ما المقصود بالتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؟

في معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، تنتقل المعلومات مباشرةً من تطبيق كمبيوتر في مؤسسة إلى تطبيق كمبيوتر في مؤسسة أخرى. تحدِّد معايير التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) موقع وترتيب المعلومات في تنسيق المستند. أصبحت مشاركة البيانات الآن أسرع وأسهل بفضل هذه القدرة الآلية، مقارنةً باستخدام المستندات الورقية أو الطرق التقليدية الأخرى التي قد تستغرق ساعات أو أيامًا أو حتى أسابيع.

تستخدم الصناعات اليوم تكامل التبادل الإلكتروني للبيانات لمشاركة مجموعة من أنواع المستندات، بدءًا من طلبات الشراء إلى الفواتير، ووصولًا إلى طلبات عروض الأسعار إلى طلبات القروض والمزيد. في معظم الحالات، تكون هذه المؤسسات شركاء تجاريين يتبادلون السلع والخدمات بشكل متكرر كجزء من سلاسل التوريد وشبكات الأعمال بين الشركات (B2B).

تحدِّد معايير رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات جميع المعاملات فيه. من الضروري وجود عمليات حوكمة مناسبة لضمان جودة البيانات. فعندما تكون المعلومات مفقودة أو في المكان الخطأ، قد لا تتم معالجة مستند التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل صحيح.

تُعَد المعايير أساس محادثات التبادل الإلكتروني للبيانات.¹ تحدِّد عدة مؤسسات معايير رسائل تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، بما في ذلك ODETTE وTRADACOMS وGS1 وPeppol ولجنة المعايير المعتمدة X12 (ASC X12).

بشكل عام، يحتوي نقل التبادل الإلكتروني للبيانات على نوعين أساسيين:

• الاتصالات المباشرة أو من نقطة إلى نقطة: يتصل جهازان أو نظامان مباشرةً عبر الإنترنت دون وسيط، عادةً باستخدام بروتوكولات آمنة.
  
  
• شبكة القيمة المضافة (VAN): شبكة تابعة لجهة خارجية تُدير نقل البيانات، عادةً باستخدام نموذج الصندوق البريدي.

تشمل بروتوكولات نقل البيانات عبر الإنترنت في تبادل البيانات الإلكتروني (EDI) بروتوكول النقل الآمن للملفات (SFTP)، وبروتوكول AS2 (بيان القابلية 2) المستند إلى HTTPS، وبروتوكول SOAP (بروتوكول الوصول إلى الكائنات البسيط)، وغيرها. تتضمن عناصر بيانات التبادل الإلكتروني للبيانات عناصر مثل معرِّف المرسل ومعرِّف المستلم. تجمع مقاطع البيانات بين عنصرين أو أكثر ذوي صلة لمنحها معنى أوسع. على سبيل المثال، يمكن دمج FNAME وLNAME لتكوين CUSTOMERNAME. تعمل الأظرف على هيكلة أنواع مختلفة من البيانات وتحمل معلومات عنوان المرسل والمستلم. يصِف تدفق مستندات أو رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) حركة رسائل EDI بين العناوين والإدارات الواردة والصادرة لتنفيذ عملية أو معاملة تجارية.²

تُكمل اللغات الوصفية مثل لغة التوصيف القابلة للامتداد (XML) أو ترميز كائنات JavaScript (JSON) التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) بدلًا من استبداله. يجب أن تكون الشركات مستعدة للتعامل مع العدد المتزايد باستمرار من تنسيقات المستندات وخيارات النقل. تُجري إحدى الشركات المصنِّعة العالمية تبادلًا لنحو 55 نوعًا مختلفًا من المستندات بشكل منتظم مع ما يقرب من 2,000 شريك.

"ما يصل إلى 20% من معاملاتنا بين الشركات (B2B) كانت تُنتج أخطاء قبل أن نبدأ باستخدام IBM Supply Chain Business Network. لدينا أخطاء أقل الآن، فعلى سبيل المثال، كنا نواجه مشكلات في أوامر النقل؛ لأن أحد العملاء كان يقدِّم رمزًا خاطئًا، ما كان يشكِّل عبئًا على فريق خدمة العملاء لدينا. يحدث ذلك الآن بنسبة أقل تصل إلى 80%؛ لأن كل هذه العمليات كانت تُجرى يدويًا في السابق". تعرَّف على آراء مديري التبادل الإلكتروني للبيانات الذين تحدَّثوا إلى IDC حول كيفية تحقيقهم لقيمة استراتيجية باستخدام IBM Sterling Supply Chain Business Network.

تُعَد معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) عنصرًا أساسيًا في عمليات الأعمال بين الشركات (B2B) وتظل الوسيلة المفضلة لتبادل المستندات والمعاملات بين الشركات، سواء أكانت صغيرة أو كبيرة.

توفِّر تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) خمس فوائد رئيسية للأعمال من خلال الأتمتة والتكامل بين الشركات (B2B):

• توفِّر تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) الوقت والتكاليف من خلال أتمتة عملية كانت تُنفَّذ يدويًا سابقًا باستخدام المستندات الورقية.
  
  
• تحسِّن حلول التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) الكفاءة والإنتاجية، إذ يتم تبادل ومعالجة المزيد من مستندات الأعمال في وقت أقل وبدقة أعلى.
  
  
• يقلِّل نقل البيانات عبر التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) من الأخطاء من خلال التوحيد الصارم للمعايير، ما يضمن تنسيق المعلومات والبيانات بشكل صحيح قبل دخولها إلى عمليات أو تطبيقات الأعمال.
  
  
• يساهم تكامل التبادل الإلكتروني للبيانات في تحسين التتبُّع وإعداد التقارير من خلال تمكين دمج المستندات الإلكترونية مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات المختلفة، ما يسهِّل جمع البيانات وتحليلها وتعزيز وضوحها.
  
  
• تُتيح أتمتة التبادل الإلكتروني للبيانات بكفاءة تقديم المنتجات والخدمات بشكل موثوق به، ما يعزِّز تجربة العملاء بشكل إيجابي.

بالنسبة إلى المؤسسات الكبرى، يُتيح التبادل الإلكتروني للبيانات وضع معايير موحَّدة عبر الشركاء التجاريين لتحقيق الفوائد بشكل مستدام. وبالنسبة إلى المؤسسات الصغيرة، يُتيح الالتزام بالتبادل الإلكتروني للبيانات تكاملًا أكبر مع الشركات الكبرى التي تمتلك ميزانيات كبيرة ونفوذًا قويًا.

قد يكون تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات أمرًا صعبًا بالنسبة إلى بعض المؤسسات. من أسباب ذلك الحاجة إلى مواكبة التنظيمات الحكومية والمعايير والتحديثات المتغيرة. كما أنه معقد بطبيعته؛ لأنه يحتاج إلى استيعاب تعقيدات احتياجات الأعمال العالمية. على سبيل المثال، يمكن لكل شريك تجاري في شبكة المعاملات بين الشركات تقديم متطلباته الفردية. تستعين العديد من المؤسسات بمصادر خارجية لحلول التبادل الإلكتروني للبيانات، بسبب معايير التنسيق الفريدة.

سواء أكان ذلك داخل الشركة أو بالاستعانة بمصادر خارجية، هناك بعض الشروط الأساسية والقدرات والموارد اللازمة لتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات بكفاءة. بالإضافة إلى عوامل مثل الاتفاق على أنواع المستندات، وطرق النقل الآمنة، والأجهزة والبرمجيات اللازمة، يجب أن يأخذ تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات الفعَّال في الاعتبار ما يلي:

يعمل هذا النوع من برمجيات التحويل على أخذ حقول مثل الأسماء، والعناوين، والمبالغ المالية، وأرقام الأجزاء، والكميات، وتحويلها من تنسيقات تطبيقات الأعمال إلى مستندات موحَّدة والعكس.

تدعم هذه القدرات معالجة دفعات كبيرة من رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) من خلال تمكين المرسلين والمستلمين من تغليف المعاملات وإزالة تغليفها. يمكن بعد ذلك تجميع المعاملات أو تقسيمها إلى عدة أقسام أو مجالات من أعمال الشريك التجاري.

بعد إزالة غلاف الرسالة، يلزم وجود آليات توجيه لفرز الرسائل إلى مجموعات مختلفة وتسليمها إلى الأهداف المناسبة. قد يكون التحول مطلوبًا أيضًا للحصول على الرسالة بالتنسيق الصحيح لوجهتها.

تعمل اتفاقيات الشركاء التجاريين على توضيح الشروط والأحكام، ووضع معايير لمستندات الأعمال، وتحديد بروتوكولات الاتصال والمعاملات بين الشركاء التجاريين.

ضَع في اعتبارك هذا السيناريو: يتم تفعيل استرداد التكاليف المرتبط بشحنة تالفة باستخدام مستند التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) 214، وهو رسالة حالة شحنة شركة النقل. المواد الموجودة في الشحنة غير صالحة للاستخدام أو غير قابلة للبيع. من المرجح أن تنشأ نزاعات بناءً على استرداد التكاليف.

في سلاسل التوريد المستقبلية، سيكون التبادل الإلكتروني للبيانات هو الركيزة الأساسية لتبادل المستندات، ما يدعم الابتكارات مثل إنترنت الأشياء (IoT)، وتقنية سلسلة الكتل، والذكاء الاصطناعي (AI)³. حيث سيستخدم التبادل الإلكتروني للبيانات في المستقبل ما يلي:

• أجهزة استشعار إنترنت الأشياء (IoT) المدمجة في تغليف الشحنة والمربوطة برسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) 214 الدورية، ما يعزز رؤية حالة الطرد في الوقت شبه الفعلي.
  
  
• تدعم تقنية سلسلة الكتل (البلوك تشين) تدفقات معلومات التبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بالشحنات، ما يوفِّر نسخة مشتركة من الحقيقة تساهم في تسوية نزاعات استرداد التكاليف بسرعة، بل وتجنبها تمامًا. 
  
  
• وكيل ذكاء اصطناعي يراقب جميع الأحداث والمعلومات ذات الصلة بالشحنة، ويمكنه تحديد أي حدث غير متوافق. ووكلاء الذكاء الاصطناعي يمكنهم أيضًا تحديد إذا ما كانت هناك حاجة لإعادة الشحن، وتحليل المصدر الأكثر كفاءة للاستبدال، وبدء شحنة جديدة، والموافقة على إعادة مرتجعة معتمدة.