O sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção, ou CMMS, é um software que centraliza as informações de manutenção e facilita os processos das operações de manutenção. Ajuda a otimizar o uso e a disponibilidade de equipamentos físicos como veículos, máquinas, comunicações, infraestruturas das instalações e outros ativos. Também chamados de CMMIS ou sistema computadorizados de informações de gerenciamento de manutenção, os sistemas de CMMS são encontrados na fabricação, produção de petróleo e gás, geração de energia, construção, transporte e outros setores onde a infraestrutura física é crítica.
O núcleo do CMMS é o banco de dados. Ele conta com um modelo de dados que organiza informações sobre os ativos que a organização de manutenção está encarregada de manter, bem como os equipamentos, materiais e outros recursos para desempenhar essa tarefa.
As informações no banco de dados do CMMS viabilizam diversas funções do sistema, que viabilizam os seguintes recursos:
Gerenciamento de recursos e mão de obra:acompanhar os funcionários disponíveis e as certificações dos equipamentos. Atribuir tarefas específicas e reunir equipes. Organizar turnos e gerenciar taxas de pagamento.
Registro de ativo: armazenar, acessar e compartilhar informações sobre os ativos, tais como:
- Fabricante, modelo, número de série e classe e tipo de equipamento
- Custos e códigos associados
- Localização e posição
- Estatísticas de desempenho e tempo de inatividade
- Documentação, vídeo e imagens associadas, como manuais de reparo, procedimentos de segurança e garantias
- Disponibilidade de medidores, sensores e instrumentação da Internet das coisas (IoT)
Gerenciamento de ordem de serviço: normalmente considerada a função principal do CMMS, o gerenciamento de ordem de serviço inclui informações como:
- Número da ordem de serviço
- Descrição e prioridade
- Tipo da ordem (reparo, substituição, agendado)
- Códigos da causa e solução
- Pessoal designado e materiais utilizados
O gerenciamento de ordem de serviço inclui recursos também para:
- Automatizar a geração de ordens de serviço
- Reservar materiais e equipamentos
- Agendar e atribuir funcionários, equipes e turnos
- Consultar o status e monitorar o tempo de inatividade
- Registrar os custos planejados e reais
- Anexar documentação associada, mídia de reparo e segurança
Manutenção preventiva: automatize o início das ordens de serviço com base no tempo, no uso ou nos eventos desencadeados. Use a manutenção preventiva para organizar e associar os ativos em várias ordens. Sequencie e programe ordens de serviço preventivas.
Gerenciamento de materiais e inventário: fazer o inventário, distribuir e recuperar equipamentos e materiais de operações de manutenção e reparo (MRO) em áreas de armazenamento, centros de distribuição e instalações. Gerencie fornecedores, acompanhe os custos do inventário e automatize o reabastecimento.
Relatórios, análises e auditoria: gere relatórios de categorias de manutenção como a disponibilidade dos ativos, uso de materiais, custos de mão de obra e materiais, avaliação de fornecedores e mais opções. Analise as informações para entender a disponibilidade do ativo, tendências de desempenho, otimização de inventário de MRO e outras informações para auxiliar nas decisões de negócios e reunir e organizar informações para auditorias.¹
Antes do CMMS, conseguir ter visibilidade dinâmica e centralizada e gerenciamento automatizado era impraticável porque as informações de manutenção ficavam enterradas em arquivos de papel e depois espalhadas por planilhas.
As primeiras versões do CMMS surgiram na década de 1960 e eram normalmente usadas por grandes empresas. Os técnicos usavam cartões perfurados e mainframes da IBM para informar registros computadorizados e monitorar as tarefas de manutenção. Na década de 1970, os cartões perfurados cederam lugar às listas de verificação inseridas nos sistemas CMMS pelos técnicos no fim de seus turnos.
O CMMS ganhou maior destaque entre empresas de pequeno e médio portes nas décadas de 1980 e 1990, enquanto os computadores ficavam menores, mais baratos, mais distribuídos e mais conectados. Na década de 1990, o CMMS começou a compartilhar informações em redes locais ou LANs.
Na década de 2000 vimos o surgimento das intranets e da conectividade baseada na web, que expandiram as capacidades do CMMS para uma variedade de dispositivos móveis, aplicações de campo e instalações operacionais.
A última geração de CMMS é baseada na nuvem e de alta mobilidade. Oferece maior funcionalidade com implementação mais rápida, manutenção mais fácil e maior segurança para o dados.²
O termo CMMS costuma ser confundido ou usado de forma intercambiável com EAM, ou gerenciamento de ativos corporativos. Os dois termos compartilham funções e objetivos muito semelhantes, mas são diferentes em sua essência. Para discernir as principais diferenças entre CMMS e EAM, é bom conhecer um pouco a história do CMMS e a relação entre CMMS, EAM e APM.
A evolução do CMMS estabeleceu uma base para o EAM. Basicamente, o EAM contém a funcionalidade do CMMS,³ e suas funções podem se sobrepor. O que o EAM traz para o CMMS, graças em parte à maior conectividade e compartilhamento de informações, é a capacidade de abranger instalações, promover a colaboração entre departamentos e proporcionar integração mais aprofundada com outros sistemas, como planejamento de recursos empresariais (ERP).⁴
Esses recursos dão às soluções EAM um contexto de negócios mais amplo que considera o ciclo de vida total do ativo e seu impacto na análise financeira, compras, gerenciamento de processos, risco e conformidade, descarte de ativos entre outros. As soluções de CMMS tendem a se concentrar na disponibilidade fixa dos ativos e no tempo de atividade, automatizando ordens de serviço e fluxos de trabalho, agendando mão de obra, gerenciando materiais, e disponibilizando relatórios e auditorias sobre essas tarefas.
Leia: Entenda o impacto e o valor do EAM
Por que o tempo de atividade é tão importante?
O CMMS e o EAM são essenciais porque facilitam a tarefa dos gerentes e departamentos de manutenção atingirem seu objetivo principal com maior eficiência: tempo de atividade confiável.
Quanto mais tempo os ativos e equipamentos físicos forem mantidos em funcionamento, maior será o valor que eles vão entregar. Em sua publicação, “Guia completo de benefícios do CMMS”, a blogueira da IBM, Sarah Dudley, destaca: “quanto mais tempo pudermos manter um equipamento funcionando sem ter que passar por grandes reparos, mais dinheiro economizaremos no longo prazo”.
Proporcionar tempo de atividade de forma confiável significa que as empresas podem aceitar e atender os pedidos, atender às demandas dos clientes, moldar as experiências dos clientes e tomar, de maneira confiante, uma série de decisões relacionadas aos ativos. A IBM relata que uma pesquisa com gerentes de ativos descobriu que 75% citam a confiabilidade do sistema como o principal motivo para investir em EAM.
Visibilidade sobre os ativos: as informações centralizadas no banco de dados do CMMS permitem que os gerentes e as equipes de manutenção tenham acesso quase imediato a quando um ativo foi adquirido, quando a manutenção foi realizada, frequência de quebras, peças usadas, classificações de eficiência, entre outras informações.
Visibilidade sobre o fluxo de trabalho: os painéis e as visualizações podem ser ajustados para o técnico e a outras funções para avaliação do status e do progresso praticamente em tempo real. As equipes de manutenção podem descobrir rapidamente onde está um ativo, do que ele precisa, quem deve trabalhar nele e quando.
Automação: automatizar tarefas manuais como encomenda de peças, reabastecimento de inventário de MRO, agendamento de turnos, compilação de informações para auditorias e outras tarefas administrativas, ajuda a economizar tempo, reduzir erros, melhorar a produtividade e concentrar as equipes nas tarefas de manutenção, e não nas administrativas.
Processos simplificados: as ordens de serviço podem ser consultadas e monitoradas por todas as partes envolvidas. Pode-se compartilhar os detalhes entre dispositivos móveis para coordenar o trabalho em campo com os centros operacionais. A distribuição e o uso de materiais e recursos podem ser priorizadas e otimizadas.
Gerenciamento da força de trabalho de campo: gerenciar a força de trabalho de campo interna e externa pode ser uma tarefa complexa e cara. Os recursos de CMMS e EAM podem unificar e implementar equipes internas e parcerias externas de maneira econômica. As mais recentes soluções EAM oferecem avanços em conectividade, mobilidade, realidade aumentada e blockchain para transformar as operações em campo.
Manutenção preventiva: com os dados do CMMS as operações de manutenção podem passar de uma abordagem reativa para uma abordagem proativa, para que seja possível desenvolver uma estratégia avançada de manutenção de ativos. Dados derivados de atividades diárias, bem como sensores, medidores e outras instrumentações de IoT, podem oferecer insights sobre processos e ativos, disponibilizar informações para medidas preventivas e disparar alertas antes que o ativo apresente problemas ou tenha um desempenho inferior.
Uniformidade e transferência de conhecimento: documentação, manuais de reparo e mídia com captura de procedimentos de manutenção podem ser armazenados no CMMS e associados ao ativo correspondente. A captura e a manutenção desse conhecimento cria procedimentos e mão de obra uniformes. Além disso, preserva esse conhecimento para que ele seja transferido para novos técnicos, em vez de permitir que ele se perca com os funcionários que deixam a empresa.
Gerenciamento de conformidade: as auditorias de conformidade podem atrapalhar, de forma geral, as operações de manutenção e aos negócios que contam com muitos ativos. Os dados do CMMS facilitam a auditoria de forma exponencial, gerando respostas e relatórios adaptados às demandas da auditoria.
Saúde, segurança e ambiente: alinhados ao gerenciamento de conformidade, o CMMS e o EAM oferecem relatórios centrais para questões de segurança, saúde e ambiente. Os objetivos são reduzir riscos e manter um ambiente operacional seguro. O CMMS e o EAM podem oferecer investigações para análise de incidentes ou defeitos recorrentes, rastreabilidade de incidentes e ações corretivas e gerenciamento de mudanças de processos.
Para selecionar e implementar um CMMS eficaz, é necessário considerar fatores funcionais e tecnológicos. Fornecedores e usuários podem usar os termos CMMS e EAM de forma intercambiável neste contexto, o que é aceitável devido à sobreposição de suas capacidades.
Uma das principais considerações funcionais, segundo o analista de TI do IDC, é lidar com as quantidades cada vez maiores de dados: “Com o crescimento constante do número de fontes de dados disponíveis para o gerente do ativo (sensores, dados geoespaciais, dados visuais etc.), gerenciar, mesclar e analisar esses conjuntos de dados com rapidez será um enorme desafio para os profissionais de EAM nos próximos cinco anos”.
A IDC salienta também que o alinhamento das equipes e recursos de desenvolvimento com o gerenciamento de ativos pode ser crítico: “a função muitas vezes tem poucos recursos no que diz respeito a pessoal, treinamento e desenvolvimento. Esta falta de recursos corrói a motivação e cria uma cultura contraproducente entre os funcionários”.
Por fim, a IDC afirma que modernizar as funções do CMMS e do EAM é importante e que “algumas organizações ainda não migraram sistemas e planilhas antigas para funções críticas do EAM, como gerenciamento de pedidos de reparo, agendamento de trabalho e decisões de substituição/reparo”.
O CMMS e as soluções EAM lidam com os desafios funcionais de diversas maneiras, mas uma das principais abordagens tecnológicas é a implementação do CMMS e as soluções EAM hospedados na nuvem como software como serviço (SaaS).
De acordo com a IBM, “na escolha do software de gerenciamento de ativos, as organizações estão cada vez mais propensas a optar pelo software como serviço (SaaS), um modelo de entrega baseado na nuvem, em que o software é hospedado de forma centralizada por um fornecedor e disponível sob demanda”.
O SaaS como abordagem tecnológica resolve alguns fatores funcionais principais:
- Hospedado na novem, o CMMS com SaaS oferece flexibilidade de expansão e contração de acordo com as demandas dos dados. Os usuários se beneficiam pagando somente pelos recursos de dados de que precisam, em vez de fazerem grandes investimentos iniciais para garantir que terão capacidade para atender ao crescente fluxo de dados da instrumentação da IoT, praticamente eliminando os custos de hardware.
- O SaaS pode ajudar a resolver os desafios relacionados a equipes e recursos porque requer muito menos intervenção e suporte da TI do que as implementações no local. Engenheiros de CMMS, administradores de CMMS e equipes técnicas em campo podem gerenciar o sistema por conta própria. Consequentemente, as despesas de capital relacionadas a TI podem ser convertidas em despesas e recursos operacionais.
- Sistemas legados, modernização e uso de tecnologia de ponta para acompanhar as pressões operacionais e de manutenção também são áreas onde o SaaS pode ajudar. As atualizações são feitas pelos provedores de serviços na nuvem, portanto as versões e funcionalidades mais recentes estão sempre aplicadas. Além disso, o SaaS integra novas tecnologias com mais rapidez e menos riscos.
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Fontes
1. A função do CMMS (link fora de ibm.com)
2. O que é CMMS? Absolutamente tudo o que você precisa saber
3. A verdadeira diferença entre CMMS e EAM (link fora de ibm.com)
4. Racionalização e otimização do inventário de MRO (link fora de ibm.com)