O que é manutenção de instalações?
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O que é manutenção de instalações?

A manutenção de instalações engloba a gestão, reparo e manutenção contínuas de ativos físicos e infraestrutura dentro de uma instalação, como os prédios comerciais, espaços de escritórios ou instalações industriais. Envolve uma ampla gama de tarefas, entre elas a manutenção preventiva, manutenção corretiva e conservação geral, para que a instalação opere de forma eficaz, eficiente e segura.

A manutenção da instalação está relacionada ao gerenciamento de instalações, mas trata-se de uma sub-disciplina distinta por si só. A gestão de instalações envolve planejamento estratégico, coordenação e supervisão de todos os aspectos das operações da instalação em todo o ciclo de vida dela para garantir que ela auxilie nas metas e nos objetivos da organização. Inclui atividades como planejamento de espaço, arrendamento e gestão de contratos, elaboração de orçamentos e gestão financeira, gestão energética, iniciativas de sustentabilidade e gestão de fornecedores. 

Enquanto a gestão de instalações engloba uma abordagem mais abrangente e estratégica para o gerenciamento mais holístico das instalações, de forma a atingir os objetivos organizacionais, a manutenção de instalações se concentra mais especificamente nas tarefas diárias de manutenção das instalações.

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Por que a manutenção das instalações é importante?

A manutenção das instalações é importante por vários motivos. 

  • Operação eficiente: a manutenção regular das instalações garante que o funcionamento ideal de todos os equipamentos, sistemas e infraestrutura, reduzindo o risco de quebras, mau funcionamento e interrupção nas operações. Isso ajuda a manter a produtividade, minimizar o tempo de inatividade e garantir operações sem percalços.

  • Proteção de ativos: as instalações muitas vezes abrigam ativos valiosos, tais como equipamentos, maquinário e sistemas de tecnologia, que precisam de manutenção adequada para ampliar sua vida útil e protegê-los contra o desgaste. A manutenção adequada pode ajudar a evitar reparos ou substituições dispendiosas, fazendo dela um componente crítico na gestão dos ativos.

  • Segurança e conformidade: a manutenção da instalação desempenha um papel fundamental na garantia da segurança dos ocupantes, visitantes e do público. É importante fazer a inspeção regular dos sistemas do prédio, como a segurança contra incêndio, sistemas elétricos e de encanamento. É crucial analisar também os protocolos de tarefas recorrentes, como o controle de pragas e auditorias de segurança, de forma a identificar e eliminar possíveis perigos, garantindo a conformidade com as normas locais que governam os prédios, e com as regulamentações e padrões do setor.

  • Eficiência energética: muitas instalações consomem muita energia para aquecimento, resfriamento, iluminação e outras operações. A manutenção adequada de unidades de climatização e dutos, sistemas de iluminação e outros equipamentos que consomem energia pode ajudar a otimizar o desempenho delas, reduzir o desperdício de energia e diminuir os custos dos serviços públicos.

  • Melhor estética: as instalações bem conservadas criam uma impressão positiva nos ocupantes, visitantes e clientes. A pintura regular, manutenção de jardim, reparos no estacionamento, paisagismo e outras tarefas de manutenção da propriedades ajudam a manter uma aparência limpa, atraente e profissional, melhorando a estética geral e a imagem da instalação.

  • Conformidade regulatória: as instalações costumam estar sujeitas a várias regulamentações e padrões, como as regulamentações de saúde e segurança, as regulamentações ambientais e as normas que regem os prédios. As exigências da OSHA, por exemplo, visam oferecer um ambiente de trabalho seguro. A manutenção adequada das instalações ajuda a garantir a conformidade com essas regulamentações, evitando multas, sanções e responsabilidades legais.

  • Sustentabilidade: a manutenção da instalação pode incluir iniciativas que promovam a sustentabilidade, tais como os upgrades energeticamente eficientes , medidas de conservação de água e estratégias de redução de resíduos. Esses esforços contribuem para a sustentabilidade ambiental e demonstram responsabilidade social.

  • Aumento da vida útil dos ativos: a manutenção adequada pode ajudar a prolongar a vida útil das instalações e dos equipamentos, atrasando a necessidade de substituições ou atualizações dispendiosas. Isso pode gerar uma economia de custos durante o tempo, pois é menos provável que os ativos que recebem boa manutenção precisem ser substituídos prematuramente.

Exemplos de manutenção de instalações

Os técnicos de manutenção e seus gerentes são responsáveis por manter em boas condições de trabalho os vários sistemas que compõem as instalações. Por exemplo:

  • Sistemas elétricos: fazer a manutenção da iluminação, distribuição de energia, painéis solares e geradores de backup garante tempo de atividade, segurança e eficiência energética.

  • Sistemas de climatização: sistemas de aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC) precisam passar por troca de filtros, limpeza e reparos regulares para garantir o funcionamento adequado e a eficiência energética.

  • Sistemas de encanamento: tubos, torneiras, vasos sanitários e drenos precisam ser limpos ou consertados para evitar vazamentos, entupimentos ou situações piores.

  • Manutenção estrutural: paredes, telhados, pisos, fundações e outros componentes estruturais devem passar por manutenção para garantir a integridade estrutural e a segurança do prédio.

  • Sistemas de proteção contra incêndio: alarmes de incêndio, aspersores e extintores de incêndio devem passar por manutenção para garantir que estejam em boas condições de funcionamento e em conformidade com as normas contra incêndio.

  • Manutenção do terreno: inclui o cuidado com as áreas externas da instalação, por exemplo, paisagismo, cuidar do gramado e remoção de neve, para garantir um ambiente seguro e atraente.

  • Sistemas de segurança: os sistemas de segurança, como os sistemas de controle de acesso, câmeras de vigilância e segurança e alarmes contra roubo, devem passar por manutenção rotineira para garantir a segurança do estabelecimento e de seus ocupantes.

  • Reparos e manutenção em geral: inclui uma ampla variedade de tarefas gerais de manutenção e diversos reparos de rotina para manter a condição geral e a aparência da instalação.

Quais são os componentes da manutenção das instalações?

Esquemas abrangentes de manutenção de instalações normalmente envolvem vários tipos de manutenção. Os componentes específicos da manutenção podem variar de acordo com o tipo de instalação, o setor e as exigências da organização mas, em geral, eles incluem vários dos exemplos a seguir:

  • Manutenção preventiva: envolve inspeções programadas, testes e tarefas de manutenção realizadas em intervalos regulares para evitar falhas nos equipamentos, para reduzir o tempo de inatividade e para prolongar a vida útil dos ativos. Entre as tarefas de manutenção preventiva podem estar a limpeza, lubrificação, ajustes e substituições de peças para manter as instalações e os equipamentos em boas condições.

  • Manutenção corretiva: também chamada de manutenção reativa, trata do reparo ou substituição de equipamentos ou sistemas que apresentem falha ou mal funcionamento. A manutenção corretiva costuma ser iniciada em resposta a uma falha ou avaria e tem o objetivo de restaurar a operação normal das instalações o mais rápido possível.

  • Manutenção preditiva: envolve o uso de dados e análises avançadas para prever quando os equipamentos ou sistemas provavelmente apresentação falhas, viabilizando a realização de ações de manutenção proativas antes da ocorrência de falhas. A manutenção preditiva pode ajudar a evitar falhas inesperadas, reduzir o tempo de inatividade e otimizar os cronogramas e recursos de manutenção.

  • Manutenção emergencial: envolve tratar de problemas de manutenção urgentes e críticos, que exigem atenção imediata, tais como a quebra de equipamentos, vazamentos ou outras situações de emergência. A manutenção emergencial visa minimizar o impacto das falhas inesperadas e garantir a segurança das equipes e dos ocupantes.

  • Manutenção de rotina: esta prática inclui tarefas e verificações regulares realizadas com periodicidade diária ou semanal, tais como verificar e repor os consumíveis, monitorar o desempenho do equipamento e conduzir inspeções visuais para identificar e resolver os possíveis problemas desde o início.

  • Manutenção de grande porte: trata de grandes reparos, substituições ou upgrades de ativos de grande importância que normalmente são planejados e orçados para um período de tempo mais longo. A manutenção de grande porte pode incluir projetos de renovação ou remodelação, substituição de equipamentos obsoletos ou upgrades para atender a regulamentos ou normas que sofreram alterações.

  • Manutenção da conformidade: as instalações devem manter a conformidade com as regulamentações, normas, padrões e políticas aplicáveis. A manutenção da conformidade pode incluir inspeções regulares, testes, documentação e relatórios para garantir que as instalações atendam aos requisitos legais, de segurança e ambientais.

  • Gerenciamento de fornecedores: é necessário trabalhar na manutenção do relacionamento com fornecedores que prestam serviços de manutenção e fornecem suprimentos. Isto envolve a gestão do relacionamentos e dos contratos com fornecedores e contratados externos. A gestão de fornecedores inclui tarefas como compras, negociação de contratos, monitoramento de desempenho e coordenação de atividades de fornecedores.

  • Manutenção de registros e documentação: envolve a manutenção de registros, documentação e relatórios abrangentes relacionados às atividades de manutenção, incluindo ordens de serviço, inspeções, reparos, garantias e histórico de manutenção. A manutenção adequada dos registros ajuda no acompanhamento das tarefas de manutenção, relatórios de conformidade e análise de dados de manutenção para a melhoria contínua.

  • Treinamento e desenvolvimento: os funcionários internos que trabalham na manutenção das instalações devem ser treinados e atualizados com os conhecimentos e as certificações mais recentes. Os programas de treinamento e desenvolvimento ajudam a garantir que as pessoas que realizam o trabalho de manutenção trabalhem com competência e estejam informadas sobre as práticas recomendadas, a tecnologia e as normas mais recentes do setor.

Os devidos gerenciamento e coordenação desses componentes são essenciais para manter as instalações em condições ideais, garantindo sua operação eficiente e prolongando sua vida útil.

Como realizar a manutenção das instalações

A configuração de um plano de manutenção de instalações envolve várias etapas importantes para garantir que as instalações passem pela manutenção e sejam operadas de forma eficiente. Veja aqui as etapas gerais para criar um plano sólido:

  1. Avaliar as condições atuais: faça uma avaliação abrangente das atuais instalações para determinar a condição atual delas. Isso pode envolver a realização de inspeções, auditorias e avaliações de todos os sistemas, equipamentos e infraestrutura para identificar quaisquer necessidades de manutenção ou áreas que precisam de melhoria.

  2. Definir metas e objetivos de manutenção: estabeleça metas e objetivos de manutenção claros e mensuráveis que estejam alinhados aos objetivos gerais da organização. Por exemplo, melhorar a confiabilidade do equipamento, reduzir o tempo de inatividade, ampliar a vida útil dos ativos, aumentar a segurança e otimizar a eficiência energética.

  3. Desenvolver uma estratégia de manutenção: com base na avaliação e nas metas definidas, desenvolva uma estratégia de manutenção que descreva a abordagem, os métodos e os recursos necessários para uma manutenção eficaz. Pode incluir manutenção preventiva, manutenção corretiva, manutenção preditiva e estratégias de manutenção baseada em condição, bem como alocação de recursos, agendamento e priorização de tarefas de manutenção.

  4. Criar um cronograma de manutenção: desenvolva um cronograma de manutenção que descreva a frequência e a sincronização das tarefas de manutenção, levando em consideração o grau de severidade dos equipamentos ou sistemas, as necessidades operacionais e os recursos disponíveis. Esse cronograma deve ser flexível e ajustável com base nas mudanças de necessidades e prioridades.

  5. Estabelecer procedimentos de manutenção: desenvolva procedimentos de manutenção claros e abrangentes que descrevem instruções detalhadas para execução de tarefas de manutenção, incluindo precauções de segurança, ferramentas e equipamentos necessários e requisitos de documentação. Esses procedimentos devem ser padronizados e comunicados à equipe de manutenção para constância da execução.

  6. Alocar recursos: determine os recursos necessários para implementar o plano de manutenção, incluindo equipes, ferramentas, equipamentos, materiais e orçamento. Não se esqueça de alocar os recursos adequados para ajudar nas atividades de manutenção planejadas e estabeleça um sistema para rastrear e gerenciar o uso dos recursos.

  7. Implementar e monitorar: coloque o plano de manutenção em ação e monitore a eficácia dele. Revise e atualize o plano regularmente com base em feedback, métricas de desempenho e mudanças nos requisitos. Monitore e meça sempre o desempenho da manutenção em relação às metas e aos objetivos definidos para ter certeza de que o plano está sendo executado com eficácia.

  8. Documentação e relatórios: estabeleça um sistema para documentar todas as atividades de manutenção, incluindo ordens de serviço, inspeções, reparos e outras informações relevantes. Gere relatórios regularmente sobre as atividades, os custos e o desempenho da manutenção para extrair insights para a tomada de decisão e a melhoria contínua.

  9. Melhoria contínua: avalie e melhore sempre o plano de manutenção com base em feedback, dados e lições aprendidas. Identifique áreas de melhoria e implemente ações corretivas para aumentar a eficácia e a eficiência do programa de manutenção.

Desafios na manutenção das instalações

A manutenção da instalação pode apresentar vários desafios os que gerentes e as equipe de manutenção das instalações podem enfrentar. Alguns dos desafios comuns:

  • Restrições orçamentárias: recursos financeiros limitados podem afetar a capacidade de realizar as tarefas de manutenção necessárias, compra de peças ou equipamentos de reposição ou contratação de profissionais de manutenção qualificados. Equilibrar o orçamento e atender aos requisitos de manutenção pode ser um desafio constante para os gerentes das instalações.

  • Infraestrutura antiga: muitas instalações têm infraestruturas antigas, entre elas prédios, sistemas e equipamentos. O envelhecimento da infraestrutura pode representar desafios no que diz respeito ao aumento das necessidades de manutenção, maiores custos de reparo e dificuldade em encontrar peças de reposição. Pode exigir também maior esforço e investimento para que as instalações passem pela manutenção de acordo com os padrões de desempenho ideais.

  • Complexidade tecnológica: hoje em dia, as instalações são equipadas com tecnologias complexas e sofisticadas, tais como os sistemas de ar condicionado, os sistemas de segurança e os sistemas de automação de prédios. Gerenciar e manter essas tecnologias avançadas pode ser um desafio e exigir conhecimento técnico especializado, treinamento e recursos. Acompanhar os avanços tecnológicos em rápida evolução também pode ser um desafio.

  • Alocação de recursos: a alocação adequada de recursos, incluindo equipes, equipamentos, materiais e tempo, é fundamental para a manutenção eficaz das instalações. No entanto, a alocação de recursos pode ser um desafio, especialmente quando há prioridades concorrentes, alta demanda por serviços de manutenção ou recursos limitados disponíveis. Garantir que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo pode ser um desafio constante.

  • Manutenção reativa versus proativa: outro desafio na manutenção das instalações é encontrar o equilíbrio certo entre a manutenção reativa e a proativa. A manutenção reativa, em que os reparos são feitos após a ocorrência de falha ou pane, pode ser cara e prejudicar as operações. Por outro lado, a manutenção proativa, como é o caso da manutenção preventiva e preditiva, exige atenção no planejamento, programação e execução para evitar falhas e garantir o desempenho ideal. Encontrar o equilíbrio certo pode ser difícil, mas as soluções de software podem ajudar.

  • Coordenação e comunicação: a manutenção da instalação muitas vezes envolve coordenação e comunicação entre vários stakeholders, entre eles gerentes de instalações, equipes de manutenção, fornecedores, prestadores de serviços e outros funcionários. Pode ser difícil comunicar e coordenar tudo isso com eficácia, especialmente em grandes instalações ou operações em vários locais, onde é necessário gerenciar várias tarefas, solicitações de trabalho, planejamentos e equipes simultaneamente.

  • Treinamento e habilidades da força de trabalho: a manutenção de uma força de trabalho qualificada e treinada é fundamental para a manutenção eficaz das instalações. No entanto, encontrar profissionais de manutenção qualificados e experientes, fazer o treinamento contínuo deles e acompanhar os padrões e as melhores práticas do setor pode ser um desafio, especialmente em mercados de trabalho competitivos.

  • Resposta a emergências: as equipes de manutenção de instalações podem ter que responder a situações de emergência, como falhas de equipamentos, desastres naturais ou outros eventos imprevistos. Gerenciar o atendimento de emergências, coordenar os recursos e garantir a segurança das equipes e dos ocupantes pode ser difícil, especialmente em situações de muito estresse, em que é necessário agilidade para tomar decisões e agir.

 

Superar esses desafios requer planejamento atendo, comunicação eficaz, gerenciamento de recursos, experiência técnica e uma abordagem proativa para a manutenção das instalações. O uso da tecnologia, a implementação das melhores práticas e a melhoria contínua dos processos de manutenção podem ajudar a enfrentar esses desafios e garantir que a manutenção as instalações para que operem de forma eficiente.

 

Tendências recentes na manutenção de instalações

A manutenção de instalações está em constante evolução com novas tendências e práticas. Veja aqui algumas tendências atuais:

  • Integração tecnológica: a tecnologia continua desempenhando um papel relevante na manutenção das instalações. Há um uso crescente de sistemas computadorizados para gerenciamento de manutenção (CMMS) e de software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador (CAFM), que oferecem recursos avançados para planejamento, programação, monitoramento de ativos e geração de relatórios de manutenção. Dispositivos e sensores da internet das coisas (IoT) também estão sendo usados para coletar dados em tempo real sobre o desempenho e a condição do equipamento, viabilizando a manutenção preditiva e o monitoramento remoto.

  • Manutenção preditiva e baseada em condição: a manutenção preditiva e a manutenção baseada em condição estão ganhando popularidade, pois permitem a manutenção proativa em vez de reativa. Utilizando dados de dispositivos IoT, sensores e outras fontes, as organizações podem prever e identificar possíveis necessidades de manutenção com base na condição real e no desempenho dos ativos. Essa abordagem pode ajudar a reduzir o tempo de inatividade, ampliar a vida útil do equipamento e otimizar o planejamento da manutenção.

  • Sustentabilidade e eficiência energética: as práticas sustentáveis e a eficiência energética estão ganhando cada vez mais importância na manutenção das instalações. As organizações estão adotando padrões de construção verde, implementando medidas de eficiência energética, como a iluminação com LED, sistemas inteligentes de climatização e fontes de energia renováveis, e se concentrando na redução e na reciclagem de resíduos. Além de contribuírem para a conservação ambiental as práticas sustentáveis de manutenção de instalações permitem também a redução de custos e o melhor desempenho na sustentabilidade.

  • Terceirização e gerenciamento de fornecedores: muitas organizações estão optando por terceirizar os serviços de manutenção das instalações para fornecedores especializados de forma a ganhar experiência, reduzir custos e melhorar a qualidade do serviço. Práticas eficazes de gestão e aquisição de fornecedores, incluindo a negociação de contratos, o monitoramento de desempenho e a seleção de fornecedores com base nos indicadores-chave de desempenho (KPIs), estão ganhando importância.

  • Tomada de decisão acionada por dados: a manutenção da instalação conta cada vez mais com a tomada de decisões acionada por dados. As organizações estão utilizando dados de várias fontes, como CMMS, dispositivos IoT e outras ferramentas de software de manutenção, para acompanhar e analisar o desempenho dos ativos, as atividades de manutenção, os custos e outras métricas. Essa abordagem baseada em dados permite que as organizações tomem decisões informadas, otimizem as estratégias de manutenção e melhorem sempre as práticas de manutenção das instalações.

  • Melhor gerenciamento da força de trabalho: o gerenciamento da força de trabalho está ganhando importância na manutenção das instalações. Isso o planejamento, a alocação de recursos e o gerenciamento de habilidades com eficácia para garantir a disponibilidade dos funcionários certos com as habilidades certas quando necessário. Ferramentas e técnicas de gerenciamento da força de trabalho, incluindo aplicativos móveis, comunicação em tempo real e programas de treinamento, estão sendo adotadas para simplificar as operações e aumentar a produtividade da força de trabalho.

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