Jon adalah Direktur Director of HR Service Delivery & Transformation di IBM, dengan mengelola tim operasi SDM di enam pusat pengiriman di seluruh dunia. Peran tersebut berarti bahwa dia secara teratur menerima inovasi IBM baru di ruang AI dan otomatisasi — sebelum tersedia untuk klien eksternal — untuk menguji batas mereka dalam skenario bisnis dunia nyata.

Suatu hari pada tahun 2021, Jon dan timnya menerima teknologi baru yang dikembangkan oleh IBM Watson Research Lab, sebuah perangkat lunak versi uji coba yang kini dikenal sebagai solusi IBM watsonx Orchestrate. 

Mereka mengira itu adalah iterasi baru dari asisten digital yang akrab dan teknologi AI percakapan, sampai mereka mulai bekerja dengannya. Segera mereka menciptakan pekerja digital untuk membantu karyawan IBM HR nyata, mengotomatiskan 12.000 jam pengumpulan data manual sebelumnya dan tugas entri data dalam satu kuartal (lihat detail nanti dalam artikel ini). Mereka mengerti bahwa kemampuan perangkat lunak baru ini akan mengubah pekerjaan sehari-hari tidak hanya untuk departemen SDM IBM, tetapi berpotensi untuk bisnis di mana-mana.

Menyusul kesuksesan proyek pekerja digital pertama ini, Jon ditawari peran baru di IBM HR. Dia sangat menantikan untuk memperluas kemampuan baru ini ke area baru. Seperti yang dikatakan Jon: "Saya mengatakan kepada mereka bahwa saya ingin membawa masa depan pekerjaan bersama saya." 

Mitra Bisnis SDM IBM adalah karyawan SDM yang membantu unit bisnis IBM mengembangkan dan mempertahankan talenta. Salah satu Mitra Bisnis SDM IBM dan rekan-rekan satu timnya menghadapi beban kerja yang besar terkait dengan proses promosi triwulanan SDM IBM, yang bertujuan untuk mendistribusikan promosi secara adil dan tepat waktu serta membantu membentuk rencana promosi bagi karyawan yang tidak terpilih pada triwulan saat ini. Keberhasilan proses ini sangat penting untuk mengembangkan dan mempertahankan talenta terbaik di IBM. 

Tetapi prosesnya sangat memakan waktu dan tenaga. Hal ini berlangsung hingga 10 minggu dari setiap kuartal yang terdiri dari 12 minggu, sehingga memberikan tekanan waktu yang serius terhadap tanggung jawab pekerjaan Mitra Bisnis SDM lainnya, seperti perencanaan tenaga kerja strategis, termasuk transformasi organisasi dan keterampilan dengan fokus pada inklusi.

"Itu sangat bergantung pada pengumpulan data statis dari berbagai sistem," Mitra Bisnis SDM IBM menjelaskan. Mitra Bisnis SDM IBM ini mencakup wilayah Amerika Utara untuk IBM Consulting™. Namun hal ini masih melibatkan penarikan data 15.000-17.000 karyawan, dari beberapa sistem, ke dalam spreadsheet dengan sekitar 75 kolom data. Dia akan membagikan data tersebut kepada para manajer dan pemimpin IBM Talent, SDM, dan bisnis yang sesuai - semuanya berjumlah ratusan. "Pekerjaan manual ini merupakan hambatan besar dalam hal waktu dan tenaga yang menghalangi pekerjaan kami yang sesungguhnya: membantu unit-unit bisnis mengevaluasi data dan mengidentifikasi siapa saja yang sudah siap untuk dipromosikan, siapa saja yang hampir siap dan siapa saja yang belum siap, di samping membantu mereka mengidentifikasi apa saja yang diperlukan untuk membuat mereka yang belum siap, siap untuk siklus berikutnya," ujar Mitra Bisnis SDM IBM ini.

Dengan demikian, menarik dan menampilkan data yang diperlukan untuk proses promosi adalah tugas pertama yang membuat Jon dan timnya memutuskan untuk mencoba IBM watsonx Orchestrate. Kolaborasi antara tim Pengiriman & Transformasi Layanan SDM, IBM Watson Research, departemen TI IBM dan Mitra Bisnis SDM IBM serta rekan-rekan SDM-nya menghasilkan penciptaan dan implementasi pekerja SDM digital pertama di IBM. 

Pekerja digital ini disebut HiRo, dan secara dramatis mengubah pekerjaan sehari-hari selama proses promosi. “HiRo adalah sistem berbasis aturan,” jelas Jon. "Sistem ini melakukan banyak aktivitas manual yang berulang-ulang yang biasanya harus dilakukan oleh Mitra Bisnis SDM IBM atau rekan-rekan satu tim mereka di samping pekerjaan mereka yang bernilai lebih tinggi dan lebih strategis."

HiRo kini menangani tugas-tugas penyusunan dan pemformatan informasi yang dulunya menyita banyak waktu Mitra Bisnis SDM IBM. Tidak perlu spreadsheet lagi. Manajer dan pemimpin karyawan sekarang menerima tampilan terbaru dari data karyawan mereka yang menampilkan apakah karyawan telah memenuhi kriteria promosi yang obyektif dan langkah apa yang perlu diambil - oleh karyawan dan manajer - untuk memenuhi persyaratan dasar.

Kekhawatiran dengan otomatisasi, tentu saja, adalah bahwa menghilangkan pekerjaan manusia dapat menghilangkan pekerjaan manusia. Penggunaan HiRo menunjukkan bagaimana otomatisasi dapat meningkatkan pekerjaan manusia. Dengan menarik dan menampilkan data, HiRo memberikan Mitra Bisnis SDM IBM dan manajer karyawan lebih banyak waktu untuk mempertimbangkan karyawan mana yang memenuhi kriteria dasar dan obyektif yang harus dinominasikan untuk promosi. Penggunaan ini juga memberikan lebih banyak waktu untuk melatih karyawan lain untuk membantu mereka memenuhi kriteria, jika tidak pada siklus saat ini, maka pada siklus berikutnya. Seperti yang dikatakan oleh Mitra Bisnis SDM IBM, "Waktu yang dihemat oleh Mitra Bisnis SDM dan para manajer membebaskan kami untuk melakukan hal-hal lain yang harus kami lakukan, dan kami tidak perlu bekerja berjam-jam untuk mengikutinya."

Dan meskipun HiRo tidak menyertakan kemampuan pembelajaran mesin, HiRo mematuhi etika yang mendasari teknologi AI IBM dengan memastikan privasi dan keamanan data untuk informasi pribadi (PI), dan transparansi di mana data disimpan dan diambil. Keseimbangan tugas antara HiRo, Mitra Bisnis SDM IBM, dan para pemangku kepentingan lainnya memastikan bahwa keputusan tenaga kerja yang sebenarnya dibuat oleh orang-orang. "Setiap keputusan yang melibatkan kenaikan gaji atau nominasi dibuat oleh manajer, HR Business Partner dan pimpinan praktik," jelas Jon. Selanjutnya, tim lintas fungsi menyelesaikan penilaian untuk memastikan bahwa HiRo selaras dengan lima prinsip etika teknologi: 

• Penjelasan: mendapatkan dan mempertahankan kepercayaan dengan menjelaskan bahwa keputusan promosi dibuat oleh manusia dan HiRo tidak membuat keputusan atau rekomendasi
• Keadilan: menerapkan aturan secara konsisten dan menampilkan data yang sama untuk setiap karyawan
• Ketangguhan: menjaga dari ancaman musuh dan potensi serangan untuk menjaga sistem tetap sehat
• Transparansi: berbagi informasi dengan para pemangku kepentingan dengan berbagai peran untuk memperkuat kepercayaan 
• Privasi: menjaga data melalui seluruh siklus hidup, mulai dari pelatihan hingga produksi dan tata kelola

Sebelum proyek HiRo, pertanyaan pertama yang Jon ajukan tentang IBM watsonx Orchestrate adalah apa yang membuatnya berbeda dari chatbot atau robot RPA. Salah satu keberhasilan timnya baru-baru ini dengan teknologi baru adalah menciptakan AI percakapan AskHR dari IBM, yang mengotomatiskan lebih dari 80 proses SDM yang umum. AskHR memiliki tingkat adopsi yang kuat, dan menghemat banyak waktu yang dihabiskan oleh departemen SDM, karyawan dan manajer IBM untuk menyelesaikan atau mendukung proses SDM. 

"AI percakapan dan RPA juga berguna dan berharga untuk mengotomatiskan tugas-tugas manual dan objektif," kata Jon. Namun ada beberapa hal yang tidak dapat mereka lakukan yang dapat dilakukan oleh IBM watsonx Orchestrate. "AskHR melakukan tugasnya dengan sangat baik, namun hanya bisa melakukannya satu per satu. Sistem ini tidak dapat menghubungkan transaksi di berbagai proses atau sistem. Dan chatbot tidak memiliki memori jangka panjang. Saat Anda mematikannya, kamera akan lupa bahwa Anda ada. Ia tidak memiliki ingatan tentang apa yang Anda lakukan sebelumnya.” 

Ketika tim mulai bekerja dengan IBM watsonx Orchestrate, mereka dengan cepat menyadari kemampuan yang membedakannya. Jon menjelaskan: "Ini bisa melibatkan banyak orang, dengan peran yang berbeda, pada saat yang bersamaan. Aplikasi ini mengingat apa yang Anda sampaikan kemarin dan dapat menerapkan informasi tersebut untuk tindakan hari ini, jika berlaku. Setelah aturan ditetapkan oleh manusia, HiRo akan menerapkannya secara seragam. Dan memungkinkan Anda untuk membangun keterampilannya: Anda dapat melatihnya melakukan tugas-tugas tertentu dalam satu proses, tetapi Anda dapat dengan mudah memintanya menerapkan keterampilan yang sama ke proses lainnya. Jadi Anda bisa membangun contoh penggunaan setelah contoh penggunaan. Aplikasi ini akan menghancurkan chatbot. Aplikasi ini benar-benar mengubah pemahaman kita tentang masa depan pekerjaan." 

IBM HR pertama kali mengujicobakan HiRo pada kuartal kedua tahun 2022, untuk IBM Consulting di Amerika Utara. Pada kuartal sebelumnya, untuk setiap manajer karyawan, dibutuhkan sekitar delapan jam untuk mengumpulkan semua data yang diperlukan dan mengisi formulir nominasi yang relevan. Sekitar 1.800 manajer menggunakan HiRo selama uji coba K2 2022, dan mereka menyelesaikan pengumpulan data dan entri data dalam waktu sekitar 1 jam, secara kolektif menghemat sekitar 12.000 jam dalam proses promosi pada kuartal tersebut.

Penghematan waktu, tentu saja, sangat mempercepat proses promosi untuk kuartal ini. "Kami melakukan pekerjaan sepuluh minggu dalam lima minggu," ujar Mitra Bisnis SDM IBM.

Berdasarkan kesuksesan ini, HiRo memiliki beberapa peluang pertumbuhannya sendiri. Ini akan segera diluncurkan ke wilayah IBM Consulting lainnya di seluruh dunia. "Kami mengantisipasi bahwa wilayah lain di mana kami menggelar program ini akan mencapai hasil yang serupa. Potensi penghematan selama empat kuartal bisa mencapai 50.000 jam per tahun," ujar Jon.

Selain menghemat waktu, nilai tertinggi dari HiRo dan pekerja digital lainnya adalah potensi mereka untuk mengubah pekerjaan. Kita berada di tengah-tengah kekurangan tenaga kerja dan talenta global. Orang-orang diharapkan untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit sepanjang waktu. Teknologi ini dapat membantu. "Bukan hanya pekerjaan empat orang yang bisa dilakukan oleh satu orang, namun juga peran satu orang tersebut berubah total," ujar Jon. "Mereka bisa menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang paling strategis-seperti perencanaan dan pemerataan tenaga kerja, dan mereka bisa menggunakan IBM watsonx Orchestrate untuk memasok data yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan penting tersebut."

Jadi apa selanjutnya? Sementara HiRo sendiri akan diluncurkan ke lebih banyak wilayah pada akhir tahun 2022, HiRo akan mendapatkan beberapa rekan digital. Departemen SDM sudah menggunakan pembelajaran dari siklus promosi untuk mengembangkan pekerja digital baru untuk proses lainnya. Prototipe baru ini mencakup Asisten Orientasi dan Manajer Acara Pembelajaran, dan lebih banyak lagi proses yang sedang dalam tahap evaluasi. 

IBM adalah penyedia layanan hybrid cloud, AI, dan bisnis global terkemuka. Kami membantu klien di lebih dari 175 negara untuk memanfaatkan wawasan dari data mereka, dengan mengefektifkan proses bisnis, mengurangi biaya, dan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam industri mereka. Hampir 3.000 entitas pemerintah dan perusahaan di bidang infrastruktur penting seperti layanan keuangan, telekomunikasi, dan perawatan kesehatan mengandalkan platform hybrid cloud IBM dan Red Hat OpenShift untuk melakukan transformasi digital dengan cepat, efisien, dan aman. Inovasi terobosan IBM dalam bidang AI, komputasi kuantum, solusi cloud khusus industri, dan layanan bisnis memberikan pilihan yang terbuka dan fleksibel bagi klien kami. Semua ini didukung oleh komitmen legendaris IBM terhadap kepercayaan, transparansi, tanggung jawab, inklusivitas, dan layanan.