ما هي أتمتة الأعمال؟

تتولى معظم عمليات الأتمتة مهامًا يدوية بسيطة وتقوم بأتمتتها. فيما يلي بعض أنواع الأتمتة التي يمكن للشركات استخدامها. 

• الأتمتة المتقدمة
• إدارة عمليات الأعمال
• الأتمتة الذكية
• عملية التعدين
• أتمتة العمليات الآلية
• أتمتة سير العمل

تجمع الأتمتة المتقدمة بين البشر والآلات لدمج أنظمة متعددة في جميع أقسام المؤسسة. تدعم الأتمتة المتقدمة العمليات الأكثر تعقيدًا وتعتمد على البيانات غير المنظمة إلى جانب التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية وتحليلها. وهي تعزز إدارة المعرفة ودعم اتخاذ القرار للعمل المتخصص.

تساعد إدارة عمليات الأعمال (BPM) المؤسسات على اكتشاف وقياس وتعزيز وتحسين استراتيجية وعمليات الأعمال. تختلف إدارة عمليات الأعمال عن إدارة المشاريع، حيث تهتم إدارة عمليات الأعمال بالعملية الكاملة من البداية إلى النهاية.

الأتمتة الذكية، المدعومة بالذكاء الاصطناعي، تعني أن الآلات يمكنها "التعلم" واتخاذ القرارات بناءً على المواقف التي واجهتها وحللتها. على سبيل المثال، في خدمة العملاء، يمكن للمساعدين الافتراضيين المدعومين من الذكاء الاصطناعي تقليل التكاليف مع السماح بتفاعلات أكثر ذكاء بين العملاء والوكلاء البشريين. نتيجة لذلك، يحصل العملاء على تجربة عملاء أفضل.

تتضمن عملية التعدين استخدام خوارزميات متخصصة لبيانات سجل الأحداث لتحديد الاتجاهات والأنماط وتفاصيل كيفية تطور العملية. تطبق عملية التعدين علم البيانات لاكتشاف مهام سير العمل والتحقق من صحتها وتحسينها. فهي تجمع بين التنقيب عن البيانات وتحليلات العمليات لتحديد كيفية تحسين هذه العمليات.

تستخدم أتمتة العمليات الآلية (RPA)، والمعروفة أيضًا باسم التشغيل الآلي البرمجي، تقنيات الأتمتة الذكية لأداء المهام المكتبية المتكررة للعمال البشريين، مثل استخراج البيانات وملء النماذج ونقل الملفات وغير ذلك الكثير. تساعد أتمتة العمليات المؤسسات على تحقيق الاتساق والشفافية.

تستبدل أتمتة سير العمل المهام اليدوية ببرنامج ينفذ العملية بالكامل أو جزء منها. استخدمت شركة United Foods حزمة IBM Cloud Pak for Business Automation لتبسيط مهام سير العمل في مجال الموارد البشرية والشؤون المالية وإعداد التقارير، مما أدى إلى تعزيز الإنتاجية وتحقيق رؤية أفضل للعمليات.

سواء كنت تدير شركة صغيرة أو مؤسسة كبيرة، فإن الأتمتة هي طريقة ممتازة لتبسيط العمليات وتعزيز نمو الأعمال. تم تصميم أدوات الأتمتة لتحل محل العمالة البشرية بعمالة آلية حتى تتمكن من توجيه تلك الموارد البشرية للعمل في أماكن أخرى في الشركة.

لتحقيق الإمكانات الكاملة للأتمتة، تحتاج الشركات إلى استخدام برامج الأتمتة التي أثبتت جدواها وأفضل الممارسات بشكل مستمر في جميع مهام سير العمل- من إنشاء تجارب عملاء رقمية أسرع إلى تبسيط العمليات الداخلية. ومع ذلك، ليس كل الحلول تحتوي على المجموعة الكاملة من التقنيات اللازمة لأتمتة العمليات من بدايتها إلى نهايتها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى العديد من الحلول النقطية وارتفاع التكاليف وعدم القدرة على التوسع.

تعد أتمتة الأعمال أمراً بالغ الأهمية لعالم سريع التغير. على سبيل المثال، يمكن أن يكون التنبؤ بسلوكيات العملاء التي تستمر بعد الوباء من التقلبات الشديدة في الطلب إلى الاحتياطات الصحية والسلامة المتزايدة أمراً صعباً.

ولكن أحد المجالات التي يمكنك التحكم فيها هو كيفية إدارة التجارب التي تنشئها لعملائك. يمكن أن تساعدك الأتمتة، خاصة الأتمتة المدمجة مع الذكاء الاصطناعي، على إصلاح هذه التجارب أو تحسينها، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات واستخدام أفضل للموارد وزيادة رضا العملاء.

أحد أفضل الطرق للقيام بذلك هو من خلال منصة أتمتة تساعدك على القيام بما يلي:

• تطبيق الاستعلامات
• تعزيز قدرات القوى العاملة
• أتمتة العمليات الأساسية
• تحقيق وفورات في التكاليف
• تحسين العمليات وعمليات التحسين

استخدم البيانات التي جمعتها من أتمتة عملياتك باستخدام التعلُّم الآلي والذكاء الاصطناعي للتوصية بالإجراءات وتفريغ الأشخاص للقيام بمهام أكثر استراتيجية. على سبيل المثال، يمكن للمؤسسة استخدام التعلم الآلي (ML) لتحليل توقعات مبيعاتها لفهم نقاط القوة والضعف المحتملة. قد تحدد عملية التعلم الآلي عميلاً كبيراً معرضاً لخطر التقلب قبل أن يحدد محلل المبيعات نفس المشكلة.

تهتم المؤسسات باستخدام عمال رقميين، وهي عبارة عن روبوتات مدربة على أداء مهام محددة، أو عمليات بالشراكة مع البشر، لتسريع صناعة القرار وتحسين الكفاءة. يمكن للبشر التفاعل مع هؤلاء العمال الرقميين لتحسين إدارة المشروعات، حتى يتمكنوا من التركيز على أمور أخرى.

تطبيق قدرات الأتمتة الأساسية، مثل معالجة المستندات وتنسيق سير العمل وإدارة القرارات وخدمات المحتوى، على المجالات التشغيلية الرئيسية لتلبية احتياجات الأعمال.

تؤدي مساعدة الموظفين على توفير الوقت وإنجاز المهام بشكل أسرع إلى تقليل تكاليف الموارد وتمكين الموظفين من التعامل مع أحمال التشغيل على نطاق أوسع.

يساعد إنشاء حلول الأتمتة على إنشاء كفاءات تشغيلية أو نقاط ساخنة في عملياتك. يمكن أن يؤدي إنشاء هذه العمليات المؤتمتة إلى حل هذه المشكلات أو مساعدة المؤسسات على إصلاح عملياتها.

• تطوير التطبيقات
• خدمة العملاء
• الشؤون المالية والحسابات
• الموارد البشرية
• أنشطة التسويق
• تطوير منتجات جديدة
• عمليات البيع

يمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات استخدام الأتمتة لتعزيز جهود تطوير التطبيقات. ويمكنهم استخدام الأتمتة الذكية بشكل متزايد لكتابة التعليمات البرمجية وإنشاء التطبيقات وإجراء ضمان الجودة للمنتجات. لجأت شركة الخدمات اللوجستية VLI إلى شركة IBM للمساعدة في أتمتة العديد من البرامج كثيفة العمالة لأتمتة العمليات، مثل شهادات الوصول وطلبات الوصول وإدارة كلمات المرور. ضمنت خدمات الأتمتة التي قدمتها IBM منح طلبات الوصول بشكل أسرع بنسبة 99٪ عما كان من قبل.

يمكن للمؤسسات أتمتة المحادثات الأولية مع العملاء من خلال نشر روبوتات محادثة لجمع المعلومات وربما الإجابة على سؤال دون الحاجة إلى تدخل بشري. ويمكنها أيضًا أتمتة التفريغ النصي للمكالمات لتجميعها في استعلامات البيانات ولمساعدة المشرفين على تتبع البروتوكول بشكل أفضل.

من خلال أتمتة التخطيط المالي ووظائف المحاسبة، يمكن للشركات توفير المزيد من الوقت للمهام الهامة مثل التحليل والإستراتيجية والتعاون مع الأطراف المعنية. في إدارة الحسابات مستحقة الدفع (AP)، على سبيل المثال، يمكن للمؤسسات أتمتة التقاط البيانات ومطابقة الفواتير بالمدفوعات وتوجيه الموافقات. يمكن للتقنيات أيضًا أتمتة تسويات الحسابات وإنشاء التقارير المالية. يساعد هذا في تقليل الأخطاء البشرية المتعلقة بالبيانات ومنع الاحتيال من خلال ضوابط مراقبة خلفية. على سبيل المثال، استخدمت إحدى شركات إعادة التأمين العالمية في سويسرا برنامجًا من شركة IBM لأتمتة مهام الإغلاق ربع السنوية الخاصة بها، ونجحت في توفير 40 ألف دولار أميركي لكل ربع سنة.

يمكن لأنظمة إدارة الموارد البشرية أتمتة مجموعة كبيرة من مهام الموارد البشرية، بما في ذلك معالجة طلبات التوظيف، وجدولة المقابلات، وعروض التوظيف، وتأهيل الموظفين، وإدارة كشوف المرتبات، وإدارة المزايا. ويمكنها أيضًا إنشاء إشعارات مستهدفة حتى يتمكن المديرون التنفيذيون والمديرون من تلقي تحديثات حول مكان وجود الاحتمالية ذات الصلة في عملية التوظيف. باستخدام التحليلات، يمكن لهذه الأنظمة أيضاً توفير رؤى حول إنتاجية القوى العاملة.

باستخدام أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني، يمكن للشركات استخدام البرامج لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى قائمة توزيع العملاء وفقًا لجدول زمني محدد مسبقًا، مما يقلل من تكاليف تشغيل الحملات يدويًا. ويمكنها أيضًا إرسال رسائل بريد إلكتروني في الوقت الفعلي بناءً على الإجراءات المحفزة لذلك. على سبيل المثال، إذا طلب شخص ما مزيداً من المعلومات، يمكن للمؤسسة أتمتة رسالة بريد إلكتروني توفر سياقاً إضافياً. ويمكن ربط جهود التسويق بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وحتى القيام بأشياء مثل استهداف العملاء برسائل آلية للمتابعة عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

يمكن لتقنيات الأتمتة الذكية أن تساعد المؤسسات بشكل أفضل على تنظيم وفهم بياناتها الخاصة والبيانات التابعة لجهات خارجية لتحديد الفرص الجديدة لتوسعات المنتجات الرقمية. لجأت شركة Komatsu الأسترالية المصنعة لمعدات حفر التربة إلى IBM لتطوير تجربة رقمية مدعومة بأدوات الأتمتة. باستخدام منصة IBM WebMethods للتكامل كخدمة (iPaaS)، يقوم البريد الإلكتروني الآن بإنشاء سير عمل مؤتمت دون الحاجة إلى مضيف من التطبيقات. لقد أدى ذلك إلى تطوير ونشر أسرع بنسبة 30%.

تتيح أدوات أتمتة المبيعات مثل Salesforce وغيرها من أدوات البرمجيات كخدمة (SaaS) لفرق المبيعات قضاء وقت أقل في تسجيل أنشطتهم المتعلقة بالصفقات ووقت أطول في إجراء المكالمات الهاتفية التي تساهم في إتمام الصفقات. تستطيع هذه الأدوات أتمتة المهام المتكررة عبر مراحل عملية المبيعات المختلفة، سواء من خلال تأهيل العملاء المحتملين بناء على رحلتهم الشرائية، أو تخصيص العملاء المحتملين للمندوب المناسب أو إنشاء توقعات مبيعات مدعومة بالبيانات. ويمكنها أيضًا تعزيز التغييرات التي تطرأ على التسعير اعتمادًا على الأحداث الداخلية أو الخارجية مثل الطلب والمخزون وضمان الجودة.