ما المقصود بالبيانات الوصفية؟

التعريف البسيط للبيانات الوصفية هو أنها "بيانات عن البيانات". أي أنها توفر تفاصيل حول بيانات منفصلة عن محتوى البيانات نفسها. على سبيل المثال، يشكل جدول طلبات العملاء الأخيرة مجموعة بيانات، بينما تُعد المعلومات حول مجموعة البيانات هذه - مثل من يملكها أو نوع الملف - هي البيانات الوصفية.

لكل نوع من أنواع البيانات الوصفية وظائف مختلفة. على سبيل المثال، قد تتضمن البيانات الوصفية الوصفية للمستندات اسم المؤلف وتاريخ الإنشاء وحجم الملف والكلمات الرئيسية. قد تصف البيانات الوصفية التقنية لقاعدة بيانات علائقية بنية الجداول وأنواع البيانات والعلاقات بين الجداول.

نظرًا إلى الكمية الهائلة من البيانات التي تتعامل معها الشركات في الوقت الحالي، أصبحت البيانات الوصفية لا غنى عنها. فهي تعزز إمكانية الوصول إلى البيانات، ما يسهل التنقل بين مجموعات البيانات الكبيرة وتحويل المعلومات غير المنسقة إلى معارف عملية. على سبيل المثال، يمكن لشركات البيع بالتجزئة استخدام البيانات الوصفية للعثور بسرعة على بيانات مبيعات شهر معين، مع تصفيتها حسب فئة المنتج والمنطقة، من دون الاضطرار إلى البحث في جميع بياناتها.

البيانات الوصفية ضرورية لحوكمة البيانات وإدارتها. في الواقع، توصلت شركة Gartner إلى أن الشركات التي لا تتبع نهجًا قائمًا على البيانات الوصفية في تحديث تقنية المعلومات يمكن أن تنفق زيادة تصل إلى 40% على إدارة البيانات.¹

تعتمد الأنظمة مثل قواعد البيانات والمكتبات الرقمية ومنصات إدارة المحتوى على البيانات الوصفية لفرز البيانات واسترجاعها وإدارتها. عندما تكون البيانات منظمة جيدًا، يمكن للمؤسسات زيادة قيمتها لمبادرات الأعمال المهمة، بما في ذلك مشاريع ذكاء الأعمال (BI) والذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML).

تساعد البيانات الوصفية على ضمان جودة البيانات وسلامتها. وتعزز جهود تتبع تدفقات البيانات وتدعم الامتثال للوائح، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA).

يمكن أن يكون مفهوم البيانات الوصفية، في بعض الأحيان، غريبًا بعض الشيء. ولكي نجعل الأمر أكثر وضوحًا، فلنأخذ كتابًا كمثال. ستكون البيانات الوصفية في هذا المثال هي المؤلف والعنوان وتاريخ النشر وجدول المحتويات. هذه الأشياء لا توضح البيانات الفعلية – أي نص الكتاب - ولكنها توفر تفاصيل أساسية لتصنيف الكتاب ومعرفة أساسياته.

تمامًا كما قد يبحث أمين مكتبة أو باحث في آلاف العناوين باستخدام اسم المؤلف، يمكن أن يبحث علماء البيانات أو المستخدمون الآخرون في مجموعات كبيرة من البيانات باستخدام البيانات الوصفية.

ومن دون هذه المعلومات، سيواجه المستخدمون كميات هائلة من البيانات - ما يصل إلى مئات الآلاف من الصفحات غير المصنفة من النصوص – من دون القدرة على فرزها أو تنظيمها. وبعبارة أخرى، ستفقد البيانات، مثل الكتب، سياقها ووظيفتها تمامًا.

توجد أنواع عديدة من البيانات الوصفية، والتي تصف جميعها جوانب مختلفة من البيانات. على سبيل المثال، قد تصف أنواع مختلفة من البيانات الوصفية محتوى ملف الكمبيوتر أو هيكله أو أذون الوصول إليه.

ومن أشهر أنواع البيانات الوصفية ما يلي:

• البيانات الوصفية
• البيانات الوصفية الهيكلية
• البيانات الوصفية الإدارية
• البيانات الوصفية التقنية
• البيانات الوصفية للحفظ

توفر البيانات الوصفية معلومات أساسية حول البيانات، مثل عنوان الملف واسم المؤلف والكلمات الرئيسية والملخص.

تُستخدم البيانات الوصفية بشكل شائع على منصات التواصل الاجتماعي ومحركات البحث وكتالوجات البيانات لأنها تساعد على تسهيل عملية البحث عن البيانات. فعلى LinkedIn، على سبيل المثال، يمكن أن تساعد البيانات الوصفية — مثل المسمى الوظيفي للمستخدم وتعليمه ومهاراته — على فرز الملفات الشخصية وتحديدها.

البيانات الوصفية الدلالية، على الرغم من أنها من الناحية التقنية إطار عمل أكثر من كونها نوعًا من أنواع البيانات الوصفية، إلا أنها يمكن أن تُكمل البيانات الوصفية الوصفية. تحدد البيانات الوصفية الدلالية العلاقات بين نقاط البيانات وتضيف معنى سياقيًا.

على سبيل المثال، إذا كانت مجموعة البيانات تحتوي على مصطلح "سيارة"، فيمكن أن توضح البيانات الوصفية الدلالية كيفية ارتباط "السيارة" بمصطلحات أخرى مثل "مركبة" أو "سيارة دفع رباعي".

تحدد البيانات الوصفية الهيكلية كيفية تنظيم عناصر البيانات وربطها ببعضها. على سبيل المثال، على مواقع الويب، تحدد البيانات الوصفية الهيكلية كيفية ارتباط الصفحة الرئيسية بالصفحات الفرعية الأخرى وتصنيفها إلى أقسام. 

تساعد البيانات الوصفية الهيكلية أيضًا الأنظمة على تنظيم البيانات المعقدة، على غرار الطريقة التي يساعد بها جدول المحتويات على توجيه القراء عند قراءة الكتاب.

غالبًا ما توجه التصنيفات – وهي الأنظمة المنظمة لتصنيف البيانات - البيانات الوصفية الهيكلية. على سبيل المثال، قد يستخدم أحد متاجر التجزئة تصنيفًا بعينه عند تصنيف منتجات مختلفة، ويدرج "الهواتف المحمولة" ضمن "الإلكترونيات" ويدرج "القمصان" ضمن "الملابس".

توفر البيانات الوصفية الإدارية معلومات حول ملكية البيانات وأذونات الوصول إليها وسياسات الاحتفاظ بها. على سبيل المثال، قد توضح بالتفصيل مَن أنشأ البيانات، ومَن يمكنه تعديلها، ومدة تخزينها.

يمكن أن تساعد البيانات الوصفية الإدارية أيضًا على ضمان الامتثال للقواعد القانونية والتنظيمية من خلال إنشاء سجل الوصول إلى البيانات وإدارة جداول الاحتفاظ بها. كما أنها تؤدي دورًا حاسمًا في إدارة البيانات الوصفية للحفظ، ما يساعد على ضمان بقاء البيانات متاحة وقابلة للاستخدام بمرور الوقت.

تصف البيانات الوصفية التقنية التفاصيل التقنية لملف البيانات، مثل نوع الملف ومعلومات التشفير ومكان التخزين. على سبيل المثال، قد تتضمن البيانات الوصفية التقنية للصور درجة دقتها وحجم الملف وتنسيق الملف وملف تعريف الألوان.

وتساعد البيانات الوصفية التقنية أيضًا على ضمان تخزين البيانات ومعالجتها وعرضها بشكل صحيح عبر الأنظمة والمنصات المختلفة، مثل أنظمة إدارة المحتوى أو حلول التخزين على السحابة.

على سبيل المثال، تتضمن البيانات الوصفية التقنية معلومات مهمة تحتاجها الأنظمة والبيئات المختلفة من أجل تفسير البيانات وعرضها بدقة، مثل درجة الدقة المناسبة لعرض الصور.

تساعد البيانات الوصفية للحفظ على ضمان قابلية استخدام البيانات وإمكانية الوصول إليها على المدى الطويل. وتتضمن تفاصيل حول آخر عملية نسخ احتياطي لمجموعة البيانات وإستراتيجيات الحفاظ على البيانات، مثل نقل البيانات إلى تنسيقات جديدة مع تطور التقنيات لتجنب أن تصبح قديمة.

على سبيل المثال، قد تستخدم إحدى مؤسسات الرعاية الصحية البيانات الوصفية للحفظ لتحويل سجلات المرضى من الأنظمة القديمة إلى تنسيقات السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) الحديثة من أجل تسهيل إمكانية الوصول إليها وتحقيق الامتثال.

تُعد البيانات الوصفية للحفظ مهمة في مجالات مثل الرعاية الصحية والخدمات القانونية، حيث ينبغي للمؤسسات الاحتفاظ بالبيانات لفترات طويلة من أجل تحقيق الامتثال لقواعد ولوائح معينة.

نظرًا إلى أن البيانات الوصفية ضرورية لتنظيم البيانات والبحث عنها وتسهيل الوصول إليها، فهي مهمة في كل خطوة من خطوات عملية إدارة البيانات، بدءًا من إنشاء البيانات وتخزينها وحتى استرجاعها وأرشفتها.

فيما يلي تفصيل لكيفية ملاءمة البيانات الوصفية لكل خطوة من خطوات عملية إدارة البيانات.

تساعد معايير البيانات الوصفية ومخططاتها على ضمان اتساق مجموعات البيانات، ما يُسهل على الأنظمة والمستخدمين فهم البيانات ومشاركتها.

يُحدد معيار البيانات الوصفية كيفية إنشاء البيانات الوصفية واستخدامها عبر الأنظمة المختلفة. ثمة معياران معترف بهما على نطاق واسع للبيانات الوصفية هما Dublin Core وISO 19115.

• Dublin Core هو معيار بسيط ومستخدم على نطاق واسع لوصف الموارد الرقمية. ويضم عناصر البيانات الوصفية الأساسية مثل "العنوان" و"اسم المؤلف" و"التنسيق". غالبًا ما يُستخدم هذا المعيار في المكتبات الرقمية والأرشيفات بهدف المساعدة على تنظيم المجموعات المادية والرقمية.

• يهتم معيار ISO 19115 بوصف البيانات الجغرافية المكانية. ويساعد على ضمان التوثيق الموحد لمجموعات البيانات الجغرافية، بما في ذلك تفاصيل عن جودة البيانات والبُعد الجغرافي والمنهجية. هذا المعيار مهم للمجالات المعنية برسم الخرائط ومسح الأراضي والرصد البيئي.
  

مخطط البيانات الوصفية هو مخطط يساعد على تنفيذ معايير البيانات الوصفية. ويساعد على ضمان تنظيم عناصر البيانات الوصفية وتنسيقها واستخدامها بشكل متسق. على سبيل المثال، سيحدد المخطط المستند إلى معيار Dublin Core كيفية تنسيق العناصر مثل "العنوان" و"الموضوع" من أجل تحقيق الاتساق عبر المنصات.

البيانات الوصفية مهمة للأنظمة والتقنيات التي يعتمد عليها الناس في كل يوم، بدءًا من محركات البحث وحتى نماذج الذكاء الاصطناعي. وعلى وجه التحديد، تدعم البيانات الوصفية ما يلي:

• إمكانية الوصول إلى البيانات
• تكامل البيانات
• الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML)
• هندسة البيانات

في الوقت الحالي، أصبحت المؤسسات لديها كميات هائلة من البيانات، لكن هذا لا يعني الكثير إذا لم يتمكن الناس من استخدام هذه البيانات. في الواقع، تشير تقارير IBM Data Differentiator إلى أن ما يصل إلى 68% من بيانات المؤسسات لا تخضع للتحليل على الإطلاق. يرجع سبب ذلك غالبًا إلى أن الناس لا يعرفون أن هناك بيانات متاحة أو لأن الصوامع تمنعهم من الوصول إليها.

تُسهل البيانات الوصفية على المستخدمين عملية التنقل عبر منظومات البيانات المعقدة. تساعد البيانات الوصفية على تنظيم مجموعات البيانات وتسميتها وتصفيتها وفرزها حتى يتمكن المستخدمون والأنظمة من استرجاع المعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة. من دون إدارة البيانات الوصفية إدارة جيدة، فسيكون العثور على البيانات الصحيحة عبر أنظمة متعددة شبيهًا بالبحث عن إبرة في كومة قش. 

تجمع المؤسسات البيانات من مصادر متعددة - التطبيقات ومواقع الويب والمتاجر الرقمية والتقليدية وبوابات العملاء وغير ذلك الكثير. تُعرف عملية دمج كل هذه المعلومات بتكامل البيانات، والذي يمكن أن يُشكل تحديًا كبيرًا.

تساعد البيانات الوصفية على توحيد تنسيقات البيانات وتحديد العلاقات بين مجموعات البيانات، ما يسمح بتدفق البيانات بسلاسة بين الأنظمة. تُعد عملية تكامل البيانات عملية مهمة بشكل خاص لتحليلات البيانات وجهود ذكاء الأعمال (BI)، حيث يعتمد اكتساب المعارف الدقيقة على البيانات الواردة من منصات مختلفة تعمل في تناسق.

على سبيل المثال، قد تستخدم شركة البيع بالتجزئة البيانات الوصفية لربط بيانات مشتريات العملاء من المعاملات الإلكترونية والمعاملات في المتاجر التقليدية. ويتيح ذلك للشركات إمكانية تحليل مجموعات البيانات معًا من أجل التوصل إلى تنبؤات تسوق أكثر دقة واستنارة. ويمكن أيضًا أن يساعد على تحسين إدارة المخزون ودعم الإستراتيجيات التسويقية الجديدة.

تعتمد مشاريع الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي على البيانات المنسقة والمنظمة جيدًا من أجل تعزيز دقة التدريب والنتائج. تدعم البيانات الوصفية هذه العملية عن طريق تسمية البيانات وتصنيفها، ما يساعد النماذج على التعلم ويوفر السياق اللازم لاكتساب المعارف.

كما أن عملية إعداد البيانات لهذه التقنيات غالبًا ما تكون عملية طويلة. تشير تقارير شركة Gartner إلى أن العملاء يقضون حوالي 90% من وقتهم في إعداد البيانات، وترتفع النسبة إلى 94% في المجالات المعقدة.¹ يمكن أن تساعد الإدارة الفعالة للبيانات الوصفية على تبسيط عملية إعداد البيانات ومساعدة العملاء على التركيز على التحليل بدلاً من تنظيم البيانات.

الشركات لديها كميات هائلة من البيانات المتعلقة بكل شيء بدءًا من معاملات العملاء ومخزون المنتجات وحتى العمليات الداخلية والأبحاث الخاصة. ينبغي تنظيم هذه البيانات في منظومة بيانات متماسكة حتى يتمكن المستخدمون والتطبيقات من الوصول إليها عندما يحتاجون إليها.

البيانات الوصفية هي أساس منظومة البيانات. فهي تعمل كمخطط يوجه كيفية تنظيم البيانات وتخزينها والوصول إليها عبر الأنظمة. وهي توفر معلومات تساعد على تشغيل عمليات البيانات بكفاءة، وتوحيد كيفية تدفق البيانات عبر النظام وتحسين قابلية التوسع.

يمكن أن تقلل البيانات الوصفية أيضًا من التكرارات من خلال تحديد العلاقات بين مجموعات البيانات بحيث لا تحتاج المؤسسات إلى تخزين البيانات نفسها في أماكن متعددة.

تُستخدم البيانات الوصفية على نطاق واسع عبر المجالات من أجل تعزيز عملية تنظيم البيانات وتسهيل الوصول إليها وحوكمتها. تشمل التطبيقات العملية للبيانات الوصفية ما يلي:

• إدارة قواعد البيانات: تساعد البيانات الوصفية على إدارة قواعد البيانات وتنظيمها من خلال منح المستخدمين طريقة لتصفية نقاط البيانات ومجموعات البيانات وتمييزها وفرزها وربطها. يمكن أن تدعم أيضًا طبقة البيانات الوصفية المشتركة بين قواعد البيانات المهام الأكثر تقدمًا، مثل الاستعلام عن مجموعات البيانات عبر الأنظمة المختلفة.

• حوكمة البيانات والامتثال: تتبع البيانات الوصفية الإدارية الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات أو تعديلها أو حذفها، وهو أمر ضروري في المجالات الخاضعة للوائح. تُنشئ هذه البيانات الوصفية مسارات تدقيق للبيانات الحساسة، والتي يمكن أن تساعد المؤسسات على الامتثال للوائح مثل اللائحة العامة لحماية البيانات وقانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA).

• تحسين محركات البحث (SEO): تعتمد محركات البحث على البيانات الوصفية المضمنة في عناوين HTML - مثل وسوم العناوين والأوصاف التعريفية - لترتيب صفحات الويب. تساعد البيانات الوصفية الدقيقة على ضمان فهرسة محتوى الويب بشكل صحيح وظهوره في نتائج البحث ذات الصلة، ما يعزز من نسبة ظهوره.

• الأمن الإلكتروني: في مجال التحقيقات الرقمية والاستجابة للحوادث، يمكن أن تساعد البيانات الوصفية على تتبع مصدر الملفات وتعديلاتها وإمكانات الوصول إليها. يمكن للمحققين استخدام البيانات الوصفية لإعادة بناء الجداول الزمنية للهجمات الإلكترونية وتحليل أصول البيانات كأدلة رقمية.

• وسائل التواصل الاجتماعي: تستخدم المنصات مثل Facebook وX البيانات الوصفية لتنظيم المنشورات واقتراح المحتوى. يمكن أن تساعد البيانات الوصفية مثل الوسوم والموقع الجغرافي المستخدمين على العثور على المعلومات ذات الصلة ومشاركتها.

• معارف المستهلكين: تستخدم متاجر التجزئة البيانات الوصفية لتتبع تفاعلات العملاء، وإنشاء توصيات مخصصة للمنتجات، وتوجيه الإعلانات. على سبيل المثال، إذا تبين على أحد متاجر التجزئة الرقمية أن أحد المستخدمين يتصفح باستمرار صفحات منتجات التجميل، فقد يقترح المتجر المزيد من منتجات التجميل أو ما شابهها.

• إدارة الحقوق: تحتوي البيانات الوصفية الإدارية على معلومات حول حقوق الاستخدام واتفاقيات الترخيص، والتي يمكن للمؤسسات استخدامها لتتبع مدى الامتثال لقوانين حقوق النشر وتنظيم الملكية الفكرية بشكل عام. على سبيل المثال، قد تتضمن البيانات الوصفية الإدارية لصورة ما معلومات حول ما إذا كان بإمكان شخص آخر أو مؤسسة أخرى استخدام تلك الصورة لأغراض تجارية.

إدارة البيانات الوصفية هي عملية تنظيم البيانات الوصفية وتحسينها واستخدامها لتحسين إمكانية الوصول إلى بيانات المؤسسات وتعزيز جودتها. تشمل الأغراض الشائعة من إدارة البيانات الوصفية توحيد تنسيقات البيانات الوصفية وتحديد سياسات حوكمة البيانات وأتمتة عملية إنشاء البيانات الوصفية.

غالبًا ما تكون مستودعات البيانات الوصفية ذات أهمية بالغة لهذه العملية. وهي بمثابة نقطة مرجعية موحدة تساعد على ضمان امتثال البيانات الوصفية وتحديثها عبر الأنظمة. 

تُطبق عملية إدارة البيانات الوصفية أيضًا في كثير من الأحيان الأتمتة من خلال استخدام القوالب وواجهات برمجة التطبيقات، وذلك بهدف تقليل الأخطاء اليدوية وتسريع عملية معالجة البيانات الوصفية. يمكن أن تُسهل الأتمتة أيضًا عملية معالجة مجموعات البيانات الكبيرة بكفاءة وبأخطاء أقل. 

تساعد إدارة البيانات الوصفية على تعزيز جهود إدارة البيانات وتبسيطها. وعلاوة على ذلك، فإن ظهور الذكاء الاصطناعي - والدور الأساسي الذي تؤديه البيانات الوصفية في التعلم الآلي وأنظمة الذكاء الاصطناعي – يؤكد على الأهمية المتزايدة لإدارة البيانات الوصفية.