ما المقصود بالكفاءة التشغيلية؟

في الاقتصاد العالمي اليوم، تواجه الشركات بدءًا من شركات التصنيع إلى مقدمي خدمات النقل ضغوطًا متزايدة من الأطراف المعنية لتحقيق كفاءة تشغيلية أكبر. في الواقع، يمكن أن يكون تحقيق الكفاءة التشغيلية أمرًا مهمًا في الأسواق التنافسية، نظرًا إلى أنها تُمكّن الشركات من تقديم منتجات وخدمات فائقة الجودة بأسعار أقل مع الحفاظ على الربحية أو زيادتها. في استطلاع عالمي للمديرين التنفيذيين، قال 77% منهم إنهم سيسعون إلى تحقيق كفاءات تشغيلية بهدف زيادة نمو إجمالي الإيرادات.¹

تتوفر مجموعة متنوعة من الأدوات والمنصات البرمجية—المدعومة بالذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء (IOT)—لمساعدة الشركات على تحقيق الكفاءة التشغيلية. وتشمل الأنظمة المتكاملة لإدارة مكان العمل وبرامج تخطيط الموارد المؤسسية . ومن خلال حلول البرمجيات، يمكن للمؤسسات تنفيذ أساليب مثل الأتمتة، وتخطيط العمليات، وغير ذلك الكثير بهدف تحسين الأعمال.

غالبًا ما تستخدم المؤسسات مقياسًا يسمى "نسبة الكفاءة التشغيلية" لقياس الكفاءة التشغيلية. وعادةً ما يحسبون النسبة عن طريق جمع النفقات التشغيلية للشركة وتكلفة السلع المبيعة (COGS)، ثم قسمة هذا المبلغ على صافي مبيعات الشركة.

قد تختار الشركات أيضًا تقييم الكفاءة باستخدام مقاييس أخرى، مثل النسب التي تركز على معدل دوران الحسابات الدائنة، والحسابات المدينة، والمخزون.

يمكن للشركات تقييم مدى نجاحها فيما يتعلق بالكفاءة التشغيلية من خلال تتبع نسبها بمرور الوقت ومقارنتها بمعايير المجال. يشير انخفاض النسبة أو تراجعها إلى أن الشركة تعمل على تحسين كفاءتها التشغيلية.

يمكن أن يساعد تحسين العمليات وتحسين استخدام الموارد الشركات على تحقيق تقدم في مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتحقيق أهداف الأعمال مثل:

يمكن للشركات اتباع مجموعة متنوعة من الإستراتيجيات لتحسين الكفاءة التشغيلية. ورغم أن المبادرات قد تختلف حسب المجال والشركة، فإن هناك بعض المبادرات الشائعة، وهي ما يلي:

الأتمتة هي تنفيذ المهام باستخدام التقنيات، مع قدر قليل أو معدوم من التدخل البشري. يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات اليدوية سابقًا، مثل استبدال جدول إدخال البيانات يدويًا بحلول جمع البيانات، إلى تحسين الكفاءة وتجنب الأخطاء البشرية، مع إتاحة الوقت لأعضاء الفريق لتنفيذ أعمال ذات قيمة وفائدة أكبر.

من خلال الصيانة التنبئية، يمكن للمؤسسات مراقبة سلامة أصولها، بما في ذلك البنية التحتية والآلات، في الوقت الفعلي. وهذا يُمكّنهم من معالجة المشكلات فور حدوثها بالإضافة إلى توقع المشكلات المستقبلية، ما يطيل دورات حياة الأصول ويساعد على منع فترات تعطل وبطء المعدات المكلفة والمفاجئة.

تخطيط العمليات هي طريقة لتمثيل سير العمل بصورة مرئية. وهذا يساعد المؤسسات على تحديد مجالات التحسين، مثل العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً وغير الفعالة، وتخصيص الموارد دون المستوى الأمثل، والمهام المعرضة للأخطاء البشرية، وعوائق الإنتاج.

إدارة المخزون تتضمن تتبع السلع في أثناء نقلها من مرافق التصنيع إلى المستودعات وصولاً، في نهاية المطاف، إلى الموقع الذي تُباع فيه للمستهلكين. تحسين إدارة المخزون يمكن أن يقلل من الوقت المستغرق ويقلل تكاليف تخزين السلع في المستودعات، مع ضمان توافر كمية كافية من السلع لتلبية طلب العملاء.

من خلال تعهيد عمليات الأعمال، يمكن للشركات التعاقد مع مقدمي خدمات خارجيين متخصصين في وظائف محددة، مثل إصدار الفواتير ومعالجة المدفوعات. غالبًا ما يعمل مقدمو الخدمات المتخصصون بكفاءة أكبر ويكونون أكثر فعالية من حيث التكلفة مقارنةً بالفرق الداخلية.

إدارة الطاقة هي مراقبة استهلاك الطاقة والتحكم فيه وتحسينه بصورة استباقية ودورية للحد من الاستهلاك وخفض تكاليف الطاقة. وفقًا لحسابات برنامج Energy Star الأمريكي، يرتبط انخفاض استهلاك الطاقة بنسبة 10% بزيادة قدرها 1.5% في صافي الدخل التشغيلي.²

يمكن لبرامج التدريب والتطوير التي تساعد الموظفين على تنمية مهاراتهم أو اكتساب مهارات جديدة أن تُحسِّن من إنتاجيتهم، وهو ما يؤدي إلى زيادة الكفاءة التشغيلية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد زيادة رضا الموظفين الناتج عن التدريب على المهارات على تعزيز الاحتفاظ بالموظفين. كما يمكن أن يدعم الحد من استقالة الموظفين الكفاءة التشغيلية حيث إن توظيف وتدريب موظفين جدد عادةً ما يكون أكثر تكلفة من الاحتفاظ بالموظفين الحاليين.

يُستخدم مصطلح الكفاءة التشغيلية في بعض الأحيان بالتبادل مع مصطلح "التميز التشغيلي". ومع ذلك، يُفهم عادةً أن الكفاءة التشغيلية لا تشمل فقط عمليات الأعمال الأكثر كفاءة، بل تشمل أيضًا بناء ثقافة يستثمر فيها كل من المديرين وأعضاء الفريق في تحقيق نتائج الأعمال والتحسين المستمر.

تقدم التقنيات المتطورة للشركات فرصًا متنوعة لتحسين الكفاءة التشغيلية. تدمج المؤسسات تدريجيًا إنترنت الأشياء (IOT) في إدارة عملياتها وأعمال الصيانة التنبئية. وفي الوقت نفسه، يدعم الذكاء الاصطناعي معارف تساعد الشركات على تحسين إدارة المخزون واستخدام المرافق وغير ذلك الكثير. تشمل حلول البرمجيات التي تستفيد من هذه التقنيات لدعم الكفاءة التشغيلية ما يلي:

النظام المتكامل لإدارة مكان العمل IWMS هو منصة برمجية تبسط إدارة العقارات وإدارة المرافق من خلال منصة واحدة. يمكن لحلول IWMS أن توفر رؤية بشأن محافظ العقارات من خلال لوحات معلومات مدمجة وتطبيقات الأجهزة المحمولة. تُظهر الأبحاث أن IWMS يمكن أن يحسن كفاءة استخدام المرافق بأكثر من 39% ويقلل من تكاليف الصيانة بأكثر من 15%.³

نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP هو نظام برمجي لإدارة الأعمال مصمم لاستخدام الأتمتة والتكامل بهدف إدارة وتبسيط سير عمل الشركة وعملياتها ووظائفها. تشمل هذه الوظائف الوظائف المالية، والموارد البشرية، والتصنيع، والخدمات، والمشتريات، وإدارة سلسلة التوريد، وإدارة دورة حياة المنتجات، وإدارة المشاريع.

يستخدم برنامج إدارة الطاقة إنترنت الأشياء (IOT) والاتصالات وتحليلات بيانات الطاقة لتوفير معارف للشركات بهدف تحسين صناعة القرار فيما يتعلق بإدارة المرافق وترشيد استهلاك الطاقة.

توفر أدوات تخطيط العمليات المتقدمة منصات مركزية تُمكّن الفرق من التعاون واكتساب معارف في أثناء عملهم على تحسين عمليات الأعمال باستمرار.

تُمكّن أدوات إدارة الطلبات الذكية الشركات من إدارة المخزون والمستودعات في الوقت الفعلي، بما في ذلك تتبع مستويات المخزون وتنفيذ الطلبات عبر القنوات المتعددة.