استراتيجيات خفض تكلفة المشتريات

يركز الخفض الفعال للتكلفة على تقليل النفقات المتعلقة بالحصول على السلع والخدمات مع الحفاظ على الجودة والكفاءة والعلاقات القوية مع الموردين. يجب أن تحافظ أي تغييرات في التصنيع أو المشتريات على سلامة المنتج النهائي.

فبدلاً من أن يكون خفض التكلفة بمثابة حل قصير الأجل، يجب أن يكون خفض التكلفة استراتيجية طويلة الأجل تساعد على ضمان الكفاءة المستدامة والاستقرار المالي. من خلال تحديد فرص التوفير عن طريق تحليل الإنفاق والمقارنة المعيارية مع معايير المجال، يمكن للمؤسسات المساعدة في ضمان استدامة عمليات خفض التكلفة وقدرتها التنافسية.

بالإضافة إلى مبادرات توفير التكاليف البسيطة التي يتم اتخاذها في عملية الشراء، يتطلب خفض تكلفة المشتريات نهجًا استراتيجيًا على مستوى المؤسسة. وتتضمن بعض استراتيجياتها الرئيسية ما يلي:

• تطبيق التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي في المشتريات لتبسيط العمليات وتحسين عملية صناعة القرار.
  
  
• إعادة التفاوض على عقود الموردين ومراجعتها لتأمين شروط وتسعير أفضل.
  
  
• تقليل الإنفاق غير المشروع من خلال فرض الامتثال لسياسات المشتريات.
  
  
• تحسين العمليات الإدارية والتشغيلية لتعزيز الكفاءة.
  
  
• تحسين إدارة الفئات والعطاءات لتحقيق نتائج أفضل فيما يتعلق بتحديد المصادر واختيار الموردين.
  
  
• تعزيز إدارة المخاطر لمنع الخسائر المالية والانقطاعات في سلسلة التوريد.

من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات، يمكن لفرق المشتريات تحسين الاستراتيجية وتقليل النفقات غير الضرورية وزيادة الربحية مع الحفاظ على الجودة والاستقرار.

في حين أن التوفير في تكلفة المشتريات هي النتيجة الأكثر وضوحاً وقابلية للقياس، يجب أن تركز فرق المشتريات أيضاً على تجنب التكاليف ومنع النفقات غير الضرورية والتخفيف من المخاطر قبل حدوثها. ويساهم خفض التكلفة وتجنب التكاليف معاً في إيجاد مؤسسة أكثر كفاءة واستقراراً مالياً وتنافسية.

يُعد خفض التكلفة في مجال المشتريات أمرًا ضروريًا لأنه يؤثر بشكل مباشر على النتيجة النهائية للشركة، مما يجعله مؤشر أداء رئيسي (KPI) لمحترفي المشتريات. نظرًا لأن الإنفاق على المشتريات يمثل جزءًا كبيرًا من إجمالي نفقات الأعمال، فإن التخفيضات حتى الصغيرة منها يمكن أن تؤدي إلى توفيرات كبيرة.

يمكن أن يؤدي سوء إدارة التكاليف إلى إضعاف الأعمال التجارية وخلق مخاطر مالية. يساعد التركيز على خفض التكاليف الشركات على تحسين الربحية وزيادة التدفق النقدي والحفاظ على القدرة التنافسية التسعيرية. يساعد تحديد تكاليف المشتريات ومعالجتها بشكل استراتيجي الشركات على تحسين الربحية وزيادة التدفق النقدي والحفاظ على تنافسية التسعير وتعزيز عملية المشتريات.

يمكن أن تكون تكاليف المشتريات مباشرة وغير مباشرة. فيما يلي بعض الأمثلة الرئيسية:

التكاليف المباشرة

• سعر الشراء: تكلفة السلع أو الخدمات التي يتم شراؤها. 
  
• المواد الخام: تكلفة المواد الخام المستخدمة في التصنيع أو الإنتاج. 
  
• النقل والخدمات اللوجستية: التكاليف المرتبطة بنقل البضائع أو الخدمات من المورد إلى المستخدم النهائي. 
  
• تكاليف العمالة: تكاليف العمالة بالساعة للمقاولين. 
  
• الضرائب والرسوم: أي ضرائب أو رسوم مطبقة على المشتريات. 

التكاليف غير المباشرة

• إدارة المخزون: التكاليف المرتبطة بتخزين المخزون، بما في ذلك التخزين والتأمين والتقادم. 
  
• النفقات الإدارية: التكاليف المرتبطة بإدارة عملية الشراء، مثل رواتب موظفي المشتريات والتدريب والبرمجيات. 
  
• مراقبة الجودة والتفتيش: التكاليف المرتبطة بضمان جودة السلع أو الخدمات. 

تساعد الرؤى الواضحة لهذه التكاليف الشركات على تحديد فرص الإنفاق، والتفاوض على صفقات أفضل مع الموردين وتطوير استراتيجيات مشتريات فعالة.

بالإضافة إلى الفوائد المالية، يعزز خفض تكلفة المشتريات إدارة المخاطر. إن انخفاض التكاليف يجعل الشركات أكثر مرونة في مواجهة التقلبات الاقتصادية واضطرابات إدارة سلسلة التوريد وحالات عدم اليقين في السوق.

يتيح تنفيذ استراتيجيات توفير التكلفة في مجال المشتريات للمؤسسات الحفاظ على الكفاءة مع تقليل التكلفة الإجمالية للملكية عبر دورة حياة المشتريات.

في مجال المشتريات، تتطلب إدارة النفقات بفعالية فهمًا واضحًا لاستراتيجيات توفير التكاليف المختلفة. في حين أن خفض التكلفة والتخفيض الفوري للتكاليف وتجنب التكاليف كلها تهدف إلى التحكم في الإنفاق، إلا أنها تختلف في النهج والتأثير.

يهدف خفض التكلفة إلى خفض نفقات المشتريات بشكل دائم من خلال تبسيط عمليات الشراء وزيادة الكفاءة. هذه التوفيرات مستدامة وتتحقق دون المساس بالجودة أو الخدمة. وتشمل الأمثلة على ذلك إعادة التفاوض على عقود الموردين وتحسين عمليات الشراء واستخدام التكنولوجيا لتبسيط عملية الشراء. الهدف هو التوفير طويل الأجل والتحسين المستمر.

يعد التخفيض الفوري للتكاليف طريقة أسرع لتقليل الإنفاق، وغالبًا ما يكون ذلك عن طريق إجراء تغييرات جذرية. يمكن أن تشمل هذه التغييرات إنهاء المشتريات غير الضرورية، أو التحول إلى موردين أو مواد أرخص أو تقليل العمليات مؤقتاً. وعلى الرغم من أنه يحقق توفيرات سريعة، إلا أنه يمكن أن يؤثر على الجودة أو الخدمة أو العلاقات مع الموردين، مما يجعله أقل استدامة من خفض التكلفة. عادة ما تكون هذه الاستراتيجية استجابة قصيرة الأجل للضغوط المالية.

تجنب التكاليف يمنع زيادة الأسعار في المستقبل بدلاً من خفض التكلفة الحالية. يساعد في الحفاظ على استقرار النفقات من خلال إدارة المخاطر وتجنب الإنفاق غير الضروري. تشمل الاستراتيجيات تحسين إدارة العقود من خلال التفاوض على أسعار ثابتة وتأمين اتفاقيات طويلة الأجل مع الموردين واستخدام التكنولوجيا لتحسين الكفاءة. على عكس خفض التكلفة، قد لا يُظهر أسلوب تجنب التكلفة وفورات فورية ولكنه يساعد في الحفاظ على الاستقرار المالي بمرور الوقت. غالبًا ما يُطلق على تجنب التكاليف اسم الوفورات الناعمة، وهي عبارة عن وفورات مالية غير مباشرة مثل تحسينات العمليات وتخفيف المخاطر والمكاسب المتعلقة بالكفاءة. وهذا يقلل من التكاليف المستقبلية دون التأثير بشكل مباشر على البيانات المالية.

باختصار، يهدف خفض التكلفة إلى تحقيق وفورات دائمة، والتخفيض الفوري للتكاليف هو إجراء أكثر فورية، وأحياناً يكون عبارة عن رد فعل، وتجنب التكاليف يساعد على منع زيادات التكاليف في المستقبل. ولكل منها مكانها في استراتيجية المشتريات المتكاملة، وذلك اعتمادًا على ظروف المؤسسة وأهدافها.

يمكن تصنيف استراتيجيات خفض التكلفة بناء على إطارها الزمني للتأثير: قصير الأجل ومتوسط الأجل وطويل الأجل. تتضمن كل فئة أساليب مختلفة لتحسين النفقات مع الحفاظ على الجودة والكفاءة والمواءمة مع الأطراف المعنية.

التفاوض مع الموردين: مراجعة العقود بحثًا عن الشروط القديمة أو التكاليف المخفية. تفاوض على أسعار أفضل أو شروط أكثر ملاءمة مع الموردين الحاليين لتحقيق وفورات فورية، مثل الخصومات على عمليات الشراء بالجملة أو تمديد فترات السداد.

القضاء على الإنفاق غير المشروع: الإنفاق غير المشروع هو عمليات الشراء غير المصرح بها التي تتم خارج نطاق العقود المتفق عليها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف، خاصة في المؤسسات التي لا توجد بها عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) مركزية. يساعد إجراء تحليل الإنفاق في تحديد الإنفاق غير المنضبط ويساعد على تمكين تنفيذ الضوابط المؤتمتة للحد منه.

تقليل تكاليف النقل: التفاوض على أسعار شحن أفضل وتحسين طرق التسليم من أجل شحن البضائع بطريقة منخفضة التكلفة بشكل أكبر.

استخدم بياناتك: البيانات النظيفة ضرورية لتحديد فرص التوفير. تحليل عمليات الشراء السابقة وأداء الموردين لدعم المفاوضات وإدارة المخاطر بشكل أفضل ومنع النفقات غير الضرورية.

الاستعانة بموردين بديلين: تطوير استراتيجية قوية للتوريد لتأمين سلع وخدمات عالية الجودة بتكاليف أقل. استخدم إدارة الفئات لتقييم أنماط الإنفاق وأداء الموردين، وتحديد الخيارات الأكثر تنافسية. استخدم العطاءات التنافسية أو المزادات العكسية لتأمين قيمة وتسعير أفضل.

تجربة الذكاء الاصطناعي: قم بإدخال الذكاء الاصطناعي إلى المجالات ذات إمكانات النجاح المحتملة الكبيرة. على سبيل المثال، يعتقد 59% من المديرين التنفيذيين للمشتريات أنه من المهم للغاية تطبيق الذكاء الاصطناعي التوليدي على التحليلات التنبؤية للتكاليف والتوريد. يمكن  للذكاء الاصطناعي التوليدي دعم التفاوض والتوريد الاستراتيجي من خلال تحديد الأنماط في بيانات السوق ثم اكتشاف الفرص بسرعة لتجميع المشتريات أو خفض التكاليف بشكل كبير والتي قد يفتقدها الموظفون.

توحيد المشتريات: دمج الطلبات للاستفادة من الخصومات على الكميات، وخفض تكاليف الشحن والحد من الجهود الإدارية، والاستفادة من الاقتصاديات على نطاق واسع وزيادة القدرة الشرائية.

تحسين إدارة المخزون: تحسين مستويات المخزون لتقليل تكاليف التخزين وتجنب نفاد المخزون من خلال استخدام استراتيجيات مثل المخزون في الوقت المناسب.

تنفيذ إدارة الفئات: تجميع المشتريات ذات الصلة في فئات لتطوير استراتيجيات موجّهة لتوفير التكاليف وتحسين الإنفاق عبر دورة حياة المشتريات. يعمل هذا النهج على تعزيز إدارة التكاليف باستخدام إجمالي المصروفات لتحسين التسعير وتقليل المخزون الزائد.

توحيد المنتجات والخدمات: توحيد المشتريات للتفاوض حول شروط وتسعير أفضل مع عدد أقل من الموردين.

تبني التحول الرقمي: إذا كنت قد نجحت في تطبيق الذكاء الاصطناعي في عملية المشتريات، فقم بتوسيع نطاق استثمارك في برامج إدارة المشتريات والمشتريات الإلكترونية لخلق فرص توفير التكاليف. تستخدم هذه الأدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي والذكاء الاصطناعي الفاعل لتبسيط مهام سير العمل وتحسين الكفاءة وتتبع الإنفاق وأتمتة المشتريات مثل معالجة أوامر الشراء.

تنفيذ مقاييس لقياس أداء المشتريات، باستخدام البيانات في الوقت الفعلي والتوقعات من أجل الاستجابة السريعة للتغيرات التي تطرأ على ظروف السوق. حولت شركة IBM، التي تدير عمليات في أكثر من 170 دولة ويشارك فيها أكثر من 13000 مورد، عمليات الشراء لديها باستخدام الذكاء الاصطناعي والأتمتة وسلسلة الكتل. وقد أتاح هذا التحول لفريق المشتريات في الشركة إمكانية التعاقد مع الموردين بشكل أسرع 10 مرات وإجراء تحليل التسعير في 10 دقائق مقارنةً بيومين في السابق.

بناء علاقات طويلة الأجل مع الموردين: تكوين شراكات قوية ومستمرة مع الموردين للتفاوض على تسعير وشروط تعاقدية أفضل بمرور الوقت.

تقليل مخاطر المشتريات: التقليل من مخاطر مثل الاعتماد المفرط على مورد واحد، والزيادات غير المتوقعة في الأسعار ومشاكل الجودة. ضع خطط طوارئ للإمدادات والمستلزمات الحساسة واستخدم استراتيجيات تجنب التكاليف لمنع ارتفاع التكاليف دون داعٍ.

الاستعانة بمصادر خارجية: التعاقد من الباطن على الوظائف غير الأساسية أو تفريغ المشتريات إلى مناطق منخفضة التكلفة لتقليل النفقات طويلة الأجل.

ممارسة الاستدامة والمشتريات صديقة البيئة: احرص على شراء منتجات مستدامة واعمل مع موردين صديقين للبيئة لخفض التكاليف التشغيلية على المدى الطويل.

تحسين هوامش الربح: يؤثر خفض التكلفة في المشتريات تأثيراً مباشراً على صافي الربح من خلال خفض النفقات. يمكن إعادة استثمار هذه التوفيرات في مجالات أخرى من الأعمال، مما يعزز هوامش الربح والأداء المالي.

زيادة الكفاءة التشغيلية: من خلال تطبيق برامج المشتريات وتبسيط أنشطة المشتريات وتحسين العلاقات مع الموردين، يمكن للمؤسسات تقليل الهدر وتحسين كفاءة العمليات التشغيلية اليومية. ويؤدي هذا إلى تسريع دورات الموافقات والمشتريات.

تعزيز العلاقات مع الموردين: غالبًا ما تنطوي استراتيجيات خفض التكلفة طويلة الأجل على تعزيز الشراكات مع الموردين. يمكن أن تؤدي هذه العلاقات إلى تحسين التسعير وتحسين الأداء والكفاءات المشتركة مع مرور الوقت.

تقليل المخاطر: يمكن أن يشمل خفض التكلفة تحليل الإنفاق أو تنويع الموردين أو التفاوض على الأسعار الثابتة، مما يساعد على التخفيف من المخاطر المتعلقة بتقلبات الأسعار أو إدارة سلسلة التوريد أو تقلبات السوق.

تحسين مراقبة الجودة: لا يعني خفض التكلفة دائمًا التضحية بالركائز الأساسية. من خلال التوريد الإستراتيجي وإدارة الموردين، يمكن للمؤسسات إيجاد طرق لخفض التكاليف دون التأثير سلبًا على الجودة وتحسين القيمة الإجمالية للمنتج.