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Estudos de caso
AusNet Services
A AusNet é uma empresa que vive de acordo com seus valores. E um de seus principais valores é cuidar do bem-estar de seu pessoal, tanto funcionários quanto clientes. É uma tarefa difícil. Como uma das maiores empresas de transmissão e distribuição de energia em Victoria, Austrália, a empresa mantém as luzes acesas para 1,5 milhão de clientes e envolve mais de 1.300 funcionários para ajudá-la a fazer isso.
Esse senso de comunidade começa por dentro. "A AusNet tem uma cultura muito inclusiva", diz Bernie Repacholi, Chefe de Sistemas de Pessoas e Capacitação da AusNet. "Nossos funcionários formam relacionamentos significativos e duradouros. As pessoas estão profundamente conectadas ao nosso propósito de acelerar um futuro sustentável."
"Isso também se traduz no que fazemos para os clientes, pois operamos nas comunidades em que vivemos", continua ela. "Desempenhamos um papel crítico na conexão dessas comunidades à energia e no fornecimento de energia sustentável, segura, confiável e limpa."
As pessoas foram uma prioridade em 2021, quando a empresa descobriu pagamentos a menor não intencionais para funcionários atuais e antigos como resultado da cobertura e aplicação de acordos e prêmios de ambiente de trabalho empresarial aplicáveis.
A AusNet optou por ser transparente ao lidar com o problema. "Um dos valores fundamentais da AusNet é que fazemos o que é certo", diz Repacholi. "Nós realmente queríamos viver de acordo com esse valor." A empresa divulgou voluntariamente o problema aos reguladores e comunicou aos funcionários, que receberam um pagamento atrasado de remediação.
Ao mesmo tempo, a AusNet começou a trabalhar com a IBM, com a qual tinha um relacionamento existente, para avaliar sua plataforma de recursos humanos. A plataforma era composta por três sistemas separados. Enquanto estava funcionando, era difícil e demorado para os gerentes e seus funcionários descobrirem em qual sistema fazer login para uma determinada finalidade.
Como parte de suas obrigações legais de manter registros de tempo e presença, a empresa exigia que os funcionários preenchessem planilhas de horas. A maioria dos funcionários não estava acostumada a ter que fazer isso, e o sistema era um desafio para eles navegarem.
A AusNet precisava modernizar seus processos de recursos humanos existentes, consolidando seus vários sistemas, reduzindo as intervenções manuais e agilizando as tarefas de recursos humanos para funcionários e gerentes.
redução no tempo administrativo de RH estimado para os próximos cinco anos
processos de negócios em três sistemas consolidados em um
Ao determinar a melhor abordagem para renovar seu sistema de recursos humanos, a AusNet considerou duas opções principais: aprimorar a plataforma existente, que incluía módulos de talentos desatualizados do SAP SuccessFactors, ou substituir seu sistema antiquado pelo SAP SuccessFactors Employee Central, um sistema de informações de recursos humanos baseado em nuvem (HRIS). Como consultor de transformação do projeto, os serviços de consultoria SAP SuccessFactors,parte do IBMConsulting Business Transformation Services, analisaram o problema de uma perspectiva sistêmica e recomendaram a última solução.
Com o SAP SuccessFactors Employee Central como base, a AusNet escolheu vários módulos adicionais para ajudar a atender aos requisitos de negócios e melhorar a produtividade. Em primeiro lugar, selecionou um módulo de tempo e presença para garantir que os funcionários fossem pagos corretamente. Além disso, aprimorou seus módulos de talentos existentes.
Trabalhando como uma equipe — outro valor central interno da AusNet — a IBM e a AusNet uniram forças com especialistas no assunto da SAP para implementar a solução em julho de 2022, usando um único gerente de projeto para liderar o esforço. Construir um sistema de software e uma estrutura de conformidade em torno de contratos corporativos foi um grande desafio. O processo envolveu muitas horas de incorporação de business rules, informações de documentos legais e métricas de conformidade.
Embora a equipe de TI da AusNet tenha iniciado o projeto e tenha se envolvido intensamente durante todo o processo, a equipe de recursos humanos liderou grande parte do design do sistema. Usando uma combinação de princípios ágeis e design centrado no ser humano, a equipe foi, no entanto, limitada na solicitação de opiniões dos funcionários por exigência de conformidade.
“Fomos bastante intencionais ao interagir com funcionários e gerentes sobre como gostaríamos que eles participassem”, diz Repacholi. “Criamos um grupo de referência empresarial com a tarefa de garantir que as pessoas do setor ligadas ao projeto soubessem o que estava acontecendo. Algumas coisas estavam disponíveis, outras não. Então, garantimos que o plano de mudança fosse realmente claro nisso.”
Ao mesmo tempo, a equipe permaneceu fiel à prática de transparência da AusNet, entrando em contato com os funcionários durante todo o processo. Ela também trouxe um grupo de testes quando necessário. "Descobrimos algumas coisas ao longo do caminho que exigiram repensar o trabalho de configuração", diz Repacholi. "A vantagem foi que a IBM nos informou: 'Seja o que for que precisemos fazer para chegar ao fim, continuaremos adaptando o sistema para atender aos requisitos personalizados da AusNet, garantindo que tudo seja feito corretamente'."
Por fim, a equipe implementou a solução e consolidou 38 processos de negócios de três sistemas em um.
Hoje, a AusNet está colhendo os frutos do seu novo sistema de recursos humanos. A velocidade de entrada no mercado é crítica para atrair e reter talentos. Para esse fim, o novo sistema acelerou enormemente o processo de aprovação de contratações da AusNet. Anteriormente, as solicitações de novos cargos precisavam passar por três níveis de aprovação. A aprovação final vinha do gerente geral executivo, o que podia levar até duas semanas. Agora, uma equipe de conformidade é a única aprovadora e emite aprovações diariamente.
Os funcionários agora podem preencher facilmente folhas de ponto em seus dispositivos móveis e estão entusiasmados com os benefícios adicionais que o sistema oferece. "As pessoas estão adorando a visibilidade de como isso funciona", diz Repacholi. "Os líderes têm dashboards de folhas de ponto, onde podem ver padrões de quanto tempo é gasto nos projetos. O sistema incorpora business rules para rastreamento de tempo e as aplica automaticamente se, por exemplo, os funcionários tiverem direito a subsídios ou horas extras."
A administração agora sabe exatamente quanto os funcionários recebem com base nas horas que trabalharam. Esse recurso também abre conversas sobre saúde e bem-estar quando os funcionários estão fazendo horas extras. A administração pode ver e responder rapidamente às áreas da empresa em que há desafios de recursos.
Com a framework de conformidade determinada no sistema, a AusNet pode confiar na precisão dos dados e sistemas subjacentes. Em vez de a administração se referir a planilhas ao atribuir funcionários a novos cargos, o sistema atribui automaticamente os pontos de pagamento corretos sem intervenção manual, informações claramente visíveis para todos os funcionários.
Nos próximos cinco anos, a AusNet projeta que será capaz de reduzir o tempo administrativo de recursos humanos em até 50%. Atualmente, a empresa está investigando possíveis recursos e funcionalidades adicionais no SAP SuccessFactors, como por exemplo renovar seu processo de integração e aprimorar ainda mais as experiências de seus funcionários.
"Neste projeto, todos nos reunimos e trabalhamos como uma equipe com um resultado compartilhado", conclui Repacholi. "Sabíamos que a IBM não sairia assim que ocorresse o lançamento. É realmente um relacionamento baseado na confiança mútua. Confiamos na IBM, e a IBM confia que forneceremos as informações necessárias para criar soluções que, em última análise, atendam às nossas necessidades."
Sediada em Melbourne, Austrália, a AusNet (link externo a ibm.com) é uma empresa de transmissão e distribuição de energia que opera três redes reguladas de eletricidade e gás em Victoria, Austrália. A empresa é subsidiária intergral da Australian Energy Holdings No 4 Pty Limited, uma empresa controlada pela Brookfield Asset Management.
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Produzido nos Estados Unidos da América. Outubro de 2023.
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