Apa itu SDM digital?

SDM Digital adalah evolusi SDM dari proses dan sistem manual berbasis kertas ke pendekatan berbasis teknologi. Seringkali diselenggarakan bersama transformasi digital di seluruh perusahaan, praktik SDM digital dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan pengambilan keputusan, dan menciptakan pengalaman karyawan yang lebih baik.

Secara tradisional, para profesional SDM menerima lalu lintas data dalam jumlah besar dari berbagai saluran, termasuk komunikasi karyawan internal dan informasi kandidat eksternal. Peraturan tenaga kerja lokal mengatur banyak fungsi SDM, mempersulit kepatuhan bagi perusahaan global. Dengan mendigitalkan dan menyatukan fungsi SDM multiplatform, organisasi mengurangi upaya manual ini dan meningkatkan produktivitas di seluruh organisasi.

Tetapi transformasi digital untuk SDM, dirancang dengan benar dan menerapkan teknologi utama, juga dapat menciptakan paradigma baru untuk departemen SDM. Daripada sekadar mendigitalkan proses SDM, transformasi SDM digital memikirkan kembali cara SDM beroperasi dengan menggunakan perangkat seperti platform cloud, kecerdasan buatan (AI), analitik, dan otomatisasi.

Departemen SDM, yang diberdayakan untuk membuat keputusan berbasis data dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas kreatif atau intim, dapat menjadi pendorong budaya perusahaan yang positif. Dalam konteks ini, SDM digital mewakili lebih dari sekadar peningkatan teknologi; hal ini secara fundamental mengubah cara organisasi menarik, mengembangkan, melibatkan, dan menerapkan talenta untuk menciptakan nilai bisnis. Proses SDM digital juga dapat menjadi aspek penting dalam proses manajemen perubahan, menciptakan organisasi yang lebih tangkas yang mampu menyerap proses baru dengan cepat.

Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi baru seperti AI agen dan AI generatif telah sangat meningkatkan kapasitas departemen untuk pengalaman yang dapat diskalakan dan sangat dipersonalisasi, mengantarkan era SDM yang berfokus pada manusia dan berorientasi pada pengalaman. Teknologi SDM semakin memfasilitasi masa depan SDM di mana para pemimpin personalia berevolusi dari penyedia layanan menjadi arsitek pengalaman karyawan. Dengan bekerja sama dengan teknologi, mereka dapat meningkatkan potensi organisasi secara holistik.

Mendesain ulang fungsi SDM dengan solusi digital dapat menciptakan karyawan yang lebih loyal dan terlibat-yang pada gilirannya akan meningkatkan keuntungan. Sesuai dengan IBM Institute for Business Value, organisasi yang memelihara pengalaman karyawan terbaik mengalahkan dengan hasil 31% lebih tinggi berbanding dengan perusahaan lain. Ada banyak manfaat dari menerapkan proses SDM digital.

Dengan integrasi teknologi utama, departemen SDM dapat menciptakan pengalaman yang mulus dan dipersonalisasi bagi karyawan mereka sepanjang waktu mereka bersama organisasi. Portal layanan mandiri dan asisten yang didukung AI memberdayakan karyawan untuk mengelola permintaan informasi dan kebutuhan administrasi mereka sendiri tanpa ketergantungan pada staf SDM. Proses ini pada akhirnya membantu menyelesaikan masalah lebih cepat dan memungkinkan pemimpin SDM untuk fokus pada tugas yang lebih berpusat pada manusia.

Dengan agen AI khusus SDM, karyawan dapat menerima komunikasi proaktif dan hiperpersonalisasi yang terkait dengan peristiwa kehidupan utama atau tujuan karir. Agen-agen ini membantu merampingkan komunikasi karyawan dalam perusahaan mereka dan menyediakan informasi yang mereka butuhkan, kapan pun mereka membutuhkannya. 

Otomatisasi tugas administrasi dapat secara dramatis mengurangi waktu yang dihabiskan tim SDM untuk aktivitas rutin. Sebagai contoh, alur kerja digital merampingkan proses seperti persetujuan cuti berbayar (PTO) yang sebelumnya mungkin memerlukan beberapa intervensi manual. Dokumentasi digital yang terpusat dapat menghilangkan pencatatan berbasis kertas, mengurangi biaya dan meningkatkan aksesibilitas di seluruh organisasi.

Misalnya, dalam satu percobaan, IBM menciptakan pekerja digital untuk membantu departemen SDM sendiri menyelesaikan tugas pengumpulan data dan entri data manual sebelumnya. Proses ini membantu menghemat 12.000 jam waktu karyawan selama satu kuartal.

Platform dan dasbor SDM digital dapat menghasilkan analisis tenaga kerja yang komprehensif, menginformasikan pengelolaan bakat strategis dan keputusan alokasi sumber daya. Misalnya, mekanisme penyaringan yang didukung AI dapat membantu pemimpin SDM secara proaktif mengidentifikasi dan memberi peringkat kandidat potensial berdasarkan metrik yang telah ditentukan sebelumnya, sementara alat analisis internal membantu departemen menjalankan promosi secara adil. Sistem analitik yang canggih ini dapat memberikan insight terkini kepada para manajer, meningkatkan pengambilan keputusan sehari-hari, dan menciptakan struktur organisasi yang lebih tangkas. 

Transformasi digital dan penyatuan data lintas departemen yang sering kali melibatkannya memungkinkan SDM untuk berkontribusi lebih langsung terhadap tujuan bisnis. Pendekatan ini dapat mencakup kolaborasi untuk merencanakan kebutuhan personel secara lebih akurat atau membantu merancang program pelatihan berdasarkan data SDM. Dengan menggunakan teknologi dalam operasi SDM, departemen SDM dapat beralih dari badan administrasi ke mitra perusahaan strategis, meningkatkan produktivitas dan inovasi di seluruh organisasi. 

Layanan SDM digital dapat memungkinkan bisnis untuk dengan cepat beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis dan gangguan pasar. Karena sistem digital sering kali berbasis cloud dan dapat mengakomodasi peningkatan atau penurunan skala, sistem ini lebih tangkas daripada model SDM tradisional. Fleksibilitas ini mengurangi biaya ekspansi dan menghasilkan organisasi yang lebih tangguh. 

Sistem SDM digital meningkatkan keamanan data dan kepatuhan peraturan dibandingkan dengan sistem berbasis kertas yang terfragmentasi. Alur kerja kepatuhan otomatis dapat menandai potensi masalah kepatuhan sebelum muncul, sehingga mengurangi risiko terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan privasi data. Untuk organisasi global, platform SDM digital dapat secara otomatis menerapkan aturan yang sesuai berdasarkan lokasi karyawan, membantu memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan setempat.

Selain itu, catatan karyawan yang terpusat dapat memastikan informasi sensitif hanya tersedia bagi pemangku kepentingan yang berwenang. Dan platform berbasis cloud memungkinkan praktik enkripsi yang unggul, mencegah pelanggaran keamanan.

Alat digital dapat mengubah proses rekrutmen, meringankan beban dalam menyaring ribuan resume dan mencocokkan kandidat dengan posisi yang paling tepat. Misalnya, alat sumber cerdas menganalisis persyaratan pekerjaan dan secara otomatis mengidentifikasi kandidat potensial, sementara teknologi penyaringan yang didukung AI mengevaluasi aplikasi terhadap berbagai kriteria.

Tactics ini dapat mengurangi bias sambil mengidentifikasi kandidat yang paling mungkin berhasil. Selain itu, AI dan teknologi otomatisasi dapat menangani tugas-tugas rutin seperti penjadwalan wawancara dan ringkasan rapat. Fitur-fitur ini memberi para pemimpin SDM data penting dan memungkinkan mereka untuk fokus pada aspek yang berpusat pada manusia dari pengalaman kandidat.

Demikian pula, orientasi digital secara signifikan mengurangi gesekan dan meningkatkan pengalaman karyawan mulai dari hari pertama anggota tim bekerja. Alat yang didukung AI memandu karyawan baru melalui dokumen, pengaturan akun, dan materi orientasi dengan kecepatan mereka sendiri. Sementara jalur pembelajaran yang dipersonalisasi memberikan informasi khusus peran berdasarkan posisi dan latar belakang karyawan yang baik. Dengan menggunakan analitik orientasi, perusahaan dapat melacak keterlibatan dan kemajuan, sehingga memungkinkan adanya intervensi jika muncul masalah.

Platform SDM digital dan didukung AI dapat memberikan pengembangan kinerja real-time, berkelanjutan, dan proaktif untuk seluruh tenaga kerja secara bersamaan. Misalnya, sistem manajemen tujuan real-time memungkinkan pembuatan dan pelacakan tujuan dari waktu ke waktu, sementara alat masukan dapat mengumpulkan perspektif dari berbagai pemangku kepentingan untuk memberikan insight kinerja yang komprehensif.

Secara bersamaan, analisis SDM tingkat lanjut mengidentifikasi pola kinerja di seluruh tim dan departemen, memberikan saran untuk meningkatkan hasil. Pemrosesan bahasa alami (NLP), bersama dengan alat analisis sentimen, dapat mengungkapkan tema luas dan insight yang mungkin tidak dapat dikenali oleh manajer individu. Data kinerja tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem kompensasi dan pengembangan untuk menciptakan proses pengelolaan SDM khusus bisnis yang koheren.

Platform pengalaman belajar saat ini dapat membuat pelatihan dan konten yang dipersonalisasi berdasarkan peran, tujuan karier, dan preferensi pembelajaran individu. Platform ini bahkan dapat secara proaktif memindai komunikasi karyawan di platform media sosial, seperti LinkedIn, untuk mengidentifikasi peluang internal dan merekomendasikan pelatihan. 

Dalam beberapa aplikasi, simulasi buatan AI yang dipersonalisasi memfasilitasi peluang pembelajaran langsung, memungkinkan karyawan untuk mempraktikkan keterampilan baru atau berinteraksi dengan pelanggan bot. Dan dengan mengintegrasikan sistem pembelajaran, kinerja, dan perencanaan tenaga kerja, perusahaan dapat secara proaktif mengembangkan rencana pendidikan individu untuk lebih menyelaraskan dengan strategi bisnis yang lebih luas. 

Strategi keterlibatan digital mengukur, menganalisis, dan terus meningkatkan pengalaman karyawan. Inisiatif ini, yang memadukan komunikasi proaktif dan analisis internal, merampingkan tugas-tugas administratif dan meningkatkan kepuasan karyawan dengan mengurangi gesekan di seluruh organisasi. Mereka juga memungkinkan para pemimpin SDM untuk menghabiskan lebih banyak waktu menyusun inisiatif keterlibatan kreatif. Inisiatif ini juga dapat memberi para pemimpin bisnis alat untuk mendeteksi potensi hambatan sebelum muncul.

Analisis sentimen dari komunikasi digital dapat mengidentifikasi potensi masalah keterlibatan sebelum muncul dalam nilai yang lebih formal, sementara alat kolaborasi digital memperkuat hubungan antara rekan kerja meskipun jaraknya jauh.

Alat-alat kesejahteraan digital dapat mendukung kesehatan karyawan secara holistik melalui pelacakan aktivitas dan rekomendasi yang dipersonalisasi serta platform pengenalan yang meningkatkan budaya perusahaan terlepas dari lokasi geografis karyawan.

Dengan menggunakan analitik cerdas yang dibangun ke dalam sistem SDM, perusahaan dapat mengidentifikasi faktor-faktor spesifik yang mendorong keterlibatan untuk segmen karyawan yang berbeda, sehingga memungkinkan intervensi yang dipersonalisasi dan ditargetkan, bukan pendekatan yang bersifat satu untuk semua. 

Asisten AI, bentuk chatbot yang lebih cerdas dan canggih, memahami perintah bahasa alami dan menggunakan antarmuka AI percakapan untuk menyelesaikan tugas. Mereka dapat diintegrasikan ke dalam solusi SDM digital untuk mengambil informasi spesifik perusahaan untuk karyawan dengan cepat, menjawab pertanyaan tentang kebijakan tertentu, atau menyelesaikan permintaan administratif berdasarkan bahasa alami.

Agen AI, sistem proaktif yang beroperasi secara independen untuk memenuhi tujuan tertentu, meningkatkan proses SDM dengan berbagai cara. Misalnya, mereka dapat mengelola waktu cuti dan proses penggajian, mengelola manfaat seperti perawatan kesehatan, menyusun paket penawaran, dan menawarkan panduan yang disesuaikan selama pengalaman orientasi karyawan. Asisten digital AskHR internal IBM mengotomatiskan lebih dari 100 proses di seluruh organisasi, menangani lebih dari 1,5 juta percakapan karyawan setiap tahun. 

AI generatif digunakan dalam sistem SDM digital untuk membuat konten baru dan menghasilkan insight. Model bahasa tingkat lanjut membantu pengembangan deskripsi pekerjaan dan komunikasi kandidat yang dipersonalisasi. Untuk komunikasi karyawan, AI generatif dapat menyusun pengumuman, kebijakan, dan konten pembelajaran dengan nada yang konsisten. Seringkali, AI generatif diintegrasikan dengan platform atau sistem lain untuk menciptakan alur kerja yang berfokus pada SDM yang kuat. 

Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS), teknologi SDM utama, berfungsi sebagai fondasi digital untuk manajemen data karyawan, menyediakan sumber kebenaran tunggal untuk informasi tempat kerja. Biasanya berbasis cloud, platform ini menawarkan skalabilitas dan aksesibilitas dari mana saja, mengurangi biaya pemeliharaan untuk sistem lokal. Banyak solusi yang menggabungkan kapasitas integrasi yang komprehensif, sehingga memungkinkan pertukaran data tanpa hambatan dengan sistem perusahaan lainnya.

Platform analitik mengubah data tempat kerja menjadi insight yang dapat ditindaklanjuti melalui pengenalan pola dan pemodelan prediktif. Analisis sentimen data survei dan komunikasi digital dapat memberikan peringatan dini tentang masalah keterlibatan atau kemacetan alur kerja. Sementara itu, pemrosesan bahasa alami (NLP) dapat mengekstrak insight dari sumber data yang tidak terstruktur termasuk ulasan kinerja dan wawancara keluar. 

Alat penyaringan kandidat yang didukung AI mengevaluasi resume terhadap persyaratan pekerjaan, mengidentifikasi kandidat yang menjanjikan dari kumpulan pelamar besar atau sumber eksternal seperti LinkedIn. Sistem manajemen hubungan kandidat mendukung pimpinan SDM dalam membina hubungan dengan calon karyawan, membantu memastikan kepatuhan dan membantu departemen mengelola data kandidat secara efektif.

Misalnya, produsen keramik dan kaca Corning baru-baru ini mengintegrasikan SAP SuccessFactors untuk membantu menarik bakat baru dan mengurangi biaya untuk tenaga kerja yang tersebar di 22 negara dan 12 bahasa. Organisasi ini dengan cepat dapat mengiklankan 1.000 lowongan pekerjaan dan menarik 80.000 pelamar kerja global. 

Sistem manajemen kinerja yang berkelanjutan memungkinkan masukan rutin, pelacakan tujuan, dan perencanaan pengembangan. Sementara itu, sistem pembinaan digital—seringkali berbasis teknologi AI—menghubungkan karyawan dengan sumber daya berdasarkan kebutuhan pengembangan dan aspirasi karier mereka.

Platform manajemen keterampilan melacak kemampuan dan keterampilan di seluruh tenaga kerja, mengidentifikasi peluang untuk mobilitas internal dan pengembangan yang ditargetkan. Platform pengalaman belajar mengkurasi konten pengembangan yang dipersonalisasi dari berbagai sumber berdasarkan kebutuhan dan preferensi individu.

Dalam satu contoh baru-baru ini, tim manajemen acara IBM untuk pembelajaran perusahaan menggunakan solusi SDM digital untuk mengoptimalkan perencanaan, penjadwalan, dan pelaksanaan acara pembelajaran. Inisiatif ini menciptakan 8.000 kesempatan belajar diskrit bagi tenaga kerja hanya dalam jangka waktu enam bulan. 

Solusi tempat kerja digital menciptakan serangkaian pengalaman karyawan terpadu di seluruh komunikasi SDM. Portal layanan mandiri dapat menyediakan antarmuka yang intuitif dan dapat diakses secara terus menerus untuk mengakses informasi dan layanan SDM. Mesin personalisasi, yang mengandalkan AI dan machine learning, memberikan komunikasi yang ditargetkan berdasarkan profil dan perilaku karyawan. 

Untuk merancang dan menerapkan strategi SDM digital yang efektif secara efektif, seringkali berguna untuk memulai dengan penilaian komprehensif proses SDM saat ini di samping tujuan strategis transformasi.

Proses ini mungkin termasuk mengembangkan visi yang jelas untuk SDM digital yang mengartikulasikan bagaimana teknologi mengubah pengalaman karyawan dan efisiensi operasional. Penting juga untuk membuat peta jalan jangka panjang tentang bagaimana transformasi SDM digital selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas.

Biasanya, organisasi yang melakukan pendekatan SDM digital sebagai serangkaian implementasi yang ditargetkan dan terisolasi akan menghasilkan nilai yang lebih kecil dibandingkan organisasi yang mengintegrasikan solusi secara holistik di seluruh departemen. 

Proses SDM digital yang dirancang dengan cermat menambah dan melengkapi fungsi SDM manual dan mengatasi kebutuhan pengguna tertentu daripada kemampuan sistem. Pada dasarnya, inisiatif SDM digital yang sukses dirancang berdasarkan pengalaman pengguna yang menyenangkan. Pengguna, bukan teknologinya, harus didahulukan.

Sebelum merencanakan transformasi SDM, sering kali ada baiknya untuk melakukan penelitian menyeluruh dengan karyawan untuk memahami harapan, tantangan, dan preferensi mereka seputar interaksi SDM. Organisasi yang hanya berfokus pada efisiensi berisiko menghemat waktu SDM, namun menciptakan frustrasi bagi karyawan dan manajer. Dengan melibatkan karyawan dalam proses desain sejak dini, para pemimpin SDM juga membuka jalan bagi partisipasi karyawan yang antusias dan menciptakan pendukung inisiatif transformasi digital di masa depan.

Transformasi digital adalah kesempatan yang baik untuk memikirkan kembali secara mendasar bagaimana SDM memberikan layanan di seluruh organisasi. Merancang sistem semacam itu sering melibatkan mendefinisikan ulang peran di seluruh perusahaan untuk menekankan analisis data, desain pengalaman karyawan dan pemberdayaan teknologi daripada pemrosesan administratif.

Ini juga dapat berguna untuk membuat tim lintas perusahaan yang menyatukan SDM, TI, dan kepemimpinan perusahaan untuk menangani pengalaman secara holistik. Dengan menggunakan kemampuan digital sebagai peluang untuk menata ulang model operasi sistemik, perusahaan dapat mengkonsolidasikan proses yang terfragmentasi dan pada akhirnya meningkatkan nilai SDM di seluruh organisasi.

Secara kebutuhan, menata ulang model operasi perusahaan sering kali mencakup peningkatan keterampilan dan keterampilan ulang profesional SDM dan mengembangkan kemampuan baru dalam literasi digital, manajemen perubahan, dan analitik.

Selama transformasi SDM digital, para pemimpin bisnis harus berpikir kritis tentang bagaimana memperkenalkan alat baru ke tenaga kerja mereka—dan membuat peta jalan untuk membangun literasi digital. Inisiatif ini mungkin mencakup peluang pembelajaran khusus yang membantu profesional SDM memahami cara terbaik untuk bekerja bersama pekerja digital dan merangkul aspek yang lebih kreatif dari pekerjaan mereka.

Data yang andal, terorganisir dengan baik, dan dikumpulkan secara transparan adalah komponen penting dari transformasi SDM digital. Inisiatif yang sukses mencakup strategi data komprehensif yang menangkap informasi khusus perusahaan dan fungsi.

Alat AI yang dilatih pada data bersih dan bertarget jauh mengungguli model generik. Untuk alat, seperti agen AI, yang mungkin memerlukan kumpulan data pihak ketiga untuk melakukan peran yang dimaksudkan, perusahaan juga harus memeriksa integrasi dengan hati-hati untuk membantu memastikan fungsionalitas dan konsistensi.

Seperti dalam inisiatif digital apa pun, membangun rencana tata kelola data yang efektif dan andal adalah kuncinya. Strategi ini mungkin berarti menetapkan kebijakan yang jelas seputar kepemilikan data, hak akses, dan periode penyimpanan. Sering kali, transformasi SDM digital membutuhkan investasi dalam infrastruktur keamanan siber yang mampu menampung dan mengamankan data karyawan yang sensitif.

Dengan membuat protokol keamanan yang kuat, organisasi melindungi data karyawan yang sensitif dan mempertahankan kepatuhan sekaligus memungkinkan akses yang sesuai. Standar kualitas data dan pembaruan rutin membantu memastikan bahwa alat bantu analitik dan AI didasarkan pada informasi yang akurat dan konsisten. Praktik transparansi membantu karyawan memahami data apa saja yang dikumpulkan tentang mereka dan bagaimana data tersebut digunakan, serta menjaga kepatuhan terhadap peraturan yang terus berkembang.