O que é gerenciamento de capacidade?

O gerenciamento de capacidade geralmente é confundido com o gerenciamento de recursos. Isso normalmente acontece por dois motivos principais. Primeiro, ambos os termos parecem como se estivessem descrevendo o mesmo tipo de coisa, embora esse não seja o caso. Em segundo lugar, ambos os termos descrevem atividades que devem ocorrer no início da história de uma empresa, durante os primeiros estágios de planejamento conceitual.

Mas gerenciamento de capacidade e gerenciamento de recursos não são frases intercambiáveis. São termos sequenciais e é importante manter a sequência. Durante a etapa de planejamento, o gerenciamento de capacidade é uma atividade fundamental do planejamento, tão importante que geralmente deve preceder a maioria das outras considerações.

Veja a diferença entre os dois:

• O gerenciamento de capacidade é uma determinação de resultado final que procura descobrir se uma empresa planejada será capaz de conduzir a funcionalidade normal de negócios conforme planejado.

• O gerenciamento de recursos é o conjunto de procedimentos e processos que ajuda a estabelecer como os recursos disponíveis são coordenados e os vários detalhes que regem quando e como o trabalho projetado é concluído.   

O gerenciamento de capacidade aborda aspectos do planejamento de recursos e do planejamento de projetos, mas resume suas conclusões a um conjunto de métricas orientadoras — se a empresa planejada será capaz de processar sua alocação projetada de cargas de trabalho e executar as exigências comerciais.

Mas essa é apenas uma parte do gerenciamento de capacidade; a outra parte exige algum forecasting na forma de previsão da demanda futura e como o sistema acomodará esse crescimento antes que esse tempo ocorra e as necessidades futuras se tornem demandas presentes.

Antes de prosseguir, faz sentido delinear os diferentes significados do termo "gerenciamento de capacidade" para evitar possível confusão. Existem na verdade três “ampliações” da palavra, cada uma relacionada a um sentido específico de escala:

• A visão da empresa: essa é a perspectiva "macro" de todo o cenário de operações de uma empresa. Ele é preenchido por vários projetos de clientes, todos eles sendo orientados por parâmetros, necessidades e cronogramas exclusivos de gerenciamento de projetos.

• A visão operacional: no sentido de eficiência operacional, gerenciamento de capacidade significa planejamento de recursos e como o pessoal, materiais e máquinas são regidos pelas leis imutáveis de disponibilidade e capacidade de recursos.

• A visão de TI: considere isso como a visão "micro" do negócio. Aqui, o gerenciamento de capacidade analisa “detalhes técnicos” para monitorar os recursos e como coordená-los com os serviços de TI e a infraestrutura de TI para medir efetivamente os volumes de dados.

Para os fins desta discussão, estamos considerando os três níveis de ampliação simultaneamente, pois é assim que as empresas funcionam. Geralmente, tudo está acontecendo ao mesmo tempo, e múltiplas perspectivas muitas vezes devem ser mantidas simultaneamente.

Gerenciar a capacidade é mais do que simplesmente ficar de olho nos limites de capacidade de armazenamento e garantir que os ativos tenham espaço suficiente para caber. O tratamento eficaz de problemas de capacidade requer a implementação de técnicas de forecasting e o uso de dados e inteligência artificial (IA) para estudar projetos anteriores e planejar novos. Veja a seguir as principais etapas envolvidas nos processos de gerenciamento de capacidade:                                   

• Medição: estudar a capacidade atual dos recursos, medindo o total de vários recursos da empresa e como estão sendo usados.

• Monitoramento: rastreamento da disponibilidade de recursos, como os recursos estão sendo usados atualmente e como foram aproveitados no passado.

• Alocação: priorização de cargas de trabalho e fluxos de trabalho e definição da alocação de recursos de acordo com a disponibilidade de recursos e as demandas urgentes de negócios.

• Recalibração: reaproveitar os dados históricos de projetos passados para ajudar a definir as expectativas do projeto para projetos atuais e futuros.

• Fazer projeções: estimar a capacidade futura e as demandas futuras de recursos em projetos futuros é uma parte essencial do processo de gerenciamento de capacidade.

Diferentes organizações lidam com seus problemas de gerenciamento de capacidade com vários métodos e estratégias. As estratégias a seguir refletem vários níveis de gerenciamento de desempenho.

Há várias maneiras de jogar o jogo do gerenciamento de capacidade empresarial. Uma maneira é implementar uma estratégia de atraso, na qual a organização adapta mais uma postura de negócios descontraída, em vez de uma abordagem mais proativa. As organizações que usam uma estratégia de atraso esperam para aumentar sua capacidade até que a demanda tenha crescido o suficiente.

Nessa estratégia, a empresa não busca se envolver em forecasting da demanda e, em vez disso, aguarda os números sólidos que indicam o aumento da demanda. Esta opção é frequentemente escolhida por empresas com bases sólidas de clientes, mas que podem estar lidando com restrições orçamentárias.

Para as organizações que desejam adotar uma abordagem mais engajada e proativa para o gerenciamento de capacidade, há a estratégia de capacidade de liderança a ser considerada. Aqui, uma empresa aumentará sua capacidade de produção na expectativa da demanda futura.

O benefício óbvio para a organização é que ela estará mais bem preparada para atender a essa demanda futura, caso ela se materialize conforme o esperado. Um exemplo de uma estratégia de capacidade de liderança comumente seguida pode ser encontrado em empresas de brinquedos que ajustam a produção em antecipação à temporada de compras de Natal. Essa abordagem agressiva normalmente depende de forecasting avançado de demanda.

Em um tipo de abordagem híbrida, a estratégia de capacidade média busca ocupar o meio termo entre uma abordagem agressiva (estratégia de capacidade de liderança) e uma abordagem reativa (estratégia de atraso). Assim, a estratégia de capacidade média procura encontrar a capacidade que atenderá à sua demanda média esperada.

De certa forma, isso pode ser uma estratégia arriscada, embora, com base em médias amplas, esse tipo de "ato de equilíbrio", com a capacidade alinhada com o nível esperado de demanda, deva funcionar se as estimativas médias da empresa se mostrarem confiáveis. A qualidade do forecasting da organização é particularmente importante.

A estratégia de capacidade de correspondência é, na verdade, uma modificação da estratégia de capacidade de liderança. A principal diferença é o investimento.

Em uma estratégia de capacidade de liderança, a empresa investe em mais capacidade em antecipação à demanda futura. A estratégia de capacidade de correspondência alcança a maioria dos mesmos objetivos sem definir grandes somas de dinheiro antecipadamente. Em vez disso, a empresa opta por microgerenciar os dados recebidos sobre a demanda atual real e fará os ajustes com base nessas descobertas. A estratégia de capacidade de correspondência depende fortemente da observação de tendências de mercado emergentes e em evolução e de basear ações rápidas nos dados resultantes.

Há pelo menos meia dúzia de motivos para as organizações recorrerem a estratégias e soluções eficazes de gerenciamento de capacidade:

• Menos esgotamento dos funcionários: o gerenciamento de capacidade ajuda a limitar o esgotamento dos membros da equipe, permitindo que a empresa saiba quando precisar contratar mais trabalhadores.

• Melhor utilização e alocação de recursos: duas das principais métricas que o gerenciamento de capacidade monitora são a utilização de recursos e a alocação de recursos. Por meio delas, as organizações podem ajustar o desempenho e aumentar a economia de custos.

• Gerenciamento de inventário mais tranquilo: os problemas típicos da cadeia de suprimentos geralmente podem ser resolvidos quando um gerenciamento de inventário mais eficaz é habilitado por meio do suporte cuidadoso fornecido pelo gerenciamento de capacidade.

• Uma visão abrangente dos recursos humanos: ao implementar princípios de gerenciamento de capacidade, as empresas podem obter uma visão mais completa do talento empresarial, incluindo as capacidades esperadas e as limitações dos membros da equipe.

• Melhor orçamento e tomada de decisão: o objetivo é tomar as decisões mais inteligentes possíveis. O gerenciamento de capacidade apoia isso, permitindo que as organizações tomem decisões informadas por dados e elaborem orçamentos realistas.

• Maior eficiência de produção: a eficiência recebe um aumento geral quando os ciclos de produção são programados com antecedência com planejamento e gerenciamento de capacidade.

O gerenciamento de capacidade eficaz encontra maneiras de impedir alguns desafios persistentes que podem afetar negativamente a eficiência:

• Gargalos: como um engarrafamento tão apertado que nenhum veículo consegue migrar, um gargalo é um ponto de falha no qual a capacidade diminui e não consegue sustentar a demanda. Os resultados são atrasos no processamento e interrupções na funcionalidade. Muitas causas possíveis podem estar na raiz dos gargalos, a maioria envolvendo algum tipo de problema de sincronização. Por exemplo, as cargas de trabalho estão chegando mais rápido do que podem ser absorvidos adequadamente, ou alguma parte do processo está funcionando antes do previsto e além do que foi determinado durante o planejamento de capacidade. A detecção de gargalos é alcançada verificando recursos com taxas de utilização de baixa capacidade.

• Escassez: quando a capacidade operacional de um sistema não consegue acompanhar a demanda, ocorre uma escassez. A escassez acontece por inúmeras razões. A primeira e principal delas pode ser a de que o sistema simplesmente não tem capacidade suficiente para atender à demanda. Ou pode haver uma escassez de mão de obra que compõe a situação, ou um problema mecânico ou de computação com o maquinário normalmente usado. Da mesma forma, a falta de matérias-primas de produção ou a presença de flutuações de qualidade podem desencadear escassez. É por isso que as empresas não medem esforços para criar planos de gerenciamento de capacidade e implementar dados em tempo real em suas práticas de forecasting.

Várias ferramentas de gerenciamento de capacidade são de uso popular, incluindo as seguintes:

• Excel: o principal programa de banco de dados da Microsoft possui várias ferramentas para gerenciamento de capacidade, como multithreading (que reduz os tempos de cálculo) e otimização do uso de memória.

• Float: o Float é uma ferramenta de planejamento de capacidade que oferece visualizações em tempo real da disponibilidade da equipe, proporcionando às equipes os meios para a otimização da carga de trabalho. O Float cancela automaticamente os cálculos de capacidade.

• Jira: as equipes ágeis dependem do Jira por vários motivos. O Jira mantém dashboards para usuários individuais, bem como atividades da equipe, e garante que todos os stakeholders tenham acesso aos dados da equipe.

• Kantata: a Kantata Software lida com serviços profissionais e gerenciamento de serviços. Seu banco de dados classifica as habilidades da equipe e fornece sugestões de recursos para variáveis como preços.

• Runn: o Runn ajuda seus usuários a planejar projetos e manter os recursos necessários para prever a demanda de recursos, para que os níveis de serviço esperados possam ser mantidos sempre.