دليل الأتمتة للمشتريات

8 نوفمبر 2024

المؤلفين

Molly Hayes

Content Writer, IBM Consulting, IBM Blog

Amanda Downie

Editorial Content Strategist, IBM

دليل الأتمتة للمشتريات

تتضمن أتمتة المشتريات استخدام التكنولوجيا لتبسيط عملية الشراء وتعزيزها للتخفيف من أوجه القصور وتقليل التكاليف. تستخدم الشركات اليوم منصات وأدوات الأتمتة عبر عملية من الشراء إلى الدفع، بدرجات متفاوتة من التعقيد. قد ينشر البعض أتمتة العمليات لقضاء وقت أقل في العمليات اليدوية التي تستغرق وقتاً طويلاً مثل إدخال البيانات. يستخدم الآخرون الأتمتة جنبًا إلى جنب مع تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي (AI) وتحليلات البيانات الكبيرة لإدارة الإنفاق وتوقع مخاطر الموردين، مما يزيد من المرونة عبر عمليات الأعمال.

يمكن أن يؤدي أتمتة عمليات المشتريات، وخاصة عند نشرها بالتزامن مع أدوات ومنصات التعاون، إلى تحسين علاقة العمل مع البائع بشكل كبير. وفقًا لاستشارات McKinsey الإدارية، فإن الشركات التي تتمتع بقدرات إدارة علاقات الموردين المتطورة تفوق نظرائها بمقدار الضعف.1

وإذ أصبحت سلاسل التوريد أكثر تعقيدًا وتقلبًا على نحو متزايد، فقد وفرت منصات الأتمتة للشركات أدوات للتكيف بسرعة مع الأحداث غير المتوقعة. يمكن لمنصات الأتمتة ولوحات المعلومات المخصصة اليوم تسهيل الرؤية والتحليلات في الوقت الفعلي، مما يسمح بالاستجابة السريعة لتحديات سلسلة التوريد. تحظى هذه الأدوات أيضًا بشعبية متزايدة كطريقة لتحقيق أهداف الاستدامة خلال عملية التوريد والشراء. 

امرأة سوداء تعمل على كمبيوتر محمول

كن مطلعًا على آخر أخبار التكنولوجيا

احصل على رؤى أسبوعية وأبحاث وآراء الخبراء حول الذكاء الاصطناعي والأمان والسحابة والمزيد في نشرة Think الإخبارية.

تطور الأتمتة في مجال المشتريات

لطالما تعاملت فرق المشتريات تاريخياً مع كميات هائلة من البيانات التي تم جمعها من داخل وخارج مؤسساتهم: أنماط الإنفاق، ورؤى السوق، وبيانات الموردين، واللوائح الخارجية والمواصفات الداخلية، على سبيل المثال لا الحصر. وقد جعل هذا سير عمل المشتريات عرضة بشكل خاص للأخطاء البشرية، وأصبح بذلك مجالاً خصباً للتحول الرقمي.

عززت ممارسات أتمتة المشتريات المبكرة أو حلت محل إدخال البيانات اليدوي مثل إدخال المعلومات في جداول البيانات. قد تستخدم أيضًا أقسام المشتريات أتمتة العمليات الآلية (RPA) لأتمتة سلسلة من مهام المشتريات اليدوية السابقة مثل إنشاء الفواتير والموافقة عليها. في هذا المستوى من الأتمتة، يمكن تعزيز عمليات مثل إدارة العقود أو التفاوض على الأسعار من خلال برامج وأدوات منفصلة.

في السنوات الأخيرة، مع تزايد قوة التعلم الآلي (ML) والذكاء الاصطناعي (AI)، بدأت المؤسسات الرائدة في استخدام تقنيات شراء متقدمة بالاقتران مع الأتمتة والذكاء الاصطناعي لإنشاء مهام سير عمل مركزية ذكية حقًا. وقد تبع ذلك زيادة شعبية عمليات أتمتة المشتريات بعد التحديات الكبيرة التي واجهتها سلاسل التوريد أثناء وبعد جائحة كوفيد-19، إلى جانب عوامل الضغط مثل التضخم.

في استطلاع أجراه معهد IBM لقيمة الأعمال (IBV) في عام 2022 شمل 1500 من كبار مسؤولي سلسلة التوريد وكبار مسؤولي العمليات، وجد أن هناك زيادة حادة في عدد الشركات التي أدخلت تقنيات أتمتة جديدة في العامين السابقين، وكذلك عدد المؤسسات التي تستخدم الذكاء الاصطناعي للمساعدة في مراقبة وتتبع الأداء.

يمكن لأقسام المشتريات التي ربما عزلت مهام الشراء سابقًا أن تدير الآن بشكل متزايد عملية الشراء بأكملها، من البداية إلى النهاية، في مستودع مركزي، مما يسمح بتحليلات بيانات متقدمة ورؤية في الوقت الفعلي لأنماط الإنفاق وديناميكيات الموردين. تعمل مهام سير عمل المشتريات الموحدة هذه، المعززة بالتقنيات الرئيسية، على تقليل المشكلات وتوفير تجارب أفضل لكل من المتخصصين في المشتريات وشركائهم. 

أكاديمية الذكاء الاصطناعي

كن خبيرًا في الذكاء الاصطناعي

اكتسب المعرفة لتحديد أولويات استثمارات الذكاء الاصطناعي التي تدفع نمو الأعمال. ابدأ مع أكاديمية الذكاء الاصطناعي المجانية اليوم وتولَّ زمام المبادرة لتعزيز مستقبل الذكاء الاصطناعي في مؤسستك.

مزايا أتمتة المشتريات

سواء تم نشرها كسلسلة من عمليات الأتمتة الرئيسية أو كنظام مشتريات آلي شامل، فإن الأتمتة في عملية الشراء يمكن أن تقضي على العوائق، وتزيد من سرعة عملية الموافقة وتقلل من وقت دورة الطلب. بعض الفوائد الرئيسية لمبادرات أتمتة المشتريات تشمل:

  • زيادة الكفاءة
  • وفورات التكاليف
  • تحسين الامتثال
  • تحسين الرؤية
  • تعزيز العلاقات مع الموردين
  • اتخاذ القرارات القائمة على البيانات
  • التوسع السريع

زيادة الكفاءة

أتمتة المهام المتكررة مثل معالجة الطلبات وإدارة الفواتير تعمل على تسريع دورة الشراء بشكل كبير، وتقليل الهدر والسماح للمؤسسة بالتكيف بسرعة مع الظروف الجديدة. كما تسهل تقنيات الأتمتة عمليات التأهيل والتحليل بشكل أسرع: باستخدام عمليات الأتمتة الرئيسية، يقوم متخصصو المشتريات من IBM حاليًا بتأهيل الموردين بشكل أسرع بعشر مرات وإجراء تحليل التسعير في غضون عشر دقائق بدلاً من يومين. 

وفورات التكاليف

يمكن للمؤسسات تحقيق وفورات كبيرة من خلال تقليل الأخطاء اليدوية وتحسين المفاوضات مع الموردين. تتيح الأتمتة إمكانية المقارنة السريعة والدقيقة للأسعار من الموردين إلى جانب زيادة القدرة على القيام بمهام الشراء مع نمو المؤسسة. 

تحسين الامتثال

يمكن للأنظمة الآلية أن تفرض الالتزام بسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية، مما يقلل من مخاطر الاحتيال ويعزز دقة التقارير. يمكن لأدوات التشغيل الآلي للمشتريات اليوم تصفية الموردين بسلاسة وفقًا لمقاييس الاستدامة أو غيرها من العوامل لتسهيل تحقيق الأهداف الأوسع للمؤسسة. 

تحسين الرؤية

يتيح تتبع البيانات في الوقت الفعلي الحصول على رؤى أفضل لأنماط الإنفاق والأداء ومستويات المخزون. وباستخدام حلول المشتريات هذه، يمكن للمجموعة التكيف بسرعة مع نقاط البيانات الجديدة ومراجعة عملية الشراء بأكملها بشكل أكثر فعالية لتحقيق نتائج أفضل. 

تعزيز العلاقات مع الموردين

يؤدي تحسين التواصل والشفافية إلى تحسين التعاون مع الموردين، مما يعزز الشراكات طويلة الأجل. تعمل أدوات العلاقات التعاونية مع الموردين، المعززة بالأتمتة، على تبسيط العملية لكل من الموردين والشركات، مما يحسّن التجربة الإجمالية لكلا الطرفين. 

اتخاذ القرارات القائمة على البيانات

يتيح الوصول إلى التحليلات الشاملة اتخاذ قرارات قائمة على البيانات ومستنيرة بناء على معلومات دقيقة. وينطبق هذا بشكل خاص على عملية الشراء، التي تنطوي على كميات كبيرة من البيانات المستقاة من مصادر داخلية وخارجية متعددة. يمكن أن تساعد أنظمة المشتريات الآلية، المعززة بالذكاء الاصطناعي، في تحديد نقاط الضعف والتنبؤ بالمشكلات المستقبلية المحتملة. 

التوسع السريع

مع أنظمة الشراء الآلية، ترى المؤسسات عقبات أقل عندما يحين وقت توسع الأعمال. يتطلب البرنامج الذي يشرف عليه الموظفون نفقات عامة أقل لتحمل المزيد من العمل ويجعل دمج الموردين الجدد سلسًا. 

تحسين سير العمل من خلال أتمتة عملية الشراء

طلبات الشراء وأوامر الشراء

من المعروف أن "Purchase requisitions"، والمعروفة باسم طلبات الشراء، تتحرك ببطء خلال عملية الموافقة. يمكن أن تؤدي أتمتة هذه العملية إلى تسريع الموافقات وتعزيز الرؤية في أنماط الإنفاق—بالإضافة إلى السماح لخبراء المشتريات بالعمل بكفاءة أكبر. قد تتضمن أتمتة هذه العملية تزويد الموظفين بقوالب يسهل التنقل فيها وتزويد الموافقات والأطراف المعنية عبر الأقسام بإشعارات فورية بشأن الطلب. وبمجرد الموافقة على الطلب، يمكن للنظام الآلي إنشاء أمر شراء رقمي متعلق بالمعاملة، مما يضمن الشفافية في الإنفاق ويقلل من حالات الخطأ البشري. 

إدارة الفواتير ومعالجة المدفوعات

تعمل عمليات المطابقة الآلية للفواتير وسير العمل على تحسين الدقة والكفاءة في المدفوعات. وعادةً ما يقوم النظام الآلي برقمنة البيانات المتعلقة بالفواتير ومركزيتها، ويقوم تلقائيًا بمطابقة تلك الفواتير مع قواعد البيانات الرئيسية وحفظها في ملفات لسهولة الوصول إليها عبر الأقسام. كما تقوم برامج الأتمتة للمشتريات أيضاً بمعالجة المدفوعات من الحسابات المستحقة الدفع بسرعة ودقة وتوفر سجلاً للمعاملة. يمكن أن تقلل هذه الأنظمة من المدفوعات الفائتة والتكرار بالإضافة إلى إتاحة الرؤية عبر المؤسسة، من قسم المشتريات إلى الفريق المالي. 

إدارة البائعين والتوريد

تساهم قواعد البيانات المركزية والأنظمة الآلية في تتبع أفضل للمؤهلات والمقاييس الأداء والامتثال للموردين. توفر أنظمة إدارة الموردين الآلية لأخصائيي المشتريات وصولاً فوريًا إلى البيانات التاريخية، بالإضافة إلى معلومات رئيسية حول موقع المورد، والممارسات البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات، والتكلفة، والمقاييس الأخرى.

باستخدام هذه الأدوات، يمكن لأقسام المشتريات تصفية الموردين المحتملين بشكل أكثر فعالية ومقارنة العطاءات وطلب عروض الأسعار أو المعلومات الأخرى بسرعة. توفر بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مثل SAP، أدوات تعاونية للموردين والمشترين للاتصال والتفاوض داخل منصة مشتركة واحدة. 

معالجة الطلبات

تعمل الأتمتة على تبسيط عملية إنشاء الطلبات وتتبعها وتنفيذها مما يقلل من وقت التسليم والأخطاء. قد توفر هذه الأنظمة إخطارات تلقائية للإدارات الرئيسية فيما يتعلق بإنشاء الطلبات وتنفيذها، وتتبع حركة البضائع باستخدام تقنية إنترنت الأشياء (IoT) أو تحديث أوقات التسليم تلقائيًا بناءً على الظروف الجوية والديناميكيات الأخرى. 

إدارة العقود

تدير الأنظمة الآلية أحداث دورة حياة العقد، وتحدد التجديدات في الوقت المناسب والامتثال للشروط. تعمل أدوات إدارة الاتصال هذه على إنشاء مستودع مركزي وقابل للبحث للعقود، مما يعزز الشفافية الداخلية في عملية التعاقد. عادةً، تقوم هذه الأنظمة الآلية أيضًا بإخطار وتحديث الأطراف المعنية تلقائيًا بشأن المواعيد النهائية القادمة المتعلقة بشروط العقد، مما يؤدي إلى تعزيز الامتثال وتوفير الوقت لتجديد أو إعادة التفاوض على الاتفاقيات التي توشك على الانتهاء.  

تحليل الإنفاق

تقوم أدوات الأتمتة بتحليل بيانات الإنفاق، مما يبرز فرص توفير التكاليف ورؤى أداء الموردين. وبالنظر إلى حجم البيانات التي تتعامل معها أقسام المشتريات، فإن تحليل الإنفاق والتنبؤ يمكن أن يكونا أداة حاسمة في نجاح الأعمال. يمكن لبعض أنظمة المشتريات الآلية وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) توفير تحذير مسبق بشأن الموردين ذوي الأداء الضعيف أو صفقات التعاقد دون المستوى الأمثل. 

أفضل الممارسات لأتمتة المشتريات

بغض النظر عن استراتيجية المشتريات الخاصة بالمؤسسة وحلول الأتمتة التي تختار نشرها، فإن بعض أفضل الممارسات الشائعة تشمل ما يلي:

  • تحديد أهداف واضحة
  • اختيار التقنية المناسبة
  • إشراك الأطراف المعنية الرئيسيين
  • عملية توحيد المعايير
  • تدريب الموظفين والارتقاء بمهاراتهم
  • المراقبة والتحسين
  • ضمان إدارة البيانات وأمنها

تحديد أهداف واضحة

تحديد أهداف محددة للأتمتة، مثل تقليل وقت المعالجة أو تعزيز مشاركة الموردين. 

اختيار التقنية المناسبة

اختيار برنامج المشتريات الذي يتوافق مع احتياجات مؤسستك، ويتكامل بسلاسة مع الأنظمة الحالية. التفكير بشكل نقدي في تجربة المستخدم النهائي للتأكد من أن التقنية سلسة للمستخدمين الذين سيتفاعلون معها كثيرًا. 

إشراك الأطراف المعنية الرئيسيين

إشراك الإدارات والمستخدمين ذوي الصلة في عملية التخطيط والتنفيذ للتأكد من أن الحل يلبي متطلباتهم. 

توحيد العمليات

تطوير عمليات شراء موحدة لتعزيز الاتساق وتحسين اعتماد المستخدم. 

تدريب الموظفين والارتقاء بمهاراتهم

توفير تدريب شامل للمستخدمين لتعظيم الفائدة من النظام الآلي الجديد وصقل مهارات موظفي المشتريات لإعدادهم للقيام بأدوارهم المعززة.

المراقبة والتحسين

تقييم أداء العمليات الآلية باستمرار وإجراء التعديلات بناءً على التعليقات والاحتياجات المتطورة.

ضمان إدارة البيانات وأمنها

التأكد من أن البيانات المستخدمة في نظام الأتمتة للمشتريات نظيفة ودقيقة ومخزنة في صيغ يسهل الوصول إليها. تنفيذ تدابير أمنية قوية لحماية بيانات المشتريات الحساسة والامتثال للوائح. 

5 أمثلة على مهام سير العمل الذكية لأتمتة المشتريات

من خلال الجمع بين الأتمتة وتقنيات الذكاء الاصطناعي والبنية التحتية السحابية، تتمتع المؤسسات بالقدرة على زيادة الكفاءة بشكل جذري. على سبيل المثال: خفضت إحدى الوكالات الحكومية في الولايات المتحدة التي تستخدم هذه الأدوات متوسط وقت معالجة المطالبات من أكثر من 15 يوماً إلى خمس دقائق. عادةً ما تخلق الأتمتة في المشتريات أكبر قيمة عند غرسها عبر العديد من الأنظمة أو مهام سير العمل. بحسب ما توصل إليه معهد IBM لقيمة الأعمال (IBV)، فإن المجالات الخمسة التي يكون لهذه التقنيات فيها أكبر تأثير تشمل:

  • عمليات سلسة آلية في الوقت الفعلي
  • توريد المصادر الأخلاقية والمستدامة لإدارة المخاطر
  • الشراكة من أجل الحصول على قيمة هائلة لطرف ثالث
  • نماذج تشغيل مرنة
  • تمكين القوى العاملة 

عمليات تلقائية وسلسة في الوقت الفعلي

إزالة العقبات من عمليات قسم المشتريات يمكن أن يؤدي إلى نتائج سريعة وملموسة: تسريع سرعة قيام المشترين بشراء الخدمات أو السلع وتوفير مجموعة متنوعة من القنوات التي يمكن من خلالها التفاعل مع الأعمال التجارية، هو من بين أهم فوائد المشتريات الآلية. أحد المؤسسات المالية في آسيا والمحيط الهادئ، أملاً في تحسين ممارسات الامتثال وأدائه، قامت بأتمتة عملية خدمات عمليات الشراء بدءًا من اختيار الموردين حتى الدفع. من خلال رقمنة وتوحيد سير العمل هذه، وفرت المنظمة 20 مليون دولار من تكاليف التشغيل ومنعت خسارة أكثر من 70 مليون دولار في المدفوعات المكررة أو الخاطئة. 

مصادر أخلاقية ومستدامة ومدارة المخاطر

في الوقت الذي يطالب فيه المستهلكون بمزيد من الشفافية في كيفية توريد العلامات التجارية للسلع وتسعى المؤسسات الرائدة إلى تحقيق الحياد الكربوني، أصبحت ممارسات الشراء المستدامة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الأعمال التجارية. تُضفي الأتمتة وسير العمل الذكي مزيدًا من الشفافية على عملية الشراء ويمكن أن تسمح لقادة المشتريات بالتحكم بسلاسة في مقاييس الممارسات البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات مثل خفض الانبعاثات. استخدمت مجموعة RCS Global Group، وهي منصة للتوريد المسؤول للبيانات، مؤخرًا Blockchain Platform للتأكيد للمشترين أن المواد المستخدمة في صناعة بطاريات السيارات الكهربائية تم إنتاجها بطريقة أخلاقية. مثل هذه الابتكارات تزيد من ثقة المشترين وتبسّط العمل المتزايد الأهمية للتوريد المسؤول. 

الشراكة من أجل الحصول على قيمة هائلة لطرف ثالث

أفاد ثلث كبار مسؤولي سلسلة التوريد الذين شملهم الاستطلاع مؤخراً بأنهم عملوا مع موردين في مناطق جديدة خلال السنوات الثلاث الماضية. في بيئة الأعمال العالمية المتزايدة، يعد التعاون وحل المشكلات أمرًا أساسيًا. تتمتع النظم البنائية المترابطة لمقدمي الخدمات الذين ينشرون التحليلات والذكاء الاصطناعي والأتمتة بفرصة الشراكة بسرعة وفعالية أكبر، والتكيف مع المشهد الناشئ. 

نماذج تشغيل مرنة

عمليات الشراء الحديثة تتألف من فرق متعددة التخصصات تركز على النتائج الرئيسية بدلاً من المشاريع المنعزلة الفردية. باستخدام الأتمتة وتحليلات البيانات والذكاء الاصطناعي، تتمتع المؤسسات بفرصة اتخاذ قرارات شراء رئيسية بناءً على بيانات في الوقت الفعلي، يمكن الوصول إليها عبر الأعمال التجارية. يؤدي تمكين موظفي الشراء بهذه البيانات إلى نماذج تشغيل أكثر انسيابية ومرونة ويسمح للمؤسسات بالتوسع بكفاءة أكبر. وفقًا لبحث IBV، فإن 54% من المؤسسات التي لديها فريق متكامل للشراء ودفع الحسابات تتفوق بشكل كبير على منافسيها في نمو الإيرادات والفعالية. وقامت إحدى شركات الكيماويات العالمية، باستخدام الأتمتة والتحليلات، بتحسين العمليات في ستة مجالات، محققةً 50 مليون دولار من التدفق النقدي نتيجة لذلك.

تمكين القوى العاملة

كما هو الحال مع مجالات الأعمال الأخرى، من الأفضل استخدام الأتمتة والذكاء الاصطناعي لتعزيز العمالة البشرية—وتحرير الموظفين للتركيز على المهام الإبداعية الأكثر كثافة في العلاقات. في مجال المشتريات، قد تلهم الأتمتة المؤسسة لإعادة التفكير في أدوار الموظفين بالكامل، مما يطلق إمكاناتهم بشكل كبير. فبدلاً من الاستجابة للمشكلات الصغيرة، تتيح الأتمتة في مجال المشتريات للقوى العاملة العمل بشكل استباقي، مما يمهد الطريق للابتكار على مستوى الأعمال وزيادة قيمة الأعمال في جميع المجالات. 

الحواشي

Taking supplier collaboration to the next level، McKinsey، 7 يوليو 2020 (محتوى الرابط موجود خارج IBM.com) 

حلول ذات صلة
حلول سلسلة التوريد

تقدِّم IBM حلول سلسلة التوريد للتخفيف من الاضطرابات وبناء مبادرات مرنة ومستدامة.

استكشف حلول سلسلة التوريد
الخدمات الاستشارية ذات الصلة بسلسلة التوريد

يمكنك بناء سلاسل توريد مستدامة ومدعومة بالذكاء الاصطناعي مع خدمات استشارات سلسلة التوريد الخاصة بشركة IBM.

استكشف خدمات سلسلة التوريد
استيفاء طلبات التجارة الإلكترونية باستخدام IBM Sterling Order Management

تحسين استيفاء طلبات التجارة الإلكترونية.

استكشف Sterling Order Management

اتخِذ الخطوة التالية

بناء سلاسل توريد مستدامة ومدعومة بالذكاء الاصطناعي تعمد إلى تهيئة عملك لمواكبة مستقبل العمل وتوفير قدر أكبر من الشفافية وتحسين تجارب الموظفين والعملاء.

 

استكشف حلول سلسلة التوريد استكشف خدمات الذكاء الاصطناعي