عملية تخطيط الوقت وتخصيصه بفعالية لإنجاز المهام. يمكن أن يؤدي سير العمل المرهق أو غير الفعال والإجراءات غير الواضحة والعمليات الزائدة عن الحاجة إلى إبطاء الإنتاجية. ويمكن لأدوات أو طرق تتبع الوقت مراقبة كيفية تخصيص الموظفين لوقتهم، ما يساعد على تحديد مجالات عدم الكفاءة وتوفير معارف حول توزيع أعباء العمل.

مستوى الخبرة والكفاءة التي يتمتع بها الموظفون في أدوارهم. قد يواجه الموظفون صعوبة في أداء مهامهم إذا كانوا يفتقرون إلى المهارات أو التدريب اللازم، أو إذا لم يكن لديهم فهم واضح لأدوارهم ومسؤولياتهم وأهداف المؤسسة.

يمكن أن يكون لسلوك قادة الأعمال تأثير كبير على الإنتاجية. ويمكن أن تؤثر جودة ممارسات القيادة والإدارة بشكل كبير على إنتاجية الموظفين، حيث تميل القيادة الجيدة إلى إشاعة العمل الجاد طوال يوم العمل. ويمكن أن تؤدي ممارسات الإدارة غير الفعالة أو الثقافة المسمومة للشركة إلى التواصل أو تثبيط الهمة، مما يؤثر سلبًا على الإنتاجية. ويمكن لأدوات وأساليب إدارة المنتجات الفعالة تقليل أوجه القصور عبر سير العمل.

عوامل مثل التصميم المكاني لمساحة العمل المادية من أجل تحقيق الراحة والكفاءة، والثقافة المؤسسية، وتوافر الأدوات والموارد التي يحتاجها الموظفون لإنجاز المهام. يمكن أن تسهم المستويات العالية من الإجهاد وساعات العمل الزائدة والإدارة التفصيلية والافتقار إلى التوازن بين العمل والحياة الشخصية في حدوث الإرهاق الشديد وانخفاض الإنتاجية. وعلى النقيض من ذلك، يمكن لبيئة العمل الإيجابية أن تؤدي إلى رضا وظيفي عالٍ وجودة عمل أعلى، ما يسهم في نهاية المطاف في تحقيق النتيجة النهائية.

مدى تحفيز الموظفين ومشاركتهم في عملهم، والذي يمكن أن يتأثر بالتعويضات والحوافز المادية الأخرى والاعتراف والشعور بالهدف. وإلا فقد يعاني الموظفون المنتجون من نقص في الدافع إذا لم يجدوا عملهم مثيرًا أو جذابًا أو مجزيًا. وتعمل الأدوار الوظيفية والمسؤوليات وتوقعات الأداء المحددة بوضوح مع مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة على تحفيز العمال وتمكينهم من أداء عملهم لتحقيق تلك التوقعات.

استخدام التقنيات والأدوات المناسبة التي تعزز الكفاءة وتبسط العمليات، حيث قد تؤدي المنهجيات القديمة أو الأدوات المعطوبة إلى الإحباط والتأخير.

سهولة الوصول إلى قنوات الاتصال وتوافرها ووضوحها، ما يدعم العمل الجماعي وقدرة العاملين على تلقي التوجيهات والتعليقات. ويمكن أن يؤدي عدم وضوح التواصل أو نقص التواصل إلى سوء الفهم وتراجع إنتاجية القوى العاملة.

يمكن للذكاء الاصطناعي التعامل مع المهام الروتينية والدنيوية، ما يتيح للموظفين التركيز على الجوانب الأكثر تعقيدًا وإبداعًا في وظائفهم. ويمكن الآن أداء المهام، مثل إدخال البيانات وإدارة الملفات وإنشاء التقارير بسرعة من قبل الذكاء الاصطناعي بمستوى عالٍ من الدقة، وفي بعض الحالات يتجاوز متوسط الأداء البشري. 

يمكن لروبوتات المحادثة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والوكلاء الافتراضيين التعامل مع استفسارات العملاء الأساسية، ما يقلل العبء على فرق دعم العملاء البشرية. ويتيح ذلك للموظفين التركيز على مشاكل العملاء الأكثر تعقيدًا التي تتطلب لمسة إنسانية.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل كميات هائلة من البيانات بسرعة ودقة، ما يوفر معارف يمكن أن تساعد في عمليات اتخاذ القرار. ويمكن أن تساعد التحليلات التنبئية في التنبؤ بالاتجاهات، ما يسمح للمؤسسات باتخاذ قرارات سليمة والتخطيط بفعالية أكبر.

يمكن لروبوتات المحادثة والمساعدين الافتراضيين المدعومين بنظام الذكاء الاصطناعي التعامل مع الاستفسارات الروتينية، مما يسمح للموظفين بالوصول إلى المعلومات والدعم بشكل أكثر كفاءة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط الاتصال وتقليل الوقت المستغرق في المهام الإدارية الأساسية.

يمكن للذكاء الاصطناعي تخصيص برامج التدريب والتطوير بناءً على الاحتياجات الفردية للموظفين وأساليب التعلُّم، ما يؤدي إلى تحسين عملية التعلُّم. يمكن لمنصات التعلم التكيفية تعديل المحتوى والسرعة لتناسب تقدم كل موظف.

يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في مراقبة أداء الموظفين، وتقديم تعليقات واقتراحات في الوقت الفعلي لإجراء تحسين. ويمكن للتحليلات التنبؤية تحديد المشكلات المحتملة، مما يسمح بالتدخل الاستباقي قبل أن تتأثر الإنتاجية. وقد تساعد أجهزة استشعار إنترنت الأشياء في قياس أداء سير العمل اليدوي.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل أنماط سير العمل واقتراح التحسينات، ما يساعد الفرق على تبسيط العمليات وإزالة العقبات. ويمكن لأدوات الجدولة الذكية تحسين أوقات الاجتماعات وتخصيصات المهام والجداول الزمنية للمشروع.

يسمح الذكاء الاصطناعي التوليدي للموظفين بإنشاء المحتوى بسرعة أو بمستوى أعلى من التعقيد. يمكن لمندوبي المبيعات إنشاء عرض تقديمي مخصص للعملاء في ثوانٍ، ويمكن للمهندسين ترجمة التعليمات البرمجية بسرعة من لغة إلى أخرى ويمكن للمصممين إنشاء أصول الصور والفيديو والصوت ومعالجتها بدلاً من إنشائها من البداية. 

كما هو موضح في القسم الأخير، يستمر دمج الذكاء الاصطناعي في مكان العمل في التوسع عبر حالات الاستخدام التي تؤثر في كل جانب من جوانب تجربة الموظف على ما يبدو. 

أصبحت نماذج العمل عن بُعد ونماذج العمل الهجينة الآن في الاتجاه السائد بقوة بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة. أدت الجائحة إلى تسريع اعتماد منهجيات جديدة لإدارة المشاريع وأدوات التعاون الرقمي مثل Slack وZoom لاستيعاب التعاون عن بُعد غير المتزامن في كثير من الأحيان والحفاظ على إنتاجية عالية. وتلبي ساعات العمل المرنة وأسابيع العمل المضغوطة والبدائل الأخرى الاحتياجات المتنوعة لأعضاء الفريق عن بُعد.

حتى وقت قريب، لم تكن المؤسسات حتى وقت قريب تولي الكثير من الاهتمام بالصحة العقلية والعافية للموظفين. واليوم، تحظى برامج دعم الصحة العقلية والعافية بشعبية كبيرة. يميل الموظفون السعداء والراضون إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية. وقد تشمل هذه البرامج تضمين غرف التأمل ودروس اليوغا في الموقع ومجموعات موارد الموظفين والمبادرات التي تعزز التوازن بين العمل ودورة الحياة. 

كان النهج الشامل لتجربة الموظف الشاملة في العمل، مع التركيز على الميزات غير الملموسة التي يتلقاها الموظفون من عملهم، اتجاها رئيسيًا. ولجذب أفضل المواهب والحفاظ عليها، تدرك المنظمات أنه يجب عليها التفكير في مهمتها وثقافة الشركة وفرص التطوير الوظيفي والمهارات والمرونة في مكان العمل وغير ذلك. وتجربة الموظف الجيدة هي أكثر بكثير من مجرد راتب.  

تستفيد المؤسسات من تحليلات البيانات لاكتساب معارف حول أنماط إنتاجية الموظفين. وتساعد الأساليب القائمة على البيانات في تحديد مجالات التحسين وتحسين سير العمل واتخاذ قرارات مستنيرة.