¿Qué es la planificación y el análisis extendidos (xP&A)?

xP&A conecta la planificación financiera con todas las demás funciones empresariales dentro de una organización como una forma de optimizar los equipos y romper los silos de datos. El enfoque xP&A conecta datos financieros y no financieros en una única visión en tiempo real, permitiendo una toma de decisiones estratégica más precisa tanto para la planificación estratégica como para la operatividad. Algunos ejemplos de otros dominios de planificación empresarial a los que xP&A puede extenderse incluyen recursos humanos, ventas, cadena de suministro y marketing.

Al utilizar soluciones FP&A avanzadas que incorporan inteligencia artificial (IA) y automatización, los equipos de finanzas pueden formar una visión holística de una organización y reunir todas las funciones en un solo lugar.

La planificación y análisis financieros (FP&A) son la función financiera fundacional, y xP&A es una evolución de esas funciones básicas de FP&A.

Conceptualmente, FP&A existe desde finales de los años 80, mientras que xP&A solo se ha introducido recientemente como la última iteración del proceso. xP&A utiliza la IA para realizar previsiones avanzadas, elaboración de presupuestos y visualización de datos.

El término lo popularizó Gartner en el informe 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions y desde entonces se ha consolidado.

El concepto de planificación integrada es una de las tres principales prioridades para las organizaciones, según el reciente informe de IDC AI-Powered Integrated Planning: Increase Speed, Productivity and Confidence with Scalable and Flexible Planning.

Sin embargo, el IDC también descubrió que solo el 40 % de las organizaciones creían que podrían aplicar análisis avanzados a la previsión. La mayoría de las organizaciones solo habían completado el 30 % de la introducción de la IA en los procesos empresariales, por lo que es evidente que se trata de un ámbito en el que las organizaciones aún están buscando el camino que mejor se adapta a ellas.

El informe de IDC sobre la planificación integrada con IA encuentra el entorno actual como un “equilibrio delicado” entre agilidad y optimización. Las organizaciones y los directores financieros (CFO) se ven sometidos a una presión cada vez mayor para estirar los recursos y, al mismo tiempo, ser más eficientes en todos los procesos.

Aunque los procesos y características exactos de la xP&A de una organización diferirán en función de sus necesidades, hay varias características que una organización debe tener en cuenta a la hora de buscar una solución.

Los equipos de finanzas no deberían tener que realizar una recopilación de datos manual basada en Excel ni un análisis lento de las hojas de cálculo. Una solución xP&A debe automatizar la importación, consolidación y conciliación de datos, haciendo que los datos sean accesibles y reduciendo el error humano.

Las soluciones xP&A deberían tener paneles de control de autoservicio y visualizaciones integradas para que los equipos puedan consultar los datos por sí mismos y evitar depender del soporte técnico. La interfaz de la solución xP&A también debe ser sencilla, intuitiva y moderna para que todos los empleados puedan utilizar las nuevas herramientas con la mínima formación necesaria.

Las condiciones del mercado pueden cambiar inesperadamente y las organizaciones deben tener planes para múltiples escenarios.

Una solución xP&A debe tener un modelado dinámico de escenarios, que compare diferentes situaciones hipotéticas empresariales y pueda realizar previsiones de forma continua. La solución debe impulsar la mejora de la precisión de las previsiones y la planificación de la cadena de suministro.

Además, el xP&A debe crear un análisis hipotético detallado para evaluar los posibles cambios en los costes, los ingresos y la inversión, de modo que la organización actúe de forma proactiva y mitigue las interrupciones.

Es importante seguir la eficacia de un equipo financiero frente a los objetivos empresariales. Las soluciones xP&A permiten a los empleados y directivos realizar evaluaciones completas extrayendo datos de diferentes unidades de negocio. Esta visión multifuncional muestra cómo las diferentes áreas influyen en el rendimiento general y si la organización está logrando la alineación.

Con todos los datos, métricas y conocimientos en un solo lugar, las organizaciones pueden tomar decisiones estratégicas y ágiles para un mayor rendimiento empresarial.

Una solución moderna xP&A contará con capacidades de IA y machine learning (ML) que pueden revolucionar la integración de datos y la planificación de negocio. Las soluciones con IA deberían incluir consultas en lenguaje natural para simplificar las tareas. También deberían contar con detección automática de anomalías para detectar anticipadamente picos de gastos o variaciones presupuestarias.

Por otra parte, las soluciones deben contar con previsiones con IA que se perfeccionen continuamente en función de las entradas en tiempo real y las tendencias históricas.

Una solución sólida de xP&A debería reunir todos los datos financieros y operativos de múltiples sistemas en una sola plataforma. Algunos ejemplos de diferentes sistemas que podrían integrarse incluyen planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de la relación con el cliente (CRM) y la gestión del capital humano (HCM).

Esto ayuda a garantizar que todos vean los mismos datos y no revisen cifras contradictorias. La solución xP&A también debería automatizar la sincronización de datos, eliminando la necesidad de conciliación manual.

A medida que las organizaciones evolucionan, sus soluciones xP&A deben evolucionar con ellas: la escalabilidad es esencial. Una solución xP&A moderna debe tener un análisis multidimensional, que proporcione conocimiento profundo en todas las unidades de negocio.

La solución también debería poder crecer sin problemas a medida que la organización entre en nuevos mercados o se enfrente a reestructuraciones en las operaciones.

Las organizaciones deben tener en cuenta muchos aspectos a la hora de pasar a la planificación y el análisis extendidos (xP&A), y es importante dedicar tiempo a la planificación estratégica y la ejecución. Estos son siete pasos básicos que las organizaciones pueden tomar al considerar esta transformación.

1. Evaluar la preparación de la organización: el primer paso antes de implementar xP&A es evaluar el estado actual de las cosas en toda la organización. Todos los stakeholders deben tener claro cómo fluyen los datos actualmente de una unidad de negocio a la siguiente y qué sistemas están en uso y se ven afectados por la solución.
2. Establecer un equipo multifuncional: una transformación de este tamaño requiere dos cosas; la aceptación del nivel ejecutivo y un equipo de personas de todas las disciplinas. El soporte de alto nivel es vital para el éxito de una solución xP&A, ya que esas personas deciden la asignación de recursos e impulsan el cambio en toda la empresa. El proceso de planificación debe incluir a miembros del equipo de recursos humanos, del equipo de ventas, de TI y de otros departamentos clave.
3. Proporcionar un alcance y una visión: la implementación de una solución de planificación xP&A cambiará el funcionamiento general de una organización. Es importante articular lo que significará una solución xP&A para la organización y cómo mejorará las capacidades tradicionales de FP&A ya existentes. Establezca objetivos para que los diferentes departamentos comprendan cómo funcionará el proceso de planificación integrada.
4. Evaluar la solución tecnológica: un enfoque xP&A requiere una tecnología que apoye una planificación conectada en toda la organización. La organización debe evaluar las soluciones no en función de los precios, sino de lo flexibles y escalables que sean. Tras elegir la tecnología, el siguiente paso es decidir por dónde empezar dentro de la organización y proporcionar marcadores claros e indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el progreso.
5. Integrar datos e implementar modelos de planificación: si el departamento de finanzas de la organización funciona por separado de otros equipos, tendrá que integrar sus datos con otras unidades de negocio. En este paso de implementación de xP&A, los equipos financieros podrían necesitar realizar una limpieza de datos y revisar la disponibilidad de datos. También es posible que sea necesario poner en marcha nuevas políticas e iniciativas de gobierno de datos. Una vez integrados los datos, las organizaciones pueden empezar a implementar modelos de planificación que reflejen el nuevo enfoque de planificación interconectada. Este proceso podría comenzar con un simple pilotaje de la solución en un departamento y ampliarse progresivamente.
6. Priorizar la gestión del cambio: una nueva solución ampliada de planificación y análisis puede significar nuevos procesos y flujos de trabajo. Es importante formar a todos los stakeholders en las tecnologías y ser transparentes sobre los cambios que se están realizando. Una estrategia de gestión del cambio será vital para el éxito de xP&A y su adopción general.
7. Medir el éxito y mejorar continuamente: las organizaciones deben revisar los KPI definidos durante la fase de planificación de la hoja de ruta a menudo como base para el éxito. La transformación de xP&A requiere una monitorización continua como proceso continuo. Los equipos deben recibir feedback y hacer ajustes, tanto menores como importantes, en función de los problemas que identifiquen. Cuando las organizaciones logran resultados positivos, pueden comenzar a escalar xP&A en toda la empresa

La planificación y el análisis extendidos (xP&A) ofrecen una amplia gama de beneficios a una organización que van mucho más allá del equipo financiero. Los procesos de planificación cierran la brecha entre la planificación financiera y operativa, conectando a los líderes empresariales y potenciando las decisiones basadas en datos.

Landmark Retail, uno de los mayores minoristas omnicanal de Oriente Medio y el Norte de África (MENA), India y el Sudeste Asiático (SEA), buscó una solución de planificación y análisis financiero tras un crecimiento masivo. La empresa recurrió a IBM® Planning Analytics, que pudo realizar una prueba de concepto en solo 8–10 semanas.

"Los procesos de elaboración de presupuestos y consolidación experimentaron una transformación notable, lo que resultó en una reducción del 75 % en el tiempo dedicado por los empleados", según Gopal Chandak, líder de FP&A en Landmark [organización matriz de comercio minorista]. "Mejoraron el gobierno y la transparencia en diferentes marcas y países, lo que permitió un enfoque más preciso en el análisis estratégico del negocio para impulsar el crecimiento y la innovación".

Por otra parte, para ayudar a garantizar la aceptación de IBM Planning Analytics por parte de la empresa, esta utilizó iniciativas de gestión del cambio y mantuvo una comunicación abierta durante todo el proceso. Desde su implementación en 2013, Landmark Retail se ha ampliado significativamente para incluir áreas como la presupuestación central y la presupuestación de almacén.

Las organizaciones se enfrentan a condiciones de mercado impredecibles, como los costes y la inflación, pero pueden prepararse para eventos fuera de su control adoptando estrategias xP&A.

Las soluciones modernas de FP&A ofrecen cada vez más tecnología avanzada integrada en su software. Estas integraciones se están convirtiendo en la norma y están mejorando la precisión de las previsiones y extrayendo información valiosa.

Una estrategia xP&A basada en la nube es probable que sea la próxima cosa importante, ya que es altamente escalable y fomenta un entorno de colaboración dentro de la organización. Con una única fuente fiable para toda una empresa, los líderes pueden actuar con rapidez y ser decididos en su toma de decisiones.

Otro avance tecnológico que se está volviendo más popular en xP&A es el análisis predictivo. Esta herramienta ayuda a las organizaciones a ir más allá del análisis de los datos históricos y, en su lugar, les ayuda a anticipar las tendencias del mercado y lo que podría ocurrir en un escenario específico.

Cada vez hay más énfasis en las prácticas y profesionales de sostenibilidad que utilizan métricas medioambientales, sociales y de gobierno (ESG). Las organizaciones se enfrentan a una mayor presión para tener prácticas financieras socialmente responsables, y la integración de métricas ESG es una forma de realizar un seguimiento de si están cumpliendo sus objetivos medioambientales.

El aumento del uso de datos está incrementando las preocupaciones de las organizaciones al respecto. Se prestará mayor atención a las políticas de privacidad de datos y a los requisitos normativos para proteger la información confidencial. Es probable que las plataformas xP&A también prioricen las características de seguridad y las capacidades de cumplimiento.