Alocação de recursos versus utilização de recursos: qual é a diferença?

A alocação refere-se ao agendamento, organização e atribuição de tarefas, enquanto a utilização se refere à medição estratégica do desempenho geral dos recursos.

A alocação de recursos ocorre quando as empresas alocam recursos efetivos em relação aos objetivos desejados. Isso geralmente envolve gerentes de projeto atribuindo tarefas específicas aos membros da equipe ou a um recurso do projeto para alocar a carga de trabalho necessária para a organização e o planejamento do projeto. O gerenciamento eficaz de um cronograma e das dependências internas ou externas do projeto pode evitar o aumento do escopo e aumentar a lucratividade.

Embora muitas empresas ainda usem ferramentas tradicionais de alocação de recursos para prever (como planilhas do Excel), você precisa de uma ferramenta avançada de gerenciamento de recursos e um software de gerenciamento de projetos (PMS) para tomar decisões mais rápidas, obter insight sobre a melhor maneira de organizar tarefas e alocar recursos de forma eficaz. o escopo de um projeto.

A utilização de recursos difere da alocação de recursos, pois é um KPI que mede a eficiência de uma equipe em relação à forma como está usando seus recursos disponíveis. Em outras palavras, a utilização de recursos cria KPIs que medem o desempenho e o esforço em um período de tempo ou capacidade disponível.

A utilização ideal de recursos e a alocação inteligente de recursos permitem que os gerentes de projeto prevejam a disponibilidade de recursos em várias categorias. Essa consciência permite que as equipes planejem estrategicamente os cronogramas da força de trabalho e façam esforços corretivos em tempo real para garantir a integridade ideal de novos projetos.

Tanto a alocação quanto a utilização de recursos são áreas do gerenciamento de projetos que, quando usadas em conjunto e aumentadas com software de gerenciamento de recursos, podem sustentar o crescimento, aumentar os lucros, melhorar a produtividade e aprimorar os resultados financeiros de uma empresa.

A alocação de recursos por si só, embora necessária para qualquer novo projeto, não fornece a visão completa de que os gerentes de projeto precisam ser proativos e estratégicos em sua tomada de decisão. Isso é o que distingue a utilização de recursos e é a razão pela qual seu papel no sucesso de um projeto é essencial.

As soluções de utilização de recursos podem rastrear os esforços de utilização de uma equipe em vários níveis, para oferecer uma visão unificada, em tempo real e abrangente que mede estrategicamente a eficácia dos recursos.

A utilização geral dos recursos monitora o tempo real alocado em relação ao total de horas disponíveis. Outras categorias também podem ser calculadas, como horas faturáveis, horas não faturáveis e tempo de utilização de Recursos estratégicos. Todas essas categorias de rastreamento de tempo são divididas contra a capacidade total de recursos disponíveis.

A clareza obtida com a utilização de recursos sobre o número real de horas trabalhadas em relação ao número de horas planejadas nas categorias de projetos e operacionais permite um planejamento estratégico de capacidade que pode maximizar a força de trabalho, aumentar os recursos faturáveis e otimizar a utilização de uma equipe para entregar resultados no prazo .

Monitorar a utilização de uma equipe e rastrear a produtividade do desempenho individual oferece aos gerentes de projeto um dos principais KPIs para um gerenciamento de recursos eficaz. Esses cálculos ajudam a evitar uma alocação excessiva de recursos.

A alocação excessiva de agendamento de recursos pode levar a uma quantidade de horas de trabalho que causam esgotamento dos funcionários, e não ter os recursos certos para utilizar eficazmente o tempo do projeto pode desencadear atrasos não planejados. É por isso que é importante ser capaz de medir com precisão a utilização e a provisão adequadamente.

Uma fórmula típica de utilização de recursos é calculada dividindo o tempo real ou alocado pela capacidade do recurso. Uma taxa de utilização permite que os gerentes de projeto acompanhem o desempenho dos recursos e criem relatórios de utilização de recursos. Os resource managers podem, então, calcular as tarefas faturáveis em novos projetos e se envolver no planejamento estratégico de capacidade.

Para otimizar o desempenho das aplicações e evitar gargalos e problemas futuros, as empresas precisam estimar corretamente os requisitos de recursos. No entanto, as abstrações complexas e de várias camadas das aplicações dificultam a compreensão de quais recursos estão viabilizando ou atrasando quais aplicações.

O forecasting via métodos tradicionais em ambientes dinâmicos pode levar à alocação excessiva. Além disso, as ferramentas tradicionais de operações podem levar a recursos ineficientes, o que pode desacelerar o processo de transformação digital.

À medida que os ambientes digitais ágeis crescem em complexidade e as infraestruturas produzem continuamente quantidades recordes de novos dados, é necessária um gerenciamento de recursos mais inteligente.

Uma abordagem orientada por AIOps, na qual as empresas alocam recursos de forma inteligente e com visibilidade completa em todos os sistemas, permite que as empresas permaneçam relevantes. Implementar soluções que funcionam em todos os sistemas pode reduzir os gastos, lidando com os problemas antes que ocorram, eliminando futuros problemas de recursos de aplicações ao ser capaz de interpretar padrões e isolar incidentes, transformando o desempenho das aplicações com menos esforço.

O Turbonomic Application Resource Management fornece uma solução de software impulsionada por IA que economiza tempo e aumenta a produtividade, permitindo que as equipes aproveitem os dados de suas aplicações e gerem ações de recursos inteligentes e automatizadas em um ambiente de nuvem híbrida full stack.

Com soluções inteligentes de gerenciamento de recursos de aplicações, uma equipe de projeto pode receber continuamente ações recomendadas com base em métricas reais de tempo de execução e métricas de microsserviços, validar essas ações confiáveis e participar de automações de tomada de decisão que trabalharão continuamente para alcançar uma utilização bem-sucedida de recursos com base nos dados da aplicação.

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