado e mudanças geopolíticas.

O processo de planejamento de cenários ajuda a prever e identificar faixas de possíveis resultados e o impacto estimado por meio da análise de tendências.

Ao saber o que pode acontecer, as organizações e seus stakeholders podem melhorar a tomada de decisão e gerenciar as possibilidades de melhor e pior caso. Além do desenvolvimento de cenários, o processo também ajuda as organizações a formular estratégias para navegar nesses cenários futuros e futuros possíveis.

Com o planejamento de cenários, as organizações podem visualizar diferentes cenários e revelar incertezas críticas muito antes da ocorrência de uma crise. Esse processo pode proporcionar uma vantagem competitiva, permitindo que as empresas façam brainstorming e pensem antecipadamente sobre quais ações podem precisar ser tomadas.

O planejamento de cenários também fornece insights detalhados sobre planos e orçamentos. É uma força motriz para executivos e stakeholders tomarem decisões para sua organização. Em vez de reagir a um evento fora do controle de uma organização, o planejamento de cenários impulsiona a resolução proativa de problemas e o pensamento inovador. Quanto mais resilient a organização puder se tornar, maior a probabilidade de ter estabilidade no longo prazo.

A melhor maneira de entender o planejamento de cenários é através do exemplo da empresa Royal Dutch Shell, conhecida atualmente como Shell. A empresa de petróleo e gás começou a usar o planejamento de cenários na década de 1960, quando estava lidando com desafios de produção expandidos, e, por fim, previu a crise do petróleo de 1973.

Em 1965, a empresa lançou o Unified Planning Machinery (UPM), que era uma ferramenta de forecasting computadorizada usada para prever fluxos financeiros. Essa ferramenta gerou mais conversas dentro da empresa sobre a criação de cenários possíveis e a antecipação de eventos futuros por meio do processo de desenvolvimento de cenários.

A empresa desenvolveu cenários alternativos com base em uma variedade de variáveis. Ele fez isso para tentar entender como seria o estado futuro das organizações em um mundo baseado no livre comércio ou nas crescentes pressões geopolíticas.

Este trabalho desempenhou um papel fundamental para a Shell, pois tentou entender e antecipar interrupções. Até hoje, a Shell vem fazendo perguntas do tipo “e se” e usando o processo de planejamento de cenários para pensar sobre os desafios de longo prazo e mitigar riscos.

O objetivo do planejamento de cenários não é apenas prever os resultados, mas entender quais forças podem ter levado a eles. É crucial analisar os fatores externos e internos do ambiente de negócios e integrar o planejamento de cenários em todos os processos organizacionais.

O processo de planejamento de cenários não é o mesmo para todas as organizações e pode exigir etapas extras, dependendo das necessidades. No entanto, veja a seguir cinco etapas principais que todas as organizações podem usar como orientação.

Para que haja um processo produtivo de planejamento de cenários, todas as organizações devem começar estabelecendo um objetivo claro.

Esse objetivo pode ser uma meta de longo prazo ou algo mais imediato. De qualquer forma, a organização deve imaginar onde espera estar nos próximos meses ou anos.

Depois de determinar o objetivo principal, as equipes devem analisar como as ações atuais afetarão os resultados potenciais.

As organizações devem garantir que esses resultados estejam alinhados com o objetivo principal e entender seu impacto futuro para responder adequadamente.

Existem inúmeros fatores a serem considerados ao determinar a direção da organização. Esses fatores podem ser fatores internos, como mudanças organizacionais, ou fatores externos, como pressões geopolíticas.

Independentemente do que sejam, a organização precisa ter um conhecimento profundo de cada um deles para forecasting e insights precisos.

Assim como identificam fatores influenciadores, as organizações também precisam avaliar o impacto de cada cenário. Essa abordagem envolve a criação de vários cenários e a determinação da probabilidade de cada um, dependendo das condições, suposições e probabilidades.

Após a avaliação, vem a avaliação do impacto de cada cenário. As organizações devem considerar os possíveis impactos e determinar o curso de ação adequado.

Por fim, a organização deve desenvolver indicadores iniciais para cada cenário.

Essa etapa é crucial para garantir que a organização esteja agindo de forma proativa e possa detectar interrupções ou problemas antes que eles se transformem em grandes eventos. Além disso, oferece às organizações e aos stakeholders a vantagem competitiva para se manterem prontos e serem capazes de navegar os problemas sem entrar em pânico.

A seguir estão algumas das principais vantagens que as organizações podem desfrutar ao empregar o planejamento de cenários:

• Use análise detalhada: o planejamento de cenários oferece às organizações insights sobre cenários plausíveis e dados para mergulhar nos possíveis resultados de suas decisões. A abordagem oferece diferentes futuros alternativos baseados em dados, dando aos tomadores de decisão uma visão abrangente dos possíveis planos de contingência.

• Promova o pensamento independente: os exercícios de planejamento de cenários bem-sucedidos exigem diversos pensamentos e perspectivas de indivíduos com dados demográficos únicos. Os indivíduos envolvidos na abordagem são incentivados a pensar de forma independente e a ser inovadores no processo de resolução de problemas.
  
  
• Mitigar riscos: o planejamento de cenários é uma ferramenta poderosa para o gerenciamento de riscos. O processo ajuda as organizações a identificar sinais de uma potencial crise desde o início, permitindo intervenções oportunas e a criação de planos estratégicos de ação para promover a mitigação de riscos.

• Incentive o planejamento proativo: esse método de forecasting exige um pensamento estratégico voltado para o futuro. Em vez de apenas olhar para os dados históricos, o planejamento por cenários incentiva as organizações a adotar uma abordagem mais dinâmica para a análise de cenários.

O planejamento de cenários vem em muitas formas. A abordagem que uma organização adotará dependerá do foco e da metodologia que escolher usar.

A abordagem quantitativa de planejamento de cenários utiliza três cenários diferentes: otimista, pessimista e melhor adivinhação.

O cenário otimista gera os melhores resultados possíveis para a organização. O cenário pessimista explora os piores cenários, como uma quebra do mercado ou fatores ambientais fora de seu controle. Por fim, o cenário de melhor adivinhação considera as tendências atuais e o forecasting para avaliar o impacto financeiro.

As organizações podem usar o método de planejamento de cenários normativos para desenvolver seu cenário e resultados ideais e, em seguida, trabalhar de trás para frente para descobrir como alcançá-los.

Este método é melhor para planejamento de longo prazo e organizações que procuram definir metas significativas. É uma abordagem inovadora que ajuda as organizações a desenvolver um modelo para exatamente o que elas desejam.

O planejamento de cenários exploratórios é uma abordagem que considera uma ampla gama de futuros em potencial, dependendo de cronogramas específicos, ambientes voláteis e inúmeras incertezas.

Esse método cria vários cenários e pode ajudar as organizações a estarem prontas para se adaptarem em tempo real.

Este método de planejamento de cenários concentra-se nos desafios de curto e médio prazos que uma organização enfrenta. Ele tende a se concentrar no risco operacional ou nas operações diárias e a lidar com questões específicas.

Organizações que têm preocupações específicas, como interrupções na cadeia de suprimentos ou escassez de mão de obra, podem considerar esse método para desenvolver planos de contingência específicos.

O método de gerenciamento estratégico é outra abordagem de longo prazo para o planejamento de cenários, mas concentra-se principalmente em influências externas.

Essa abordagem é usada para criar estratégias de longo prazo e ajudar as organizações a entender sua direção geral, dependendo de fatores como mudanças econômicas, avanços na tecnologia ou tendências sociais.

Organizações de todos os setores usam planejamento de cenários para navegar pela incerteza e gerar melhores resultados. Esses casos de uso comuns demonstram sua versatilidade.

Todo o processo de planejamento de cenários pode ser uma tarefa significativa e requer orquestração e colaboração. Existem várias melhores práticas que uma organização deve seguir para ajudar a garantir que será um processo bem-sucedido:

• Monte a equipe certa: os profissionais de finanças normalmente lideram o planejamento de cenários. No entanto, eles não podem executar com sucesso um projeto de planejamento de cenários sem outros líderes de dentro da organização. Normalmente, há um facilitador de planejamento de cenários que executa o projeto e mantém todos os componentes alinhados.

• Obtenha os dados certos: o planejamento de cenários requer bons dados para criar modelos precisos. Os cenários devem ser baseados em vendas comparativas e dados históricos limpos e precisos. Também será necessário um sistema de integração de dados, como uma plataforma de planejamento de recursos empresariais (ERP), para centralizar todas as informações comerciais. As organizações devem entender o custo do planejamento de cenários e quais produtos e serviços são essenciais

• Mantenha s simplicidade: o planejamento de cenários não precisa ser complicado. As equipes financeiras às vezes podem se sentir sobrecarregadas com a variedade de possíveis resultados e cenários que estão sendo construídos. É por isso que é melhor simplificar os cenários e focar em dois ou três resultados. Se a equipe estiver construindo vários cenários, os líderes precisam priorizar e determinar qual deve receber mais atenção.

• Use tecnologia avançada: há inúmeras soluções de software para planejamento e análise financeira (FP&A) que oferecem um benefício do planejamento de cenários. Muitas também começaram a implementar insights impulsionados por IA em suas plataformas, que otimizam os fluxos de trabalho e fornecem cenários de teste instantâneos. A adoção de tecnologias emergentes está rapidamente se tornando o fator que coloca as organizações em uma vantagem competitiva.