ما المقصود بالتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؟

في الماضي، كان تبادل الوثائق التجارية بين الشركاء يتطلب تسليم المستندات الورقية يدويًا. يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) على تبسيط العملية وتسهيلها من خلال تحويل المستندات إلى تنسيقات رقمية موحَّدة وإزالة الوسيط. لا حاجة إلى أي أفراد لإرسال المستندات أو استلامها؛ فهي تتدفق بين الأنظمة تلقائيًّا.

في معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، تنتقل المعلومات مباشرةً من تطبيق كمبيوتر في مؤسسة إلى تطبيق كمبيوتر في مؤسسة أخرى. تحدِّد معايير التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) موقع وترتيب المعلومات في كل مستند. تستخدم المؤسسات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) لمشاركة مجموعة من المستندات وأنواع البيانات، مثل طلبات عروض الأسعار وطلبات القروض وإشعارات الشحن المسبق وغيرها.

في الآونة الأخيرة، أدت إضافة أدوات الذكاء الاصطناعي (AI) إلى أنظمة EDI إلى توفير فوائد وقدرات جديدة بما في ذلك تحسين قابلية التوسع وزيادة سرعة المعالجة والمعالجة الاستباقية للأخطاء.

تتضمن عملية التبادل الإلكتروني للبيانات إنشاء مستندات الأعمال وتحويلها وإرسالها واسترجاعها ودمجها. على سبيل المثال، لنفترض أن المستند المعنيّ هو فاتورة لقطع غيار السيارات. أولًا، يجب إنشاء تلك الفاتورة.

قد يتضمن إنشاء الفاتورة سحب البيانات من مصادر مختلفة: جدول بيانات، وبريدًا إلكترونيًا، وملفات PDF، والمزيد. وفي التبادل الإلكتروني للبيانات، لا تُعَد هذه عملية إدخال بيانات يدويًا. يمكن لمترجم EDI، وهو عادةً تطبيق برمجي تابع لجهة خارجية، سحب هذه البيانات تلقائيًّا من الأنظمة وقواعد البيانات الداخلية. في مثال الفاتورة الخاص بنا، قد يبحث مترجم EDI في الجداول الداخلية لاستخراج بيانات قطع الغيار، مثل أرقام المنتجات والأسعار والكميات والمزيد.

في العديد من الشركات، يُدير نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) هذه البيانات. يتكامل نظام تخطيط موارد المؤسسات مع مترجم التبادل الإلكتروني للبيانات، والذي يقوم بعد ذلك بتحويل هذه البيانات وهيكلتها إلى معيار مُختار. وقد ساعد مقدِّمو خدمات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) من الجهات الخارجية التي تتعامل مع الترجمة، مثل Cleo وTrueCommerce وMuleSoft، على هذه العملية. (التحويل اليدوي ممكن من الناحية الفنية ولكنه سيكون صعبًا ويسبب أخطاء). في مثال الفاتورة الخاص بنا، سيتم تحويل بيانات قطع الغيار التلقائية هذه إلى بيانات قياسية يمكن قراءتها بواسطة مستلم الفاتورة.

يتم بعد ذلك إرسال المستند باستخدام أحد النوعين الشائعين للتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI):

التبادل الإلكتروني للبيانات المباشر هو اتصال بين حاسوبين عبر الإنترنت، عادةً باستخدام بروتوكولات اتصال آمنة. على سبيل المثال، يدعم بروتوكول نقل الملفات الآمن (SFTP) عدة طرق للمصادقة بالإضافة إلى التشفير.

في شبكة القيمة المضافة، تقوم شبكة تابعة لجهة خارجية بإدارة نقل البيانات. في كثير من الأحيان تستخدم طرق VAN ما يُسمَّى بصندوق البريد، وهو نوع من منطقة تخزين الملفات، والتي تخزِّن المستندات مؤقتًا قبل أن يستردها المستلم. اليوم، غالبًا ما يكون صندوق البريد هذا في السحابة، كجزء من حزمة خدمة موفِّر VAN. غالبًا ما يتولى موفِّرو خدمة VAN أيضًا تحويل المستندات والتحقق من صحتها.

يُتيح التبادل الإلكتروني للبيانات EDI نقل المستندات من خلال عدة بروتوكولات مختلفة. تتضمن هذه البروتوكولات:

• AS2 ‏(Applicability Statement 2): بروتوكول HTTP شائعًا يدعم التشفير، بالإضافة إلى ميزات بما في ذلك التوقيعات الرقمية وإشعارات التسليم. وهو متوافق مع HIPAA.  
  
  
• SFTP (بروتوكول نقل الملفات الآمن): يستخدم تشفير SSH الآمن وسهل الاستخدام، ولكنه لا يوفر نفس تتبُّع دورة الحياة وإثبات الاستلام مثل AS2.
  
• FTP (بروتوكول نقل الملفات): بسيط وأساسي وغير آمن. لا يتم استخدامه على نطاق واسع في التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؛ بسبب القيود الأمنية الخاصة به.
  
  
• MFT (نقل الملفات المُدار): نوع من تطوُّر بروتوكول FTP، يوفر MFT أمانًا شاملًا ومسارات تدقيق وجدولة. كما يمكن أن تكون متوافقة مع اللوائح التنظيمية مثل HIPAA.
  
  
• SOAP (بروتوكول الوصول البسيط للكائنات): هو منصة مراسلة تعتمد على XML، غير مرتبطة بمنصة معينة، لكنه قديم وأكثر شيوعًا في الأنظمة القديمة.

يتمتع كل بروتوكول بنقاط قوة ونقاط ضعف تجعله مثاليًا لتطبيقات وصناعات مختلفة. على سبيل المثال، AS2 متوافق مع قانون HIPAA. يتميز SFTP بميزات قوية للأمان والمصادقة، لكن قد يكون من الصعب على غير المتخصصين التعامل معها.

تعود جذور EDI إلى ستينيات القرن الماضي، في مشاريع ضخمة للبنية التحتية والسيارات والقطاع العسكري. سعت المؤسسات والهيئات ليس فقط إلى أتمتة عملية إرسال واستلام المستندات، بل -وربما الأهم- لتوحيدها وفق معايير محددة.

منذ ذلك الحين، كانت التنسيقات المعيارية العمود الفقري لممارسات EDI. يجب أن تكون أنظمة الكمبيوتر لدى المرسِل والمستقبِل قادرة على قراءة المستندات وفهمها، وإلا فسيفشل النظام بأكمله.

أنشأت عدة مؤسسات معايير EDI مستخدمة على نطاق واسع. بعضها مخصص لصناعة معينة، وبعضها عام. وتشمل المعايير الأكثر شيوعًا ما يلي:

معيارًا للاستخدام العام أنشأه المعهد الأمريكي للمعايير، ويُعَد الأكثر شيوعًا في أمريكا الشمالية. يُشير الاختصار ASC إلى اللجنة المعتمدة للمعايير (Accredited Standards Committee).

تم تأسيس هذا المعيار الأمريكي عام 1996 كجزء من قانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة (HIPAA)، وهو جزء من ANSI ASC X12 يركِّز بشكل خاص على تبادل بيانات الرعاية الصحية.

تُعَد Odette "منصة أوروبية للمعايير والخدمات والشبكات تُغطي سلسلة توريد السيارات بأكملها". واسمها هو اختصار لـ "Organisation for Data Exchange through Tele-Transmission in Europe".

تم تطويره بواسطة الأمم المتحدة، ويُعَد EDIFACT (التبادل الإلكتروني للبيانات للإدارة والتجارة والنقل) مجموعة من المعايير الدولية تهدف إلى تسهيل تبادل مستندات الأعمال بغض النظر عن الصناعة أو الموقع. يتم استخدامه بشكل شائع في التجارة الدولية.

تُعَد RosettaNet مجموعة من المعايير المبنية على XML والتي يتم استخدامها بشكل أساسي في الصناعات التقنية العالية، ولا سيما صناعة أشباه الموصِّلات العالمية.

تُعَد معاملات EDI الوسيلة المفضلة لتبادل مستندات الأعمال بين الشركات الصغيرة والكبيرة، بدءًا من منصات التجارة الإلكترونية الضخمة ووصولًا إلى المتاجر العائلية الصغيرة. توفِّر تقنية EDI فوائد رئيسية للأعمال من خلال الأتمتة والتكامل بين الشركات (B2B):

توفِّر EDI الوقت من خلال أتمتة سير العمل الذي كان يعتمد سابقًا على العمليات اليدوية. تُلغي EDI الأعمال المتكررة والمملة المتمثلة في البحث في الجداول لاستخراج البيانات، وكذلك الحاجة إلى إرسال واستلام البريد الإلكتروني.

تخيَّل أن شركة مكونات تحتاج إلى تزويد الشركة المصنِّعة بمعلومات عن قطع الغيار في سلسلة التوريد الخاصة بها. بدلًا من البحث وجمع وإرسال تلك المعلومات يدويًا، ثم الاعتماد على الشركة المصنِّعة لتلقي البريد الإلكتروني ودمج البيانات في قواعد بياناتها، يمكن لشركة المكوِّنات استخدام EDI لأتمتة عملية تبادل البيانات هذه بأكملها.

يمكن استخراج بيانات سلسلة التوريد من سجلات شركة المكونات، وإرسالها تلقائيًّا وبأمان إلى الشركة المصنِّعة، ثم إضافتها إلى جداول الشركة المصنِّعة نفسها - كل ذلك دون الحاجة إلى تدخل بشري.

يمكن أن يؤدي التبادل الإلكتروني للبيانات إلى تقليل تكاليف العمالة عبر الأتمتة، والأخطاء البشرية المكلفة، وتقليل أو إزالة الاعتماد على الأوراق ونفقاتها. 

يقلل نقل البيانات عبر التبادل الالكتروني للبيانات (EDI) من الأخطاء من خلال التوحيد القياسي الصارم، ما يساعد على ضمان تنسيق المعلومات بشكل صحيح قبل دخولها إلى عمليات أو تطبيقات الأعمال. يمكن أن يؤدي تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) إلى التخلص من المشكلات البشرية مثل الأخطاء المطبعية أو الكتابة اليدوية التي يصعب فهمها أو حقول البيانات المنسية أو الفئات التي تم تفسيرها بشكل خاطئ.

يحسِّن تكامل EDI من إمكانية التتبُّع وقابلية الملاحظة وإعداد التقارير من خلال تمكين دمج المستندات الإلكترونية مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات المختلفة. ويسهِّل هذا التكامل جمع البيانات والرؤية والتحليل.

بالنسبة إلى المؤسسات الكبيرة، يعزز التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) وجود معيار موحَّد عبر مختلَف الأقسام وشركاء الأعمال، بغض النظر عن موقعهم. بالنسبة إلى المؤسسات الصغيرة، يُتيح الالتزام بتحقيق تكامل بيانات أكبر مع الشركات الكبرى. بالنسبة للشركات بجميع الأحجام والأشكال، يوفر التبادل الإلكتروني للبيانات وسيلة تبادل موحَّدة، تمكِّن المؤسسات من تتبُّع المعاملة طوال دورة حياتها، وقياس الوقت المستغرق في كل خطوة، وإنشاء سجلات تدقيق خالية من الأخطاء، وأيضًا إشعار الأطراف المعنية بأي تغييرات أو مشكلات.

يمكن أن يكون تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات معقدًا. فقد تختلف اللوائح الحكومية والمعايير الصناعية من مكان لآخر وتتغيَّر مع مرور الوقت، كما أن كل شريك أعمال في شبكة التبادل الإلكتروني للبيانات يمكن أن تكون لديه متطلبات فردية خاصة به.

وسواء أكانت الحلول داخلية أم تم تنفيذها بالاستعانة بمصادر خارجية، تتطلب حلول التبادل الإلكتروني للبيانات بعض الشروط الأساسية والقدرات والموارد لتكون فعَّالة. وتشمل اعتبارات تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات ما يلي:

يجب أن تتعاون الأطراف المعنية لاتخاذ قرار بشأن أهداف تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات. ويتضمن هذا التعاون مناقشة احتياجات العمل، سواء أكان ذلك قابلية التوسع أم التكلفة أم ميزات الأمان، والتعرُّف على هياكل التبادل الإلكتروني للبيانات لشركاء الأعمال للمساعدة على ضمان سهولة التواصل.

يقوم هذا النوع من برمجيات التحويل بتحويل حقول مثل الأسماء، والعناوين، والمبالغ المالية، وأرقام الأجزاء، والكميات، وتحويلها من تنسيقات تطبيقات الأعمال إلى مستندات موحَّدة والعكس. بالنسبة إلى مثالنا الخاص بقطع غيار السيارات، سيراقب هذا البرنامج جميع المبيعات، ويتضمن أسماء قطع غيار محددة وأرقام الطراز، بالإضافة إلى التسعير وتاريخ الشراء وغير ذلك.

تدعم هذه القدرات دفعات كبيرة من رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات من خلال تمكين المرسِل والمستقبِل من تضمين عدة معاملات للتبادل الإلكتروني للبيانات في "ظرف" واحد لإرسال أكثر كفاءة، أشبه بوضع عدة رسائل في ظرف واحد. يُشير مصطلح "فك الظرف" إلى استخراج المعاملات الفردية من هذه الدفعات الكبيرة عند الطرف المستقبِل.

يسمح استخدام الظرف بإرسال كميات كبيرة من البيانات بشكل أكثر كفاءة ويمكن أن يبسِّط عملية التبادل الإلكتروني للبيانات. فهو يقلل من النفقات العامة والتكلفة، وهي ميزة أساسية للمؤسسات ذات الحجم الكبير من المعاملات، مثل شركات البيع بالتجزئة.  

بعد إزالة غلاف الرسالة، يلزم وجود آليات توجيه لفرز الرسائل إلى مجموعات مختلفة وتسليمها إلى الأهداف المناسبة. قد يكون تحويل الرسائل مطلوبًا أيضًا للحصول على الرسالة بتنسيق EDI الصحيح لوجهتها.

على سبيل المثال، قد يتضمن ظرف دفعة الفاتورة الخاصة بقطع غيار السيارات إيصالات من عدة أقسام مختلفة: مكوِّنات المحرك، وبرمجيات الملاحة أو الترقيات الداخلية، وكل منها يحتوي على أنواع مختلفة من المستندات. يمكن لبرنامج التبادل الإلكتروني للبيانات الخاص بالمستلم بعد ذلك فصل هذه المستندات بناءً على النوع والهدف، وتوجيهها إلى الوجهة المناسبة.

تُعَد TPAs عقودًا توضح الشروط والأحكام (مثل شروط الامتثال والمسؤولية، ومدة العقد ومعلومات الاتصال)، وتضع معايير مستندات الأعمال وتحدِّد بروتوكولات الاتصال والأعمال بين الشركاء التجاريين. قد يكون لدى المورِّدين احتياجات أمنية محددة أو مواصفات فنية أو تفاصيل أخرى في نقل البيانات، وTPAs هي المكان الذي يتم فيه تفصيل هذه المعلومات.

يوفر الذكاء الاصطناعي إمكانات جديدة في مجال برمجيات التبادل الإلكتروني للبيانات. على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي تعزيز الكشف عن الغش ومنع الأخطاء، والتعلم والتعديل في الوقت الفعلي بناءً على المعاملات السابقة للأعمال، والتنبؤ بكلٍّ من التوجهات والمشكلات المحتملة بناءً على السوابق التاريخية.

في مثال فاتورة قطع غيار السيارات لدينا، قد تُشير الفاتورة عادةً إلى مبيعات شمعات الإشعال بمعدل يتراوح بين مئة ومئتي وحدة شهريًا. إذا ارتفع هذا العدد فجأة إلى 10,000، يمكن للذكاء الاصطناعي اكتشاف هذا الشذوذ وإرسال تنبيه تلقائي إلى العميل والبائع بأن هناك شيئًا غير معتاد يحدث. وإذا ارتفع هذا الرقم تدريجيًا إلى 300، يمكن لأداة الذكاء الاصطناعي أن تحدِّد أنه ربما لا توجد حاجة لتنبيه أمني، لكن ينبغي إرسال إشعار للبائع في حال كانت هناك حاجة لزيادة الإمدادات.

بشكل عام، يحمل التقدم المتزايد في النماذج اللغوية الكبيرة ومعالجة اللغة الطبيعية إمكانات كبيرة لتحليل التواصل البشري واستخراج البيانات ذات الصلة من النصوص التجارية والبريد الإلكتروني، على سبيل المثال.

الذكاء الاصطناعي الوكيل، وهو شكل من أشكال الذكاء الاصطناعي المصمم للعمل واتخاذ القرارات دون الحاجة إلى تدخل بشري، وهو أيضًا تحوُّل واعد من تقنيات التبادل الإلكتروني للأعمال. يمكن لأنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات الوكيلة مراقبة الشذوذ في سلسلة التوريد التي قد تُشير إلى احتيال أو أخطاء، والتحقق من الفواتير وحل هذه المشكلات بشكل مستقل. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي أيضًا أتمتة وظائف معينة مثل تصاريح الإرجاع.

تقدِّم واجهات برمجة التطبيقات (APIs) طريقة أخرى لتبادل البيانات في الوقت الفعلي بين تطبيقات البرمجيات. ولكن هناك اختلافات رئيسية بين التبادل الإلكتروني للبيانات وواجهات برمجة التطبيقات ومتى يتم استخدامها بشكل عام: