أتمتة أوامر الشراء

فبدلاً من الاعتماد على العمليات اليدوية مثل ملء النماذج الورقية وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وملاحقة الموافقات، تعمل الأتمتة على تبسيط هذه المهام بأقل قدر من التدخل البشري. ما يستغرق عادة من 2 إلى 3 أيام في عملية أمر الشراء اليدوي يمكن إكماله في بضع ساعات فقط من خلال الأتمتة.

يتكامل حل أتمتة أوامر الشراء عادةً مع أنظمة الأعمال الأساسية مثل منصات المحاسبة وإدارة المخزون. إنه يمثل خطوة أساسية نحو مبادرات أوسع مثل أتمتة الشراء، وأتمتة عملية من الشراء إلى الدفع (P2P)، وأتمتة العمليات التجارية وتحسين سلسلة التوريد. وتستخدم هذه المجالات بشكل متزايد التقنيات المتقدمة، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي، لتبسيط العمليات وأتمتتها عبر سلسلة التوريد.

عند دمجها في نظام بنائي أكبر، تعمل أتمتة أوامر الشراء على تحسين الرؤية طوال دورة حياة المشتريات. توفر التحديثات في الوقت الفعلي والبيانات المركزية لصانعي القرار رؤى أعمق حول أنماط الإنفاق وأداء الموردين واحتياجات الشراء المستقبلية.

وقد وجد تقرير حديث أن المؤسسات التي تتبنى نماذج تشغيلية متكاملة تكون في وضع أفضل لاتخاذ قرارات الشراء القائمة على البيانات باستخدام التحليلات والخوارزميات التنبؤية. ونتيجة لذلك، قامت الشركات الأفضل أداءً بتخفيض تكلفة طلب المواد والخدمات بنسبة تصل إلى 52%.¹

تتجاوز أتمتة أوامر الشراء مجرد رقمنة المستندات. على سبيل المثال، يمكن للنظام إنشاء أمر شراء تلقائيًا عندما تنخفض مستويات المخزون عن الحد الأدنى المحدد مسبقًا أو عندما يرسل أحد الأقسام طلب شراء. ثم يتم توجيه أوامر الشراء هذه من خلال مهام سير عمل الموافقة المعمول بها، مما يؤدي إلى تسريع العملية بأكملها. يتلقى البائعون الطلبات إلكترونيًا ويمكن تتبع حالات الطلبات في الوقت الفعلي.

بشكل عام، تعمل أتمتة عملية أوامر الشراء على تحويل المشتريات من مهمة تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ إلى سير عمل مبسط وذكي. تمكّن المؤسسات من العمل بكفاءة أكبر وتقوية علاقات الموردين وتزويد فرق التمويل والعمليات بمزيد من الثقة والوضوح في أنشطة الشراء الخاصة بها.

تُعد أتمتة أوامر الشراء أمرًا ضروريًا لأنها تجلب الهيكلية والاتساق والموثوقية إلى واحدة من أهم العمليات التجارية الأساسية: الحصول على السلع والخدمات اللازمة للتشغيل.

عندما يتم التعامل معها يدويًا، باستخدام جدول البيانات أو رسائل البريد الإلكتروني أو النماذج الورقية، يمكن أن تصبح عملية أوامر الشراء فوضوية ومعرضة للأخطاء وتستغرق وقتًا طويلاً. الأخطاء في الطلبات والتأخير في الموافقات ومحدودية الرؤية إلى حدوث تأخيرات في الموافقات ومحدودية الرؤية يمكن أن تنتشر في جميع أنحاء المؤسسة، مما يعرقل الميزانيات والجداول الزمنية وعلاقات الموردين.

تؤدي أتمتة عملية أمر الشراء إلى تحولها إلى سير عمل رقمي قابل للتتبع، يعمل بهدوء وكفاءة في الخلفية، ويتوافق مع عمليات الأعمال، ويمكن أن يمنح الفرق تحكمًا أكبر وإجهادًا أقل. لهذا السبب، تبرز المشتريات كمجال رئيسي للتركيز في التحول: يتوقع كبار مسؤولي سلسلة التوريد (CSCOs) وكبار مسؤولي العمليات (COOs) أن تكون المشتريات هي سير العمل التشغيلي وسلسلة التوريد الأكثر تأثراً بالذكاء الاصطناعي التوليدي في عام 2025.²

تتجاوز قيمة الأتمتة توفير الوقت. فهي تنشئ مصدرًا واحدًا للحقيقة في جميع الأقسام من خلال ربط طلبات الشراء والموافقات والطلبات والإيصالات والفواتير في نظام واحد متماسك. تساعد هذه الرؤية على منع الإنفاق الزائد وضمان الامتثال للسياسات الداخلية ودعم صناعة القرار. كما أنها تبني الثقة. يتلقى البائعون طلبات دقيقة في الوقت المناسب ويمكن للفرق الداخلية الاعتماد على بيانات شراء نظيفة ومحدثة.

في بيئة تكون فيها المرونة والمساءلة أمر حساس، تعد أتمتة عملية أمر الشراء ميزة استراتيجية.

تبدأ أتمتة عملية أمر الشراء باختيار التقنية المناسبة ثم تهيئتها لتعكس تدفق المشتريات الحالي لشركتك، ولكن بشكل أسرع وأكثر ذكاءً وموثوقية. فيما يلي خطوات نموذجية لإعداد أتمتة عملية أمر الشراء وإدارتها بشكل فعال.

ابدأ بتحديد احتياجات عملك والمشكلات الحالية والأهداف المستقبلية ومتطلبات التكامل. بعد ذلك، ابحث واختر برنامج أمر الشراء الذي يمكنه التوسع معك. اقرأ التقييمات واستكشف العروض التوضيحية للبائعين واحضر ندوة الإنترنت للعثور على الخيار المناسب. من الناحية المثالية، ابحث عن برنامج يدعم أتمتة P2P الكاملة ويوفر المرونة من خلال التخصيص بدون تعليمات برمجية ومنخفض التعليمات البرمجية مثل SAP Ariba، على سبيل المثال. ابحث عن حل يسهل تكوينه ليتوافق مع مهام سير العمل الخاصة بك. ميزات مثل القوالب الجاهزة، منطق الموافقات، إمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة، والتحليلات، تُعد أساسية للنجاح على المدى الطويل.

قبل إعداد النظام، حدد بوضوح كيفية عمل عملية الشراء حاليًا داخل المؤسسة. من الذي يمكنه الطلب ومن يوافق عليه وما هي العتبات؟ من هم البائعون الذين يجب استخدامهم؟ استخدم قوالب أمر الشراء أو خصصها لتوحيد الحقول مثل تفاصيل البائع وشروط الدفع وعناصر الأوامر. تساعد قواعد العمل (business rules) هذه في الحفاظ على اتساق عملية الشراء لديك وتوافقها مع ميزانية الشركة وسياساتها. بمجرد تعريفها، يمكن للبرنامج فرضها تلقائيًا دون الحاجة إلى المتابعة اليدوية.

بعد ذلك، بدلاً من استخدام رسائل البريد الإلكتروني أو جداول البيانات، قم بإنشاء طريقة رقمية للموظفين لإرسال أوامر الشراء. هذا يعني عادة إعداد نموذج بسيط عبر الإنترنت حيث يمكن للأشخاص اختيار العناصر من قائمة الموردين المعتمدين أو طلب عناصر جديدة. يساعد هذا النظام في ضمان التعامل مع جميع أوامر الشراء بنفس الطريقة ولا يتم التغاضي عن أي شيء.

عندما يرسل شخص ما أمر شراء، ييقوم النظام تلقائياً بإرساله إلى الشخص المناسب للموافقة عليه بناءً على قواعدك المحددة مسبقاً. على سبيل المثال، قد يذهب إلى مدير القسم أو العميل المحتمل إذا كان المبلغ يتجاوز حدًا معينًا. يتلقى المعتمدون الإشعارات، غالبًا عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف، ويمكنهم الموافقة عليها أو رفضها بنقرة واحدة.

بمجرد الموافقة على الطلب، يقوم النظام على الفور بالتعامل مع إنشاء أمر الشراء باستخدام قوالب موحدة ويستخلص جميع البيانات ذات الصلة مثل أوصاف الأصناف والكميات والتسعير وتفاصيل المورد. تعمل هذه الوظيفة على التخلص من الإدخال اليدوي وتساعد على ضمان الاتساق.

يقوم النظام بإرسال أمر الشراء المعتمد مباشرة إلى البائع عبر البريد الإلكتروني أو بوابة الموردين أو تنسيق خاص لمشاركة البيانات يسمى EDI (تبادل البيانات الإلكتروني). نظرًا لأن كل شيء رقمي، يتلقى البائع أمر الشراء بسرعة ويمكنه البدء في معالجة الطلب على الفور، مما يسرّع عملية التسليم.

بمجرد تقديم الطلب، يساعد النظام في تتبعه. عند شحن العناصر واستلامها، يقوم النظام بتحديث حالة أمر الشراء وفقًا لذلك. يمكن للموظفين أو موظفي المستودع تسجيل تأكيدات الإيصال والكميات المستلمة وأي تناقضات مثل البضائع المفقودة أو التالفة. تساعد هذه الرؤية في الوقت الفعلي على اكتشاف المشكلات مبكرًا وتحافظ على دقة السجلات.

عندما يرسل البائع فاتورة، يقوم النظام تلقائيًا بإجراء مطابقة ثلاثية، وهي السمة الرئيسية للأتمتة. تتحقق هذه الوظيفة لمعرفة ما إذا كانت الفاتورة تتطابق مع أمر الشراء الأصلي وسجل ما تم استلامه. إذا تطابقت جميع المستندات الثلاثة، فسيتم تشغيل معالجة الدفع. إذا كانت هناك تناقضات، يقوم النظام بوضع علامة عليها للمراجعة، مما يمنع المدفوعات الزائدة أو المدفوعات المكررة.

لتبسيط العمليات بشكل أكبر، يتكامل نظام أوامر الشراء مع برنامج المحاسبة الخاص بك ونظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) . وهذا يتيح مزامنة سلسة للبيانات المالية وتخصيص التكاليف ومسارات التدقيق. لا يحتاج فريقك المالي إلى إعادة إدخال أي شيء يدويًا، مما يوفر الوقت ويقلل من فرص وقوع الأخطاء.

بمجرد تشغيل عملية أمر الشراء الآلي، يمكنك البدء باستخدام أدوات إعداد التقارير الخاصة بالنظام لفهم مدى جودة عمل كل شيء. يمكنك معرفة الإدارات التي تنفق أكثر من غيرها، والمدة التي تستغرقها الموافقات، وكيف يعمل البائعون وأين قد يكون هناك تأخير. تساعد هذه البيانات المؤسسات على الاستمرار في تحسين عملية الشراء واتخاذ قرارات شراء أكثر ذكاء بمرور الوقت.

تتضافر التقنيات المستخدمة في عملية أتمتة أوامر الشراء لإنشاء حل سلس وآلي يقلل من الجهد اليدوي ويزيد من التحكم. تتضمن التقنيات الأساسية التي تدعم أتمتة أوامر الشراء ما يلي:

برنامج إدارة أوامر الشراء: هذا هو الأساس. توفر منصات الأتمتة المخصصة لأوامر الشراء (على سبيل المثال، SAP Ariba أو Coupa أو Procurify) الوظائف الأساسية لإنشاء أوامر الشراء وتوجيهها والموافقة عليها وإرسالها وتتبعها. تتضمن الأدوات التي يقدمها المزودون الرائدون في برامج المشتريات عادةً لوحات المعلومات والقوالب وتطبيق السياسات وأدوات بناء سير العمل التفاعلية التي تجعل الإعداد والمراقبة أكثر سهولة في الاستخدام.

الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي (ML): تستخدم بعض أنظمة أمر الشراء الحديثة الذكاء الاصطناعي للتوصية بالبائعين أو الملء التلقائي لحقول الطلبات المتكررة أو اكتشاف الحالات غير الطبيعية في عمليات الشراء أو التنبؤ باحتياجات الشراء. ويمكن أن يساعد التعلم الآلي (ML) في تحسين سير العمل بمرور الوقت بناءً على سلوك المستخدم الحقيقي.

محركات أتمتة سير العمل: تسمح لك هذه المحركات بتحديد المنطق والقواعد التي توجه كيفية حركة أوامر الشراء عبر مؤسستك. على سبيل المثال، التوجيه التلقائي بناء على القسم أو المبلغ أو البائع. غالبًا ما تتضمن المنصات الحديثة أدوات منخفضة التعليمات البرمجية أو بدون تعليمات برمجية بحيث يمكن للمستخدمين غير التقنيين إعداد مهام سير العمل معقدة بدون برمجة.

التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI): تتيح تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) التبادل التلقائي للمستندات مثل أوامر الشراء والفواتير وإشعارات الشحن مباشرةً بين الأنظمة (أنت وبائعك)، دون الحاجة إلى البريد الإلكتروني أو الورق. يقلل من وقت الاستجابة ويمنع سوء التواصل.

التعرف البصري على الأحرف  (OCR) والمعالجة الذكية للمستندات (IDP): غالبًا ما يُستخدم التعرف البصري على الأحرف عند أتمتة مطابقة الفواتير أو استيراد المستندات إلى نظام أوامر الشراء. تستخدم أدوات IDP الأكثر تقدمًا الذكاء الاصطناعي لاستخراج البيانات والتحقق منها من التنسيقات غير المهيكلة مثل ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا أو رسائل البريد الإلكتروني، مما يسرع إدخال البيانات ويحسن الدقة.

تكامل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ونظام المحاسبة: يضمن التكامل السلس مع أنظمة مثل NetSuite أو SAP أو QuickBooks أو Oracle مزامنة بيانات أوامر الشراء في الوقت الفعلي مع الميزانيات والدفاتر وأنظمة إدارة المخزون. وهذا يحافظ على دقة السجلات المالية ويزيل إدخال البيانات المكررة.

الوصول إلى السحابة والأجهزة المحمولة: تسمح المنصات المستندة إلى السحابة لفريقك بالوصول إلى النظام من أي مكان، وهي مثالية للموافقات عن بُعد والتتبع في الوقت الفعلي. توفر العديد من الأدوات أيضًا تطبيقات الأجهزة المحمولة حتى يتمكن الأطراف المعنية من مراجعة الإشعارات أو الموافقة عليها أو تلقيها أثناء التنقل.

تقنية المطابقة الثلاثية: تقارن وظيفة المطابقة ثلاثية الاتجاهات تلقائيًا بين أمر الشراء وإيصال البضائع وفاتورة البائع للمساعدة في ضمان تطابقها قبل بدء الدفع. إنها تبسّط معالجة الفواتير وتمنع الدفع الزائد، أو المدفوعات المزدوجة، أو الدفع مقابل سلع لم يتم استلامها أبدًا، مما يجعلها نقطة تحكم حاسمة لفرق حسابات الدفع.

تتضمن المزايا الرئيسية لأتمتة أوامر الشراء ما يلي:

توفير الوقت: يقلل نظام أوامر الشراء الآلي بشكل كبير من الجهد اليدوي المبذول في إنشاء أوامر الشراء والموافقة عليها وإرسالها. ما كان يستغرق ساعات في السابق يمكن أن يستغرق الآن دقائق أو حتى ثوانٍ مع النظام الآلي.

توفير التكاليف: من خلال القضاء على عدم الكفاءة وتقليل الأخطاء وتجنب النفقات غير المصرح بها، تساعد أتمتة أوامر الشراء على خفض التكاليف المباشرة وغير المباشرة وتدعم استراتيجيات خفض تكاليف المشتريات الأوسع. غالبًا ما تشهد الشركات عائدًا سريعًا على الاستثمار في شكل ساعات عمل موفرة للموظفين وانخفاض الإنفاق المستقل.

أخطاء أقل: إن الإدخال اليدوي للبيانات عرضة للأخطاء البشرية مثل الطلبات المكررة أو التسعير غير الصحيح أو الأخطاء المطبعية في تفاصيل البائع. تضمن الأتمتة الاتساق من خلال استخراج البيانات الدقيقة من الأنظمة المتكاملة باستخدام القوالب وتطبيق قواعد التحقق من الصحة لتجنب الأخطاء الشائعة.

موافقات أسرع:  تعمل مهام سير العمل الآلية على توجيه أوامر الشراء إلى الأشخاص المناسبين على الفور، مما يسهّل الموافقة على طلبات الشراء مع التنبيهات والتذكيرات المضمنة. يمكن للمعتمدين المراجعة والتوقيع من هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر المحمول، مما يسرع بشكل كبير من أوقات الدورات وتجنب الاختناقات.

تحكم أفضل في النفقات: من خلال تطبيق سياسات الموافقة والربط الفوري بالميزانيات، تمنح أتمتة أوامر الشراء فرق المالية والمشتريات مزيدًا من التحكم في الإنفاق وتساعد في الحفاظ على تدفق نقدي سليم. يتم منع عمليات الشراء غير المصرح بها ويمكن تتبع كل أمر شراء من الطلب إلى الاستلام.

الوثائق المركزية: لا مزيد من البحث بين رسائل البريد الإلكتروني أو الملفات الورقية. يتم تخزين كل أمر شراء وموافقة وفاتورة في نظام رقمي مركزي قابل للبحث. وهذا يجعل من السهل تتبع سجل الطلبات أو الاستجابة لعمليات التدقيق أو حل النزاعات مع البائعين.

تحسين الرؤية وإعداد التقارير: توفر أنظمة أتمتة أوامر الشراء لوحات معلومات وتقارير تُظهر اتجاهات الإنفاق، واختناقات الموافقات، وأداء البائعين وغير ذلك الكثير. تمكن هذه الرؤية الفرق من اتخاذ قرارات شراء أكثر ذكاء والتخطيط بشكل أكثر فعالية.

تحسين العلاقات مع البائعين: تكون أوامر الشراء الآلية أكثر دقة وفي الوقت المناسب، مما يؤدي إلى تقليل التأخيرات أو النزاعات أو سوء التواصل في جميع مراحل سلسلة التوريد. حتى أن بعض المنصات تمنح الموردين إمكانية الوصول إلى حالة الطلب في الوقت الفعلي أو تسمح لهم بإرسال الفواتير رقميًا.

قابلية التوسع: مع نمو أعمالك، تواجه عمليات أوامر الشراء اليدوية صعوبة في مواكبة النمو. تدعم الأتمتة زيادة الحجم والتعقيد دون الحاجة إلى المزيد من الموظفين الإداريين، مما يسهل توسيع نطاق عمليات الشراء بكفاءة.