مقارنة بين نظام السجل ومصدر الحقيقة: ما أوجه الاختلاف؟

يُعد الفرق بين أنظمة السجل ومصادر الحقيقة فرقًا وظيفيًا أكثر منه تقنيًا. فإنها ليست أنواعًا مختلفة للغاية من أنظمة المعلومات بقدر ما هي أنظمة معلومات تؤدي أدوارًا مختلفة داخل المؤسسة.

• تتمثل الوظيفة الأساسية لنظام السجل في دعم عمليات الأعمال خلال تسجيل بيانات الأعمال في مجال معين. فعلى سبيل المثال، غالبًا ما تعمل أداة إدارة علاقات العملاء (CRM) كنظام سجل لبيانات مجموعة العملاء، حيث تسجل معلومات مثل الاسم وتفاصيل الاتصال. 

• تتمثل الوظيفة الأساسية لمصدر الحقيقة في ربط عناصر البيانات من أنظمة مختلفة لتكوين صورة شاملة لكائن البيانات مثل عميل أو منتج أو عملية. وغالبًا ما تستخدم الأطراف المعنية هذه الصورة الشاملة للتحليلات وصناعة القرار. فعلى سبيل المثال، قد يجمع مستودع البيانات البيانات من عدة تطبيقات أعمال، مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وأداة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ونظام إدارة المخزون. يتيح هذا التجميع لمحللي الأعمال تحديد الاتجاهات الأوسع نطاقًا، مثل أنواع المنتجات التي تحقق أداءً أفضل مع شرائح العملاء المختلفة. 

بمعنى آخر، تتعامل أنظمة السجل ومصادر الحقيقة مع مشكلات مختلفة:

• تنشئ أنظمة السجل مخزن بيانات جديرًا بالثقة لكل مجال أعمال، بحيث لا يحتاج أعضاء الفريق الفرديون أو وحدات الأعمال أو التطبيقات إلى الاحتفاظ بمجموعات بيانات مكررة وغير متسقة بأنفسهم. 

• تساعد مصادر الحقيقة على منع صومعة البيانات وتُمكن المؤسسات من الحصول على رؤية شاملة لكائنات بياناتها عبر المجالات. 

يمكن أن تتخذ أنظمة السجل ومصادر الحقيقة أشكالاً متعددة حسب احتياجات الأعمال وبنية البيانات: برامج متخصصة أو قاعدة بيانات أساسية أو نظام ملفات سحابي أو أي نظام تخزين آخر. وتحتفظ معظم المؤسسات بكل من أنظمة السجل ومصادر الحقيقة، حيث تخدم أغراضًا مختلفة. 

يُعد نظام السجل مصدرًا جديرًا للبيانات الأصلية للأعمال. إذ يمكن أن تحتوي أنظمة السجل على بيانات عن العملاء أو الموظفين أو المنتجات أو الموردين أو الأصول أو الكيانات الأخرى المتعلقة بعمليات الأعمال اليومية. 

أنظمة السجل هو المكان الذي يتم فيه إنشاء بيانات الأعمال الأساسية أولاً ثم الاحتفاظ بها لاحقًا. وعادةً ما يركز كل نظام سجل على تسجيل البيانات التي تتعلق بعملية أو مجال عمل معين. 

على سبيل المثال، تستخدم العديد من المؤسسات نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لإدارة سجلات الموظفين. وعادة ما يتم إنشاء هذه السجلات أولاً في نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، ولا يتم نقلها من أي مكان آخر. إذا احتاج نظام آخر إلى الوصول إلى سجلات الموظفين، فإنه يستقيها من نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS).

تسجل بعض أنظمة السجل البيانات في الوقت الفعلي. ويستخدم بعضها الآخر التحديثات المجمعة.

يُعد نظام السجل مصدرًا للبيانات جديرًا بالثقة. وهذا يعني شيئين:

1. يُعد نظام السجل هو مصدر البيانات الذي يغذي الأنظمة الأخرى. وقد تصل الأطراف المعنية إلى البيانات من خلال بوابة أخرى—مثل مستودع البيانات أو بحيرة البيانات—لكن البيانات التي تتدفق إلى تلك البوابة في النهاية تأتي من نظام السجل المعني.

2. إذا ظهرت أي أسئلة أو تناقضات بشأن معلومة معينة، فيُعد إصدار نظام السجل هو النسخة الصحيحة.

يساعد وجود مصدر جدير بالثقة محدد لكل نوع من البيانات على ضمان اتساق البيانات. ويستخدم جميع العاملين مع البيانات مجموعة البيانات نفسها بدلاً من مجموعاتهم الشخصية، ما قد تؤدي إلى عزلة البيانات وتجزئها وحدوث الأخطاء وفجوات في العرض وظهور مشكلات أخرى.

نظرًا إلى التركيز على جودة البيانات، تحتوي العديد من أنظمة السجل على سير عمل مؤتمت مدمج للتحقق من البيانات.فعلى سبيل المثال، قد يتحقق نظام إدارة علاقات العملاء من أي عنصر بيانات مصنَّف كرقم هاتف للتأكد من أنه يتبع الصيغة المناسبة XXX-XXX-XXXX.

تميل أنظمة السجل أيضًا إلى تقييد صلاحيات الكتابة لمجموعة محدودة من الأشخاص أو الأنظمة. ويساعد ذلك على ضمان سلامة البيانات من خلال منع التلاعب الضار أو الإهمال.

نظرًا لأنها تحتفظ بمخازن من البيانات الجديرة بالثقة، غالبًا ما تؤدي أنظمة السجل دورًا في جهود حوكمة البيانات والامتثال.ويمكن أن تساعد أنظمة السجل على ضمان أن الأشخاص المناسبين فقط هم من يمكنهم قراءة البيانات للأسباب الصحيحة أو كتابها. كما يمكن أن تساعد أيضًا على الحفاظ على سجلات التدقيق والوصول إلى السجلات للمساعدة على إثبات الامتثال واكتشاف الانتهاكات لتصحيحها.

يمكن أن يكون نظام السجل قاعدة بيانات SQL بسيطة أو نظام File Storage في السحابة. ومع ذلك، عادة ما تستخدم المؤسسات تطبيقات وبرمجيات متخصصة، حيث تحتوي هذه الأدوات على وظائف مدمجة تساعد على ضمان دقة البيانات واتساقها.

تُعد قواعد بيانات إدارة علاقات العملاء وبرمجيات إدارة رأس المال البشري (HCM) وبرمجيات تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وأنظمة تنفيذ التصنيع (MES) وقواعد بيانات إدارة التكوين (CMDB) ومنصات إدارة المشاريع من الأمثلة الشائعة على أنظمة السجل.

مصدر الحقيقة هو نظام معلومات يجمع تدفقات البيانات من مصادر مختلفة أو ينسقها ضمن بنية بيانات المؤسسة لإنشاء رؤية كاملة لكائنات بيانات المؤسسة عبر المجالات المختلفة. 

"كائن البيانات" هو الشيء الذي تشير إليه البيانات—عميل أو منتج أو عملية أو كيان أو أصل آخر. 

تُعد أنظمة السجل جيدة للغاية في الحفاظ على تخزين البيانات الدقيقة.ومع ذلك، يقتصر كل نظام سجل على نطاق مجال واحد فقط. نتيجة لذلك، لا يحتوي أي نظام سجل واحد على صورة كاملة لكائن بيانات موجود عبر المجالات.

تساعد مصادر الحقيقة على حل هذه المشكلة من خلال أخذ البيانات من أنظمة متعددة، والتوفيق بينها وربطها لإنتاج رؤية شاملة لبيانات المؤسسة.

على سبيل المثال، ضع في حسبانك أحد العملاء. يتتبع نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بالمؤسسة البيانات التعريفية مثل الاسم ومالك الحساب المرتبط به. ويتتبع برنامج المحاسبة جميع فواتير العميل ومدفوعاته. كما يتتبع نظام تذاكر الدعم مقدار وقت الدعم الذي احتاجه هذا العميل والمشكلات التي يواجهها. 

يمكن لكل نظام سجل فردي—مثل نظام إدارة علاقات العملاء وبرمجيات المحاسبة ونظام تذاكر الدعم—تقديم معارف حول جانب واحد فقط من العميل. ولكن مصدر الحقيقة يستخدم أنظمة السجل هذه كنظم مصدر، حيث يجمع البيانات منها جميعًا لإنشاء سجل عميل واحد يشمل المعلومات التعريفية والبيانات المالية واحتياجات الدعم.

من خلال إنشاء رؤية شاملة لكائنات البيانات، يساعد مصدر الحقيقة على تفكيك صوامع البيانات ويتيح للمحللين ومستخدمي الأعمال والأطراف المعنية الآخرين استخدام بيانات المؤسسة لاتخاذ قرارات مستنيرة وإجراء تنبؤات وتوقعات.

فعلى سبيل المثال، فكّر في ذلك السجل الشامل للعميل الذي يجمع بيانات نظام إدارة علاقات العملاء ومقاييسه والمحاسبة والدعم في سجل واحد موحَّد. وبفضل التسلح بهذه الرؤية الكاملة، يمكن لمحلل البيانات الآن الإجابة عن سؤال مثل: "هل هذا العميل مربح؟ 

يجدر التنبيه إلى أن ليست جميع مصادر الحقيقة تعمل بمثابة بوابات أو منصات لتحليلات البيانات.

على غرار نظام السجل، يُعد مصدر الحقيقة دورًا يؤديه نظام معلومات معيّن، وليس فئة تقنية مميزة لذا، يمكن أن تأخذ مصادر الحقيقة أشكالاً عديدة. ومن الأمثلة الشائعة عليها ما يلي:

• مستودعات البيانات ومتاجر البيانات التي تجمع البيانات من مصادر متنوعة في مخزن بيانات مركزي مُحسَّن لعمليات الاستعلام والتحليل.

• منصات إدارة البيانات الرئيسية (MDM)، التي تجمع أصول بيانات المؤسسات الرئيسية مثل معلومات العملاء وتفاصيل المنتج وبيانات الموقع. 

مستودعات بحيرة البيانات، التي تجمع بين تخزين البيانات المرن لبحيرات البيانات وقدرات التحليلات عالية الأداء لمستودعات البيانات.

بغضّ النظر عن الشكل الذي تتخذه، تُبنى معظم مصادر الحقيقة من خلال عملية مشتركة:

1. تحديد أنظمة السجل ذات الصلة التي يجب توحيدها.
    

2. إنشاء قواعد برنامج إدارة البيانات الرئيسية لتحديد كيفية تنظيم البيانات ومقارنتها وربطها.
    

3. دمج أنظمة السجل في مستودع مشترك عبر مسار استخراج، وتحميل، وتحويل (ELT) أو من خلال محاكاة افتراضية.

يُعد مصدر الحقيقة الواحد (SSOT) مشابهًا تقريبًا لمصدر الحقيقة؛ فهو مصدر جدير بالثقة للمعلومات يجمع بيانات الأعمال من أنحاء المؤسسة لإنشاء رؤية شاملة لكائنات البيانات.

لكن إضافة كلمة "واحد" تؤكّد نهجًا معيّنًا في تصميم بنية البيانات: فكرة أنه يجب أن يكون هناك مصدر واحد فقط للحقيقة يرجع إليه كل الأطراف المعنية وكل التطبيقات.

قد تمتلك بعض المؤسسات مصادر متعددة للحقيقة، حسب احتياجاتها وهياكلها. ولكن المؤسسة التي تعتمد مصدرًا واحدًا للحقيقة تهدف إلى توحيد جميع هذه المصادر المتباينة للحقيقة في رؤية مركزية واحدة ومُنسَّقة للبيانات عبر المؤسسة بأكملها.

على الرغم من التشابه الكبير والتكامل بينهما، تُعامل أنظمة السجلات السجل ومصادر الحقيقة كعناصر منفصلة ضمن بنية البيانات، لأنها تؤدي أدوارًا مختلفة ولها متطلبات مختلفة.

تمتلك أنظمة السجل مسؤولية إنشاء البيانات وضمان سلامتها ضمن نطاق مجالها. في حين تمتلك مصادر الحقيقة مسؤولية اتساق البيانات عبر المجالات المختلفة.لا يحتاج نظام السجل إلى رؤية شاملة لكل كائن بيانات. إذ يحتاج فقط إلى تسجيل البيانات المهمة في مجاله. ولكن قد يحتاج المستخدمون والأنظمة الأخرى إلى رؤية شاملة — وهنا يأتي دور مصدر الحقيقة.