Smartere kommunikasjon for Smartere Bedrifter – «You’ve got m@il»

Share this post:

Den 7. mai er e-post-fri-dag hos IBM. Hvorfor det?

You’ve got mail – et nostalgisk tilbakeblikk

Du husker kanskje den romantiske komedien med Meg Ryan og Tom Hanks i hovedrollene? Det meste var ganske forutsigbart og tradisjonelt. Unntatt én faktor. Mailen sto sentralt i plottet. Filmen kom ut i 1998, og mail var tydeligvis en svært trendy kommunikasjonsform.

Jeg fikk min første mailkonto på barneskolen. Den ble sjekket jevnlig (les: i hvert fall en gang i uka), da hos en venninne som var så heldig å ha tilgang til internett. Lykken var en ulest mail i innboksen – den var stort sett fra den samme venninnen som jeg sjekket mailen hos – sett at det ikke var en gutt jeg hadde møtt på Norway Cup.

Tidene har endret seg. Mailboksen har gått fra å være som en tradisjonell postkasse – (du åpnet all mail, du kunne kun sjekke den når i du var i nærheten av noe stasjonært og innholdet bestod stort sett av avsendere man kjente) til en slags informasjonsoverloadcontainer.

Eksempel: Jeg så tilfeldigvis jobbmailboksikonet på iPhonen til en venninne og ikonet meldte om over tusen uleste mails (!). Hun forklarte at mailene var fra sidemannen, sjefen, kollegaer som sitter i andre land, nyhetsbrev og ulike tråder hvor hun var en av femti cc.

Det slo meg: Naboen eller mamma vil jo aldri sende mail til meg? Til og med nyhetsbrev fra medlemsorganisasjoner har sluttet å spamme meg med daglige oppdateringer? Hvorfor?

Jobbe mer sosialt!

Min teori er at privatmailboksen brukes mindre fordi man bruker andre kommunikasjons forum som passer bedre. Avtale et møte? – Facebook melding. Finne en dato som passer for alle? Doodle. Holde kontakt med venninneklubben? WhatsApp-gruppe. Planlegge utdrikkingslag eller reunion? Facebook gruppe. Følge med på favoritt bandet? Like siden deres. Gi en rask beskjed? Chat. Fortelle om noe viktig som har skjedd? Status oppdatering på Facebok eller bilde på instagram. Finne ut hvordan en person jeg har hørt om i faglig sammenheng ser ut? LinkedIn. Og listen bare fortsetter…

Hvordan har det seg at privat kommunikasjon er blitt mer effektiv og målrettet, mens kommunikasjon på jobb fortsatt foregår via mail?

Det trenger ikke være slik. Stadig flere selskaper tar i bruk sosial teknologi. Resultatene er klare: Ifølge McKinsey er selskaper som tar i bruk sosial teknologi på jobb 25 % mer effektive. Da jeg begynte IBM ble jeg raskt introdusert for Connections. Connections er IBMs interne samhandlingsverktøy og dekker alle formene for kommunikasjon man har behov for. Istedenfor å sende en mail med tjue vedlegg til tjue mennesker direkte og flere på kopi, deles en fil i Connections. Da har alle som skal ha tilgang på filen, uten at mailboksene nedlesses. Attpåtil slipper man «reply to all» -runddansen for å si takk/klarer ikke laste ned x på grunn av feil formatering. I Connections jobber jeg direkte i aktiviteter – alle i gruppen kan se hva jeg gjør, alle vet hvem som har ansvaret for aktiviteten og jeg får beskjed om frister. Connections dekker alle former for samhandling på samme måte som – LinkedIn/ Facebook/ dropbox/ Google search/ whatsApp/ chat etc. etc.

Og ikke bare det – Connections er i tillegg sikkert.

For å gjøre en lang historie litt kortere: dette er grunnen til at den 7.mai er mail-fri dag i IBM. Selv om jeg bruker Connections daglig, er det ikke alle som gjør det.  Den vanligste forklaringen på hvorfor noen kollegaer vegrer seg mot å jobbe i Connections er at de synes “ting er fint som de er” og de “har ikke tid til å lære seg noe nytt”. Med andre ord: de samme unnskyldningene som blir og ble brukt for å slippe å ta i bruk hvilken som helst ny teknologi: smarttelefon, fasttelefon, PC, skrivemaskin osv. Det er vanskelig å se nytten av noe man ikke har gitt et skikkelig forsøk!

Den mailfrie dagen vil gi enda flere i IBM et lite dytt inn i Connections og ut av mailboksen. Jobb mer effektivt, dele mer kunnskap og kommuniser smartere.

En mail-fri dag er ikke et tiltak for å erstatte mail. Men det er et tiltak for å gjøre mailen til et mer effektivt kommunikasjonsmiddel.

Og med tid vil kanskje vil meldingen You’ve got mail igjen føre til en slags nysgjerrighet og spenning – også på jobb.