Was ist Digital-Asset-Management?

Digital Asset Management (DAM) kann sich sowohl auf einen Geschäftsprozess als auch auf eine Form der Informationsmanagement-Technologie oder ein System für Digital Asset Management beziehen. Eine DAM-Lösung hilft einem Unternehmen, ein durchsuchbares, zentrales Repository zu erstellen, in dem Teams auf Medieninhalte zugreifen können. Darüber hinaus ermöglicht sie einem Unternehmen die Steuerung von Benutzerberechtigungen, Zugriffskontrolle, Versionierung und Metadatenverwaltung.

Das digitale Asset ist eine wichtige Komponente des DAM-Prozesses. Es handelt sich dabei um jeden Dateityp mit einem Nutzen, der sich im Besitz eines Unternehmens oder einer Einzelperson befindet, in einem digitalen Format vorliegt, über Metadaten durchsuchbar ist und Zugangs- und Nutzungsrechte beinhaltet. Es gibt viele Arten von digitalen Assets, einschließlich, darunter beispielsweise:

• Dokumente
• Bilder
• Audiodateien
• Videoinhalt
• Präsentationen
• Animationen
• Mediendateien
• Grafiken
• Alle digitalen Medien mit einem Nutzungsrecht

Eine DAM-Software kann das Asset-Management rationalisieren und die Produktion von Rich Media optimieren, insbesondere in Vertriebs- und Marketingteams, indem sie ein zentrales Verwaltungssystem für digitale Assets schafft. Digital Asset Management ermöglicht ein stärkeres Brand-Management und ein einheitliches Branding durch automatische Aktualisierungen von Assets und die Durchsetzung von Markenrichtlinien. Außerdem bietet es eine einzige, Single-Source-of-Truth (SSOT) innerhalb von Unternehmen sowie eine einheitlichere Benutzererfahrung für externe Zielgruppen.

Moderne digitale Content-Management-Teams und Marketer verlassen sich auch auf DAM, um Kreativ-Assets wiederzuverwenden und so unnötige Produktionskosten und doppelte Arbeitsabläufe mit seinen hilfreich Suchfunktionen zu reduzieren.

Angesichts der hohen Sichtbarkeit von Marken- und Marketing-Assets auf digitalen Kanälen wie Social Media ist es für Marken wichtig, in der Bildsprache und im Messaging konsistent zu bleiben, um Markenautorität aufzubauen und Geschäftswachstum zu generieren. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Plattformen für das Digital Asset Management zu einem kritischen Bestandteil der Bemühungen um die digitale Transformation werden. Unternehmen können eine DAM-Lösung lokal, in einem  Cloud-Computing-Ökosystem oder in einer hybriden Topologie implementieren.

Der Begriff „digitales Asset“ wird auch für digitale Währungen und Token verwendet, z. B. für Kryptowährungen wie Bitcoin und Ethereum oder nicht-fungible Token (NFTs). Diese sind eine andere Art von digitalen Assets und werden nicht in DAM-Systemen verwaltet.

Der Einsatz einer Digital-Asset-Management-Software umfasst mehrere Schritte:

• Erstellen des Assets
• Kodierung und Indizierung
• Workflows
• Governance durch Berechtigungen
• Prüfung

Erstellung der Assets: Standardisierte Vorlagen und Dateiformate bereiten digitale Dateien für die Kodierung vor, noch bevor sie erstellt werden. Diese Standardisierung optimiert die Suche nach und das Auffinden von Dokumenten.

Kodierung und Indizierung: Um die Suche nach Assets zu vereinfachen, ermöglichen Metadaten die Identifizierung digitaler Inhalte durch Attribute wie Asset-Typ (z. B. Whitepaper), Version (z. B. neu), Medientyp (z. B. Video) und verwendete Technologie (z. B. Photoshop). Diese Identifikatoren erstellen einen Index, in dem Assets mit gemeinsamen Tags gruppiert werden, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern.

Workflows: Diese Indizierung kann dann für regelbasierte Workflows genutzt werden, die eine Automatisierung von Aufgaben und Prozessen ermöglichen.

Versionskontrolle: Die Versionskontrolle wird für die Automatisierung von Workflows immer wichtiger, da sie sicherstellt, dass das neueste und aktuellste Asset innerhalb eines bestehenden Workflows verwendet wird. Wenn neue Workflows eingerichtet werden, können die Funktionen zur Versionskontrolle in einem DAM-System genutzt werden, um Verfallsdaten festzulegen und so sicherzustellen, dass nur die aktuellste Version abgerufen und zur Überprüfung und Verwendung weitergeleitet wird.

Governance durch Berechtigungen: Dies stellt sicher, dass nur die Personen, denen Zugang gewährt wurde, das Asset in der Weise nutzen können, wie es ihnen zugewiesen wurde. Diese Funktion schützt die Assets des Unternehmens vor Diebstahl, versehentlicher Beschädigung oder Löschung. 

Je mehr Unternehmen und Asset-Bibliotheken wachsen, desto mehr Teammitglieder müssen auf diese Assets zugreifen, sie bearbeiten, gemeinsam daran arbeiten und sie verfolgen. Aus diesem Grund sind Berechtigungen und Zugriffskontrolle von entscheidender Bedeutung.

Prüfung: Durch interne Prüfungen können Unternehmen die Effektivität des DAM bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln. Ebenso können Aufsichtsbehörden eine DAM-Lösung prüfen, um sicherzustellen, dass die Technologie und Prozesse eines Unternehmens den Vorschriften entsprechen. Beide Arten von Prüfungen finden regelmäßig in stark regulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen statt.

Bei der Bewertung von DAM-Plattformen sollten Unternehmen unbedingt prüfen, ob die von ihnen ausgewählten Lösungen Funktionen bieten, die sowohl aktuelle als auch zukünftige Anwendungsfälle unterstützen. Sie sollten auch nicht-technische Merkmale berücksichtigen, wie z. B. den Umfang des angebotenen Kundensupports oder die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche.

Führende DAM-Lösungen bieten in der Regel die folgenden Funktionen:

• Asset-Lifecycle-Management und rollenbasierte Berechtigungen
• Integration
• Bidirektionale Flexibilität
• Stabile Infrastruktur für Speicher und Transfer
• Effizienz der Dateiübertragung

Eine DAM-Lösung sollte es einem Unternehmen ermöglichen, seine digitalen Assets von der Idee bis zur Konzeption und während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Außerdem sollte sie eine Verwaltung der Zugriffsrechte und Berechtigungen mit der Granularität bieten, die das Unternehmen zur Wahrung der Integrität seiner Assets benötigt.

Eine DAM-Lösung sollte sich mit anderen Technologien integrieren lassen, die ein Unternehmen zur Verwaltung, Organisation und Verteilung von Rich Media einsetzt, z. B. mit Content-Management-Systemen (CMS) oder Produktinformationssystemen (PIM), sowie mit allen Systemen, die das Unternehmen in Zukunft hinzufügen könnte. Um noch flexibler zu sein, sollten Unternehmen die verfügbaren Programmierschnittstellen (API) in Betracht ziehen, mit denen sich individuelle DAM-Integrationen erstellen lassen.

Eine flexible, agile DAM-Lösung bietet die Möglichkeit, Assets in jeder Richtung zu suchen. Die bidirektionale Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, Metadaten, wie z. B. die Marke, zu suchen, um ein Asset zu finden, oder bestimmte Assets zu suchen, um Metadaten zu finden. Diese Funktion unterstützt die Suche und Wiederverwendung von Assets durch andere Funktionsgruppen innerhalb einer Organisation.

Die DAM-Lösung, für die sich ein Unternehmen entscheidet, ist ebenso wichtig wie der Speicherort der Assets und die Möglichkeit, Dateien zu teilen und die Assets dorthin zu übertragen, wo sie benötigt werden. Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmen für einen softwaredefinierten On-Premises-Speicher oder einen cloudbasierten Speicher entscheidet, sollte es die Zuverlässigkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit, Leistung und Wiederherstellbarkeit berücksichtigen, die zum Schutz seiner Assets geboten werden.

Geschwindigkeit und Effizienz der Dateiübertragung sind wichtig, da sie sich direkt auf die Geschwindigkeit des Geschäftsbetriebs auswirken. Die Fähigkeit, Assets zu teilen und sie dann und dort einzusetzen, wo das Unternehmen sie braucht, wird zur Bewertung der Effektivität der gewählten Lösung beitragen.

Sowohl ein Digital-Asset-Management-System als auch ein Content-Management-System werden zur Verwaltung digitaler Inhalte verwendet, aber auf unterschiedliche Weise.

Eine DAM-Lösung ist ein zentrales Repository, in dem alle digitalen Assets eines Unternehmens gespeichert werden. Es wird hauptsächlich für die unternehmensweite Dateiorganisation, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch verwendet. Es dient zur Speicherung einer größeren Vielfalt digitaler Dateitypen als ein CMS und bietet fortschrittlichere Funktionen, wie z. B. erweiterte Funktionen zur Organisation und Versionskontrolle.

Auch ein CMS wird zur Verwaltung digitaler Inhalte verwendet. Allerdings wird es in erster Linie zur Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten auf Websites und anderen Online-Plattformen eingesetzt. So ist zum Beispiel Wordpress ein beliebtes CMS.

• Dient zur Verwaltung der gesamten Bibliothek eines Unternehmens mit digitalen Assets an einem zentralen Ort. Kann zur Verwaltung von Assets für mehrere Marken oder Unternehmen innerhalb derselben Organisation verwendet werden.
  
  
• Ermöglicht die teamübergreifende Zusammenarbeit bei der Erstellung und Überprüfung von Assets und fördert die Markenkonsistenz über mehrere Kanäle hinweg.
  
  
• Dient zum Verwalten und Verteilen einer breiten Palette von Materialien, einschließlich Fotos, Videos, Logos, Audiodateien, Marketingmaterialien, Verkaufsunterlagen, Metadaten und mehr.
  
  
• Wie ein CMS enthält DAM-Software oft Funktionen zur Vergabe von Benutzerrechten und Analysetools, mit denen die Teams die Nutzung von Assets und deren Einsatz verfolgen können.
  
  
• Bietet erweiterte Funktionen wie die Möglichkeit, Assets nach Abteilungen oder Kampagnen zu organisieren und die Fähigkeit, Tags und Metadaten zu Assets hinzuzufügen. Darüber hinaus bietet DAM-Software leistungsstarke Funktionen zur Versionskontrolle und Änderungsverfolgung für Assets innerhalb des DAM-Systems.
  
  
• Wird häufig von Kreativteams, Marketingteams und Digital-Asset-Managern verwendet.

• Dient der Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten auf Websites, Blogs, sozialen Medien und anderen digitalen Plattformen.
  
  
• Wird in der Regel zur Verwaltung von textbasierten Inhalten, Produktbildern und -videos, Symbolen und Logos und anderen Dateitypen verwendet, die häufig auf Websites veröffentlicht werden.
  
  
• Bietet Vorlagen für den Aufbau von Webseiten und weitere Tools wie Staging- und Vorschaufunktionen, die beim Aufbau von Websites und beim digitalen Veröffentlichungsprozess helfen.
  
  
• Bietet grundlegende Analysen für die Leistung von Webseiten und Funktionen für die Vergabe von Benutzerrechten zur Steuerung des Seiten- und Veröffentlichungszugriffs.
  
  
• Wird häufig von Webmanagern, Inhaltserstellern, Marketern und anderen verwendet, die häufig auf der Website oder in Social-Media-Kanälen eines Unternehmens veröffentlichen.

Ein effektives Digital-Asset-Management bietet mehrere Vorteile, darunter:

• Geringere Produktionskosten und bessere Ressourcenverteilung
• Größere organisatorische Transparenz
• Höhere Konversionsrate und Kundenbindung
• Verbesserte Markenkonsistenz
• Governance und Compliance

Die Zentralisierung von Assets in einem DAM ermöglicht es Unternehmen, Assets zu finden und wiederzuverwenden und so Produktionskosten und doppelte Arbeitsabläufe zu reduzieren. Geringere Kosten fördern die Verteilung von Ressourcen in anderen Bereichen des Unternehmens. Die daraus resultierenden Effizienzgewinne tragen dazu bei, dass Assets und Lösungen schneller auf den Markt gebracht werden können.

Da ein DAM den Nutzern einen klaren, umfassenden Überblick über die digitalen Assets bietet, hat dies Auswirkungen auf das Projektmanagement sowie die Planung und Ausführung von Inhalten. Solch eine Lösung kann die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern verbessern oder durch die Abschaffung überflüssiger Projekte wirkungsvollere Arbeitsabläufe einführen.

Wenn Unternehmen ihre Inhalte entsprechend der Phase der Buyer Journey des Benutzers organisieren, können sie markengerechte Inhalte und Marketingmaterialien zum richtigen Zeitpunkt für ihre Zielgruppen bereitstellen. Mit DAM können Unternehmen die Customer Experience personalisieren, um stärkere Beziehungen aufzubauen und zu pflegen. Auf diese Weise können potenzielle und bestehende Kunden schneller und effektiver durch den Kaufzyklus geführt werden.

DAM fördert die Einheitlichkeit der Botschaften, der Positionierung, der visuellen Darstellung und anderer Mittel zur Wahrung der Markenidentität. Mit DAM können Aufgaben- und Geschäftsbereiche kreative Dateien und andere Assets wiederverwenden, um die Effizienz zu steigern und sich in einem einheitlichen Messaging auf dem Markt zu präsentieren.

Lizenzen, Rechtsdokumente, Archive und andere Bestände können eine Schlüsselrolle bei der Erfüllung von branchenspezifischen oder behördlichen Compliance-Anforderungen spielen. Die Fähigkeit, diese Materialien zu organisieren und schnell abzurufen, kann Unternehmen Zeit und Geld sparen und die Unterbrechung von Kerngeschäftsprozessen abmildern.