¿Qué es la comunicación con los empleados y por qué es importante?

Mientras que la comunicación interna se refiere a cualquier intercambio entre los empleados, la comunicación con los empleados generalmente se refiere a las interacciones entre los miembros del equipo y sus gerentes o los líderes de la organización. Ejecutadas de manera efectiva, ambos tipos de comunicación mejoran la experiencia del empleado, aumentando la retención y creando un ambiente de trabajo positivo.

La comunicación con los empleados suele tener lugar a través de varios canales para proporcionar una experiencia fluida y unificada a los empleados. Algunos ejemplos de comunicación con los empleados pueden incluir:

• Un empleado inicia sesión en la intranet de una empresa para ver las comunicaciones y actualizaciones del lugar de trabajo.
• Un gerente que comunica objetivos clave a través de una plataforma de mensajería, a la que acceden los empleados en una aplicación móvil.
• Un departamento de RR. HH. que solicita retroalimentación de los empleados y mide su satisfacción a través de encuestas digitales o reuniones presenciales.
• Una serie de memorándums semanales para toda la empresa enviados por un gerente o ejecutivo que comunica noticias recientes de la empresa.

La comunicación proactiva y multicanal con los empleados, al igual que otros aspectos de la experiencia del empleado, se ha vuelto exponencialmente más importante en los últimos años. Menos de un año después de la pandemia de Covid-19, Gallup informó que el 56 % de los empleados en Estados Unidos trabajaba en un entorno totalmente remoto.¹ Esto llevó a las organizaciones a tener que depender en gran medida de las herramientas de comunicación digital con los empleados, como el correo electrónico y Slack.

Aunque muchos empleados volvieron a la oficina, el paradigma mundial cambió: el 39 % de los empleados del conocimiento de todo el mundo operan en un entorno híbrido, según la consultora Gartner.² Al mismo tiempo, muchas empresas han comenzado a buscar su talento a nivel mundial, aprovechando la naturaleza sin fronteras de la fuerza laboral móvil.³

En la economía global moderna, las organizaciones se comunican con un grupo más diverso de empleados que pueden estar trabajando desde diversas ubicaciones y zonas horarias. En este nuevo paradigma, los canales eficaces de comunicación con los empleados aumentan el compromiso de estos y mantienen una cultura empresarial cohesionada a través de una pluralidad de plataformas.

Los empleados remotos pueden recibir comunicaciones de varios servicios digitales y herramientas de colaboración en tiempo real, desde portales para empleados hasta software para videoconferencias. Estos rápidos cambios en la fuerza laboral global crearon un entorno en el que los líderes de las grandes organizaciones suelen gestionar muchos más tipos de comunicación que en el pasado.

Hoy en día, la comunicación eficaz con los empleados es un pilar del éxito organizacional. Así lo encontró un informe reciente del IBM Institute for Business Value, las organizaciones que ofrecen las mejores experiencias para los empleados superan a otras en el crecimiento de los ingresos en un 31 %. Al fomentar canales de comunicación abiertos, claros y coherentes, las organizaciones pueden mejorar el compromiso, la colaboración y la productividad de los empleados, lo que reduce la rotación y desarrolla al talento clave.

Una estrategia de comunicación interna integral y multiplataforma aumenta el compromiso de los empleados y unifica a la empresa en torno a una cultura organizacional cohesiva e iniciativas de alta prioridad. Algunos beneficios potenciales de la comunicación con los empleados incluyen:

• Aumenta el compromiso y la moral de los empleados
• Mejora la experiencia de los empleados
• Fomenta la inclusión para tener un lugar de trabajo diverso
• Mejora la colaboración y el trabajo en equipo
• Facilita la gestión del cambio
• Mejora la toma de decisiones

Los canales de comunicación abiertos y oportunos hacen que los empleados se sientan valorados y respetados, lo que aumenta la moral y el compromiso. Esto, a su vez, mantiene a los empleados comprometidos y motivados, lo que conduce a una mayor satisfacción en el trabajo, un aumento de la productividad y, con suerte, una mayor retención.

Según una encuesta reciente del IBM Institute for Business Value, más del 70 % de los empleados valora la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal en sus carreras. La comunicación eficaz con los empleados fomenta un lugar de trabajo centrado en las personas, lo que permite a las organizaciones reclutar y retener talento valioso.

La comunicación accesible y clara con los empleados a través de múltiples canales fomenta la inclusión al derribar el aislamiento de información. Al fomentar de forma proactiva la retroalimentación continua, las organizaciones pueden cerciorarse de satisfacer una amplia gama de necesidades de los empleados.

Una comunicación descendente clara y consistente fomenta una mejor colaboración entre los miembros del equipo, lo cual minimiza los conflictos y promueve una visión unificada en toda la empresa. También fortalece a la empresa en general, ya que aprovecha las ideas de los empleados y fomenta la innovación mediante la colaboración en toda la empresa.

La comunicación transparente es clave durante los cambios organizacionales, como las fusiones o transformaciones digitales. Mantener a los empleados informados y actualizados puede ayudarles a tener una transición fluida.

El acceso a información precisa y oportuna permite que los empleados y directivos tomen decisiones informadas. Un proceso colaborativo de toma de decisiones puede emplear diversas perspectivas y la experiencia de toda la organización para mejorar los flujos de trabajo y las métricas clave.

Esto incluye reuniones, discusiones individuales y conversaciones informales, que permiten obtener retroalimentación inmediata y tener interacciones personalizadas.

La comunicación escrita con los empleados puede incluir correos electrónicos, memorándums, boletines, evaluaciones de desempeño e informes. Estos proporcionan un registro de la comunicación con los empleados y pueden ser útiles para comunicaciones detalladas y formales. Los empleados también se comunican con el equipo de liderazgo a través de encuestas y otras formas de comunicación escrita, las cuales proporcionan retroalimentación y recomendaciones para mejorar la experiencia de los empleados.

Este tipo de comunicación implica el uso de herramientas digitales como intranets, plataformas de colaboración (por ejemplo, Microsoft Teams o Slack) y, ocasionalmente, redes sociales. La comunicación digital anima a los empleados a acceder a la información que necesitan en tiempo real, lo que permite flujos de trabajo más ágiles e inmediatos.

Para las organizaciones globales que tienen empleados en distintas zonas horarias, la comunicación digital ofrece una forma flexible de compartir información independientemente de la ubicación. La gran cantidad de tecnologías digitales empleadas para comunicarse con los empleados también otorga a los líderes un mayor acceso, por ejemplo, a través de aplicaciones móviles en el campo, ya sea que el intercambio de información se realice de manera individual o a través de un equipo.

Las organizaciones de hoy en día emplean diversas plataformas y métodos de comunicación para llegar a los empleados, desde intranets internas hasta aplicaciones móviles. Por lo general, una empresa emplea varias tecnologías de manera simultánea para proporcionar a los empleados información donde y cuando la necesiten. Las tecnologías comunes de comunicación con los empleados incluyen:

El correo electrónico es una herramienta fundamental para la comunicación formal e informal con los empleados, ya que permite las comunicaciones diarias y la mensajería asíncrona. A menudo se emplea para compartir documentos y enviar anuncios en una empresa o departamento.

Las plataformas de mensajería instantánea como Slack y Microsoft Teams facilitan la comunicación rápida e informal entre los empleados. Pueden emplearse para la colaboración entre equipos u organizaciones, para responder rápidamente a preguntas y compartir actualizaciones de estado.

Las herramientas para videoconferencia (como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet) permiten celebrar reuniones, seminarios web o conferencias virtuales cara a cara. Se pueden emplear para sesiones de capacitación, reuniones remotas y asambleas de toda la empresa.

Algunas organizaciones emplean sitios web o portales internos que pueden servir como centro de información y recursos de la empresa. Las plataformas, como SharePoint y Confluence, admiten varias integraciones, lo que permite a las organizaciones personalizar sus plataformas para el uso interno de la intranet. Estas plataformas suelen actuar como una ventanilla única para las comunicaciones de la organización, las políticas de alojamiento, los procedimientos, las noticias internas, los directorios de empleados y las herramientas de colaboración.

En la última década, varias plataformas de comunicación con los empleados combinaron varias herramientas, desde el intercambio de documentos hasta la gestión de proyectos, para unificar la experiencia de los empleados. Empresas como Microsoft Teams, Trello y Asana admiten la colaboración en proyectos, la gestión de tareas, la gestión de documentos con varios editores y la comunicación en equipo.

Plataformas integrales como SAP SuccessFactors y Oracle HCM Cloud ofrecen a los empleados acceso a servicios de RR. HH. Estos portales permiten a los empleados ver recibos de nómina, acceder a las políticas de la empresa e interactuar con recursos de incorporación en una plataforma centralizada.

Los avances recientes en inteligencia artificial (IA) han mejorado las herramientas de comunicación interna al quitar la carga de las tareas rutinarias y responder con rapidez a las necesidades de los empleados. Con la implementación estratégica de la IA en la comunicación con los empleados, los gerentes y departamentos de Recursos Humanos pueden liberar tiempo y recursos para enfocarse en las relaciones humanas y ponerlas al centro de una empresa. Algunas de estas aplicaciones incluyen:

Los chatbots y asistentes virtuales impulsados por IA pueden gestionar consultas y tareas rutinarias. Estas herramientas pueden responder preguntas frecuentes durante el proceso de incorporación, ayudando a los nuevos empleados a explorar la organización. También pueden proporcionar información sobre consultas rutinarias de RR. HH., como beneficios y políticas de licencias. Estas herramientas pueden reducir los largos tiempos de espera, que contribuyen a la frustración de los empleados, y reducir la carga administrativa de los profesionales de RR. HH.

La IA puede adaptar la comunicación rutinaria con los empleados en función de sus preferencias y comportamiento, lo cual permite ofrecer materiales de aprendizaje y actualizaciones personalizados. En la fuerza laboral sin fronteras de hoy en día, la IA también puede traducir las comunicaciones a varios idiomas, por lo que ofrece noticias de la empresa o notificaciones cruciales en la lengua materna de un empleado.

Algunas organizaciones utilizan IA para realizar análisis de sentimientos, al implementar procesamiento de lenguaje natural (PNL) para obtener insights a partir de encuestas a y formularios de retroalimentación gran escala. Estas tecnologías también pueden analizar las oportunidades internas que mejor se adaptarían a un empleado en función de su experiencia y conocimientos, proporcionando recomendaciones a los profesionales de Recursos Humanos y ayudando a impulsar la mejora interna.

La comunicación con los empleados requiere mucho papeleo y mantenimiento general. Gracias a la IA, las organizaciones pueden gestionar automáticamente la programación de reuniones y entrevistas, crear cuentas de empleados nuevos y enviar comunicaciones rutinarias para garantizar la coherencia de la experiencia de los empleados.

Una comunicación interna eficaz implica mensajes consistentes, oportunos y centrados en el ser humano que alienten a los empleados a compartir información y a recibirla. Una estrategia de comunicación cohesiva con los empleados garantiza una visión única de toda la organización y facilita el consenso sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Idealmente, una estrategia de comunicación con los empleados también emplea la retroalimentación para crear experiencias dinámicas y receptivas para los empleados en diversos canales. A fin de fomentar un entorno de trabajo productivo y comprometido, algunas medidas que los líderes pueden tomar para mejorar la comunicación en toda la organización incluyen:

Las estrategias eficaces de comunicación con los empleados se correlacionan directamente con el éxito de una empresa; cuanto más apoyados y comprometidos se sientan los empleados, mayor será la satisfacción del cliente. Según el IBM Institute for Business Value, el bienestar de los empleados es una prioridad importante para el 77 % de los directores ejecutivos (CEO) de empresas con un rendimiento superior. Varias métricas concretos pueden ayudar a los directivos a evaluar la solidez de su estrategia de comunicación con los empleados. Algunos de estos puntos de datos incluyen:

• Encuestas y retroalimentación de los empleados: Las organizaciones pueden realizar encuestas periódicas para medir la satisfacción de los empleados con los canales y las prácticas de comunicación, ya sea en forma de amplias encuestas semestrales o encuestas anónimas.

• Auditorías de comunicación: Algunas empresas pueden revisar periódicamente las prácticas, los canales y el contenido de las comunicaciones para identificar brechas y áreas de mejora. Un consultor externo podría proporcionar una evaluación imparcial de la eficacia de una estrategia de comunicación.

• Indicadores clave de rendimiento: Una organización puede obtener información valiosa e inmediata de los KPI, como las tasas de apertura del correo electrónico y los accesos a la intranet. También pueden hacer un seguimiento de los tiempos de respuesta a los mensajes y de los índices de finalización de encuestas y otras tareas de comunicación con los empleados en todos los canales a fin de medir su eficacia.

• Evaluaciones de desempeño: Las evaluaciones de desempeño pueden proporcionar retroalimentación valiosa y comunicar expectativas claras a los empleados, así como darles la oportunidad de identificar los puntos problemáticos.

• Índices de promoción de los empleados: Esta es una métrica que se emplea para medir en qué medida los empleados promueven o defienden su organización. Una empresa puede optar por hacer un seguimiento de la participación en las redes sociales, las métricas de recomendación u otros datos para evaluar la solidez de su estrategia de comunicación con los empleados.

• Tasas de rotación y retención de empleados: Las altas tasas de rotación pueden indicar una mala comunicación. Para evaluar la fuente de fricción, una organización podría analizar las entrevistas de salida en busca de problemas relacionados con la comunicación a fin de aumentar las tasas de retención.

• Índices NPS internos: Un índice Net Promoter Score (iNPS) interno mide la satisfacción y la lealtad de los empleados dentro de una organización. Es una adaptación del índice de satisfacción del cliente externo, y se puede emplear para proporcionar información sobre el estado general de la estrategia de comunicación con los empleados de una empresa.