ما إنتاجية الموظف؟

يُعد تحسين إنتاجية الموظفين عنصرًا ضروريًا لنجاح المؤسسة. يُمكّن تحسين الإنتاجية الموظفين من تحقيق الأهداف بشكل أسرع وبطريقة أكثر كفاءة، ما يؤدي إلى توفير التكاليف وتعزيز الربحية. كما أنه يسهم في تحقيق رضا الموظفين. 

يتمثل أحد العناصر الرئيسية للإنتاجية في إلغاء أو أتمتة المهام الحفظية أو المملة التي لا تتطلب قدرًا كبيرًا من المدخلات المعرفية البشرية. طبقت المؤسسات في السنوات الأخيرة جميع أنواع عمليات سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي لأتمتة المهام المتكررة، ما يوفر وقت الشركة وأموالها، وغالبًا ما يوفر وقت الموظفين للتركيز على أعمال أكثر اهتمامًا و"ذات مستوى أعلى" التي تتطلب قدرات معرفية فريدة من نوعها يكون البشر أكثر قدرة على توفيرها.

يمكن أن يتضمن تقييم إنتاجية الموظف مقاييس مختلفة، اعتمادًا على العمل وأهداف المؤسسة. ويمكن أن تشمل المقاييس حجم الإنتاج وإيرادات المبيعات ومعدلات إكمال المشروع وجودة المنتج ورضا العملاء. لتحقيق الأهداف التي تحددها هذه المقاييس، ينظر المديرون ومحللو الإنتاجية في مكان العمل إلى العديد من العوامل التي يمكن تحسينها من خلال اعتماد أفضل الممارسات والمنهجيات المختلفة.

عملية تخطيط الوقت وتخصيصه بفعالية لإنجاز المهام. يمكن أن يؤدي سير العمل المرهق أو غير الفعال والإجراءات غير الواضحة والعمليات الزائدة عن الحاجة إلى إبطاء الإنتاجية. ويمكن لأدوات أو طرق تتبع الوقت مراقبة كيفية تخصيص الموظفين لوقتهم، ما يساعد على تحديد مجالات عدم الكفاءة وتوفير معارف حول توزيع أعباء العمل.

مستوى الخبرة والكفاءة التي يتمتع بها الموظفون في أدوارهم. قد يواجه الموظفون صعوبة في أداء مهامهم إذا كانوا يفتقرون إلى المهارات أو التدريب اللازم، أو إذا لم يكن لديهم فهم واضح لأدوارهم ومسؤولياتهم وأهداف المؤسسة.

يمكن أن يكون لسلوك قادة الأعمال تأثير كبير على الإنتاجية. ويمكن أن تؤثر جودة ممارسات القيادة والإدارة بشكل كبير على إنتاجية الموظفين، حيث تميل القيادة الجيدة إلى إشاعة العمل الجاد طوال يوم العمل. ويمكن أن تؤدي ممارسات الإدارة غير الفعالة أو الثقافة المسمومة للشركة إلى التواصل أو تثبيط الهمة، مما يؤثر سلبًا على الإنتاجية. ويمكن لأدوات وأساليب إدارة المنتجات الفعالة تقليل أوجه القصور عبر سير العمل.

عوامل مثل التصميم المكاني لمساحة العمل المادية من أجل تحقيق الراحة والكفاءة، والثقافة المؤسسية، وتوافر الأدوات والموارد التي يحتاجها الموظفون لإنجاز المهام. يمكن أن تسهم المستويات العالية من الإجهاد وساعات العمل الزائدة والإدارة التفصيلية والافتقار إلى التوازن بين العمل والحياة الشخصية في حدوث الإرهاق الشديد وانخفاض الإنتاجية. وعلى النقيض من ذلك، يمكن لبيئة العمل الإيجابية أن تؤدي إلى رضا وظيفي عالٍ وجودة عمل أعلى، ما يسهم في نهاية المطاف في تحقيق النتيجة النهائية.

مدى تحفيز الموظفين ومشاركتهم في عملهم، والذي يمكن أن يتأثر بالتعويضات والحوافز المادية الأخرى والاعتراف والشعور بالهدف. وإلا فقد يعاني الموظفون المنتجون من نقص في الدافع إذا لم يجدوا عملهم مثيرًا أو جذابًا أو مجزيًا. وتعمل الأدوار الوظيفية والمسؤوليات وتوقعات الأداء المحددة بوضوح مع مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة على تحفيز العمال وتمكينهم من أداء عملهم لتحقيق تلك التوقعات.

استخدام التقنيات والأدوات المناسبة التي تعزز الكفاءة وتبسط العمليات، حيث قد تؤدي المنهجيات القديمة أو الأدوات المعطوبة إلى الإحباط والتأخير.

سهولة الوصول إلى قنوات الاتصال وتوافرها ووضوحها، ما يدعم العمل الجماعي وقدرة العاملين على تلقي التوجيهات والتعليقات. ويمكن أن يؤدي عدم وضوح التواصل أو نقص التواصل إلى سوء الفهم وتراجع إنتاجية القوى العاملة.

من أجل تقييم إنتاجية الموظفين، تحتاج المؤسسات إلى أن تكون قادرة على قياس مستويات الإنتاجية. يتضمن ذلك تقييم إنتاجية الموظفين وكفاءتهم أثناء إنجازهم للمهام وأداء أدوارهم. هناك فئتان شاملتان تصفان الطرق الشائعة لقياس إنتاجية الفرد أو الفريق: الكمية والنوعية.

يمكن أن يساعد الجمع بين المقاييس الكمية والنوعية المؤسسات على اكتساب فهم شامل لكيفية تعزيز إنتاجية الموظفين.

يؤدي الذكاء الاصطناعي (AI) دورًا ملحوظًا في تحسين إنتاجية الموظفين بعدة طرق. فيما يلي بعض حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا وفعالية.

يمكن للذكاء الاصطناعي التعامل مع المهام الروتينية والدنيوية، ما يتيح للموظفين التركيز على الجوانب الأكثر تعقيدًا وإبداعًا في وظائفهم. ويمكن الآن أداء المهام، مثل إدخال البيانات وإدارة المستندات وإنشاء التقارير بسرعة من قبل الذكاء الاصطناعي بمستوى عالٍ من الدقة، وفي بعض الحالات يتجاوز متوسط الأداء البشري.

يمكن لروبوتات المحادثة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والوكلاء الافتراضيين التعامل مع استفسارات العملاء الأساسية، ما يقلل العبء على فرق دعم العملاء البشرية. ويتيح ذلك للموظفين التركيز على مشاكل العملاء الأكثر تعقيدًا التي تتطلب لمسة إنسانية.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل كميات هائلة من البيانات بسرعة ودقة، ما يوفر معارف يمكن أن تساعد في عمليات اتخاذ القرار. ويمكن أن تساعد التحليلات التنبؤية في التنبؤ بالاتجاهات، ويمكن أن تساعد تحليلات الأفراد المديرين على فهم كيفية أداء الموظفين في بيئة العمل، مما يسمح للمؤسسات باتخاذ قرارات مستنيرة والتخطيط بفعالية أكبر.

يمكن لروبوتات المحادثة والمساعدين الافتراضيين المدعومين بنظام الذكاء الاصطناعي التعامل مع الاستفسارات الروتينية، مما يسمح للموظفين بالوصول إلى المعلومات والدعم بشكل أكثر كفاءة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط الاتصال وتقليل الوقت المستغرق في المهام الإدارية الأساسية.

يمكن للذكاء الاصطناعي تخصيص برامج التدريب والتطوير بناءً على الاحتياجات الفردية للموظفين وأساليب التعلُّم، ما يؤدي إلى تحسين عملية التعلُّم. يمكن لمنصات التعلم التكيفية تعديل المحتوى والسرعة لتناسب تقدم كل موظف.

يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في مراقبة أداء الموظفين، وتقديم تعليقات واقتراحات في الوقت الفعلي لإجراء تحسين.ويمكن للتحليلات التنبؤية تحديد المشكلات المحتملة، مما يسمح بالتدخل الاستباقي قبل أن تتأثر الإنتاجية. وقد تساعد أجهزة استشعار إنترنت الأشياء في قياس أداء سير العمل اليدوي.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل أنماط سير العمل واقتراح التحسينات، ما يساعد الفرق على تبسيط العمليات وإزالة العقبات. ويمكن لأدوات الجدولة الذكية تحسين أوقات الاجتماعات وتخصيصات المهام والجداول الزمنية للمشروع.

يسمح الذكاء الاصطناعي التوليدي للموظفين بإنشاء المحتوى بسرعة أو بمستوى أعلى من التعقيد. يمكن لمندوبي المبيعات إنشاء عرض تقديمي مخصص للعملاء في ثوانٍ، ويمكن للمهندسين ترجمة التعليمات البرمجية بسرعة من لغة إلى أخرى ويمكن للمصممين إنشاء أصول الصور والفيديو والصوت ومعالجتها بدلاً من إنشائها من البداية.

من الضروري تطبيق تقنيات الذكاء الاصطناعي بعناية، مع مراعاة الآثار الأخلاقية  وخصوصية البيانات  والتأثير المحتمل في القوى العاملة. إلى جانب ذلك، يُعد توفير التدريب والدعم المناسبين للموظفين للتكيف مع التغييرات التي يفرضها الذكاء الاصطناعي أمرًا ضروريًا لنجاح التنفيذ وتحسين الإنتاجية بشكل عام.

ونظرًا لإدخال أنظمة الذكاء الاصطناعي وأجهزة استشعار إنترنت الأشياء، يمكن للمديرين قياس المزيد من جوانب تجربة الموظف أكثر من أي وقت مضى. يتقدم مجال إنتاجية الموظفين بسرعة كبيرة. فيما يلي بعض الاتجاهات العامة التي يجب وضعها في الاعتبار.

كما هو موضح في القسم الأخير، يستمر دمج الذكاء الاصطناعي في مكان العمل في التوسع عبر حالات الاستخدام التي تؤثر في كل جانب من جوانب تجربة الموظف على ما يبدو.

أصبحت نماذج العمل عن بُعد ونماذج العمل الهجينة الآن في الاتجاه السائد بقوة بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة. أدت الجائحة إلى تسريع اعتماد منهجيات جديدة لإدارة المشاريع وأدوات التعاون الرقمي مثل Slack وZoom لاستيعاب التعاون عن بُعد غير المتزامن في كثير من الأحيان والحفاظ على إنتاجية عالية. وتلبي ساعات العمل المرنة وأسابيع العمل المضغوطة والبدائل الأخرى الاحتياجات المتنوعة لأعضاء الفريق عن بُعد.

حتى وقت قريب، لم تكن المؤسسات حتى وقت قريب تولي الكثير من الاهتمام بالصحة العقلية والعافية للموظفين. واليوم، تحظى برامج دعم الصحة العقلية والعافية بشعبية كبيرة. يميل الموظفون السعداء والراضون إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية. وقد تشمل هذه البرامج تضمين غرف التأمل ودروس اليوغا في الموقع ومجموعات موارد الموظفين والمبادرات التي تعزز التوازن بين العمل ودورة الحياة.

كان النهج الشامل لتجربة الموظف في العمل، مع التركيز على الميزات غير الملموسة التي يتلقاها الموظفون من عملهم، اتجاها رئيسيًا. ولجذب أفضل المواهب والحفاظ عليها، تدرك المنظمات أنه يجب عليها التفكير في مهمتها وثقافة الشركة وفرص التطوير الوظيفي والمهارات والمرونة في مكان العمل وغير ذلك. وتجربة الموظف الجيدة هي أكثر بكثير من مجرد راتب.

تستفيد المؤسسات من تحليلات البيانات الكبيرة لاكتساب معارف حول أنماط إنتاجية الموظفين. وتساعد الأساليب القائمة على البيانات في تحديد مجالات التحسين وتحسين سير العمل واتخاذ قرارات مستنيرة.