¿Qué es la planificación de plantillas?

El activo más valioso de una empresa es su personal; por eso, la planificación de la plantilla es una función fundamental para construir una empresa de éxito.

El proceso de planificación de la plantilla ayuda a los equipos de finanzas a analizar los niveles actuales del personal, prever las necesidades futuras de personal y desarrollar estrategias para contratar y retener a los empleados en función de los objetivos y estrategias empresariales generales. Por lo general, implica analizar las necesidades empresariales, establecer objetivos de contratación y reciclar o mejorar las habilidades de los empleados actuales.

En esencia, las organizaciones están replanteándose qué necesitan de su personal para alcanzar el éxito, sobre todo ahora que la disrupción tecnológica está modificando y redefiniendo los requisitos en materia de talento. El software moderno de planificación del personal ayuda a los equipos de planificación y análisis financieros (FP & A) a planificar eficazmente la plantilla a través de datos y análisis en tiempo real, lo que permite a los equipos responder rápidamente a las necesidades de personal y tomar decisiones basadas en datos.

Según un informe del IBM Institute for Business Value, la función de recursos humanos (RR. HH.) va a experimentar una evolución masiva hacia la automatización inteligente, y las organizaciones deben prepararse. Para 2027, la mayoría de los profesionales de RR. HH. amplificarán a sus empleados con herramientas avanzadas de IA. Si bien los líderes de recursos humanos predicen las necesidades de mejora de las capacidades, el cambio no significa necesariamente un equipo más pequeño. En cambio, el informe proyecta un ligero aumento en el número de empleados a medida que cambian los roles.

La planificación de plantilla es un componente crucial de cualquier empresa porque los empleados representan uno de los mayores costes en la mayoría de las organizaciones, especialmente en sectores basados en el conocimiento como la tecnología y las finanzas. Los líderes financieros y empresariales confían en la planificación del personal para vincular las decisiones de contratación directamente con los presupuestos, las expectativas de ingresos y las necesidades futuras.

Si bien la planificación de la fuerza laboral y la planificación del personal a veces se utilizan indistintamente, difieren en aspectos clave. La planificación del personal es el término general más amplio que abarca todos los aspectos de la gestión de la estrategia del talento, incluida la contratación, la formación, la gestión del rendimiento, la planificación de la sucesión y la planificación del personal. Ambos desempeñan un papel crucial en los objetivos más amplios de la empresa, los objetivos de planificación financiera y el crecimiento empresarial.

• Mejor gestión de costes: cuando las empresas prevén crecer, estiman cuántos comerciales, ingenieros o personal de soporte necesitarán para entregarlo. Al alinear los planes de contratación con las proyecciones financieras, los líderes financieros pueden gestionar los gastos de nómina y, al mismo tiempo, ayudar a garantizar que los equipos tengan capacidad suficiente para satisfacer la demanda.
• Gestión estratégica del talento: la planificación de la plantilla ayuda a las empresas a ejecutar la estrategia. Si una empresa planea lanzar un nuevo producto o expandirse a un nuevo mercado, la dirección puede programar la contratación con antelación, para que las personas adecuadas estén en su lugar cuando comience la iniciativa. Este enfoque reduce los retrasos y evita que los equipos se sobrecarguen.
• Toma de decisiones basada en datos: los inversores y directivos suelen ver una planificación sólida de personal como un signo de disciplina operativa. Esta función demuestra que los directivos entienden cómo los costes laborales aumentan con los ingresos y cómo la contratación afecta a los márgenes y al flujo de caja. La planificación de la plantilla transforma la contratación en decisiones estratégicas y proactivas.

A continuación se presentan varios enfoques para la planificación de la plantilla, en función del tamaño de la empresa, su fase de crecimiento y la previsibilidad de su negocio.

Los directivos comienzan con objetivos financieros como ingresos, márgenes o gastos operativos para determinar cuántos empleados puede permitirse la empresa. Luego, el liderazgo asigna límites de personal a los departamentos y los gestores planifican la contratación dentro de esas restricciones.

Este enfoque hace hincapié en el control de costes y la alineación con los objetivos financieros generales. Suele ser uno de los enfoques más rápidos, ya que se basa en datos históricos y es más fácil de aplicar.

Los responsables de departamento estiman los roles y habilidades que necesitan para alcanzar los objetivos operativos. Estos aspectos pueden incluir el inicio de nuevas líneas de productos, el servicio a los clientes o la expansión a nuevos mercados. A continuación, el departamento de finanzas recopila esas solicitudes y las compara con el presupuesto de la empresa.

Este método refleja las necesidades operativas reales, pero puede requerir negociación si las solicitudes superan los límites presupuestarios.

En este enfoque, las empresas vinculan la contratación a métricas empresariales específicas. Un ejemplo es que una empresa podría contratar un representante de ventas por cada 2 millones de dólares en nuevos objetivos de ingresos o un agente de soporte por cada 1000 clientes.

Este enfoque vincula directamente el crecimiento del personal a los controladores empresariales medibles.

En este enfoque, los líderes financieros modelan varios futuros. Los posibles futuros incluyen un crecimiento rápido, un crecimiento constante o una recesión. Un equipo financiero elaborará un plan de contratación para cada escenario y medirá las asignaciones de recursos, los datos de personal y los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Este enfoque ayuda a las empresas a adaptarse rápidamente si cambian las condiciones del mercado.

El proceso de planificación de plantilla analiza métricas clave para proporcionar a los equipos financieros perspectivas sobre la estrategia de personal, la implicación y la eficiencia operativa. Aunque hay varias métricas que seguir, las organizaciones deben elegir las que mejor se adapten a su estrategia empresarial e impulsen las decisiones estratégicas de planificación del personal.

• Tasa de rotación: el porcentaje de empleados que abandonan una organización durante un periodo de tiempo específico. Una alta tasa de rotación puede indicar una desalineación de los empleados, una mala gestión y un mercado competitivo. Las empresas deberían tratar de mantener la tasa de rotación baja para mantener la estabilidad general y reducir los costes de adquisición de talento.
• Tasa de desgaste: esta métrica registra el porcentaje de empleados que abandonan una empresa a lo largo del tiempo sin ser sustituidos. La deserción es una métrica crucial que ayuda a las empresas a comprender las tendencias de personal a largo plazo y cómo los roles no cubiertos afectan el rendimiento.
• Tasa de retención: el porcentaje de empleados que permanecen en una organización durante un periodo de tiempo específico. La métrica preve la estabilidad del personal y ayuda a los profesionales de recursos humanos (RR. HH.) a calcular el volumen necesario de nuevas contrataciones. Una baja tasa de retención podría provocar mayores costes de contratación para los equipos de RR. HH. e interrupciones en la productividad.
• Tiempo de adaptación: el tiempo que tarda un nuevo empleado en alcanzar su pleno rendimiento y ser productivo en su nuevo puesto. Una métrica de tiempo de paso ayuda a los profesionales de RR. HH. a agilizar la incorporación y optimizar la asignación de recursos. Si un puesto tiene un tiempo de adaptación de seis meses, se debe contratar a una persona seis meses antes de que se necesite su producción completa. Además, la empresa debe entender que se trata de una inversión inicial importante en un nuevo empleado.
• Tiempo de contratación: la métrica de tiempo de contratación mide el tiempo entre la publicación de una oferta de empleo y la oferta aceptada. Esta métrica puede ayudar a los equipos de gestión del personal a evaluar si el proceso de contratación funciona de manera eficiente y si los equipos de RR. HH. están encontrando a las personas adecuadas para los roles correctos. Un tiempo de contratación más corto indica una estrategia de contratación optimizada y ayuda a garantizar que los puestos se cubran con personas que tengan las habilidades adecuadas.
• Equivalente a tiempo completo: un equivalente a tiempo completo (ETC) se refiere al número total de horas de trabajo a tiempo completo aportadas por un miembro del equipo. La métrica ayuda a las partes interesadas a evaluar la capacidad del personal y asignar los recursos adecuadamente.
• Puntuación neta de promotores de empleados (eNPS): eNPS mide la satisfacción de los empleados y la probabilidad de que recomienden la empresa como un lugar positivo para trabajar. La eNPS refleja la moral de los empleados, ya que afecta directamente a la retención y la productividad.

La tecnología moderna está cambiando la relación entre las funciones de recursos humanos y finanzas, pasando de hojas de cálculo en silos a un panel de control unificado y creando una única fuente fiable. Las herramientas actuales de planificación financiera y los programas informáticos de planificación de personal están impulsados por la inteligencia artificial (IA) y la automatización.

Estas son algunas características clave de la planificación de personal impulsada por IA:

• Integración de datos en tiempo real: el software de planificación del personal y la plantilla extrae datos de sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y de nóminas en tiempo real, proporcionando perspectivas actualizadas para los equipos financieros. Con todos los datos del personal en un solo lugar, los equipos pueden analizar los datos del personal, incluido el recuento de empleados, la retención y la deserción.
• Modelización de escenarios: los equipos pueden crear escenarios hipotéticos basados en factores como las tendencias del mercado, los niveles de exceso o falta de personal, los cambios en las retribuciones y el impacto financiero de las decisiones de contratación. La modelización de escenarios ayuda a los equipos a realizar previsiones de personal y determina el momento adecuado para contratar.
• Colaboración: las herramientas unificadas ayudan a los directores de departamento a colaborar y trabajar en todos los departamentos en una sola plataforma. Al trabajar bajo un mismo techo, todos los stakeholders pueden alinearse en las decisiones de la organización y compartir sus objetivos estratégicos.
• Previsión: algunas herramientas modernas de planificación del personal utilizan plantillas de previsión como base para factores como la estacionalidad o la reorganización del personal. A través de las herramientas de previsión, los jefes de departamento y las partes interesadas pueden ver al instante el impacto del personal en los costes laborales y los objetivos empresariales.

Un plan de dotación de personal bien organizado puede ayudar a las organizaciones a adoptar un enfoque proactivo de las necesidades de mano de obra y a prepararse para retos impredecibles. Se puede implementar un plan de plantilla eficaz siguiendo varias buenas prácticas.

El primer paso en la planificación de personal es comprender el estado actual de la organización y los retos a los que se enfrenta. Identifique las brechas de habilidades mediante una auditoría de habilidades y un análisis de las brechas para determinar dónde se necesita más desarrollo o mejora del talento. Una organización también puede evaluar la escasez de roles y los problemas de capacidad.

Por ejemplo, si la organización se está expandiendo a nuevos mercados, será importante analizar la plantilla actual y determinar dónde necesita más empleados. O tal vez la organización decide que quiere invertir en la formación del personal existente. Estas decisiones son clave para el plan de personal, ya que los objetivos de la organización sientan las bases de todos los planes estratégicos.

La clave para un proceso exitoso de planificación de plantilla es contar con informes organizados sobre cada empleado de la organización. El informe de plantación suele provenir del sistema de información de recursos humanos (HRIS) de la empresa e incluye datos de cada empleado, como estado laboral, tiempo en el puesto, salario, edad, género, nivel formativo y ubicación.

El informe de plantilla es fundamental para la planificación. Los equipos deben crear un panel de control de personal que muestre el estado actual del personal y las métricas clave para que las partes interesadas puedan consultarlas en tiempo real.

Una estrategia eficaz de dotación de personal requiere colaboración y comunicación en toda la organización. Los stakeholders de diversos departamentos, como recursos humanos, finanzas y el equipo directivo, deben contribuir a garantizar que los objetivos de la organización estén claramente definidos. Además, deben identificar y debatir las prioridades, como qué puestos cubrir en primer lugar y las consideraciones de mercado.

La comunicación debe ser abierta para ayudar a garantizar que no haya malentendidos. La alineación de los stakeholders es crucial para salvar la distancia entre las necesidades de la operación y la visión global de la organización.

Las empresas necesitan una gran cantidad de datos para la planificación de la plantilla, por lo que es importante recopilarlos y las reseñas. Es probable que los datos procedan del HRIS, el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) y los informes de recuento de personal.

Los datos que se deben recopilar incluyen objetivos de ingresos, gastos previstos, requisitos de funciones, habilidades de los empleados, jerarquía organizativa y reseñas o calificaciones de rendimiento.

Hacer crecer un negocio requiere una inversión financiera en herramientas y software. Evalúe la voluntad de la empresa de invertir en software dedicado al personal con capacidades de planificación del personal. Los programas informáticos modernos pueden automatizar las tareas administrativas repetitivas y gestionar los horarios de varios miembros del equipo.

Las herramientas avanzadas utilizarán el análisis predictivo para optimizar las ofertas de trabajo y personalizar los escenarios que ayuden a garantizar que los costes de personal se alinean con los objetivos empresariales.

El futuro es impredecible y, si los últimos años son indicativos, las empresas deben estar preparadas para cualquier cosa. Una empresa debería contar con varios planes de plantilla para desarrollar contingencias a largo y corto plazo.

Los equipos de recursos humanos y finanzas tienen que trabajar juntos para estimar el número de contrataciones necesarias en un periodo específico y utilizar las perspectivas del software para desarrollar varios escenarios. Esta alineación entre ambos departamentos es importante para un plan estratégico de plantilla que se mantenga dentro del presupuesto y cumpla con los estándares del mercado laboral.

Un plan de recuento suele realizarse anualmente; sin embargo, pueden ocurrir eventos inesperados, lo que requiere que las organizaciones estén preparadas con planes alternativos. Una inversión inesperada o un proyecto fallido puede cambiar por completo la forma en que una organización aborda su plantilla. Estos momentos representan una buena oportunidad para hacer una reseña del plan de personal y realizar los ajustes necesarios.

Las necesidades de personal están destinadas a cambiar con el tiempo, por eso las organizaciones en crecimiento y evolución deben contar con un sistema de planificación de plantillas. Un plan de plantilla contempla múltiples escenarios que los equipos quizás ni siquiera consideren, lo que ayuda a la organización a estar preparada y lista para el futuro.