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Was ist ein Content-Management-System (CMS)?
Veröffentlicht: 7. März 2024
Mitwirkende: Teaganne Finn, Amanda Downie
Ein Content-Management-System (CMS) ist eine Software, die Benutzern dabei hilft, ihre digitalen Inhalte zu erstellen, zu verwalten, zu speichern und zu ändern. Dieses umfassende System ist eine zentrale Anlaufstelle, um Inhalte wie Apps, Bilder und Websites in einer benutzerfreundlichen Oberfläche zu speichern, die an die Bedürfnisse eines Unternehmens und ihrer Mitarbeiter angepasst werden kann.
Es ist auch wichtig, ein CMS nicht mit Digital Asset Management (DAM) zu verwechseln. Die beiden Systeme ergänzen sich, sind aber nicht austauschbar. DAM-Software unterstützt ein Unternehmen, indem es seine Digital Assets an einem zentralen Ort speichert. Mit anderen Worten: Ein CMS erstellt und verwaltet die Inhalte für die Website einer Marke, während ein DAM nur das System ist, um die digitalen Dateien der Marke zu organisieren und zu speichern.
Um zu verstehen, wie ein Content-Management-System funktioniert, betrachten wir zunächst die Grundlagen. Bei einer manuell betriebenen Website müsste die Person oder das Unternehmen für jede Seite eine statische HTML-Datei von Grund auf neu codieren oder schreiben und diese auf den Server hochladen. Dies erfordert viel Zeit und Energie sowie regelmäßige Aktualisierungen, die bereits ausgelastete Unternehmen wertvolle Ressourcen kosten.
Eine Möglichkeit, diese komplexe Arbeit zu vermeiden, ist die Verwendung einer CMS-Plattform. Das System ist bereits auf der Back-End- und Front-End-Seite erstellt, während der Ersteller nur eine benutzerfreundliche Oberfläche sieht, die es ihm ermöglicht, die erforderlichen Änderungen auf einfache Weise vorzunehmen. Das CMS wurde entwickelt, um die Customer Experience bei Webinhalten zu verbessern, die online oder in einer mobilen App angezeigt werden.
Unabhängig davon sind die Programmierschnittstellen (APIs) ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen CMS. APIs ermöglichen es dem System, sich über mehrere Domänen hinweg zu verbinden. APIs für Apps, Telefone oder Websites können dabei helfen, Inhalte aus dem CMS aufzunehmen.
Beispiel für einen Inhaltsfluss in WordPress:
1. Personen, die das CMS verwenden, werden während der Inhaltserstellungsphase zu Autoren innerhalb des Systems und aktualisieren die Website-Inhalte so viel oder so wenig, wie sie möchten. Die Inhaltsaktualisierungen können innerhalb von Minuten in der Vorschau angezeigt, überprüft und genehmigt werden. Wenn Aktualisierungen kanalübergreifend angezeigt werden müssen, können diese Änderungen für einen späteren Zeitpunkt gespeichert werden.
2. Die Veröffentlichung von Inhalten ist entweder geplant oder kann automatisch erfolgen.
3. Die Besucher der Website sehen die veröffentlichten Inhalte live und können Aktualisierungen kontinuierlich in Echtzeit verfolgen (sofern diese Änderungen veröffentlicht werden).
Was macht ein CMS im Wesentlichen aus? Zwei Teile.
Die erste ist eine Content-Management-Anwendung (CMA), mit der der Benutzer Änderungen an der Website vornehmen und neue Inhalte hinzufügen kann. Es vereint HTML, CSS und JavaScript, um Inhalte bereitzustellen, die dem Markenauftritt des Unternehmens entsprechen.
Der zweite Teil ist der Back-End-Prozess, der als Content Delivery Application (CDA) bezeichnet wird. Dadurch werden die eingegebenen Inhalte in die CMA übernommen und im Hintergrund gespeichert, sodass sie live gehen und für alle Besucher der Website sichtbar sind.
Diese beiden Teile greifen ineinander, sodass Unternehmen den Code und die Datenbankabfragen nicht mehr manuell bearbeiten müssen. Stattdessen können sich die Ersteller von Inhalten auf die Elemente konzentrieren, die für die Öffentlichkeit bestimmt sind, und die besten Möglichkeiten finden, ihre Produkte oder Angebote zu vermarkten.
Das CMS ist eine wichtige Software für Unternehmen und Organisationen, die ihre Marketingaktivitäten und Messaging-Ziele verbessern möchten. Wenn ein Unternehmen hingegen spezielle Anforderungen an die Speicherung von Audio-, Bild- oder Videodateien hat, ist ein Enterprise Management System (ECM) möglicherweise besser geeignet.
Für kleine Unternehmen, die ihr Webdesign optimieren oder ihre Social-Media-Präsenz ausbauen möchten, könnte ein CMS von Vorteil sein. Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich und die Benutzeroberfläche ist oft auch für Anfänger leicht verständlich.
Es stehen viele verschiedene CMS-Optionen zur Verfügung. Jedes hat seinen eigenen Zweck und relevante Funktionen, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Nachfolgend finden Sie einige der angebotenen Systeme.
WordPress: Ursprünglich war es ein Web-Content-Management-System, das zum Veröffentlichen von Blogs entwickelt wurde. Mittlerweile hat es sich aber auf viele andere Bereiche ausgeweitet. Das Open-Source-Managementsystem kann für Websites, professionelle Portfolios, E-Commerce-Shops und mehr verwendet werden.
Drupal: Viele Unternehmen weltweit verwenden das Open-Source-CMS, um ihre Websites zu erstellen und zu verwalten. Die Benutzeroberfläche ist leicht zugänglich und ermöglicht die Erstellung und Veröffentlichung einer unbegrenzten Anzahl von Inhalten.
Squarespace: Im Gegensatz zu den oben erwähnten CMS ist Squarespace ein All-in-One-Content-Management-System, d. h. der Inhaber kann mit einem einzigen Abonnement alles tun, ohne dass Integrationen von Drittanbietern erforderlich sind. Dies ist ein beliebtes CMS für kleine Unternehmen, ob online und mit Ladengeschäft.
Joomla: Dieses CMS ist ein weiteres Open-Source-System zum Erstellen von Websites und Online-Anwendungen. Es ist SEO-freundlich und bietet unbegrenzt viele Designs sowie integrierte mehrsprachige Funktionen.
Shopify: Diese E-Commerce-Plattform würde ohne ihr CMS nicht funktionieren. Die Plattform wurde für Unternehmen entwickelt, die Online-Shops erstellen möchten. Sie können damit verschiedene Inhaltstypen über ein einziges Softwaresystem bearbeiten und verwalten.
Adobe Experience Manager: Diese benutzerfreundliche Software verfügt über eine Kombination aus CMS- und DAM-Funktionen. Es eignet sich für Unternehmen, die eine Plattform für die Verwaltung ihrer Inhalte, digitalen Assets, digitalen Anmeldungen, Formulare und vieles mehr suchen.
Salesforce CMS: Dieses hybride CMS ermöglicht es Unternehmen, Inhalte auf jedem Gerät zu erstellen und bereitzustellen und diese an die Kundenwünsche anzupassen. Die Software ist mehrsprachig und kann im Web oder als App ausgeführt werden.
Wix: Bei der webbasierten Plattform handelt es sich um eine Software, mit der Entwickler und Unternehmen ihre eigenen Websites erstellen und verwalten können, ohne dass sie Programmierkenntnisse benötigen. Die Plattform bietet erweiterte SEO-Funktionen und Marketing-Tools.
Ein CMS verschafft einem Unternehmen mehr Kontrolle über seine digitalen Inhalte und Autonomie darüber, was unter der Marke des Unternehmens geteilt wird. Werfen Sie einen Blick auf einige unverzichtbare Funktionen, um herauszufinden, welches CMS sich für Ihr Unternehmen am besten eignet.
Kontrollen für die Veröffentlichung
Da in einem Unternehmen wahrscheinlich mehrere Personen Inhalte veröffentlichen, ist es wichtig, dass Veröffentlichungskontrollen und -berechtigungen vorhanden sind. Autoren können unterschiedliche Rollen haben und unterschiedliche Zugriffsebenen auf das CMS benötigen.
Sobald diese Parameter festgelegt sind, kann das Unternehmen einen klaren Workflow für die Veröffentlichung von Inhalten und anderen kreativen Assets einrichten. Die Kontrollen verhindern außerdem, dass Benutzer oder Autoren automatisch veröffentlichen und schützen das Unternehmen vor kostspieligen Fehlern.
Tools zur Bearbeitung von Inhalten
Ein Benutzer nimmt sich die Zeit und wendet Energie auf, um umfangreiche und attraktive Inhalte für ein Unternehmen zu erstellen. Das Letzte, was diese Person nun will, ist, sich mit dem Hochladen dieser Inhalte abzumühen. Ein CMS sollte über leistungsstarke Tools zur Bearbeitung von Inhalten verfügen, damit der Upload-Prozess einfach ist.
Zu den Funktionen, die Benutzer einfach über die CMS-Oberfläche ausführen können sollten, gehört das Hinzufügen von Bildern, Videos, CTAs und externen Formularen. Darüber hinaus sollte das CMS über geeignete Veröffentlichungstools oder „Drag-and-Drop“-Funktionen verfügen, die die Planung und Aktualisierung von Inhalten nach Bedarf erleichtern.
Content-Staging
Die Website eines Unternehmens ändert sich in der Regel, wenn ein neues Produkt auf den Markt kommt oder das Design aktualisiert wird. Es kann jedoch mehrere Iterationen dauern, bis das Unternehmen ein Endprodukt erhält, das ihm gefällt. In diesem Fall ist eine Staging-Umgebung erforderlich.
In einigen Fällen kann ein externes Modul erforderlich sein, aber idealerweise ist das Content-Staging-Tool bereits in das CMS integriert. Mit dieser Funktion können Benutzer ein neues Inhaltsdesign testen, ohne öffentlich sichtbare Änderungen vornehmen zu müssen. Stattdessen haben sie die Freiheit, Änderungen nach ihren eigenen Vorstellungen vorzunehmen.
Analysen
Idealerweise verfügt das CMS-System Ihres Unternehmens über ein integriertes Analysesystem zur Leistungsmessung. Zu den wichtigen Datenpunkten, die das CMS erfassen sollte, zählen Indikatoren wie die Art und Weise, wie Besucher mit den Inhalten interagieren, und auf welchen Geräten sie dies tun.
Wenn ein CMS diese Analysen nicht beinhaltet, ist der nächstbeste Schritt die Installation eines CRM-Analysetools, wie z. B. Google Analytics. Einige CMS erfordern ein Plug-in oder die Integration eines Drittanbieters, damit die Analysen direkt auf dem Dashboard des Benutzers angezeigt werden.
Sicherheitsmaßnahmen
Die Sicherheit einer Website ist extrem wichtig, nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter und Benutzer, die sich bei der Speicherung von Inhalten und Daten auf die Website verlassen. Wenn Sie sich für ein CMS entscheiden, sollten Sie prüfen, ob es über integrierte Sicherheitsfunktionen verfügt und welches Sicherheitsprotokoll das Team befolgen muss, um die CMS-Standards einzuhalten.
Bei der Suche nach einem neuen CMS sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Verfügt es über eine Webanwendungs-Firewall?
- Gibt es ein Sicherheitsteam?
- In welchem Rhythmus werden statische Code-Analysen und Schwachstellen-Scans durchgeführt?
- Ist ein Content Delivery Network (CDN) vorhanden, um DDoS-Angriffe zu verhindern?
Vorlagen- und Themenangebote
Bei der Auswahl eines CMS für Ihr Unternehmen sollten Sie überlegen, welches Themenangebot sich für Ihr Ziel und Ihre Marke am besten eignet. Die besonderen Anforderungen an eine E-Commerce-Website unterscheiden sich stark von denen eines Nachrichtenunternehmens, das Artikel veröffentlicht.
Möglicherweise bietet das CMS, für das Sie sich letztendlich entscheiden, verschiedene Themen direkt in der Software an, vielleicht ist auch ein Download oder ein Kauf erforderlich. Wichtig ist, dafür zu sorgen, dass das Thema auf allen Geräten korrekt und optimiert dargestellt wird.
Vorteile eines CMS
Das richtige CMS für Ihr Unternehmen ist das, das am besten zu den Bedürfnissen Ihrer Benutzer passt. Unabhängig davon, für welche Art von CMS-Software Sie sich entscheiden – ob Headless CMS, Open-Source-CMS oder Cloud-basiert – viele der Vorteile sind von einem System zum nächsten konsistent.
Ein CMS ermöglicht die standortübergreifende Zusammenarbeit, insbesondere wenn es um die Vermarktung bestimmter Inhalte durch ein Content-Marketing-Team geht. Mit browserbasierten Content-Management-Systemen können Benutzer weltweit auf Projekte zugreifen und gemeinsam daran arbeiten, ohne sich gegenseitig verschiedene Dateiversionen zu senden.
Zu den besten Aspekten eines CMS gehören die Benutzerfreundlichkeit und der optimierte Workflow. Um die Software zu verwenden, muss ein Benutzer weder das Programmieren lernen, noch über spezielle Kenntnisse verfügen. Das CMS ist benutzerfreundlich und für alle im Unternehmen zugänglich.
Die Bedeutung von SEO hat im Lauf der Jahre stetig zugenommen und dieser Trend scheint sich nicht zu ändern. Ein CMS bietet in der Regel integrierte SEO-Funktionen oder Plug-ins zur Optimierung von Inhalten. So vereinfacht es einen Prozess, der oft als zu komplex empfunden wird, was dem Benutzer die Arbeit erleichtert.
Ein CMS kann mit Ihrem Unternehmen wachsen, egal ob es um Publikationen oder um einen Onlineshop geht. Die Software kann das Web-Content-Management für Redakteure und Inhaltsersteller verbessern, indem sie die organisatorische Struktur eines Unternehmens verbessert und die Skalierbarkeit erleichtert.
Ein CMS kann die Tools bereitstellen, die Ihr Unternehmen für ein einheitliches Branding benötigt. Das System verfügt über integrierte Verfahren zur Kategorisierung von Inhalten durch Tagging oder Kennzeichnung und bietet je nach gewähltem CMS möglicherweise noch weitere Funktionen.
Im Lauf der Zeit kann ein Unternehmen eine große Menge an Inhalten produzieren. Es ist entscheidend, dass diese strukturiert gespeichert werden können. Die redaktionelle Struktur ist sehr wichtig, wenn ein Unternehmen wächst und altert. Benutzer benötigen neben anderen Tools bestimmte Berechtigungen und Planungsfunktionen, um ihre Arbeit zu optimieren.
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