qué es la gestión empresarial tecnológica

TBM se basa en una taxonomía estándar y un modelo de toma de decisiones que conecta los datos financieros y operativos en las unidades de TI, finanzas y unidades de negocio. Equipa a los equipos con la estructura, los procesos y las perspectivas necesarias para gestionar la tecnología como un negocio.

Organizaciones que van desde pequeñas empresas hasta corporaciones internacionales y entidades públicas como el estado de Washington han adoptado TBM para mejorar la transparencia, claridad, consistencia y eficiencia de sus departamentos de tecnología.

El marco fue desarrollado originalmente por TBM Council, una organización sin fines de lucro respaldada por miles de directores de sistemas de información (CIO), directores de tecnología, directores financieros y otros líderes tecnológicos y financieros. A medida que la tecnología ha evolucionado, también lo ha hecho la TBM para cubrir modelos de entrega modernos, como la nube, el software como servicio (SaaS), la infraestructura como servicio (IaaS) y más.

Al alinear el costo, el consumo y el valor, TBM permite a las organizaciones priorizar inversiones de alto impacto, realizar un seguimiento del retorno de la inversión de las iniciativas de Tecnología y garantizar que las decisiones de gasto respalden la Estrategia comercial general.

La taxonomía de TBM es un modelo estandarizado que proporciona un lenguaje compartido para categorizar los costos, servicios y valor de la tecnología en una organización. Permite a los responsables de TI, finanzas y compañía colaborar de forma más eficaz al alinear sobre cómo se definen, asignan y comprenden los costos.

El TBM Council rige y mantiene la taxonomía de TBM.

• Grupos de costos: estos grupos son categorías estandarizadas de gastos de TI que distinguen entre gastos operativos y de capital. Los grupos de costos comunes incluyen mano de obra, software, hardware, facilidades y servicios externos. Proporcionan la base para comprender en qué se gasta el dinero.
  
  
• Torres de recursos: esta capa agrupa los Recursos tecnológicos en categorías funcionales, como servidores, almacenamiento, redes, dispositivos de usuario final y seguridad. Estas "torres" representan cómo se prestan los servicios y, por lo general, están alineadas con las operaciones técnicas.
  
  
• Soluciones: las soluciones representan los productos o capacidades orientados al negocio que ofrece TI. Los ejemplos incluyen sistemas CRM, plataformas de datos o herramientas internas. Esta capa permite a las organizaciones medir el valor y el costo de lo que TI ofrece al negocio.
  
  
• Consumidores: esta capa superior identifica quién consume los servicios, ya sean unidades de negocio internas, clientes externos o equipos de socios. Comprender el consumo ayuda a vincular el costo y el valor a centros de demanda específicos.

Dentro de cada capa hay una terminología estandarizada que fomenta la colaboración y la comprensión. En la capa de pool de costos, por ejemplo, podría tener entradas para "proveedor de servicios en la nube", "mantenimiento de SaaS" y "mano de obra interna". Lo ideal es que todos los gastos puedan clasificarse en una de estas categorías. Esta categorización facilita ver y hacer un seguimiento de dónde se gasta el dinero dentro de una organización de Tecnología, y es fácil de entender incluso para quienes no pertenecen al equipo de Tecnología.

Un modelo de tuneladora requiere un método basado en datos para asignar y distribuir los costos y el consumo de recursos. Mediante el seguimiento de los costos desde sus fuentes hasta sus usos, TBM potencia las conversaciones sobre el valor con reportes, análisis y métricas de evaluación comparativa.

La asignación de costos es una parte integral de TBM, y la visibilidad del costo y la calidad de los servicios de TI es crucial para que la infraestructura sea eficaz. TBM se basa en datos confiables. Cuando se cuestiona la calidad de los datos, las partes interesadas dudan del resultado.

Distribución uniforme

Una división simple en la que el número de entidades que utilizan un gasto se divide por el coste de ese gasto. Si una organización tiene 100 000 USD para gastar en servidores y 100 servidores, a cada servidor se le asignarían 1000 USD.

Porcentaje asignado manualmente

Una estrategia más ad hoc, MAP asigna a aquellos con experiencia en el área específica del gasto para decidir qué porcentaje de un costo total se destina a cada sector. Si un departamento de TI tiene un total de 200 000 USD para dividir entre tres empleados, un porcentaje asignado manualmente podría dar a un gerente 100 000 USD y a dos empleados junior 50 000 USD cada uno.

Ponderado manualmente

Este método es una versión un poco más compleja de un porcentaje asignado manualmente. En lugar de porcentajes, un gerente o equipo asigna a destinatarios individuales una prioridad ponderada. Por ejemplo, ese gasto de 200 000 USD en empleados podría dividirse de esta manera:

Gerente (ponderación de 5): 200 000 USD x 0.5 = 100 000 USD

Empleado 1 (ponderación de 3): 200 000 USD x 0.3 = 60 000 USD

Empleado 2 (ponderación de 2): 200 000 USD x 0.2 = 40 000 USD

Basado en el consumo

En este sistema, se monitorean los costos reales de operación y las finanzas se asignan en función de ese consumo. Por ejemplo, el alquiler podría ponderarse por igual en la ciudad de Nueva York y Scranton, Pensilvania, pero en realidad, el primero requerirá un porcentaje mucho mayor del gasto total que el segundo. Después de monitorear los gastos, una asignación basada en el consumo puede cambiar esos porcentajes para adaptarse a las necesidades reales de los trabajadores.

Multidimensional

Este método agrega una complejidad significativa, pero también proporciona una comprensión más profunda. En un sistema multidimensional, se reconoce que los gastos individuales tienen múltiples aspectos. Por ejemplo, imagine que una empresa está asignando gastos para una solución de almacenamiento en la nube. La asignación multidimensional incorpora no solo el "almacenamiento necesario por empleado", sino también los costos de red, la cantidad de veces que se accede al almacenamiento y el costo de ese acceso o el tiempo dedicado a usar el servicio. Cada aspecto individual se puede ponderar manualmente.

TBM ayuda a las organizaciones a evaluar el valor comercial de la tecnología yendo más allá de las métricas básicas de gasto. Combina la transparencia financiera con el contexto operativo. Para ello, aprovecha los KPI, la economía unitaria, la integración con los principios de FinOps y una taxonomía estandarizada que asigna los costos a las capacidades y resultados del negocio.

Muchas organizaciones comienzan y finalizan el análisis del valor de TI con métricas de gasto. La simplicidad tiene valor, pero es más productivo tratar las métricas básicas de gasto como una invitación para un análisis más profundo, en lugar de un punto final. El análisis de segundo nivel podría incluir preguntas como: ¿Qué está impulsando la varianza? ¿Qué centros de costos tienen valores atípicos? ¿Qué partes de TI están mal optimizadas?

La TI necesita medir, optimizar y operacionalizar las prácticas de administración para el gasto de TI, tanto para las soluciones tradicionales locales como para TI basada en la nube.

Las herramientas tradicionales de gestión financiera de TI (ITFM) a menudo se quedan cortas, especialmente en entornos descentralizados de nube híbrida. TBM proporciona una única fuente de verdad para los datos de costos y valor de la tecnología, reemplazando las hojas de cálculo desconectadas o los informes aislados con un modelo unificado que respalda decisiones más inteligentes en toda la empresa.

TBM proporciona un enfoque estructurado tanto para gestionar las inversiones tradicionales en TI como para adoptar la naturaleza dinámica del gasto en la nube. Ayuda a garantizar que cada dólar gastado esté alineado con los objetivos estratégicos del negocio.

La velocidad de comercialización es un valor de TI que depende de metodologías ágiles. Los modelos de desarrollo ágiles dependen de servicios en la nube que escalan bajo demanda, pero tienen un costo. Mientras tanto, las organizaciones aún deben gestionar, modernizar y racionalizar las tecnologías existentes al tiempo que optimizan los costos.

A medida que la computación en la nube continúa teniendo prioridad en la planeación estratégica de TI, la integración de la gestión de costos en la nube dentro del marco TBM, en todo el ecosistema, se vuelve imperativa. Las plataformas TBM integran metodologías ágiles mediante el seguimiento, análisis e integración de servicios en la nube. Esta integración puede ayudar a garantizar un enfoque más integral para optimizar el gasto en TI, aprovechando la escalabilidad y flexibilidad de las soluciones en la nube mientras se mantiene el control sobre los costos y se maximiza el valor para el negocio.

Los KPI de TBM incorporan las necesidades de los flujos de trabajo de valor basados en productos. Las métricas ágiles monitorean la productividad a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de software, pero las carteras de productos se juzgan en última instancia por el tiempo entre la solicitud de entrega de un producto y la entrega real. Los gerentes de producto requieren una línea de tendencia del valor comercial entregado por cartera por trimestre. Esto ayuda a mejorar las estimaciones de tiempo y señalar las limitaciones de recursos si las necesidades del negocio superan las horas productivas de un equipo. Medir y monitorear los resultados de valor comercial permite a los gerentes de producto cumplir con los compromisos de entrega.

La racionalización de aplicaciones (ApPRat) es una iniciativa clave para muchas prácticas de TBM. AppRat requiere que la organización primero segmente las aplicaciones (por controlador de ingresos, por soporte de ingresos y KTLO), luego determine la acción a tomar en cada segmento (invertir para maximizar el rendimiento, optimizar el rendimiento y el costo y minimizar el costo para cumplir los acuerdos de nivel de servicio).

Los indicadores clave de rendimiento, o KPI, para el éxito de AppRat no son técnicos, ni siquiera particularmente complicados. Las iniciativas exitosas de ApPRat reducen las carteras, eliminan las capacidades duplicadas del negocio y reducen el gasto en aplicaciones. Sin embargo, crear una línea base para los costos de las aplicaciones no es fácil. Afirmar que ha reducido el gasto total de aplicaciones depende de saber cuáles eran sus costos antes del esfuerzo racionalizado.

Un modelo de costos de TI basado en una taxonomía TBM con asignaciones de costos defendibles (desde un libro mayor, pasando por on premises y hasta aplicaciones y servicios) es un requisito previo para la confianza en las métricas de valor empresarial. AppRat es una conversación de valor empresarial, pero necesita detalles operativos y financieros dentro de TBM para tenerla.

TBM analiza cuatro categorías amplias de KPI:

• Los KPI de costo por rendimiento ayudan a TI a mejorar continuamente la rentabilidad de sus servicios mientras mantienen la calidad.
  
  
• Los KPI de cartera alineados con el negocio permiten a TI centrar su tiempo y recursos en los servicios, aplicaciones, tecnologías y proveedores que generan el mayor valor para el negocio.
  
  
• La inversión en KPI de innovación ayuda a TI y a sus asociados de negocios a gobernar y colaborar mejor en el nivel adecuado de gasto en proyectos.
  
  
• Los KPI de agilidad empresarial facilitan la creación de una estructura de costes más ágil para TI y aceleran la toma de decisiones eficaz.

Estas categorías se basan en métricas específicas:

• Fundamentos financieros
• Gasto en TI frente a hoja de ruta (variación de OpEx y CapEx)
• Costo total de la aplicación y el servicio
• Porcentaje del gasto en TI en la nube
• Entrega
• Plazo de entrega del producto
• Valor de negocio entregado por cartera por trimestre
• Innovación y agilidad
• Porcentaje de inversión en TI destinada a ejecutar, hacer crecer y transformar el negocio
• Porcentaje del gasto del proyecto en iniciativas centradas en el cliente
• Valor comercial
• Gasto en TI por unidad de negocio
• Puntuaciones de satisfacción del cliente para servicios orientados al negocio
• Porcentaje de inversión en TI por iniciativa empresarial

A medida que las organizaciones navegan por las complejidades de las inversiones en tecnología, la integración de TBM y FinOps, una disciplina de gestión financiera en la nube y una práctica cultural que tiene como objetivo maximizar el valor empresarial en entornos de nube híbrida y multinube, se ha convertido en una estrategia empresarial crucial para mejorar la gestión de costos de la nube.

TBM tiene como objetivo facilitar la toma de decisiones basada en datos en la gestión, planificación y optimización de los costos, el valor y la calidad de todas las inversiones en tecnología, mientras que FinOps se centra específicamente en los aspectos financieros de los servicios en la nube. FinOps es una disciplina clave dentro de la infraestructura de TBM, que proporciona responsabilidad financiera de la nube para complementar la gestión de valor de TBM en toda la empresa.

La fusión de los principios de TBM y FinOps ofrece un enfoque integral para abordar los desafíos únicos que plantea el gasto en la nube. La computación en la nube, caracterizada por su escalabilidad y flexibilidad, exige un enfoque dinámico de la gestión financiera. La integración ayuda a garantizar que las organizaciones no solo puedan seguir el ritmo de los rápidos cambios en los servicios en la nube, sino también optimizar estas inversiones para alinearse con los objetivos estratégicos del negocio.

Este enfoque de fusión amplía la infraestructura de TBM para abarcar los matices operativos y financieros de los servicios en la nube, lo que permite a las organizaciones:

• Optimizar los costos de nube: al aplicar los principios de FinOps dentro de la infraestructura de TBM, las organizaciones pueden lograr una comprensión granular del uso y gasto de la nube, identificando oportunidades de ahorro de costos y mejoras de eficiencia.
  
  
• Alinear el gasto con el valor empresarial: esta alineación ayuda a garantizar que las inversiones en la nube estén directamente vinculadas a los objetivos estratégicos y los resultados empresariales, y ayuda a mejorar el retorno de la inversión (ROI).
  
  
• Mayor agilidad e innovación: la gestión eficaz de los costos de la nube permite a las organizaciones asignar los recursos de forma más estratégica, fomentando la innovación y la agilidad en un ámbito competitivo. La automatización se puede implementar cuando corresponda para optimizar aún más los gastos.

La incorporación de FinOps en la infraestructura de TBM no solo mejora la visibilidad y el control sobre los gastos en la nube, sino que también facilita una cultura de responsabilidad de costos en todos los equipos de TI y finanzas. Esta colaboración es vital para impulsar un rendimiento financiero y operativo óptimo, garantizando que cada dólar gastado en servicios en la nube ofrezca el máximo valor a la organización.

Si bien la sección anterior aborda el componente específico de la nube de TBM, una solución TBM completa puede entenderse como la integración de ITFM, FinOps y gestión estratégica de cartera (SPM). Une estas disciplinas en un marco de gestión de valor diseñado para optimizar las inversiones en un entorno de TI.

La gestión financiera de TI (ITFM) es esencialmente la práctica de aplicar Tácticas tradicionales de gestión empresarial, como la elaboración de presupuestos y el análisis de retorno de la inversión (ROI), a los departamentos de TI. Esto difiere de la gestión de TI tradicional en que, anteriormente, los departamentos de TI simplemente recibían un presupuesto para mantenerse dentro. ITFM integra alineación estratégica, transparencia total de costos y responsabilidad compartida entre TI y el resto de la organización.

La gestión de carteras estratégicas (SPM, sigla en inglés de Strategic Portfolio Management) es un conjunto general de capacidades y procesos que una organización utiliza para decidir dónde emplear los recursos disponibles y el financiamiento en todas las carteras para cumplir con sus objetivos estratégicos. A través de prácticas de SPM, una organización puede asignar Recursos para alinear con los objetivos organizacionales, priorizar proyectos y programas de la misma manera y confiar en la toma de decisiones basada en datos.

TBM ofrece un costo económico unitario de TI completo y preciso, sentando las bases para que las organizaciones evalúen los ingresos generados por una sola unidad de un negocio frente al costo de su servicio. Esta evaluación es fundamental para revelar el valor comercial del gasto, destacando el impacto directo de las infraestructuras/marcos de toma de decisiones, como la integración de TBM y FinOps, en la economía a nivel de unidad.

La economía unitaria es crítica para que las organizaciones:

Al comprender la economía unitaria de los servicios de TI, las organizaciones pueden identificar la rentabilidad de servicios o productos específicos, orientando las decisiones estratégicas sobre dónde invertir o recortar.

La economía unitaria convierte los costos y la calidad de TI en KPI orientados al negocio, como el costo por transacción en un contexto bancario o el costo por día del paciente en la atención médica. Este desglose ofrece una imagen clara de cómo las inversiones en TI contribuyen a los objetivos del negocio.

La integración de los principios de TBM y FinOps mejora la precisión y relevancia de los cálculos económicos unitarios, particularmente en entornos con un gasto significativo en la nube. Esta precisión respalda decisiones estratégicas más informadas, alineando las inversiones en TI con el valor empresarial.

Las organizaciones a menudo desean una métrica única que encapsule el costo, la calidad y el valor de TI en un KPI centrado en el negocio. Sin embargo, las economías unitarias son inherentemente específicas de cada organización y reflejan las realidades operativas y las prioridades estratégicas únicas de cada compañía. Por ejemplo, los hospitales pueden medir el costo por día de internación, mientras que las compañías de transporte pueden evaluar el costo por milla.

El enfoque refinado en la economía unitaria, reforzado por la integración de TBM y FinOps, proporciona una comprensión matizada de cómo las inversiones en tecnología afectan los resultados finales. Este enfoque permite a las organizaciones navegar por las complejidades de los escenarios de TI modernos, garantizando que las inversiones estratégicas en tecnología impulsen resultados comerciales tangibles.

En esencia, la dedicación a la comprensión y optimización de la economía unitaria, dentro del contexto de TBM y mejorada por FinOps, ofrece un camino no solo para gestionar sino también para maximizar el valor de las inversiones en tecnología. Esta alineación estratégica garantiza que las organizaciones puedan medir, gestionar y comunicar eficazmente el valor de TI en términos que resuenen en toda la empresa.

La TBM como disciplina pretende alinear el gasto y las operaciones de TI con los objetivos empresariales. Cuando se aplica correctamente, un programa de TBM puede tener varios resultados beneficiosos.

Sin TBM, los costos de tecnología a menudo se ocultan en hojas de cálculo, se duplican en todos los departamentos o se agrupan en líneas presupuestarias vagas. Esta falta de claridad hace que sea casi imposible optimizar o justificar el gasto.

TBM proporciona visibilidad estructurada de a dónde va el dinero al estandarizar cómo se categorizan los costos en mano de obra, software, hardware, nube, Facilidad y más. Por ejemplo, el estado de Washington revisó todo su enfoque de transparencia de costos de TI después de luchar con informes y taxonomía inconsistentes. Con la TBM implementada, pudieron centralizar y aclarar el gasto entre agencias.

La clara delimitación de los servicios de TI de TBM y la conexión entre esos servicios y el valor comercial permite a los líderes tecnológicos reasignar recursos rápidamente en respuesta a los cambios. Al evaluar nuevas herramientas o reasignar recursos, pueden comparar costos y valor en contexto, en lugar de confiar en el instinto o en datos fragmentados. Esto permite una toma de decisiones mejor y más rápida, especialmente cuando cambian las condiciones o las prioridades.

TBM proporciona un lenguaje compartido que une a los equipos de TI, finanzas y negocios. Elimina la confusión sobre la terminología, ayudando a las stakeholders a entender entre sí y trabajar hacia objetivos compartidos. El lenguaje común empleado por TBM es fácil de entender, lo suficientemente flexible para incorporar todos los conceptos necesarios y lo suficientemente versátil para que participen líderes de toda la organización.

TBM posiciona a TI como un socio estratégico, no solo como un centro de costos. Brinda a los líderes de Tecnología los datos y la estructura que necesitan para mostrar el impacto, abogar por inversiones y liderar la innovación. Al conectar el gasto en TI con el valor del negocio, TBM ayuda a los equipos de tecnología a impulsar los resultados.

Identificar riesgos potenciales es una parte importante del valor que brindan los equipos de TI, y TBM amplifica ese valor. La taxonomía TBM proporciona una forma estandarizada de rastrear el costo y el beneficio de los esfuerzos de mitigación de riesgos, como la ciberseguridad, el cumplimiento y la autenticación. Se integra con la infraestructura de ciberseguridad del NIST, un conjunto de pautas desarrolladas por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) de EE.UU. para ayudar a las organizaciones a gestionar y reducir los riesgos de ciberseguridad. Además, puede adoptar un enfoque basado en datos para ayudar a rastrear el retorno de la inversión (ROI) de estos esfuerzos.

Especialmente, aunque no exclusivamente, en las grandes organizaciones, la expansión de los costos de TI puede ser generalizada. Los informes centralizados de TBM permiten al equipo de TBM detectar costos innecesarios, como cuentas de servicio duplicadas, y facilita la negociación de compras combinadas o masivas.

Si bien TBM ha demostrado ser invaluable para muchas organizaciones grandes y pequeñas, públicas y privadas, ningún sistema está exento de desafíos.

Implementar TBM no es una tarea fácil. Implica integrar datos de sistemas Dispar, controlados por equipos Dispar. Las compañías deben seleccionar el software de TBM ideal para gestionar estos datos, lo que a menudo requiere un desembolso inicial. También puede requerir un equipo de TBM dedicado para mantenerlo.

Además, puede ser difícil recuperar y compilar todos los datos necesarios para permitir que TBM obtenga todos sus beneficios. El Consejo de TBM se adhiere al lema de que “la perfección es el enemigo del progreso” y sugiere ingresar los datos que están fácilmente disponibles, en lugar de esperar hasta obtener hasta el último bit. El proceso de entrada de datos podría proporcionar pistas sobre qué información necesita y qué no tiene.

TBM es una revisión importante en la forma en que los departamentos de TI operan y se ven a sí mismos, y en la forma en que el resto de una organización los ve. El líder o equipo de TI puede sentirse incómodo al establecer objetivos comerciales para cada gasto, y es posible que los líderes empresariales no vean el valor de tener a TI en la mesa de toma de decisiones.

Esto puede cambiar con el tiempo a medida que los empleados se adaptan al nuevo sistema, pero es muy posible que haya problemas de crecimiento.

La tuneladora no es un sistema que se fija y se olvida. Para utilizar correctamente el sistema, el software TBM debe ser actualizado continuamente con nuevas categorías y nuevos datos. Si los datos no están disponibles en un lugar centralizado, fácil de encontrar y de entender, la imagen que pinta la TBM puede ser inexacta. Esto requiere un esfuerzo continuo de información, introducción de datos, recopilación de datos y análisis de datos.