„Business Automation“ ist ein Begriff für den Einsatz von Technologieanwendungen, die sich wiederholende Aufgaben ausführen und so Mitarbeiter von Routinearbeiten entlasten, damit sie sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können. Dazu gehören Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), Robotic Process Automation (RPA) und KI-gestützte Automatisierung.

Vor Jahren erforderte die Automatisierung riesige Mainframes und ein Team von Experten, um sich um deren Wartung zu kümmern. Heute machen cloudbasierte Automatisierungsplattformen die Funktionalität für Unternehmen jeder Größe zugänglich. Beispiele für Geschäftsautomatisierung:

• Grundlegende Automatisierung: Bei der grundlegenden Automatisierung werden einfache, rudimentäre Aufgaben automatisiert. Mit nur wenig oder gar keinem Codierungsaufwand digitalisieren grundlegende Automatisierungstools sich wiederholende Aufgaben und helfen so, Fehler zu vermeiden und die Abwicklung von Transaktionen zu beschleunigen. Business Process Management (BPM) und RPA sind Beispiele für grundlegende Automatisierung.
• Prozessautomatisierung: Die Prozessautomatisierung sorgt für einheitliche und transparente Geschäftsprozesse. Prozessautomatisierung wird oft von spezieller Software übernommen und kann die Produktivität und Effizienz steigern – und gleichzeitig wertvolle geschäftliche Erkenntnisse liefern. Prozess Mining und Workflow-Automatisierung sind Beispiele für Prozessautomatisierung.
• Fortgeschrittene Automatisierung: Fortgeschrittene Automatisierung bringt Menschen und Maschinen zusammen, um mehrere Systeme im gesamten Unternehmen zu integrieren. Die fortgeschrittene Automatisierung unterstützt komplexere Prozesse und stützt sich auf unstrukturierte Daten in Verbindung mit maschinellem Lernen sowie der Verarbeitung und Analyse von natürlicher Sprache. Sie fördert das Wissensmanagement und die Entscheidungsunterstützung bei spezialisierten Tätigkeiten.
• Intelligente Automatisierung, die auf KI basiert, bedeutet, dass Maschinen „lernen“ und Entscheidungen auf der Grundlage von Situationen treffen können, mit denen sie konfrontiert wurden und die sie analysiert haben. Im Kundenservice können beispielsweise virtuelle Assistenten, die auf KI basieren, Kosten senken und gleichzeitig intelligentere Interaktionen zwischen Kunden und menschlichen Mitarbeitern ermöglichen. Das Ergebnis ist eine bessere Kundenservice-Erfahrung.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder ein großes Unternehmen leiten, ist Automatisierung eine hervorragende Möglichkeit, Betriebsabläufe zu optimieren und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Automatisierungstools sind dazu da, menschliche Arbeit durch maschinelle Arbeit zu ersetzen, damit sich diese Mitarbeiter anderen Aufgaben im Unternehmen widmen können.

Um das volle Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen, müssen Unternehmen bewährte Automatisierungssoftware und Best Practices konsequent in allen Workflows einsetzen – von der Schaffung schnellerer, digitaler Customer Experiences bis hin zur Vereinfachung interner Prozesse. Allerdings enthalten nicht alle Lösungen die gesamte Bandbreite an Technologie, die für die Automatisierung von End-to-End-Prozessen erforderlich ist. Dies kann zu vielen Einzellösungen, höheren Kosten und mangelnder Skalierbarkeit führen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist in einer sich schnell verändernden Welt von entscheidender Bedeutung. Zum Beispiel kann es schwierig sein, vorherzusagen, welches Kundenverhalten nach der Pandemie anhalten wird – von stark schwankender Nachfrage bis hin zu verstärkten Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen. Aber einen Bereich können Sie kontrollieren: die Art und Weise, wie Sie die Erfahrungen gestalten, die Sie für Ihre Kunden schaffen. Automatisierung, insbesondere in Kombination mit KI, kann Ihnen dabei helfen, diese Erfahrungen zu verbessern oder zu verfeinern, was zu höheren Umsätzen, einer besseren Nutzung von Ressourcen und einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist eine Automatisierungsplattform, die Ihnen bei folgenden Aufgaben hilft:

• Entdecken Sie Prozesse: Identifizieren Sie Ineffizienzen oder Hotspots in Ihren Abläufen, um festzustellen, wo automatisierte Prozesse die größte Wirkung erzielen können. Hierzu zählen Process Mining und Prozessmodellierung.
• Anwenden von Intelligenz: Nutzen Sie die Daten aus der Automatisierung Ihrer Abläufe mit maschinellem Lernen und KI, um Maßnahmen zu empfehlen und Mitarbeiter für strategischere Aufgaben freizustellen.
• Verstärken Sie Ihre Belegschaft: Erstellen Sie RPA-Tools und setzen Sie Digital Workers ein, die mit Menschen zusammenarbeiten, wenn eine höhere Produktivität erreicht werden kann oder wenn Unterstützung benötigt wird.
• Automatisieren Sie Kernprozesse: Wenden Sie Kernautomatisierungsfunktionen – Dokumentenverarbeitung, Workflow-Orchestrierung, Entscheidungsmanagement und Content-Services – auf wichtige Betriebsbereiche an, um die geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die Geschäftsautomatisierung eignet sich gut zur Rationalisierung von Prozessen in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens:

• Marketingaktivitäten: Mit E-Mail-Marketing-Automatisierung können Unternehmen Software verwenden, um E-Mails nach einem vordefinierten Zeitplan an eine Kundenverteilerliste zu senden, wodurch die Kosten für die manuelle Durchführung der Kampagnen gesenkt werden. Marketingmaßnahmen können in ein CRM-System (Customer Relationship Management) eingebunden werden und sogar Dinge wie die gezielte Ansprache von Kunden mit automatisierten Nachrichten über soziale Medien umfassen.
• Personalwesen: Personalverwaltungssysteme können eine Vielzahl von Aufgaben im Personalwesen automatisieren, darunter die Bearbeitung von Bewerbungen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Erstellung von Einstellungsangeboten, die Einarbeitung, die Lohnbuchhaltung und die Verwaltung von Zusatzleistungen. Mithilfe von Analysen können diese Systeme auch Einblicke in die Produktivität der Belegschaft liefern.
• Vertriebsprozesse: Tools zur Vertriebsautomatisierung wie Salesforce und andere Software-as-a-Service-Tools (SaaS) ermöglichen es Verkaufsteams, weniger Zeit mit der Protokollierung ihrer geschäftsbezogenen Aktivitäten zu verbringen und mehr Zeit mit Telefonaten, die zu Geschäftsabschlüssen führen. Die Tools können sich wiederholende Aufgaben im gesamten Verkaufsprozess automatisieren, sei es die Qualifizierung von Leads auf der Grundlage ihrer Customer Journey, die Zuweisung von Interessenten an den richtigen Vertreter oder die Erstellung datengestützter Verkaufsprognosen.
• Finanz- und Rechnungswesen: Durch die Automatisierung von Finanzplanungs- und Buchhaltungsfunktionen können Unternehmen Zeit für wichtige Aufgaben wie Analyse, Strategie und Zusammenarbeit mit Stakeholdern gewinnen. Im Kreditorenmanagement (Accounts Payable, AP) beispielsweise erfolgt die Datenerfassung automatisch, Rechnungen werden automatisch mit Dokumenten abgeglichen und Genehmigungen werden automatisch weitergeleitet. Dadurch werden Datenfehler reduziert und Betrug durch Hintergrundkontrollen verhindert.

IBM bietet eine einzige Plattform für die Geschäfts- und IT-Automatisierung und unterstützt Unternehmen weltweit dabei, beide Bereiche effektiv zu automatisieren. Ein globaler Rückversicherer in der Schweiz beispielsweise setzte IBM-Software ein, um seine vierteljährlichen Abschlussarbeiten zu automatisieren, und sparte dadurch 40.000 US-Dollar pro Quartal.

IBM Cloud Pak for Business Automation ist das leistungsstarke Tool dahinter. Die Automatisierungsplattform bietet KI-generierte Empfehlungen, Analysen zur Messung der Auswirkungen und benutzerfreundliche Low-Code-Tools, die Unternehmen dabei helfen, den Zeitaufwand für manuelle Prozesse zu reduzieren und die Wartezeiten für Kunden zu verkürzen. Mit IBM Cloud Pak for Business Automation können Sie sich wiederholende Aufgaben eliminieren und Ihre Ressourcen für höherwertige Arbeiten einsetzen.

Weitere Informationen über die KI-gestützte Automatisierung von IBM finden Sie im „Buyer’s Guide to Intelligent Business Automation“ (Leitfaden für Käufer zur intelligenten Business Automation).