従業員コミュニケーションおよびそれが重要な理由

社内コミュニケーションが従業員間のあらゆるやり取りを指すのに対し、従業員コミュニケーションは通常、チーム・メンバーとそのマネージャーまたは組織のリーダーとの間のやり取りを指します。どちらのタイプのコミュニケーションも効果的に実行されれば、従業員のエクスペリエンスが向上し、職場定着率が向上し、素晴らしい職場環境が育まれます。

従業員コミュニケーションは通常、従業員にシームレスかつ統一されたエクスペリエンスを提供するために、複数のチャネルを使用して行われます。従業員コミュニケーションの例としては、次のようなものがあります。

• 従業員がログインし、職場の連絡事項や最新情報を閲覧する会社のイントラネット。
• マネージャーが主要な目標を伝達するために使用する、従業員がモバイル・アプリでアクセスするメッセージング・プラットフォーム。
• 従業員のフィードバックを求め、従業員の満足度を測定する人事部門が行うデジタル調査や対面でのミーティング。
• マネージャーまたは経営幹部が最近の会社のニュースを伝えるために毎週発行されるメモ。

マルチチャネルを使用した積極的な従業員コミュニケーションは、従業員のエクスペリエンスの他の側面と同様に、近年、急激にその重要性が高まっています。新型コロナウイルス感染症の感染拡大から1年も経たないうちに、世論調査およびコンサルティングを行う企業であるGallup社では 米国の従業員の56％が、完全なリモート環境で働くようになり¹、その結果、組織はEメールやSlackなどのデジタル・ファーストの従業員コミュニケーション・ツールに大きく依存することになりました。

多くのオフィスワーカーがオフィスに戻る一方で、世界のパラダイムは変化しています。米コンサルティング会社のGartner社によると、世界のナレッジ・ワーカーの実に39％がハイブリッド環境で働いていると言います。²また、多くの企業が、国境を越えたモバイル・ワーカーの特性を生かして、世界規模で人材を採用し始めています。³

現代のグローバル経済では、組織は、それぞれに異なる場所やタイムゾーンで働く可能性のある、より多様な従業員グループとコミュニケーションを取っています。この新しいパラダイムでは、効果的な従業員コミュニケーション・チャネルによって従業員のエンゲージメントが高まり、複数のプラットフォームにわたって一貫性のある企業文化が維持されます。

リモート従業員は、従業員ポータルからビデオ会議ソフトウェアまで、複数のデジタル・サービスやコラボレーション・ツールからリアルタイムで通信を受信する可能性があります。世界中の労働力の急速な変化により、大企業の経営陣が従来よりもはるかに多くの種類のコミュニケーションを管理できる環境が整っています。

今日、効果的な従業員コミュニケーションは組織の成功の基盤となっています。IBM Institute for Business Valueの最近のレポートによると、最高の従業員エクスペリエンスを提供している組織は、収益成長において他社を31％も上回っています。オープンで明確かつ一貫性のあるコミュニケーション・チャネルを促進することで、組織は従業員のエンゲージメント、コラボレーション、生産性を高め、離職率を減らし、重要な人材を育成することができます。

包括的なマルチ・プラットフォームの社内コミュニケーション・ストラテジーにより、従業員のエンゲージメントが向上し、まとまりのある組織文化と優先度の高いプロジェクトが真っ先に着手される環境でビジネスが統合されます。。従業員コミュニケーションの潜在的なメリットとしては、次のようなものが挙げられます。

• 従業員のエンゲージメントと士気の向上
• 従業員エクスペリエンスの向上
• 多様性のある職場の包括性の促進
• コラボレーションとチームワークの改善
• 変更管理の促進
• 意思決定の強化

オープンでタイムリーなコミュニケーション・チャネルにより、従業員は自分の価値が認められ、尊重されていると感じ、士気とエンゲージメントが向上します。これにより、従業員のコミットメントとモチベーションが維持され、仕事への満足度と生産性が向上し、さらには従業員の職場定着率も上がることが期待されます。

IBM Institute for Business Valueの最近の調査によると、従業員の70％以上がキャリアにおける柔軟性とワーク・ライフ・バランスを重視しています。効果的な従業員コミュニケーションは、人を中心に据えた職場を育み、組織が貴重な人材を採用・維持することを可能にします。

複数のチャネルを介したアクセス可能で明確な従業員コミュニケーションにより、情報のサイロが解消され、包括性が促進されます。継続的なフィードバックを積極的に奨励することで、組織は従業員の多様なニーズを確実に満たすことができます。

明確で一貫性のあるトップダウンのコミュニケーションは、チームメンバー間のコラボレーションを促進し、対立を最小限に抑え、会社全体の統一されたビジョンを推進します。また、従業員レベルのアイデアを構築し、企業間のコラボレーションを通じてイノベーションを促進することで、会社全体を強化します。

合併やデジタル・トランスフォーメーションなどの組織変更においては、透明性のあるコミュニケーションが重要です。従業員への最新情報の提供を徹底することは、従業員のスムーズな移行に役立ちます。

正確でタイムリーな情報にアクセスできるようにすることで、従業員と経営陣は十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。共同の意思決定プロセスでは、多様な視点と組織全体の専門知識を活用して、ワークフローと主要な指標を改善できます。

これには、会議、1対1のディスカッション、非公式の対話が含まれ、即時のフィードバックと個別のやり取りが可能になります。

従業員との書面によるコミュニケーションには、Eメール、メモ、ニュースレター、業績評価、レポートなどが含まれます。これらは従業員のコミュニケーションの記録を提供し、詳細かつ正式なコミュニケーションに役立ちます。また、従業員はアンケートやその他の書面によるコミュニケーションを通じて経営陣とコミュニケーションを取り、従業員エクスペリエンスを向上させるためのフィードバックや推奨事項を提供します。

このタイプのコミュニケーションには、イントラネット、コラボレーション・プラットフォーム（Microsoft TeamsやSlackなど）、場合によってはSNSなどのデジタル・ツールの使用が含まれます。デジタル・コミュニケーションにより、従業員は必要な情報にリアルタイムでアクセスできるようになり、よりアジャイルで即時のワークフローが可能になります。

デジタル・コミュニケーションは、さまざまなタイムゾーンで働く従業員を雇用しているグローバル組織に、場所に関係なく情報を柔軟に共有する方法を提供します。従業員とのコミュニケーションに使用されるさまざまなデジタル・テクノロジーにより、情報交換が1対1で行われるかチーム全体で行われるかに関係なく、現場でのモバイル・アプリなどを通じて、経営陣はより多くの情報にアクセスできるようになります。

今日の組織は、社内イントラネットからモバイル・アプリケーションまで、複数のプラットフォームとコミュニケーション方法を通じて従業員とコミュニケーションをとっています。通常、企業は複数のテクノロジーを同時に活用して、従業員に必要なときに必要な場所で情報を提供します。一般的な従業員コミュニケーション・テクノロジーには次のものがあります。

Eメールは、従業員間の公式および非公式のコミュニケーションに不可欠なツールであり、日常的なコミュニケーションと非同期のメッセージングを可能にします。会社内や部門間で文書を共有したり、お知らせを送信したりするためによく使用されます。

SlackやMicrosoft Teamsなどのインスタント・メッセージング・プラットフォームは、従業員間の迅速で非公式なコミュニケーションを促進します。チームまたは組織全体のコラボレーション、質問への迅速な回答、ステータス更新の共有に使用できます。

Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどのビデオ会議ツールを使用すると、対面でのバーチャル会議、Webセミナー、会議が可能になります。また、研修やリモート会議、社員全員を対象にした全体ミーティングなどにも使用できます。

一部の組織は、社内Webサイトまたはポータルを会社の情報やリソースの中心的なハブとして使用しています。SharePointやConfluenceなどのプラットフォームは複数ツールの連携をサポートしており、組織は社内のイントラネットでの使用に合わせてプラットフォームをカスタマイズできます。これらのプラットフォームは通常、組織のコミュニケーション、ホスティング・ポリシー、手順、社内ニュース、従業員ディレクトリー、コラボレーション・ツールに一箇所からアクセスできるワンストップショップとして機能します。

過去10年間、いくつかの従業員コミュニケーション・プラットフォームが、ドキュメント共有からプロジェクト管理まで、さまざまな従業員コミュニケーション・ツールを組み合わせて、従業員エクスペリエンスを統一してきました。Microsoft Teams、Trello、Asanaなどの企業は、プロジェクト・コラボレーション、タスク管理、マルチエディターの文書管理、チーム・コミュニケーションをサポートしています。

SAP SuccessFactorsやOracle HCM Cloudなどの包括的なプラットフォームにより、従業員はHRサービスにアクセスできるようになります。これらのポータルを使うことで、従業員は給与明細を確認したり、会社のポリシーにアクセスしたり、一元管理型ハブでオンボーディング・リソースを利用したりできます。

最近の人工知能 (AI)の進歩により、日常的なタスクの負荷が軽減され、従業員のニーズに迅速に対応できるようになり、社内コミュニケーション・ツールが改善されました。従業員のコミュニケーションに AI を戦略的に導入することで、管理者や人事部門は時間とリソースを解放し、ビジネスの中核となる人間関係に集中できるようになります。これらのアプリケーションには、次のようなものがあります。

AI駆動型のチャットボットとバーチャル・アシスタントは、日常的なクエリーやタスクを処理できます。これらのツールは、オンボーディング・プロセス中によく寄せられる質問に答えることができ、新入社員が組織にスムーズに慣れるようにするのに役立ちます。また、福利厚生や休暇ポリシーなど、人事に関する日常的な問い合わせに関する情報も提供できます。これらのツールは、従業員のフラストレーションの原因となる長い待ち時間を短縮するだけではなく、人事担当者の管理上の負担を軽減できます。

AIは、従業員の好みや行動に基づいて日常的な従業員とのコミュニケーションを調整し、パーソナライズされた学習資料や最新情報を提供します。国境に制限されない今日の従業員のために、AIはコミュニケーション内容を多言語に翻訳することもでき、会社のニュース・フィードや重要な通知を各従業員の母国語で配信できます。

一部の組織では、AIを使用してセンチメント分析を実行し、自然言語処理（NLP）により大規模な調査やフィードバック・フォームから洞察を収集しています。これらのテクノロジーは、従業員一人ひとりの経験と専門知識に基づき、最も適した社内的機会について分析し、人事担当者に推奨事項を提供し、極めて重要な社内昇進の決定を支援します。

従業員とのコミュニケーションには、大量の事務処理と全体的なメンテナンスが必要です。AIを使用することで、組織は会議や面接のスケジュール管理、新入社員のアカウント作成、日常的なコミュニケーションの送信を自動化することで、従業員エクスペリエンス全体の一貫性を確保できます。

効果的な社内コミュニケーションには、一貫性、タイムリー、人間の気持ちに配慮したメッセージングが必要で、こうしたコミュニケーションでは、従業員による情報の共有だけでなく、情報の受取も促進されます。一貫性のある従業員コミュニケーション・ストラテジーにより、組織全体のビジョンが1つになり、主要業績評価指標（KPI）に関するコンセンサスが徹底されます。

優れた従業員コミュニケーション・ストラテジーでは、フィードバックも使用して、複数のチャネルにわたって動的かつ応答性の高い従業員エクスペリエンスを生み出します。生産的で意欲的な職場環境を育むために、リーダーが組織全体のコミュニケーションを強化するために実行できる手順には次のようなものがあります。

効果的な従業員コミュニケーション・ストラテジーはビジネスの成功と直接相関しており、従業員がサポートされ、関与していると感じるほど、顧客満足度も高くなる傾向があります。IBM Institute for Business Valueの調査によると、 優れた業績を出している企業のCEOの77％は、従業員のウェル・ビーイングを最優先事項とみなしています 。多種多様なメトリクスは、リーダーが従業員コミュニケーション・ストラテジーの強度を評価するのに役立ちます。例えば、次のようなデータポイントがあります。

• 従業員の調査とフィードバック： 組織は、包括的な半年ごとの調査や匿名投票の形式を問わず、コミュニケーション・チャネルや慣行に対する従業員の満足度を測定するために定期的な調査を実施できます。

• コミュニケーション監査：ギャップや改善点を特定するために、コミュニケーション方法、チャネル、コンテンツを定期的に見直す企業もあるかもしれません。サード・パーティーのコンサルタントは、コミュニケーション・ストラテジーの有効性について公平な評価を提供できる場合があります。

• 主要業績評価指標：組織は、Eメールの開封率やイントラネットのログイン率など、KPISから貴重な洞察を即座に得ることができます。また、チャネル全体でアンケートやその他の従業員とのコミュニケーション・タスクのメッセージ応答時間や完了率を追跡し、その有効性を評価することもできるでしょう。

• 成果評価：人事考課は、貴重なフィードバックを提供し、従業員に対し明確な期待を伝えるだけでなく、問題点を明らかにする機会を与えることができます。

• 従業員支持率： 従業員支持率とは、従業員がどの程度組織を支持し、推進しているかを測定するための指標です。企業は、従業員のコミュニケーション・ストラテジーの有効性を評価するために、SNSのエンゲージメント、紹介率、またはその他のデータ・ポイントを追跡しても良いでしょう。

• 従業員の離職率と定着率： 離職率の高さは、コミュニケーション不足の現れかもしれません。職場定着率を高めるには、離職理由を明らかにすることを目的として、退社面談の際にコミュニケーションに関連する問題を分析すると良いでしょう。

• 社内NPSスコア：社内のネット・プロモーター・スコア（INP）は、組織内の従業員の満足度とロイヤルティーを測定します。これは、通常の顧客満足度を応用したもので、企業の従業員のコミュニケーション・ストラテジーの全体的な健全性に関する洞察を得るするために使用できます。