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O que é a comunicação com funcionários e por que ela é importante?
Publicado em: 12 de julho de 2024
Colaboradores: Molly Hayes, Amanda Downie
A comunicação com funcionários refere-se à troca de informações, ideias, sentimentos e feedback entre os funcionários e a gerência dentro de uma organização. A comunicação eficaz com os funcionários promove um ambiente de trabalho favorável, viabiliza o envolvimento dos funcionários, ajuda a criar confiança e impulsiona a produtividade. Uma estratégia coesiva de comunicação com os funcionários é fundamental para o sucesso de longo prazo de uma empresa.
Enquanto a comunicação interna se refere a qualquer troca entre funcionários, a comunicação com os funcionários normalmente se refere às interações entre os membros da equipe e seus gerentes ou liderança organizacional. Quando executados de forma eficaz, ambos os tipos de comunicação melhoram a experiência do funcionário, aumentando a retenção e criando um ambiente de trabalho favorável.
A comunicação com os funcionários geralmente ocorre em vários canais para fornecer uma experiência tranquila e unificada aos funcionários. Veja alguns exemplos de comunicação com funcionários:
- Um funcionário fazendo login na intranet de uma empresa para ver as comunicações e atualizações do local de trabalho.
- Um gerente comunicando os principais objetivos por meio de uma plataforma de mensagens, que é acessada por um funcionário em um aplicativo móvel.
- Um departamento de RH solicitando feedback dos funcionários e medindo a satisfação deles por meio de pesquisas digitais ou reuniões presenciais.
- Uma série de memorandos semanais para toda a empresa enviados por um gerente ou executivo comunicando notícias recentes da empresa.
Por que a comunicação com os funcionários é importante?
A comunicação proativa e multicanal com os funcionários, como outros aspectos da experiência do funcionário, tornou-se exponencialmente mais importante nos últimos anos. Menos de um ano após o início da pandemia de COVID-19, a Gallup informou que 56% dos funcionários nos Estados Unidos trabalhavam em um ambiente totalmente remoto.1 Isso fez com que as organizações tivessem que depender muito de ferramentas de comunicação digital com os funcionários, como e-mail e Slack.
Apesar de muitos profissionais terem retornado ao escritório, o paradigma global mudou: 39% dos trabalhadores do conhecimento em todo o mundo operam em um ambiente híbrido, de acordo com a consultoria Gartner.2 Ao mesmo tempo, muitas empresas começaram a buscar seus talentos internacionalmente, aproveitando a natureza sem fronteiras da força de trabalho móvel.3
Na economia global moderna, as organizações estão se comunicando com um grupo mais diversificado de funcionários, que podem trabalhar em vários locais e em vários fusos horários. Nesse novo paradigma, canais eficazes de comunicação com os funcionários aumentam o engajamento deles e mantêm uma cultura empresarial coesiva em uma pluralidade de plataformas.
Funcionários remotos podem receber comunicação de diversos serviços digitais e ferramentas de colaboração em tempo real, desde portais de funcionários até software de videoconferência. Essas mudanças rápidas na força de trabalho global criaram um ambiente em que líderes de grandes organizações geralmente gerenciam muito mais tipos de comunicação do que no passado.
Hoje em dia, a comunicação eficaz com os funcionários é a base do sucesso organizacional: como constatou um relatório recente do IBM Institute for Business Value, as organizações que oferecem as melhores experiências aos funcionários superam as outras em 31% no crescimento da receita. Ao promover canais de comunicação abertos, claros e consistentes, as organizações melhoram o engajamento, a colaboração e a produtividade dos funcionários, reduzindo a rotatividade e desenvolvendo os principais talentos.
Benefícios da comunicação eficaz com os funcionários
Uma estratégia de comunicação interna holística e multiplataforma aumenta o engajamento dos funcionários e unifica a empresa em torno de uma cultura organizacional coesiva e iniciativas de alta prioridade. Veja alguns dos possíveis benefícios da comunicação com os funcionários:
Aumenta o engajamento e o ânimo dos funcionários
Canais de comunicação abertos e oportunos fazem com que os funcionários se sintam valorizados e respeitados, aumentando o ânimo e o engajamento. Isso, por sua vez, mantém os funcionários comprometidos e motivados, levando a maior satisfação no trabalho, maior produtividade e, possivelmente, maior retenção.
Melhora a experiência do funcionário
De acordo com uma pesquisa recente do IBM Institute for Business Value, mais de 70% dos funcionários valorizam a flexibilidade e o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal em suas carreiras. Uma comunicação eficaz com os funcionários promove um ambiente de trabalho centrado nas pessoas, permitindo que as organizações recrutem e retenham talentos valiosos.
Promove a inclusão para proporcionar um ambiente de trabalho diversificado
Aumenta a colaboração e o trabalho em equipe
A comunicação clara e consistente de cima para baixo estimula uma melhor colaboração entre os membros da equipe, minimizando conflitos e promovendo uma visão unificada de toda a empresa. Também fortalece a empresa como um todo, aproveitando as ideias dos funcionários e promovendo a inovação por meio da colaboração entre empresas.
Facilita o gerenciamento de mudanças
Aprimora a tomada de decisões
Inclui reuniões, discussões individuais e conversas informais, que permitem feedback imediato e interações personalizadas.
A comunicação por escrito com os funcionários pode incluir e-mails, memorandos, boletins informativos, avaliações de desempenho e relatórios. Eles fornecem um registro da comunicação com os funcionários e podem ser úteis para comunicações detalhadas e formais. Os funcionários também se comunicam com a liderança por meio de pesquisas e outras formas de comunicação escrita, fornecendo feedback e recomendações para melhorar a própria experiência.
Esse tipo de comunicação envolve o uso de ferramentas digitais, como intranets, plataformas de colaboração (como Microsoft Teams ou Slack) e, ocasionalmente, redes sociais. A comunicação digital incentiva os funcionários a acessar as informações necessárias em tempo real, permitindo fluxos de trabalho mais ágeis e imediatos.
Para organizações globais que empregam trabalhadores em diferentes fusos horários, a comunicação digital oferece uma maneira flexível de compartilhar informações, independentemente da localização. A ampla gama de tecnologias digitais usadas para se comunicar com os funcionários também concede à liderança mais acesso (por exemplo, por meio de aplicativos móveis em campo) seja em uma troca de informações individual ou em equipe.
Tecnologias usadas na comunicação entre os funcionários
As organizações de hoje usam várias plataformas e métodos de comunicação para alcançar os funcionários, desde intranets internas até aplicativos móveis. Normalmente, uma empresa utiliza várias tecnologias ao mesmo tempo para fornecer informações aos funcionários onde e quando eles precisarem. Veja algumas tecnologias comuns de comunicação com os funcionários:
O e-mail é uma ferramenta fundamental para a comunicação formal e informal com os funcionários, permitindo comunicações diárias e mensagens assíncronas. Costuma ser usado para compartilhar documentos e enviar comunicados em uma empresa ou departamento.
Plataformas de mensagens instantâneas
Plataformas de mensagens instantâneas, como Slack e Microsoft Teams, viabilizam a comunicação rápida e informal entre os funcionários. Podem ser usadas para a colaboração entre toda a equipe ou organização, para respostas rápidas a perguntas e para compartilhar atualizações de status.
Ferramentas de videoconferência
As ferramentas de videoconferência (como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet) permitem reuniões virtuais cara a cara, webinars ou conferências. Podem ser usadas para sessões de treinamento, reuniões remotas e assembleias gerais em toda a empresa.
Intranets
Algumas organizações usam sites ou portais internos que podem servir como um centro de informações e recursos da empresa. Plataformas como SharePoint e Confluence aceitam várias integrações, permitindo que as organizações personalizem suas plataformas para uso da intranet interna. Essas plataformas geralmente funcionam como um fornecedor único para comunicações organizacionais, hospedando políticas, procedimentos, notícias internas, diretórios de funcionários e ferramentas colaborativas.
Plataformas de colaboração
Na última década, várias plataformas de comunicação com funcionários combinaram diferentes ferramentas de comunicação, desde o compartilhamento de documentos até o gerenciamento de projetos, para unificar a experiência do funcionário. Empresas como Microsoft Teams, Trello e Asana permitem a colaboração em projetos, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de documentos com vários editores e comunicação em equipe.
Portais do funcionário
Plataformas abrangentes, como SAP SuccessFactors e Oracle HCM Cloud, fornecem aos funcionários acesso a serviços de RH. Esses portais permitem que os funcionários visualizem holerites, acessem políticas da empresa e se envolvam com recursos de integração em um hub centralizado.
Avanços recentes em inteligência artificial (IA) melhoraram as ferramentas de comunicação interna, transferindo tarefas rotineiras e respondendo com rapidez às necessidades dos funcionários. Com a implementação estratégica da IA na comunicação com os funcionários, os gerentes e os departamentos de recursos humanos têm mais tempo e recursos para se concentrarem nas relações humanas que estão no centro de uma empresa. Algumas dessas aplicações são:
Chatbots e assistentes virtuais orientados por IA podem lidar com consultas e tarefas rotineiras. Essas ferramentas respondem às dúvidas mais frequentes durante o processo de integração, ajudando os novos contratados a se orientar na organização. Elas também podem fornecer informações sobre consultas rotineiras de RH, como benefícios e políticas de licenças. Essas ferramentas podem reduzir os longos períodos de espera (que contribuem para a frustração dos funcionários) e reduzir a carga administrativa dos profissionais de RH.
A IA pode adaptar a comunicação de rotina para cada funcionário de acordo com suas preferências e comportamento, fornecendo materiais de aprendizagem personalizados e atualizações. Na força de trabalho sem fronteiras de hoje, a IA também pode traduzir comunicações para vários idiomas, fornecendo feeds de notícias da empresa ou notificações cruciais no idioma nativo do funcionário.
Algumas organizações usam a IA para realizar análises de percepções, implementando o processamento de linguagem natural (PLN) para extrair insights de pesquisas em grande escala e formulários de feedback. Essas tecnologias também analisam oportunidades internas que se adéquem melhor a um funcionário de acordo com sua experiência e especialização, fazendo recomendações aos profissionais de RH e ajudando os principais funcionários internos a progredir.
A comunicação com os funcionários exige muita papelada e manutenção geral. Usando a IA, as organizações podem gerenciar automaticamente o agendamento de reuniões e entrevistas, criar novas contas de funcionários e enviar comunicações de rotina para proporcionar a padronização em toda a experiência do funcionário.
Uma comunicação interna eficaz envolve mensagens coerentes, oportunas e centradas no ser humano que incentivam os funcionários a compartilhar informações e também a recebê-las. Uma estratégia coesiva de comunicação com os funcionários garante uma visão única para toda a organização e promove o consenso sobre os principais indicadores de desempenho (KPIs).
De preferência, uma estratégia de comunicação com funcionários também deve usar o feedback para criar experiências dinâmicas e responsivas para os funcionários em vários canais. Para promover um ambiente de trabalho produtivo e comprometido, algumas etapas que os líderes podem tomar para melhorar a comunicação em toda a organização são:
A comunicação com os funcionários exige muita papelada e manutenção geral. Usando a IA, as organizações podem gerenciar automaticamente o agendamento de reuniões e entrevistas, criar novas contas de funcionários e enviar comunicações de rotina para proporcionar a padronização em toda a experiência do funcionário.
Em um mundo híbrido e móvel, a comunicação eficaz com os funcionários ocorre em múltiplos canais, incluindo reuniões presenciais, videoconferências, plataformas digitais e encontros organizacionais. Além de tornar as mensagens acessíveis para funcionários em diferentes locais e momentos, a pluralidade de canais promove a diversidade nos estilos de comunicação.
Os líderes eficazes criam um ambiente em que os funcionários se sintam apoiados ao compartilhar ideias, feedback e preocupações. Isso pode envolver a solicitação ativa de feedback ou o envolvimento em conversas informais e rotineiras sobre a eficácia das operações diárias. Algumas organizações podem optar por destacar exemplos bem-sucedidos de feedback dos funcionários para incentivar mais contribuições e demonstrar a importância da comunicação bidirecional.
Uma comunicação bem-sucedida com os funcionários fornece justamente as informações certas às pessoas certas no momento certo. Para evitar a sobrecarga de informações, os líderes eficazes se esforçam para fornecer dados concisos e praticáveis aos funcionários e reduzir o número de mensagens errôneas que um funcionário pode receber.
Independentemente de uma organização usar uma intranet interna, uma plataforma de ERP ou uma plataforma de mensagens, os líderes bem-sucedidos se esforçam para proporcionar uma experiência tranquila para o usuário.
Usando uma combinação de auditorias internas e feedback dos funcionários, uma organização pode optar por revisar periodicamente as práticas de comunicação para identificar o que está funcionando e onde pode haver margem para melhorias.
Medir a eficácia da comunicação com os funcionários
Estratégias eficazes de comunicação com funcionários estão diretamente relacionadas ao sucesso de um negócio: quanto mais os funcionários se sentem apoiados e engajados, maior tende a ser a satisfação do cliente (link externo ao site ibm.com). De acordo com o IBM Institute for Business Value, o bem-estar dos funcionários é uma grande prioridade para 77% dos CEOs de empresas de alto desempenho. Várias métricas concretas podem ajudar os líderes a avaliar a solidez de sua estratégia de comunicação com os funcionários. Alguns desses pontos de dados são:
- Pesquisas e feedback de funcionários: as organizações podem realizar pesquisas regulares para avaliar a satisfação dos funcionários com relação aos canais e práticas de comunicação, sejam elas pesquisas semestrais abrangentes ou pesquisas anônimas.
- Auditorias de comunicação: algumas empresas podem revisar regularmente as práticas de comunicação, os canais e o conteúdo para identificar lacunas e áreas passíveis de melhoria. Um consultor terceirizado pode fornecer uma avaliação imparcial da eficácia de uma estratégia de comunicação.
- Indicadores-chave de desempenho: uma organização pode extrair informações valiosas e imediatas dos KPIS, como taxas de abertura de e-mail e logins na intranet. Também podem monitorar o tempo de resposta das mensagens e a taxa de conclusão das pesquisas, além de outras tarefas de comunicação com funcionários em todos os canais para avaliar sua eficácia.
- Avaliações de desempenho: as avaliações de desempenho podem fornecer feedback valioso, comunicar expectativas claras aos funcionários e oferecer a eles a oportunidade de identificar pontos problemáticos.
- Taxas de defesa dos funcionários: a taxa de defesa dos funcionários é uma métrica usada para medir até que ponto os funcionários promovem ou defendem a organização. Uma empresa pode optar por monitorar o engajamento nas redes sociais, as métricas de referência ou outros pontos de dados para avaliar a força de sua estratégia de comunicação com os funcionários.
- Taxas de retenção e rotatividade de funcionários: altas taxas de rotatividade podem ser um indicativo de uma comunicação ruim. Para avaliar a fonte de dificuldade, a organização pode analisar entrevistas de saída para descobrir problemas relacionados à comunicação, a fim de aumentar as taxas de retenção.
- Pontuações internas do NPS: Um Net Promoter Score interno (iNPS) mede a satisfação e a fidelidade dos funcionários em uma organização. Trata-se de uma adaptação da satisfação de clientes externos, que pode ser usada para fornecer insights sobre a condição geral da estratégia de comunicação com os funcionários de uma empresa.
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Notas de rodapé
1 Majority of U.S. Workers Continue to Punch in Virtually (link externo ao site ibm.com), Gallup, 12 de fevereiro de 2021.
2 Gartner Forecasts 39% of Global Knowledge Workers Will Work Hybrid By the End of 2023 (link externo ao site ibm.com), Gartner, 1 de março de 2023.
3 Move Over, Remote Jobs. CEOs Say Borderless Talent of the Future of Tech Work (link externo ao site ibm.com), CNBC, julho de 2024.