O que é um CMMS?

Um CMMS ajuda a otimizar o uso e a disponibilidade de equipamentos físicos, como veículos, máquinas, comunicações, infraestruturas das instalações e outros ativos. Também chamados de CMMIS ou sistema computadorizados de informações de gerenciamento de manutenção, os sistemas de CMMS desempenham um papel crucial em vários setores. Essas indústrias incluem manufatura, produção de petróleo e gás, geração de energia, construção, transporte e outras indústrias em que a infraestrutura física é crítica.

O núcleo do CMMS é o banco de dados. Possui um modelo de dados que organiza informações sobre os ativos que uma organização de manutenção deve manter, incluindo equipamentos, materiais e outros recursos para isso.

As informações no banco de dados do CMMS viabilizam diversas funções do sistema, que viabilizam vários recursos:

Acompanhe as certificações de funcionários e equipamentos disponíveis. Atribua tarefas específicas e monte equipes. Organize turnos e gerencie taxas de pagamento.

Armazene, acesse e compartilhe informações sobre ativos, tais como:

• Fabricante, modelo, número de série e classe e tipo de equipamento
• Custos e códigos associados
• Localização e posição
• Estatísticas de desempenho e tempo de inatividade
• Documentação, vídeo e imagens associadas, como manuais de reparo, procedimentos de segurança e garantias
• Disponibilidade de medidores, sensores e instrumentação da Internet das coisas (IoT)

Normalmente considerada a função principal do CMMS, o gerenciamento de ordem de serviço inclui informações como:

• Número da ordem de serviço
• Descrição e prioridade
• Tipo da ordem (reparo, substituição, agendado)
• Códigos da causa e solução
• Pessoal designado e materiais utilizados

O gerenciamento de ordem de serviço inclui recursos também para:

• Automatizar a geração de ordens de serviço
• Reservar materiais e equipamentos
• Agendar e atribuir funcionários, equipes e turnos
• Consultar o status e monitorar o tempo de inatividade
• Registrar os custos planejados e reais
• Anexar documentação associada, mídia de reparo e segurança

Automatize a criação de ordens de serviço com base no tempo, no uso ou em eventos acionados. Utilize a manutenção preventiva para organizar e associar ativos em várias ordens. Sequencie e programe ordens de serviço preventivas.

Inventarie, distribua e recupere equipamentos e materiais de operação de manutenção e reparo (MRO) em áreas de armazenamento, centros de distribuição e instalações. Gerencie fornecedores, acompanhe os custos do estoque e automatize o reabastecimento

Gere relatórios em todas as categorias de manutenção, como disponibilidade de ativos, uso de materiais, custos de mão de obra e material, avaliações de fornecedores e outros. Analise informações para conhecer a disponibilidade do ativo, as tendências de desempenho, a otimização de inventário de MRO e outras informações para apoiar decisões de negócios e reunir e organizar informações para auditorias.¹

Antes do CMMS, era impraticável ter visibilidade dinâmica e centralizada e gerenciamento automatizado porque os arquivos de papel ocultavam as informações de manutenção, e depois as planilhas as distribuíam.

Grandes empresas começaram a utilizar as primeiras versões do CMMS na década de 1960. Os técnicos utilizavam cartões perfurados e mainframes da IBM para informar registros computadorizados e monitorar as tarefas de manutenção. Na década de 1970, os cartões perfurados cederam lugar às listas de verificação inseridas nos sistemas CMMS pelos técnicos no fim de seus turnos.

O CMMS ganhou maior destaque entre empresas de pequeno e médio portes nas décadas de 1980 e 1990, enquanto os computadores ficavam mais compactos, acessíveis, distribuídos e conectados. Na década de 1990, o CMMS começou a compartilhar informações em redes locais.

Na década de 2000 vimos o surgimento das intranets e da conectividade baseada na web, que expandiram as capacidades do CMMS para uma variedade de dispositivos móveis, aplicações de campo e instalações operacionais.

A última geração de CMMS é baseada na nuvem e de alta mobilidade. Oferece maior funcionalidade com implementação mais rápida, manutenção mais fácil e maior segurança para o dados.²

O termo CMMS costuma ser confundido ou utilizado de forma intercambiável com o gerenciamento de ativos corporativos (EAM). Os dois compartilham funções e objetivos semelhantes, mas são fundamentalmente diferentes. Para discernir as principais diferenças entre CMMS e EAM é bom conhecer um pouco a história do CMMS e a relação entre CMMS, EAM e a gestão de desempenho de ativos.

A evolução do CMMS estabeleceu uma base para o EAM. Basicamente, o EAM contém a funcionalidade do CMMS,³ e suas funções podem se sobrepor. O que o EAM traz para o CMMS, graças em parte à maior conectividade e compartilhamento de informações, é a capacidade de abranger instalações, promover a colaboração entre departamentos e proporcionar integração mais aprofundada com outros sistemas, como o planejamento de recursos empresariais.

Esses recursos dão aos sistemas EAM um contexto de negócios mais amplo que considera o ciclo de vida total do ativo e seu impacto na análise financeira, nas compras, no gerenciamento de processos, no risco e conformidade, no descarte de ativos e outros. Os sistemas de CMMS tendem a se concentrar na disponibilidade dos ativos fixos e no tempo de atividade, automatizando ordens de serviço e fluxos de trabalho, agendando mão de obra, gerenciando materiais e disponibilizando relatórios e auditorias sobre essas tarefas.

CMMS e EAM são essenciais porque facilitam a tarefa dos gerentes e departamentos de manutenção atingirem seu objetivo principal com maior eficiência: tempo de atividade confiável.

Quanto mais tempo as empresas mantêm e executam ativos e equipamentos físicos, maior o valor que entregam. A blogueira da IBM, Sarah Dudley, ressalta: "Quanto mais tempo pudermos manter um equipamento funcionando sem grandes reparos, mais dinheiro pouparemos no longo prazo".²

Proporcionar tempo de atividade de forma confiável significa que as empresas podem aceitar e atender os pedidos, atender às demandas dos clientes, moldar as experiências dos clientes e tomar, de maneira confiante, uma série de decisões relacionadas aos ativos. A IBM relata que uma pesquisa com gerentes de ativos descobriu que 75% dos gerentes citam a confiabilidade do sistema como o principal motivo para investir em EAM.

Benefícios do CMMS:

As informações centralizadas no banco de dados do CMMS permitem que os gerentes e as equipes de manutenção acessem quase instantaneamente os dados dos ativos. Esses dados incluem informações como datas de compra de ativos, registros de manutenção, frequência de avarias, peças utilizadas, classificações de eficiência e outras.

O técnico e outras funções podem personalizar painéis e visualizações para avaliar o status e o progresso praticamente em tempo real. As equipes de manutenção podem descobrir com rapidez onde está um ativo, do que precisa, quem deve trabalhar nele e quando.

A automatização de tarefas como pedidos de peças, reabastecimento de estoque de MRO, agendamento de turnos, compilação de informações para auditorias e outras tarefas administrativas ajuda a economizar tempo, reduzir erros e melhorar a produtividade. Essa abordagem possibilita que as equipes se concentrem em tarefas de manutenção em vez de tarefas administrativas.

Todas as partes envolvidas podem visualizar e rastrear as ordens de serviço. As equipes podem compartilhar detalhes em dispositivos móveis para coordenar o trabalho em campo com os centros operacionais. A distribuição e o uso de materiais e recursos podem ser priorizados e otimizados.

Gerenciar a força de trabalho de campo interna e externa pode ser uma tarefa complexa e cara. Os recursos de CMMS e EAM podem unificar e implementar equipes internas e parcerias externas de maneira econômica. Os mais recentes sistemas EAM oferecem avanços em conectividade, mobilidade, realidade aumentada e blockchain para transformar as operações em campo.

Os dados do CMMS permitem que as operações de manutenção passem de uma abordagem reativa para uma abordagem proativa, possibilitando o desenvolvimento de uma estrategia avançada de manutenção de ativos. Dados derivados de atividades diárias, bem como sensores, medidores e outras instrumentações de IoT, podem oferecer insights sobre processos e ativos, disponibilizar informações para medidas preventivas e disparar alertas antes que o ativo apresente problemas ou tenha um desempenho inferior.

O CMMS pode armazenar documentação, manuais de reparo e mídia que capturam procedimentos de manutenção e vinculá-los aos ativos relevantes. Esta armazenagem e gerenciamento de informações levam a procedimentos e trabalho uniformes. Também garante a preservação e a transferência desse conhecimento para novos técnicos, em vez de perdê-lo quando os funcionários saem.

As auditorias de conformidade podem atrapalhar as operações de manutenção e os negócios com uso intensivo de ativos como um todo. Os dados do CMMS facilitam a auditoria de forma exponencial, gerando respostas e relatórios adaptados às demandas da auditoria.

Em linha com o gerenciamento de conformidade, o CMMS e o EAM oferecem relatórios centrais sobre questões de segurança, integridade e meio ambiente. Os objetivos são reduzir riscos e manter um ambiente operacional seguro. O CMMS e o EAM podem oferecer investigações para análise de incidentes ou defeitos recorrentes, rastreabilidade de incidentes e ações corretivas e gerenciamento de mudanças de processos.

Para selecionar e implementar um CMMS eficaz é necessário considerar fatores funcionais e tecnológicos. Fornecedores e usuários podem utilizar os termos CMMS e EAM de forma intercambiável neste contexto, o que é aceitável devido à sobreposição de suas capacidades.

Uma das principais considerações funcionais, de acordo com o analista de TI do IDC, é lidar com as quantidades cada vez maiores de dados: “Com o crescimento constante do número de fontes de dados disponíveis para o gerente do ativo (como sensores, dados geoespaciais e dados visuais), gerenciar, mesclar e analisar esses conjuntos de dados com rapidez será um enorme desafio para os profissionais de EAM nos próximos cinco anos”.

A IDC salienta também que o alinhamento das equipes e recursos de desenvolvimento com o gerenciamento de ativos pode ser crítico: “a função muitas vezes tem poucos recursos no que diz respeito a pessoal, treinamento e desenvolvimento. Esta falta de recursos corrói a motivação e cria uma cultura contraproducente entre os funcionários”.

Finalmente, a IDC afirma que modernizar as funções do CMMS e do EAM é importante e que “algumas organizações ainda não migraram para sistemas mais modernos e planilhas para funções críticas do EAM, como gerenciamento de pedidos de reparo, agendamento de trabalho e decisões de substituição ou reparo”.

As plataformas CMMS e EAM lidam com os desafios funcionais de várias maneiras. Uma das principais abordagens tecnológicas é implementar soluções EAM e CMMS hospedadas na nuvem como software como serviço (SaaS).

De acordo com a IBM, “a escolha de um software de gerenciamento de ativos, as organizações estão cada vez mais gravitando em direção ao SaaS, um modelo de entrega baseado em nuvem no qual o software é hospedado centralmente por um fornecedor e disponível sob demanda”.

O SaaS como abordagem tecnológica resolve alguns fatores funcionais principais:

• Hospedado na nuvem, o CMMS com SaaS oferece flexibilidade de expansão e contração de acordo com as demandas dos dados. Os usuários têm um benefício pagando apenas pelos recursos de dados de que precisam, em vez de fazerem grandes investimentos iniciais. Esta abordagem garante que haja capacidade para atender ao crescente fluxo de dados da instrumentação da IoT, praticamente eliminando os custos de hardware.
• O SaaS pode ajudar a resolver os desafios relacionados a equipes e recursos porque requer muito menos intervenção e suporte da TI do que as implementações no local. Engenheiros de CMMS, administradores de CMMS e equipes técnicas em campo podem gerenciar o sistema por conta própria. Essa abordagem possibilita a conversão de despesas de capital relacionadas à TI em despesas e recursos operacionais.
• Sistemas legados, modernização e uso de tecnologia de ponta para acompanhar as pressões operacionais e de manutenção também são áreas onde o SaaS pode ajudar. Os provedores de serviços fazem upgrades na nuvem e aplicam de maneira uniforme as versões e funcionalidades mais recentes. Além disso, o SaaS integra novas tecnologias mais rápido e com menos riscos.