¿Qué es order to cash (O2C)?

El sistema O2C es una parte crítica para obtener y mantener un flujo de caja saludable. Como el proceso tiene como objetivo reducir el tiempo entre la recepción de un pedido y el pago de la empresa. Las actividades dentro del sistema O2C pueden afectar directamente a la gestión de la cadena de suministro y a los procedimientos de gestión de inventario.

El proceso de order to cash no debe confundirse con quote to cash (cotización al cobro, Q2C o QTC), que es un proceso comercial más amplio de extremo a extremo. El Q2C, como su nombre lo indica, comienza antes del punto de venta e incluye pasos iniciales, como la preparación de cotizaciones y adapta las ofertas para satisfacer las necesidades de los clientes.

Una mejor manera de diferenciar ambos conceptos es que los procesos O2C están dentro del proceso Q2C. La Q2C comienza con la intención de compra del cliente y termina con la decisión final de precios. Que es donde O2C toma el relevo. El sistema order to cash debe analizarse para garantizar que la empresa busque optimización y mejora constantes.

El proceso de order to cash difiere levemente dependiendo del tipo de negocio, como por ejemplo a través de una plataforma de comercio electrónico o venta directa. Pero en esencia seguirá siendo lo mismo de principio a fin.

A continuación se muestra el proceso paso a paso del ciclo de order to cash:

El sistema de seguimiento de un pedido desde el inicio hasta el surtido, junto con toda la información y los procesos. El sistema order management (OMS) gestiona el pedido y proporciona transparencia a la empresa y al comprador.

Si el negocio está realizando ventas a crédito, es importante contar con un proceso de evaluación o aprobación del riesgo financiero del cliente. Esto podría incluir una verificación de crédito de un nuevo cliente o requerir referencias de él antes de extender los términos de pago de crédito.

Este paso consiste en recoger los artículos pedidos y luego empacarlos y enviarlos al cliente. Si la empresa se ocupa de productos físicos, la gestión del inventario y el proceso de cumplimiento estarán involucrados.

El proceso de envío puede ser complejo y variará según la logística del producto. Se debe realizar una auditoría periódica para garantizar que se cumplan las regulaciones y los estándares de desempeño. Es importante que todos los datos de la orden de compra y el lado del cumplimiento de las cosas se actualicen para que la recolección y entrega del transportista se realice de manera oportuna.

La generación y el pago de facturas es un paso crítico en O2C. Los clientes reciben facturas de su pedido, que deben incluir líneas de pedido, detalles sobre el costo por artículo, impuestos y cualquier descuento aplicado al pedido. Este paso inicia el proceso de pago. Los sistemas de facturación precisos parten de que el personal recopila información correcta del punto de venta, como notas de pedido, costos, condiciones de crédito, fecha del pedido, etc.

Tras la generación de la factura y el envío del pedido al cliente, entra en acción el equipo de cuentas por cobrar. Este paso garantiza que el pago se cobre y sea más eficiente mediante la implementación de un proceso de automatización que alerta al equipo sobre facturas pendientes en momentos predeterminados. El sistema de contabilidad automatizado puede detectar cuándo se cometen errores y los profesionales de cuentas por cobrar pueden hacer una revisión rápida de los datos y revisar la factura de manera oportuna.

La forma en que un cliente paga a la empresa un pedido debe determinarse en el momento de la compra y detallarse claramente en la factura. Luego, el pago del cliente se cobra a través de pago en línea, transferencia bancaria, cheque escrito o cualquier otro formato aceptado por la empresa. Para garantizar que se realice el pago, se proporciona un número de referencia de pedido al cliente y se hace coincidir correctamente con el pedido físico. Esto limita la confusión y ayuda con la satisfacción del cliente y limita aún más los problemas con las cuentas por pagar o el libro mayor. Se pueden hacer otros recordatorios de pago, como notificaciones móviles.

Al usar software integrado, las empresas pueden analizar cada paso del ciclo O2C en tiempo real y monitorear dónde están las ineficiencias y en qué parte del proceso están teniendo más éxito. Un integrated data management, como la planificación de recursos empresariales o los sistemas ERP, es importante para informar y analizar datos, de modo que se puedan realizar ajustes en el flujo de trabajo de O2C. Al realizar el seguimiento de métricas clave, una empresa puede optimizar su proceso O2C, eliminar cuellos de botella y cumplir con más pedidos de clientes.

El crecimiento y el desarrollo de una empresa dependen en gran medida de varios factores, especialmente de las sólidas relaciones con los clientes. Con un sólido proceso de order to cash, garantiza que los clientes reciban un servicio óptimo que sea eficaz y eficiente. Un sistema O2C puede mejorar el flujo de caja y el capital de trabajo, al tiempo que mejora la experiencia del cliente siempre que todas las partes del proceso O2C funcionen juntas.

Por separado, el proceso O2C es clave para la satisfacción del cliente. Es una de las formas más directas en que un cliente interactúa con una empresa y está directamente relacionada con la rentabilidad general. Un ciclo exitoso de order to cash permitirá a los clientes realizar fácilmente un pedido, recibir una factura de cuánto deben y cuándo, y monitorear la ETA para la entrega del pedido a través de notificaciones. Los clientes satisfechos son una parte importante de cualquier negocio exitoso y un sistema de pedidos eficiente que agilice el proceso de order to cash es óptimo.

El entorno empresarial actual requiere que los directores financieros, los profesionales financieros y los departamentos financieras que lideran estén abiertos a aprender nuevos enfoques de gestión financiera. Esto incluye adoptar y aprovechar el poder de la inteligencia artificial (IA). Las innovaciones impulsadas por IA que se ofrecen pueden mejorar la puntuación crediticia del sistema order to cash, las decisiones de precios y ayudar en la prevención de pagos fraudulentos.

Los líderes deben considerar nuevas herramientas tecnológicas como la IA y la IA generativa como una forma de mejorar los procesos financieros y optimizar los costos operativos para su negocio. Específicamente para el sistema order to cash, la IA generativa puede recuperar efectivo al validar las reclamaciones y deducciones de los clientes, lo que puede generar una reducción de la pérdida de ingresos entre un 60 y un 70 %. Una mejora del desempeño como esta puede ser un gran impulso para los resultados de una empresa si los equipos financieros están capacitados para usar la tecnología de manera responsable.

Mejorar el proceso de order to cash es importante para las entradas de efectivo y el éxito general de todos los pedidos de venta. Aquí hay cuatro mejores prácticas para optimizar su ciclo O2C.

Quote to cash es un sistema más amplio con más pasos iniciales previos al pedido. Mientras que O2C comienza en el punto de venta.

El paso de facturación en O2C se refiere a la solicitud de pago del cliente. Esto generalmente se hace a través de una factura.

Los pasos típicos incluyen order management, gestión de créditos, surtido de pedidos, envío de pedidos, facturación a clientes, cuentas por cobrar, cobro de pagos e informes y gestión de datos.

Los sistemas procure to pay y order to cash gestionan las solicitudes de compra o servicio. Sin embargo, procure-to-pay se centra específicamente en el procesamiento de pedidos realizados por la empresa dentro de la organización.

Las cuentas por cobrar son el paso dentro del proceso O2C enfocado en documentar las compras del cliente y garantizar que se cobro el pago.

El proceso O2C se vuelve más complejo a medida que aumenta el volumen de ventas y requiere que una empresa se mantenga al tanto de cada paso del proceso. El efecto bola de nieve está muy en juego cuando se trata del éxito de un proceso O2C. Un ejemplo es si un cliente se retrasa en el pago de una factura, lo que podría quitarle capital a una empresa, lo que podría afectar la nómina de los empleados.

Los clientes quieren confiar en la empresa a la que compran y viceversa. Un proceso O2C transparente y eficiente puede garantizar una experiencia de compra casi perfecta y un proceso de atención al cliente optimizado. Además de los clientes, los empleados también pueden tener beneficio de un sistema O2C automatizado que les libera de tareas rutinarias y les da más tiempo para trabajar en proyectos estratégicos.