Was ist Digital-Asset-Management?
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Illustration einer Hand, die Schachfiguren mit einem Cloudsymbol im Hintergrund bewegt
Was ist Digital-Asset-Management?

Eine Lösung für Digital Asset Management ist eine Software- und Systemlösung, die einen systematischen Ansatz zur effizienten Speicherung, Organisation, Verwaltung, Abfrage und Verteilung der digitalen Assets eines Unternehmens bietet.

Digital Asset Management (DAM) kann sich sowohl auf einen Geschäftsprozess als auch auf eine Form der Informationsmanagement-Technologie oder ein System für Digital Asset Management beziehen. DAM-Funktionen helfen vielen Unternehmen, einen zentralen Ort zu schaffen, an dem sie auf ihre Medienassets zugreifen können.

Das digitale Asset ist eine wichtige Komponente des DAM-Prozesses. Es handelt sich dabei um jeden Dateityp mit einem Nutzen, der sich im Besitz eines Unternehmens oder einer Einzelperson befindet, in einem digitalen Format vorliegt, über Metadaten durchsuchbar ist und Zugangs- und Nutzungsrechte beinhaltet. Es gibt viele Arten von digitalen Assets, einschließlich, darunter beispielsweise:

  • Dokumente
  • Bilder
  • Audioinhalte
  • Video
  • Animationen
  • Mediendateien
  • Grafiken
  • Präsentationen
  • Alle digitalen Medien mit einem Nutzungsrecht

Eine DAM-Lösung rationalisiert das Asset-Management und optimiert die Produktion von Rich Media, insbesondere in Vertriebs- und Marketingunternehmen, indem sie ein zentrales Verwaltungssystem für digitale Assets schafft. Digital Asset Management ermöglicht ein einheitliches Branding durch automatische Aktualisierungen von Assets und die Stärkung von Markenrichtlinien. Außerdem bietet es eine einzige, Single-Source-of-Truth (SSOT) innerhalb von Unternehmen sowie eine konsistentere Benutzererfahrung für externe Zielgruppen.

Moderne digitale Content-Management-Teams und Marketer verlassen sich auch auf DAM, um Inhalte wiederzuverwenden und so unnötige Produktionskosten und doppelte Arbeitsabläufe mit seinen hilfreich Suchfunktionen zu reduzieren.

Angesichts der hohen Sichtbarkeit von Marken- und Marketing-Assets auf digitalen Kanälen wie Social Media ist es für Marken wichtig, in der Bildsprache und im Messaging konsistent zu bleiben, um Markenautorität aufzubauen und Geschäftswachstum zu generieren. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Plattformen für das Digital Asset Management zu einem kritischen Bestandteil der Bemühungen um die digitale Transformation werden.

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So funktioniert DAM-Software

Der Einsatz einer DAM-Lösung umfasst mehrere Schritte:

  1. Erstellung der Assets: Standardisierte Vorlagen und Dateiformate bereiten digitale Dateien für die Kodierung vor, noch bevor sie erstellt werden. Diese Standardisierung erleichtert die Suche nach und das Auffinden von Dokumenten.
  2. Kodierung und Indizierung: Um die Suche nach Assets zu vereinfachen, ermöglichen Metadaten die Identifizierung digitaler Inhalte durch Attribute wie Asset-Typ (z. B. Whitepaper), Version (z. B. neu), Medientyp (z. B. Video) und verwendete Technologie (z. B. Photoshop). Diese Identifikatoren erstellen einen Index, in dem Assets mit gemeinsamen Tags gruppiert werden, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern.
  3. Workflows: Diese Indizierung kann dann für regelbasierte Workflows genutzt werden, die eine Automatisierung von Aufgaben und Prozessen ermöglichen.
  4. Versionskontrolle: Die Versionskontrolle wird für die Automatisierung von Workflows immer wichtiger, da sie sicherstellt, dass das neueste und aktuellste Asset innerhalb eines bestehenden Workflows verwendet wird. Bei der Einrichtung neuer Workflows wird außerdem sichergestellt, dass nur die aktuellste Version abgerufen und zur Überprüfung und Verwendung weitergeleitet wird.
  5. Governance durch Berechtigungen: Dies stellt sicher, dass nur die Personen, denen Zugang gewährt wurde, das Asset in der Weise nutzen können, wie es ihnen zugewiesen wurde. Diese Fähigkeit schützt Unternehmensassets vor Diebstahl, versehentlicher Beschädigung oder Löschung.
  6. Prüfung: Es sollten interne Prüfungen durchgeführt werden, um die Wirksamkeit des DAM zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Ebenso können Aufsichtsbehörden eine DAM-Lösung prüfen, um sicherzustellen, dass die Technologie und Prozesse eines Unternehmens den Vorschriften entsprechen. Beide Arten von Prüfungen finden regelmäßig in stark regulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen statt.

Eine DAM-Lösung kann vor Ort, in der Cloud oder in einer hybriden Topologie implementiert werden. Die Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Assets in der Cloud kann eine kostengünstige, sichere, skalierbare und flexible Option für Unternehmen sein.

Die Vorteile von DAM
  • Senkung der Produktionskosten und bessere Ressourcenverteilung. Die Zentralisierung von Assets in einem DAM ermöglicht es Unternehmen, Assets zu finden und wiederzuverwenden und so Produktionskosten und doppelte Arbeitsabläufe zu reduzieren. Geringere Kosten fördern die Verteilung von Ressourcen in anderen Bereichen des Unternehmens. Die daraus resultierenden Effizienzgewinne tragen dazu bei, dass Assets und Lösungen schneller auf den Markt gebracht werden können.
  • Mehr organisatorische Transparenz. Da ein DAM den Nutzern einen klaren, umfassenden Überblick über die digitalen Assets bietet, hat dies Auswirkungen auf die Planung und Ausführung von Inhalten. Solch eine Lösung kann die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern verbessern oder durch die Abschaffung überflüssiger Projekte wirkungsvollere Arbeitsabläufe einführen.
  • Höhere Konversionsrate und Kundenbindung. Wenn Unternehmen ihre Inhalte entsprechend der Phase der Buyer Journey des Benutzers organisieren, können sie Inhalte und Marketingmaterialien zum richtigen Zeitpunkt für ihre Zielgruppen bereitstellen. DAM ermöglicht es Unternehmen, die Customer Experience zu personalisieren, stärkere Beziehungen aufzubauen und zu pflegen und so potenzielle und bestehende Kunden schneller und effektiver durch den Kaufzyklus zu führen.
  • Markenkonsistenz. DAM gewährleistet, dass Messaging, Positionierung, visuelle Darstellung und andere Mittel zur Wahrung der Markenidentität konsistent sind. Mit DAM können Aufgaben- und Geschäftsbereiche kreative Dateien und andere Assets wiederverwenden, um die Effizienz zu steigern und sich in einem einheitlichen Branding auf dem Markt zu präsentieren.
  • Governance und Compliance. Lizenzen, Rechtsdokumente, Archive und andere Bestände können eine Schlüsselrolle bei der Erfüllung von branchenspezifischen oder behördlichen Anforderungen spielen. Die Fähigkeit, diese Materialien zu organisieren und schnell abzurufen, kann Unternehmen Zeit und Geld sparen und die Unterbrechung von Kerngeschäftsprozessen abmildern.
Die Geschichte und Zukunft von DAM

Das Aufkommen des Desktop-Publishing in den späten 1980er Jahren ermöglichte es Druckereien, Verlagen und Werbeagenturen, Texte, Grafiken und Fotos zu digitalisieren. Da diese Dateien für die meisten internen Festplatten zu groß waren, wurden sie mit einfachen Metadaten-Labels auf externe Datenträger übertragen. Sie wurden in einfachen, hierarchischen Dateien und Ordnern abgelegt.

1992 veröffentlichte Canto Software die Lösung Cumulus, eines der ersten DAM-Systeme. Es handelte sich um eine lokale Standalone-Lösung, die eine Miniaturvorschau, Metadaten-Indexierung und Suchfunktionen bot. Während frühe DAM-Lösungen das Auffinden, Überprüfen und Abrufen von Assets erleichterten, war die gemeinsame Nutzung von Dateien immer noch nicht einfach.

Anfang der 2000er Jahre ermöglichte das serverbasierte DAM die gemeinsame Nutzung von Dateien über das Internet. Kurze Zeit später bot die Cloud-Speicherung eine weitere Möglichkeit zur Speicherung, Verwaltung und Verteilung digitaler Assets.

DAM entwickelte sich schnell zu integrierten Bibliotheken, die Inhalte für eine Vielzahl von Geräten, Systemen und Repositories bereitstellen können. Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) ermöglichten es, Assets in verschiedene Anwendungen zu integrieren und spezifische Anforderungen schnell und effizient zu erfüllen.

Heutzutage ist es üblich, dass KI-Funktionen in DAM eingebettet werden, um Assets intelligent zu kennzeichnen und mit Querverweisen zu versehen, einschließlich Video- und Spracherkennung. IBM Watson Video Enrichment kann Videostreams mithilfe von Deep-Learning-Technologien analysieren, während die IBM Blockchain Platform für mehr DAM-Sicherheit sorgt. Mithilfe des maschinellen Lernens können DAM-Systeme den Bedarf an Inhalten vorhersehen und den Nutzern Empfehlungen geben. Da diese Marketingaufgaben sehr schnell, oft innerhalb von Minuten oder weniger, durchgeführt werden, können Unternehmen nahezu in Echtzeit Anpassungen vornehmen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Worauf Sie bei einer DAM-Lösung achten sollten

Bei der Auswahl von DAM-Plattformen sollten Sie unbedingt prüfen, ob die von Ihnen ausgewählten Lösungen Funktionen bieten, die Ihnen helfen, eine erfolgreiche Lösung zu implementieren, die Ihre heutigen und zukünftigen Anforderungen erfüllt. Eine erfolgreiche DAM-Lösung stellt folgende Funktionalitäten bereit:

  • Unterstützung von Asset-Lebenszyklen und rollenbasierten Berechtigungen: Ihre DAM-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre digitalen Assets von der Idee bis zur Konzeption und während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Sie sollte auch Zugriffsrechte und Berechtigungen mit der erforderlichen Granularität bereitstellen, um die Integrität Ihrer Assets zu wahren.
  • Integration: Ihre DAM-Lösung sollte sich in die bereits vorhandenen Lösungen integrieren lassen, z. B. in die Erstellung und Verteilung von Assets, sowie in alle Systeme, die Sie in Zukunft hinzufügen möchten.
  • Bidirektionale Flexibilität: Eine flexible, agile DAM-Lösung bietet die Möglichkeit, in jeder Richtung nach Assets zu suchen. Die bidirektionale Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Metadaten, wie z. B. die Marke, zu suchen, um ein Asset zu finden, oder bestimmte Assets zu suchen, um Metadaten zu finden. Diese Funktion unterstützt die Suche und Wiederverwendung von Assets durch andere Funktionsgruppen innerhalb einer Organisation.
  • Import- und Exportfähigkeit: Ihre DAM-Lösung sollte keine isolierte Dateninsel bilden. Ihre ideale Lösung sollte die Möglichkeit bieten, digitale Assets sowie Suchergebnisse und andere Daten gemeinsam zu nutzen..
  • Stabile Infrastruktur für Speicherung und Übertragung: Die von Ihnen gewählte DAM-Lösung ist ebenso wichtig wie die Art und Weise, wie und wo die Assets gespeichert werden, und die Möglichkeit, die Assets zu übertragen, wo immer sie benötigt werden. Unabhängig davon, ob Sie sich für Software-definierten Speicher vor Ort oder für cloudbasierten Speicher entscheiden, sollten Sie die Zuverlässigkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit, Leistung und Wiederherstellbarkeit berücksichtigen, um Ihre Ressourcen zu schützen.
  • Effizienz der Dateiübertragung: Geschwindigkeit und Effizienz der Dateiübertragung sind wichtig, da sie sich direkt auf die Geschwindigkeit Ihrer Geschäfte auswirken. Die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung und des Einsatzes von Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort wird dazu beitragen, die Effizienz der von Ihnen gewählten Lösung zu bestimmen.
IBM und DAM

DAM hilft Unternehmen auf der ganzen Welt, die Zugriffsrechte, die Kontrolle und die Integrität ihrer digitalen Assets für viele Zwecke zu erhalten. Die Implementierung von DAM als zentralisierte, ganzheitliche Lösung, die mit Unternehmens- und Funktionsstrategien verbunden ist, kann eine konsistentere, überzeugendere Customer Experience bieten.

Laut Forrester möchten „mehr als 2/3 der Unternehmen ihre Inhalte effizienter bereitstellen. Erfolgreiche Unternehmen machen DAM jetzt zu einem Teil ihrer umfassenderen Digital-Experience- und Content-Strategien, nicht zu einer Punktlösung.“ 1 Erfahren Sie mehr über IBM® Aspera on Cloud, einen gehosteten Service, mit dem Sie Ihre Dateien und Datensätze jeder Größe und jedes Typs in einer hybriden Cloud-Umgebung schnell und zuverlässig verschieben und freigeben können.

Mit IBM Aspera Connect können Sie browserbasierte Hochgeschwindigkeits-Dateiübertragungen von und zu IBM Aspera-Clients und Webanwendungen durchführen. Darüber hinaus bietet die Verwendung von IBM Aspera FASP High-Speed Transport für große Datenmengen eine optimale Alternative zum herkömmlichen TCP-basierten Transport. IBM Aspera ist eine schnelle, zuverlässige und effiziente DAM-Lösung für Ihre Anforderungen an das Asset-Management.

Anwendungsfälle

DAM wird branchenübergreifend überall dort eingesetzt, wo digitale Assets verwendet werden. Hier sind zwei Beispiele für den Einsatz von DAM:

Patentämter

Patentämter verwalten in der Regel große Mengen digitaler Assets in verschiedenen Stadien der Fertigstellung. Da im Laufe des Lebenszyklus des Assets Aktualisierungen vorgenommen werden, sind die Funktionen für Übertragbarkeit, Versionskontrolle und Zugriffsrechte von entscheidender Bedeutung für die Wartung. Andere Funktionen wie die Suchfunktion ermöglichen auch eine effektive Skalierung der Prozesse in den Patentämtern. 

Technologieunternehmen

Technologieunternehmen nutzen DAM in vielen verschiedenen Abteilungen, oft an mehreren Standorten. DAM zentralisiert die Assets für den Zugriff und die Nutzung. Funktionsbereiche innerhalb eines Unternehmens nutzen DAM für unterschiedliche Zwecke. Einige Beispiele:

  • Die Personalabteilung nutzt DAM zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Leistungsbezügen und -status, Einstellungsanträgen, Urlaubs- und Ferienanträgen sowie Lohnabrechnungsbelegen.
  • Die Beschaffung nutzt DAM, um Kontaktdaten, Rechnungen und Spezifikationen von bevorzugten Lieferanten zu speichern.
  • Entwicklungsteams verwenden DAM, um eigene Produktdesign- und Entwicklungspläne, Planungsmaterialien und Bilder zu speichern.
  • Vertriebs- und Marketingteams nutzen DAM für das Markenmanagement und zur Pflege von Assets, die im gesamten Unternehmen erstellt und verwendet werden. 

Viele Beteiligte in diesen Unternehmen müssen auf die Assets zugreifen, sie nutzen, bearbeiten und nachverfolgen, weshalb Zugriffsberechtigungen von entscheidender Bedeutung sind. Diese Berechtigungen können auf der Grundlage des Geschäftsbereichs, des Aufgabenbereichs und der Rolle erteilt werden. Sie können den Zugang zu bestimmten Assets auf interne Mitarbeiter beschränken.

Berechtigungen können auch den Zugriff auf andere Assets auf externe Teilnehmer wie Partner oder Kunden ausweiten. Denken Sie an Logos und Projektvorschläge, die zur Unterstützung von Partnerschafts- und E-Commerce-Initiativen beitragen können.

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Quelle

The Digital Asset Management Cookbook, Forrester, Inc., Nick Barber, 26. Juni 2020