Integración de EDI y ERP: mejores prácticas, beneficios y desafíos
La integración EDI-ERP consiste en la conexión de una plataforma de intercambio electrónico de datos (EDI) con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para ayudar a garantizar un flujo de datos automático, eficiente y sin interrupciones entre las plataformas EDI y ERP.
La integración ERP-EDI automatiza y acelera el procesamiento y fomenta una mayor eficiencia operativa y ciclos más rápidos de pedido a efectivo (O2C), y mejora la visibilidad de inventario y cadena de suministro, menores costos operativos y más.
EDI y ERP, brevemente
Las soluciones EDI permiten la transmisión automática de documentos comerciales electrónicos estandarizados (a menudo denominados mensajes EDI) y datos. El EDI se utiliza principalmente como una integración B2B para el intercambio de documentos como facturas, órdenes de compra y avisos de envío, pero también se utiliza entre sistemas internos dispares, como los sistemas ERP y CRM.
Los sistemas ERP gestionan y optimizan las funciones, procesos y flujos de trabajo de una organización a través de la automatización y la integración. Se utilizan para gestionar diversos procesos empresariales, entre ellos las finanzas, la fabricación, las adquisiciones, la gestión de la cadena de suministro y otros.
La integración EDI-ERP conecta las plataformas EDI con los sistemas ERP internos para facilitar el flujo automático y sin inconvenientes de información entre los dos sistemas. Sin esta integración, los datos de EDI tendrían que ingresarse manualmente en ERP y otros sistemas internos (y, por el contrario, de los sistemas internos al software de EDI).
Hay varias formas en que se pueden integrar las plataformas EDI y las soluciones ERP, incluidas las integraciones nativas dentro del software ERP o EDI, las integraciones de middleware como las plataformas iPaaS, la integración personalizada basada en API, la integración a nivel de base de datos, la integración basada en archivos y los servicios EDI gestionados.
Integración directa
Algunas plataformas EDI ofrecen conectores o módulos nativos creados específicamente para los sistemas ERP populares. Estas integraciones son predefinidas y proporcionadas por el proveedor que están diseñadas para la estructura de datos y los flujos de trabajo de un ERP específico. Aunque estas integraciones a menudo utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API) para el intercambio real de información, el proveedor desarrolla y mantiene estas API, en lugar de la organización del cliente.
Estas integraciones presentan una solución lista para usar que permite una conexión directa entre el software EDI y ERP y la traducción automática de documentos EDI. Aunque una integración directa reduce considerablemente el trabajo de programación y configuración necesario, al igual que ocurre con la mayoría de los procesos de integración, es posible que aún se requiera cierta configuración y transformación de datos para tener en cuenta las diferencias en los procesos de negocio y las estructuras de datos entre los socios comerciales.
Por ejemplo, es posible que una organización aún necesite asignar campos personalizados o estructuras de datos no estándar a segmentos EDI, ajustar los socios comerciales que usan campos opcionales de diferentes maneras o categorizar productos de manera diferente, o crear una lógica específica del negocio para diferentes estructuras de precios, códigos, identificadores y convenciones de nomenclatura.
Debido a que no hay “intermediarios”, la integración directa suele ser una opción rápida y de alto rendimiento. Sin embargo, el vendor lock-in (dependencia de proveedores) puede ser una preocupación.
Plataformas de middleware/iPaaS
Las organizaciones suelen utilizar software de integración, como las plataformas iPaaS, para conectar sistemas EDI y ERP. Las plataformas iPaaS son suites de herramientas y soluciones de autoservicio basadas en la nube que se utilizan para integrar datos procedentes de múltiples aplicaciones o plataformas.
Las plataformas iPaaS generalmente se utilizan para conectar varios sistemas empresariales, más allá de la integración de EDI y ERP, y son opciones populares para organizaciones más grandes que necesitan un intercambio de datos fluido entre muchos sistemas internos y externos.
Integración basada en API
La integración basada en API puede proporcionar la misma funcionalidad que una integración directa (al tiempo que ofrece una mayor flexibilidad que una integración directa proporcionada por el proveedor), pero en este escenario, la organización cliente o un tercero contratado (en lugar del proveedor de software EDI), construye la integración entre sistemas. Los sistemas EDI modernos pueden exponer y consumir API, a menudo API REST o SOAP, que se comunican con un sistema ERP, y los desarrolladores de una organización crean la conexión, escribiendo código para llamadas API en ambos lados, asignando campos de datos entre sistemas, creando lógica de transformación, entre otras cosas.
Esto presenta una opción flexible que proporciona a una organización un gran control: los desarrolladores de una organización pueden adaptar la integración a sus sistemas y necesidades específicos. Sin embargo, una solución de este tipo requiere un desarrollo y un mantenimiento continuos, y esa responsabilidad recae en los equipos internos.
Integración a nivel de base de datos
En este escenario, el software de EDI escribe directamente en las tablas de preparación en una base de datos de ERP, o ambos sistemas escriben y leen en una base de datos compartida. Esta puede ser una opción rápida, pero requiere una gestión cuidadosa para mitigar los riesgos de integridad de los datos. Las actualizaciones del sistema también pueden resultar complicadas en este modelo de base de datos compartida.
Integración basada en archivos
Un enfoque tradicional, esta integración es un simple intercambio de datos de “archivo plano”, como con archivos CSV (valores separados por comas), XML (eXtensible Markup Language) o TXT (texto), a menudo a través de carpetas compartidas o servidores SFTP.
Una opción simple y confiable, es más lenta que las opciones en tiempo real mencionadas en este artículo y requiere monitoreo de archivos y manejo de errores. Es la más “baja tecnología” de las integraciones y podría ser satisfactoria para organizaciones más pequeñas con necesidades de intercambio de datos menos intensivas. Un inconveniente importante de la integración basada en archivos es el cuello de botella de la carga y descarga de los archivos, lo que significa que no hay visibilidad en tiempo real de las operaciones actuales.
Servicios EDI gestionados
Algunos proveedores de EDI ofrecen servicios de integración de ERP. Dichos servicios van desde opciones preempaquetadas para sistemas ERP populares (como las integraciones nativas mencionadas anteriormente) hasta opciones totalmente gestionadas que incluyen la creación de integraciones personalizadas y la gestión y el mantenimiento de las integraciones.
Los beneficios clave de la integración de ERP-EDI incluyen:
La integración de los sistemas EDI y ERP permite la traducción y transferencia automática de datos entre sistemas, eliminando la necesidad de volver a teclear manualmente los datos recibidos a través de una plataforma EDI y acelerando los tiempos de procesamiento. La transferencia automática también ayuda a reducir los errores de entrada de datos y el tiempo que lleva corregirlos.
Las órdenes de compra, los avisos de envío y otros documentos se mueven perfectamente dentro y fuera de los sistemas ERP, lo que reduce los tiempos de ciclo de pedido a efectivo y de compras a pago.
Los movimientos de la cadena de suministro y las actualizaciones de inventario se registran automáticamente en los sistemas ERP en tiempo real, lo que proporciona a los equipos información más precisa sobre el estado de las órdenes de compra, las facturas, los envíos, entre otras cosas. Esta visibilidad puede ayudar a fortalecer la toma de decisiones y el forecasting.
Debido a que la transferencia automática de datos ayuda a eliminar errores de entrada de datos, documentos extraviados y otros problemas, la integración de EDI-ERP puede reducir los costos de corrección de errores, como devoluciones de cargo y sanciones.
Las velocidades de transferencia aceleradas y la visibilidad mejorada que otorga un intercambio automatizado también pueden evitar la fuga de ingresos (dinero que una empresa gana, pero no recauda debido a errores, ineficiencias o brechas en el flujo de trabajo), lo que reduce las pérdidas financieras, operativas y relacionadas con los datos.
A medida que una empresa crece y agrega asociados de negocios, un sistema integrado y automatizado puede procesar el mayor volumen de transacciones de manera más eficiente y rápida que un sistema de entrada manual. Una integración bien configurada puede permitir que un negocio escale sin costos adicionales de personal ni retrasos en el procesamiento.
La documentación automática de todas las transacciones puede simplificar los procesos de auditoría y las revisiones de cumplimiento, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos normativos.
Los desafíos comunes de integración EDI-ERP incluyen:
El EDI utiliza formatos estandarizados (como X12 o EDIFACT) con estructuras de segmentos específicas. La ERP y otros sistemas internos tienen sus propios modelos de datos. Para que una integración tenga éxito, es necesario traducir con precisión los formatos de datos y asignar correctamente los campos entre los sistemas. Al configurar la lógica de transformación, algunos de los problemas más comunes son el manejo de los campos opcionales, los campos que deben completarse en varias tablas y los distintos formatos de fecha.
El EDI se basa en la precisión de los datos maestros (precios, códigos de producto, direcciones, por ejemplo). Las incongruencias entre las entradas de datos de ERP y los datos que esperan los socios pueden causar problemas de integración y transferencia. Mantener los datos sincronizados en múltiples plataformas y entre varios asociados de negocios presenta un desafío continuo.
Los requisitos pueden ser diferentes entre los asociados de negocios. Por ejemplo, los socios pueden usar diferentes estándares de EDI o campos de datos personalizados o tener requisitos de validación específicos. La incorporación de un nuevo socio y la configuración de una integración que funcione con su sistema único puede requerir cambios en el mapeo, múltiples rondas de pruebas, coordinación y comunicación claras, y tiempo.
Aunque un sistema automatizado suele ofrecer un mejor rendimiento y mayor escalabilidad que su equivalente manual, el aumento del volumen de transacciones, las transformaciones complejas y los documentos EDI grandes pueden causar cuellos de botella y dificultar las integraciones.
Las organizaciones a menudo carecen de las capacidades de monitoreo multiplataforma necesarias para la visibilidad en los flujos de trabajo integrados. Como tal, puede ser difícil detectar transacciones fallidas. Sin procesos claros para identificar transacciones fallidas, mecanismos de reintento automatizados o protocolos y rutas de revisión claros, las organizaciones pueden tener dificultades con la gestión de errores.
Las transacciones de EDI suelen contener información empresarial sensible y requieren cifrado y rastreos de auditoría para cumplir con la normativa. Además, cada socio comercial puede tener distintos requisitos de cumplimiento y autorización en materia de EDI. Satisfacer los distintos requisitos de cumplimiento y seguridad de muchos asociados de negocios puede agregar una complejidad significativa a las integraciones.
Las actualizaciones de software, los cambios de API y otros ajustes a los componentes de integración a menudo requieren nuevas rondas de configuración, pruebas y resolución de problemas. Todo esto lleva mucho tiempo, a lo que se suma el número de socios con los que hay que mantener las integraciones.
Para mitigar mejor los desafíos de integración y aprovechar al máximo los beneficios potenciales de la integración, las organizaciones a menudo priorizan:
Una base sólida
Elija una solución de integración que se adapte a las necesidades del negocio y a los recursos disponibles. Una organización que planea integrar varios sistemas internos con una plataforma EDI, tiene recursos de desarrollo limitados o espera agregar constantemente nuevos socios e integraciones podría elegir una plataforma iPaaS que ayude a centralizar las integraciones y proporcione algunos conectores predefinidos y soluciones de código bajo (en lugar de crear todas las integraciones internamente). Independientemente de la dirección estratégica, la clave es que esté bien pensada y planeada.
Limpie los datos antes de crear una integración, verificando la precisión de los códigos de productos, las tablas de precios y otros datos en una ERP. Las estructuras claras e integrales de gobernanza de datos pueden ayudar a mantener un sistema ordenado.
Confiabilidad del sistema
Establece la gestión de errores como principio fundamental. Las integraciones exitosas suelen incluir intentos automáticos para fallas transitorias, registros generados automáticamente para todas las transacciones y pasos claros para excepciones que requieren intervención manual.
Gran parte de la confiabilidad de un sistema depende de la calidad de los datos, ya que las incongruencias de los datos y los problemas de formato son causas comunes de fallas. Por lo tanto, se deben incorporar al sistema múltiples puntos de validación de datos. Esta medida de precaución ayuda a garantizar la calidad de los datos al entrar y salir de un sistema ERP, además de validar de forma rutinaria los datos dentro de la propia ERP. La detección proactiva ayuda a identificar los errores antes de que se conviertan en problemas más graves y costosos, y contribuye a que el sistema sea, en general, más confiable.
Observabilidad
Una organización que puede ver el estado del sistema en tiempo real está mejor equipada para realizar ajustes que eviten errores y la degradación del rendimiento. Las organizaciones suelen crear paneles que permiten a una variedad de stakeholders, no solo al personal de TI, ver tasas de éxito, estados de pedidos, cuellos de botella en el procesamiento, fallas en transferencias y mucho más en tiempo real.
Esta información ayuda a los equipos a acelerar los procesos y mejorar las relaciones con los socios. Un sistema observable también facilita la creación automática de pistas de auditoría. Estos registros de transacciones detallados son invaluables a la hora de solucionar problemas de integración o resolver discrepancias con asociados de negocios.
Equilibrio entre escalabilidad y flexibilidad
Es recomendable crear integraciones pensando en el crecimiento: ¿cómo se puede construir el sistema para gestionar asociados de negocios adicionales y mayores cargas de transacciones? ¿Y cómo podrían verse esas cargas a medida que el negocio escala? Abordar estas preguntas desde el principio y hacer un seguimiento con rondas de pruebas de carga ayuda a resaltar los cuellos de botella antes de que afecten los flujos de trabajo empresariales.
Sin embargo, las soluciones a medida en general no son los sistemas más escalables. Aunque es posible que cada socio requiera cierto grado de personalización de la integración, se deben crear plantillas estandarizadas y lógicas de transformación que se puedan reutilizar siempre que sea posible, con la posibilidad de adaptarlas a las especificaciones de cada socio.
Por ejemplo, un enfoque modular para el diseño de integración que separa funciones como la extracción, la transformación y la validación permite la reutilización de ciertos componentes cuando es posible. Este enfoque también puede simplificar la resolución de problemas, permitiendo la reparación o personalización de un determinado componente de integración sin afectar a toda la integración.
El control de versiones también es una parte importante de la flexibilidad. Las prácticas cuidadosas y completas de control de versiones proporcionan un historial detallado de actualizaciones que simplifica la reversión en caso de un problema con una nueva versión.
En resumen, un enfoque de integración sólido gestiona la complejidad para adaptarse a las necesidades y capacidades de la organización y sus asociados de negocios, sin dejar de ser rentable y suficientemente escalable.
Relaciones con los socios
Los procesos de incorporación estandarizados y documentados ayudan a sentar las bases para una colaboración exitosa. Las plantillas para configuraciones comunes de socios pueden ayudar a acelerar el proceso de incorporación y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) describen claramente lo que se espera de todas las partes.
Seguridad y cumplimiento
Para proteger a la organización y a sus socios, las integraciones deben incluir medidas de seguridad, como el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, así como protocolos de autenticación seguros. Las revisiones periódicas de seguridad ayudan a las organizaciones a detectar debilidades en su postura de seguridad y actualizar los protocolos para frustrar las amenazas de seguridad nuevas y en desarrollo.
Es importante que las integraciones y las prácticas de manejo de datos cumplan con los requisitos normativos y de los socios. Las pistas de auditoría integrales son útiles para mantener y demostrar el cumplimiento en el caso de una revisión regulatoria o desacuerdo con un socio.
