Was ist Business Automation?

Die meisten Automatisierungen nehmen sich einfacher, manueller Aufgaben an und automatisieren diese. Hier sind einige Beispiele für Automatisierungen, die Unternehmen nutzen können. 

• Fortgeschrittene Automatisierung
• Business Process Management
• Intelligente Automatisierung
• Process Mining
• Robotic Process Automation
• Workflow-Automatisierung

Die fortgeschrittene Automatisierung vereint Menschen und Maschinen, um mehrere Systeme im gesamten Unternehmen zu integrieren. Die fortgeschrittene Automatisierung unterstützt komplexere Prozesse und stützt sich auf unstrukturierte Daten in Verbindung mit maschinellem Lernen sowie der Verarbeitung und Analyse von natürlicher Sprache. Sie fördert das Wissensmanagement und die Entscheidungsunterstützung bei spezialisierten Tätigkeiten.

Business Process Management (BPM) unterstützt Unternehmen dabei, Geschäftsstrategien und -prozesse zu erkennen, zu messen, zu verbessern und zu optimieren. Anders als beim Projektmanagement geht es bei BPM um den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.

Durch KI gesteuert, ermöglicht die intelligente Automatisierung es Maschinen, „zu lernen“ und Entscheidungen auf der Grundlage von analysierten Situationen zu treffen, denen sie begegnen. Im Kundenservice können beispielsweise virtuelle, auf KI basierende Assistenten zur Senkung der Kosten beitragen und gleichzeitig intelligentere Interaktionen zwischen Kunden und menschlichen Mitarbeitern ermöglichen. Das Ergebnis ist ein besserer Kundenservice

Beim Process Mining werden spezielle Algorithmen auf Ereignisprotokolldaten angewendet, um Trends, Muster und Details über den Ablauf eines Prozesses zu erkennen. Process Mining wendet Data Science an, um Workflows zu erkennen, zu validieren und zu verbessern. Es kombiniert Data Mining und Prozessanalyse, um zu ermitteln, wie diese Prozesse verbessert werden können.

Robotic Process Automation (RPA), auch als Softwarerobotertechnik bekannt, nutzt intelligente Automatisierungstechnologien, um sich wiederholende Büroaufgaben menschlicher Arbeitskräfte auszuführen, wie etwa das Extrahieren von Daten, das Ausfüllen von Formularen, das Verschieben von Dateien und mehr. Die Prozessautomatisierung hilft Unternehmen dabei, Einheitlichkeit und Transparenz zu erreichen.

Die Workflow-Automatisierung ersetzt manuelle Aufgaben durch Software, die einen Prozess ganz oder teilweise ausführt. United Foods nutzte IBM Cloud Pak for Business Automation, um die Workflows in den Bereichen Personal, Finanzen und Berichterstattung zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und einen besseren Überblick über die Abläufe des Unternehmens zu schaffen.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder ein großes Unternehmen leiten, ist Automatisierung eine hervorragende Möglichkeit, Betriebsabläufe zu optimieren und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Automatisierungstools sind dazu da, menschliche Arbeit durch maschinelle Arbeit zu ersetzen, damit sich diese Mitarbeiter anderen Aufgaben im Unternehmen widmen können.

Um das volle Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen, müssen Unternehmen bewährte Automatisierungssoftware und Best Practices konsequent in allen Workflows einsetzen – von der Erstellung schnellerer, digitaler Kundenerlebnisse bis hin zur Vereinfachung interner Prozesse. Allerdings enthalten nicht alle Lösungen die gesamte Bandbreite an Technologien, die für die Automatisierung von umfassenden Prozessen erforderlich sind. Dies kann viele einzelne Lösungen, höhere Kosten und mangelnde Skalierbarkeit zur Folge haben.

Business Process Automation ist in einer sich schnell verändernden Welt von entscheidender Bedeutung. Beispielsweise kann es schwierig sein, vorherzusagen, welche Kundenverhaltensweisen nach der Pandemie anhalten werden – von stark schwankender Nachfrage bis hin zu verstärkten Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen.

Aber einen Bereich können Sie kontrollieren: die Art und Weise, wie Sie die Erfahrungen gestalten, die Sie für Ihre Kunden schaffen. Automatisierung, insbesondere in Kombination mit KI, kann Ihnen dabei helfen, diese Erfahrungen zu verbessern oder zu verfeinern, was zu höheren Umsätzen, einer besseren Nutzung von Ressourcen und einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist eine Automatisierungsplattform, die Sie bei Folgendem unterstützt:

• Daten intelligent aufbereiten
• Verstärkung der Belegschaft
• Automatisieren der Kernabläufe
• Kosteneinsparungen vorantreiben
• Verbesserung und Optimierung von Prozessen

Nutzen Sie die Daten aus der Automatisierung Ihrer Abläufe mit maschinellem Lernen und KI, um Maßnahmen zu empfehlen und Mitarbeiter für strategischere Aufgaben freizustellen. Beispielsweise können Unternehmen mithilfe von ML ihre Verkaufsprognosen analysieren, um potenzielle Stärken und Schwächen zu verstehen. Ein ML-Prozess kann Großkunden identifizieren, bei denen die Gefahr einer Abwanderung besteht, bevor ein Vertriebsanalyst dasselbe Problem identifiziert.

Unternehmen sind daran interessiert, digital Worker einzusetzen, also Roboter, die darauf trainiert sind, bestimmte Aufgaben oder Prozesse in Zusammenarbeit mit Menschen auszuführen, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und die Effizienz zu verbessern. Menschen können mit diesen digital Workern interagieren, um das Projektmanagement zu verbessern, sodass sie sich auf andere Themen konzentrieren können.

Setzen Sie grundlegende Automatisierungsfähigkeiten in den Bereichen Dokumentenverarbeitung, Workflow-Orchestrierung, Entscheidungsmanagement und Content-Services in wichtigen Geschäftsbereichen ein, um geschäftliche Anforderungen zu erfüllen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen, Zeit zu sparen und Aufgaben schneller zu erledigen, werden die Personalkosten gesenkt und die Mitarbeiter können ein größeres Arbeitspensum bewältigen.

Der Aufbau von Automatisierungslösungen trägt dazu bei, die operative Effizienz zu steigern oder Hotspots in Ihrem Betrieb zu schaffen. Der Aufbau dieser automatisierten Prozesse kann diese Probleme lösen oder Unternehmen anderweitig dabei helfen, ihre Prozesse zu verbessern.

• Application Development
• Kundendienst
• Finanzen und Buchhaltung
• Personalwesen
• Marketingaktivitäten
• Entwicklung neuer Produkte
• Vertriebsprozesse

Für IT-Teams kann die Automatisierung hilfreich sein, um die App-Entwicklung zu verbessern. Sie können zunehmend intelligente Automatisierungen nutzen, um Code zu schreiben, Apps zu entwickeln und die Produkt-QA durchzuführen. Das Logistikunternehmen VLI wandte sich an IBM, um Hilfe bei der Automatisierung mehrerer arbeitsintensiver Software zur Automatisierung von Prozessen wie Zugangszertifizierungen, Zugriffsanfragen und Passwortverwaltung zu erhalten. Die Automatisierung von IBM stellte sicher, dass Zugriffsanfragen 99 % schneller bewilligt wurden als zuvor.

Unternehmen können erste Gespräche mit Kunden automatisieren, indem sie Chatbots einsetzen, um Informationen zu sammeln und möglicherweise eine Frage zu beantworten, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Auch die Transkription von Anrufen kann automatisiert werden, um Daten zu sammeln und den Vorgesetzten zu ermöglichen, das Protokoll besser zu verfolgen.

Durch die Automatisierung von Finanzplanungs- und Buchhaltungsfunktionen gewinnen Unternehmen Zeit für wichtige Aufgaben wie Analyse, Strategie und Zusammenarbeit mit Stakeholdern. In der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen beispielsweise die Datenerfassung automatisieren, Rechnungen mit Zahlungen abgleichen und Genehmigungen weiterleiten. Technologien können auch den Kontenabgleich automatisieren und Finanzberichte erstellen. Dadurch werden menschliche Fehler bei Daten reduziert und Betrug durch Hintergrundkontrollen verhindert. Ein globaler Rückversicherer in der Schweiz beispielsweise setzte IBM-Software ein, um seine vierteljährlichen Abschlussarbeiten zu automatisieren, und sparte dadurch 40.000 US-Dollar pro Quartal.

Personalverwaltungssysteme können eine breite Palette von HR-Aufgaben automatisieren, darunter die Bearbeitung von Bewerbungen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, Stellenangebote, die Einarbeitung von Mitarbeitern, die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Vorteilen, Nutzen. Darüber hinaus können gezielte Benachrichtigungen erstellt werden, sodass Führungskräfte und Manager aktuelle Informationen darüber erhalten, in welchem Stadium des Einstellungsprozesses sich relevante Kandidaten befinden. Mithilfe von Analysen können diese Systeme auch Einblicke in die Produktivität der Belegschaft liefern.

Mithilfe der E-Mail-Marketing-Automatisierung senden Unternehmen mithilfe der Software E-Mails nach einem vordefinierten Zeitplan an eine Kundenverteilerliste und senken so die Kosten für die manuelle Durchführung der Kampagnen. Je nach auslösenden Aktionen werden auch E-Mails in Echtzeit versendet. Wenn beispielsweise jemand weitere Informationen anfordert, können Unternehmen automatisch eine E-Mail mit zusätzlichem Kontext versenden. Marketingbemühungen können in ein Kundenbeziehungs-Management-System (CRM-System) eingebunden werden und sogar dazu dienen, Kunden gezielt mit automatisierten Folgenachrichten über soziale Medien anzusprechen.

Die intelligente Automatisierung hilft Unternehmen dabei, First- und Third-Party-Daten zu organisieren und zu verstehen, um neue Möglichkeiten für digitale Produkterweiterungen zu erkennen. Der australische Zubehörhersteller Komatsu wandte sich an IBM, um ein Digital Experience zu entwickeln, die auf Automatisierung basiert. Mithilfe der IBM webMethods Integration Platform as a Service (iPaaS) erstellt eine E-Mail jetzt einen automatisierten Workflow, ohne dass eine Vielzahl von Anwendungen erforderlich ist. Dies führte zu einer um 30 % schnelleren Entwicklung und Bereitstellung.

Tools zur Vertriebsautomatisierung wie Salesforce und andere Software-as-a-Service (SaaS) Tools ermöglichen es Vertriebsteams, weniger Zeit mit der Protokollierung ihrer geschäftsbezogenen Aktivitäten und mehr Zeit mit Telefonanrufen zu verbringen, um Geschäfte abzuschließen. Die Tools können sich wiederholende Aufgaben im gesamten Verkaufsprozess automatisieren, sei es die Qualifizierung von Leads auf der Grundlage ihrer Customer Journey, die Zuweisung von Interessenten an den richtigen Vertreter oder die Erstellung datengestützter Verkaufsprognosen. Auch Änderungen in der Preisgestaltung, die von internen oder externen Ereignissen wie Nachfrage, Bestand und Qualitätssicherung abhängen, können so entstehen.