Beranda Page Title Otomatisasi SDM Apa itu otomatisasi sumber daya manusia (SDM)? 
Menjelajahi watsonx Orchestrate
Dua orang profesional di sebuah kantor melihat ke monitor komputer

Otomatisasi SDM adalah praktik penggunaan alat bantu digital untuk merampingkan tugas-tugas SDM yang memakan waktu dalam manajemen sumber daya manusia. Proses ini melibatkan penggunaan perangkat lunak dan algoritma untuk menangani aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara manual oleh para profesional SDM, seperti entri data untuk pelacakan pelamar, menyusun permintaan pekerjaan, orientasi karyawan baru, mengikuti protokol orientasi, dan mengelola permintaan cuti.

Melalui otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi beban kerja administratif untuk staf HR, mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi, memastikan konsistensi, dan meningkatkan pengalaman karyawan secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan para profesional SDM untuk fokus pada dukungan yang berpusat pada manusia, seperti membentuk budaya perusahaan, memfasilitasi mobilitas karyawan, dan membuat keputusan pertumbuhan strategis. Namun, implementasi otomatisasi tugas mungkin memerlukan pelatihan dan peningkatan keterampilan tambahan bagi karyawan SDM, seperti yang disoroti oleh Association for Intelligent Information Management (AIIM).1 Implementasi yang buruk dapat menghambat interaksi antarpribadi.

Menempatkan sumber daya manusia sebagai pusat strategi

Otomatisasi SDM, atau bahkan hiperotomatisasi, melengkapi para profesional SDM dengan data dan wawasan yang berharga untuk pengambilan keputusan yang tepat di tengah perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, dan ketenagakerjaan. Dengan meningkatnya prevalensi kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi di berbagai industri dan skill karyawan, kebutuhan akan otomatisasi SDM menjadi semakin penting.

Konten terkait

Pelajari bagaimana IBM memberi karyawan Anda alat yang mereka butuhkan untuk merampingkan tugas-tugas

Manfaat otomatisasi SDM

Departemen sumber daya manusia (SDM) menjadi pemimpin dalam menavigasi perubahan tempat kerja yang signifikan dalam ekonomi, pasar tenaga kerja, dan teknologi. Kelangkaan talenta dan meningkatnya biaya merupakan hal yang lazim terjadi, dan alat bantu AI serta kemajuan teknologi lainnya menjanjikan perubahan digital yang lebih cepat. Tim SDM menghadapi tantangan dalam mengelola mobilitas karier karyawan dan memastikan sumber daya yang memadai dalam konteks yang kompleks ini. Berikut adalah beberapa cara perangkat lunak otomatisasi SDM berfungsi sebagai alat bantu yang berharga untuk mengatasi tantangan-tantangan ini di dalam departemen SDM.

Efisiensi dan skalabilitas

Perangkat lunak otomatisasi HR meminimalkan waktu yang dihabiskan oleh para profesional SDM untuk tugas-tugas rutin seperti entri data, pelacakan pelamar, manajemen cuti dan lembur, dan pendaftaran tunjangan karyawan baru. Hal ini memungkinkan tim SDM untuk mengatasi tantangan terkait sumber daya manusia yang kompleks dan memberikan keterlibatan tatap muka yang diinginkan. Otomatisasi memastikan efisiensi, akurasi dan konsistensi, meningkatkan pengalaman, kepuasan dan tingkat retensi karyawan. Otomatisasi SDM juga memastikan perusahaan dapat menangani peningkatan tuntutan pertumbuhan yang cepat.

Berbasis data

Tim SDM memanfaatkan otomatisasi SDM untuk menyelaraskan pekerjaan mereka dengan strategi perusahaan yang lebih luas. Dengan menghasilkan data, insight, dan analitik, otomatisasi SDM memberdayakan para profesional SDM untuk mengidentifikasi tren, membuat keputusan berdasarkan data, dan merumuskan strategi SDM yang efektif. Menurut laporan KPMG tahun 2023 "The Future of HR: From Flux to Flow"," data otomatisasi memungkinkan tim SDM untuk beralih dari analisis ke analisis prediktif. 2 Hal ini dapat mencakup pengembangan hipotesis berdasarkan sistem pendengaran karyawan, mengumpulkan insight tentang kerja jarak jauh dengan menggunakan korelasi data tingkat lanjut yang dapat mendorong keputusan budaya, dan menggunakan analisis tingkat lanjut untuk merancang dan memberikan produk internal untuk meningkatkan pengalaman karyawan. Solusi berbasis bukti seperti ini, yang dimungkinkan oleh data yang merupakan hasil sampingan dari otomatisasi, memberikan nilai bisnis, mengamankan posisi departemen SDM di meja strategi perusahaan.

Manajemen kinerja yang berkelanjutan

Otomatisasi SDM akan mendukung pergeseran yang sudah berlangsung dari tinjauan kinerja tahunan tradisional ke manajemen kinerja berkelanjutan. Masukan waktu nyata, pelacakan tujuan, dan percakapan kinerja yang tangkas akan difasilitasi melalui alat otomatisasi, sehingga mendorong peningkatan kinerja yang berkelanjutan dan pengembangan karyawan.

Tantangan otomatisasi SDM

Pergeseran Budaya. Para profesional SDM memainkan peran penting dalam membangun jaringan talenta dan melatih karyawan untuk posisi bernilai tambah, sehingga memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif di tengah-tengah disrupsi teknologi. Namun, jika tim TI mengambil kesempatan untuk mengawasi inisiatif otomatisasi SDM, maka ada risiko profesional SDM terotomatisasi dari peran mereka. Society for Human Resources Management menekankan bahwa memahami dan memanfaatkan kekuatan otomatisasi dapat menentukan kemajuan atau keterpinggiran para profesional SDM.3 Dengan memanfaatkan peranti lunak otomatisasi untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri data rutin, para profesional HR dapat fokus untuk menangani perubahan eksternal yang signifikan ini.

Membutuhkan waktu untuk menerapkannya. Mengotomatisasi proses SDM akan membutuhkan investasi awal waktu untuk mengonfigurasi sistem otomatisasi, migrasi data, menganalisis proses, dan mendesain ulang proses tersebut untuk meningkatkan otomatisasi. Tim HR yang menerapkan otomatisasi juga harus melatih dan membiasakan diri dengan alat tersebut dan kemudian melakukan pengujian dan pemecahan masalah untuk memastikan otomatisasi bekerja secara optimal sebelum menerapkannya secara penuh. Namun, jika semuanya berjalan dengan baik, tim yang menjalani otomatisasi telah meletakkan dasar untuk penghematan waktu yang berharga dalam jangka panjang.

Selain orientasi karyawan: Contoh otomatisasi SDM

Saat ini, tim SDM menggunakan berbagai peranti lunak untuk organisasi dan komunikasi. Otomatisasi SDM umum mencakup sistem untuk melacak pelamar, mengelola kinerja, kehadiran dan penggajian, serta portal layanan mandiri karyawan. Namun, kemajuan dalam kecerdasan buatan mengisyaratkan potensi yang belum dimanfaatkan dalam otomatisasi SDM. Contoh otomatisasi proses SDM yang sudah dikenal meliputi:

Sistem pelacakan pelamar. Apa yang dimulai sebagai sistem manajemen file digital pada tahun 1990-an kini menjadi jauh lebih canggih. Sistem pelacakan pelamar saat ini dapat menyentuh setiap bagian dari proses rekrutmen, mulai dari membantu pemberi kerja membuat dan mengiklankan lowongan pekerjaan, mengumpulkan resume, membuat daftar pendek kandidat, menjadwalkan wawancara dengan kandidat terpilih, mengelola proses wawancara, dan memberikan penawaran kepada kandidat terpilih. Mereka juga dapat membantu proses penerimaan karyawan baru.

 Alur kerjaorientasi otomatis. Penerimaan karyawan baru memerlukan pengiriman dan penerimaan dokumen yang ditandatangani, pemberian akses perangkat lunak, membuat permintaan perangkat, mengirimkan dokumen pajak, menyiapkan karyawan baru pada alat yang mungkin baru bagi mereka, memperkenalkan mereka kepada tim mereka dan memberikan semua yang mereka butuhkan untuk memulai peran baru mereka dengan penuh percaya diri. Sistem untuk otomatisasi orientasi dapat mengatur alur kerja untuk pemberitahuan otomatis, atau misalnya, pemberitahuan push dan persetujuan. Aplikasi ini dapat mengumpulkan formulir yang ditandatangani secara elektronik dan menghasilkan dokumen PDF resmi. Aplikasi ini dapat memberikan perangkat kepada karyawan tanpa menunggu dukungan TI dan memastikan pendaftaran tanpa hambatan ke dalam program manfaat.

Portal layanan mandiri karyawan atau platform pengalaman karyawan. Portal layanan mandiri karyawan adalah situs online terpusat atau gateway di mana pemangku kepentingan karyawan dapat mengakses informasi dan melakukan transaksi. Portal layanan mandiri karyawan memungkinkan karyawan mengakses dan memperbarui informasi pribadi, melihat slip gaji, meminta cuti dan mengakses kebijakan dan sumber daya SDM, mengurangi waktu administratif bagi para profesional SDM. Menurut Forbes "portal layanan-mandiri telah menjadi semakin umum di sejumlah bidang, mulai dari layanan pelanggan hingga perawatan kesehatan dan banyak lagi. Portal layanan mandiri adalah salah satu cara untuk memenuhi permintaan karyawan akan akses dan transparansi yang lebih mudah.4

Alat manajemen kinerja. Alat manajemen kinerja mengumpulkan data tentang produktivitas untuk individu, tim, dan organisasi, lalu mengatur data ini dan menyajikannya dalam templat di lokasi pusat. Data ini memberikan wawasan kepada departemen SDM dan manajer mengenai beban kerja karyawan dan memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang tepat mengenai pendelegasian, pelatihan, dan dukungan bagi karyawan yang mereka awasi.

Alat pelacak waktu dan kehadiran. Beberapa alat otomatisasi HR melacak waktu dan kehadiran karyawan untuk membantu perusahaan beroperasi dengan kapasitas optimal dan memastikan mereka memiliki sumber daya manusia yang cukup untuk mengambil keuntungan dari peluang pertumbuhan. Di mana tim HR di masa lalu mungkin secara manual memasukkan cuti berbayar (PTO) dan kehadiran ke dalam spreadsheet, peranti lunak pelacakan kehadiran yang baru memungkinkan tim HR untuk meninjau dan menyetujui permintaan cuti, menghitung PTO yang tersedia, memberi tahu anggota tim ketika rekan kerja mereka tidak berada di kantor, serta menganalisis tren cuti karyawan untuk membantu menghindari kelelahan.

Memanfaatkan alat bantu administrasi. Mengelola tunjangan dan kelayakan karyawan, termasuk asuransi kesehatan, pensiun, pensiun dan PTO dapat menjadi beban administrasi yang sangat besar bagi tim SDM. Alat bantu administrasi tunjangan dapat memusatkan data tunjangan karyawan ke satu platform agar dapat dilihat oleh semua orang, dan memungkinkan karyawan mengakses informasi yang mereka butuhkan ketika mereka membutuhkannya untuk meminimalkan upaya administratif HR. Perusahaan dapat menggunakan data yang dikumpulkan oleh alat ini untuk mengelola pengeluaran dan anggaran tunjangan mereka dengan lebih baik di masa depan. Beberapa alat bahkan menawarkan analisis perawatan kesehatan untuk membantu pemberi kerja mengambil keputusan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan seperti Undang-Undang Perawatan Terjangkau.

Sistem manajemen pembelajaran. Ketika HR menerima karyawan baru, menerapkan kebijakan perusahaan baru, atau memulai pelatihan untuk menjaga karyawan tetap mematuhi peraturan, sistem manajemen pembelajaran dapat membantu. Sederhananya, platform peranti lunak otomatisasi ini mengotomatisasi pengiriman kursus online dan pelacakan kemajuan karyawan.

Alat bantu manajemen kepatuhan. Perusahaan harus memastikan bahwa mereka selalu beroperasi sesuai dengan peraturan negara bagian, federal, dan internasional. Hal ini bisa berarti apa saja, mulai dari membayar pajak tepat waktu hingga memastikan lisensi, izin, dan sertifikasi tetap diperbarui. Ketika tenggat waktu atau tanggal kedaluwarsa membayangi, perusahaan harus mengambil tindakan tepat waktu. Dan, ketika perusahaan memulai proses transformasi digital dan menjadi lebih bergantung pada ruang hukum yang tidak jelas seperti kecerdasan buatan (AI), komputasi awan, 5G, dan Internet of Things, peraturan dan masalah kepatuhan baru akan muncul. Mengotomatiskan kepatuhan jika memungkinkan akan mengurangi beban kerja administratif tim SDM dan menghilangkan kesalahan manusia.

Otomatisasi ini tidak hanya merampingkan alur kerja SDM, namun juga memungkinkan departemen SDM melacak dan menganalisis data untuk pengoptimalan.

Masa depan otomatisasi SDM

Lebih banyak integrasi aplikasi. Bisa jadi terasa merepotkan bagi tim HR dan karyawan untuk bekerja di berbagai peranti lunak otomatisasi HR yang ada di pasaran, yang masing-masing menangani satu tugas atau tindakan HR. Salah satu kemajuan yang akan terjadi adalah integrasi alat bantu ini ke dalam satu platform. Di masa depan, platform otomatisasi SDM, seperti IBM watsonx Orchestrate, akan memberikan solusi SDM yang komprehensif untuk mengotomatisasi seluruh fungsi SDM, yang mencakup perekrutan, orientasi, manajemen kinerja, penggajian, tunjangan, dan analitik-sebuah toko serba ada untuk semua otomatisasi SDM. Hal ini akan memungkinkan aliran data yang mulus untuk analisis prediktif.

Lebih banyak personalisasi. Kemajuan terbaru dalam kecerdasan buatan dan machine learning dapat membuat tim SDM dapat mengurangi lebih banyak lagi tugas-tugas manual, sekaligus menawarkan personalisasi yang lebih besar dari perspektif karyawan. Misalnya, meskipun chatbot didukung AI sudah dapat memberikan dukungan SDM sepanjang waktu kepada karyawan, dan asisten virtual sudah dapat mengotomatiskan tugas-tugas rutin, kemajuan baru dalam analisis sentimen dapat memungkinkan bot untuk mengukur kepuasan karyawan di seluruh komunikasi. Analitik tingkat lanjut dan pemodelan prediktif dapat membantu tim SDM memprediksi atrisi dengan lebih baik dan mengidentifikasi karyawan yang berpotensi tinggi. Kemajuan dalam pemrosesan bahasa alami kemungkinan akan membuat keterlibatan karyawan dengan alat bantu ini menjadi lebih mulus.

Solusi seluler untuk pekerjaan seluler. Dengan meningkatnya pekerjaan jarak jauh, kerja hybrid, dan tenaga kerja mobile, otomatisasi SDM harus memenuhi kebutuhan tim yang terdistribusi. Aplikasi seluler dan platform berbasis cloud akan memberikan akses tanpa batas ke sistem SDM, portal layanan mandiri, dan alat kolaborasi, memastikan pengalaman SDM yang konsisten di mana pun lokasinya.

AI etis dan privasi data. Karena otomatisasi SDM menjadi lebih bergantung pada AI, para profesional SDM harus memastikan penggunaan AI secara etis dan melindungi data karyawan. Departemen SDM perlu menetapkan praktik tata kelola data yang kuat, memastikan keadilan dan transparansi dalam algoritme AI, dan mematuhi peraturan perlindungan data.

Kesejahteraan karyawan dan dukungan kesehatan mental. Pandemi global COVID-19 menyoroti perlunya perusahaan menangani kesejahteraan dan kesehatan mental karyawan dengan cara yang bermakna, dan hal ini telah menjadi prioritas utama bagi karyawan dan kandidat. Chatbot dan asisten virtual dapat menyediakan sumber daya, panduan swadaya, dan akses ke layanan dukungan kesehatan mental, yang mempromosikan kesehatan karyawan dan keseimbangan kehidupan kerja.

Bagaimana menerapkan otomatisasi SDM

Pernahkah Anda ditugasi untuk memberikan otomatisasi SDM untuk tim Anda dan tidak tahu harus mulai dari mana? Pendekatan sistematis untuk otomatisasi SDM akan mencakup langkah-langkah berikut.

  1. Survei dan proses manual yang siap untuk diotomatisasi
    Pertama, tim SDM harus mengidentifikasi tugas-tugas administratif manual dan proses SDM lainnya yang dapat diotomatisasi. Cari tugas-tugas yang rumit dan berulang yang berkaitan dengan perekrutan, orientasi, manajemen kinerja, pelacakan waktu dan kehadiran, administrasi tunjangan, pemrosesan penggajian, dan banyak lagi.

  2. Pilih alat otomatisasi SDM
    Selanjutnya, lakukan riset Anda. Bandingkan peranti lunak otomatisasi SDM dan putuskan pengeluaran. Atau, ajukan kepemimpinan perusahaan untuk persetujuan anggaran. Alat bantu otomatisasi SDM yang Anda pilih dapat berkisar dari peranti lunak SDM khusus untuk tugas dan contoh penggunaan tertentu hingga sistem manajemen sumber daya manusia (SDM) terintegrasi yang mencakup berbagai fungsi SDM.

  3. Mengintegrasikan alat bantu otomatisasi dengan sistem yang sudah ada
    Setelah Anda memilih alat bantu, luncurkan peranti lunak baru Anda dan integrasikan ke dalam sistem SDM yang sudah ada, seperti Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS), sistem penggajian, sistem pendaftaran tunjangan, atau sistem pelacakan pemohon, untuk memastikan aliran data dan sinkronisasi yang lancar.

  4. Mengumpulkan dan mengelola data karyawan
    Tim Anda tidak perlu lagi melakukan entri data secara manual. Setelah alat otomatisasi baru tersedia, tim HR dapat secara otomatis mengumpulkan dan menyimpan data karyawan yang relevan, seperti informasi pribadi, metrik kinerja, catatan kehadiran, dan riwayat pelatihan. Untuk melakukan hal ini dengan baik, tim SDM harus memastikan kepatuhan, etika, dan privasi data ini, yang juga akan berfungsi sebagai dasar untuk analisis prediktif, pelaporan, dan keputusan pengoptimalan di masa depan.

  5. Standarisasi proses
    Setelah otomatisasi berjalan, tinjau untuk memastikan bahwa alat atau proses baru memberikan nilai maksimum kepada karyawan. Audit otomatisasi yang diterapkan akan mengungkapkan area untuk ekspansi, perampingan, atau peningkatan lainnya.

  6. Menganalisis data, mengoptimalkan, dan melaporkan
    Ketika data mulai mengalir, wawasan pun tidak ketinggalan. Gunakan analitik otomatisasi untuk membuat keputusan dan rekomendasi berbasis data kepada pimpinan perusahaan. Analitik dapat membantu para profesional SDM memantau kinerja karyawan, mengevaluasi efektivitas program dan kebijakan SDM, serta mengidentifikasi tren dengan implikasi bisnis yang berarti, yang layak untuk diperhatikan dan diinvestasikan oleh C-suite.

  7. Memelihara dan memperbarui secara teratur
    Otomatisasi SDM memerlukan pemeliharaan, pembaruan, dan pemeriksaan sistem secara berkala untuk memastikan keakuratan data, keamanan, dan kinerja yang optimal. Hal ini mungkin melibatkan pemantauan integrasi data, menerapkan patch peranti lunak, dan mengatasi masalah yang muncul.
Solusi terkait
IBM watsonx Assistant

IBM watsonx Assistant memberikan jawaban yang cepat, konsisten, dan akurat kepada pelanggan di semua perangkat, atau saluran. 

Jelajahi IBM watsonx Assistant

IBM watsonx Orchestrate™

Rampingkan proses SDM dan serahkan tugas-tugas yang membosankan kepada watsonx dan jangan pernah bekerja dengan cara yang sama lagi.

Jelajahi IBM watsonx Orchestrate

Layanan Transformasi SDM IBM

Temukan kembali fungsi SDM Anda dengan desain yang berpusat pada karyawan, teknologi inovatif, dan model operasi yang dinamis.

Jelajahi Layanan Transformasi SDM IBM
Sumber daya Undang-undang SDM/bakat AI baru mendapat perhatian dari C-Suite

Dapatkan fakta-fakta tentang undang-undang dan peraturan yang baru-baru ini diterapkan yang menggalakkan praktik SDM yang etis dalam AI.

Menciptakan masa depan sumber daya manusia

Temukan bagaimana pekerja digital mengotomatisasi pengumpulan data dan memberdayakan staf manusia untuk mencurahkan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas bernilai tinggi.

Masa depan SDM: Berpusat pada manusia yang didukung oleh teknologi eksponensial

Jelajahi teknologi yang membantu SDM mendukung keterampilan ulang, transformasi budaya, dan cara kerja baru dengan lebih baik.

Mengotomatisasi proses orientasi karyawan

Lihat bagaimana komponen platform otomatisasi bersatu untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Ambil langkah selanjutnya

Ciptakan asisten AI Anda dengan IBM watsonx Orchestrate guna menyederhanakan kerja tim dan mendapatkan kembali waktu Anda. Orchestrate menggunakan teknologi AI dan otomatisasi generatif untuk mengelola dan menyederhanakan beberapa alur kerja aplikasi sehingga Anda dapat mengejar lebih banyak hal dalam daftar "ingin melakukan". 

Menjelajahi watsonx Orchestrate Pesan demo langsung
Catatan kaki

Maxwell, Alexis. 2020. Asosi asi “Pro dan Kontra Otomatisasi Sumber Daya Manusia” untuk Manajemen Informasi Cerdas (AIIM) (tautan berada di luar ibm.com)
KPMG 2023 “Masa Depan SDM: Dari fluks ke aliran” (tautan berada di luar ibm.com)
Tobenkin, Daud. 2019. “SDM Harus Tetap Terdepan dari Otomatisasi” Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (tautan berada di luar ibm.com)
Nazef, Lila. 19 April 2022. “Cara Meningkatkan Kepuasan Karyawan Menggunakan Portal Layanan Mandiri” Forbes.com. (tautan berada di luar ibm.com).