조달-지불(P2P)이란 무엇인가요?

효과적인 조달 관리는 조직이 필수 자원을 확보하고 비용 관리를 유지하며 공급업체와 긍정적인 관계를 구축하는 데 필수적입니다. 조달-지불은 최초 요청부터 공급업체에 대한 최종 결제까지 상품 및 서비스 획득의 전체 라이프사이클을 아우르는 포괄적인 비즈니스 프로세스입니다. 이 프로세스 흐름은 조달, 재무, 미지급금 시스템 등 다양한 기능을 통합하여 운영 효율성과 정확성을 향상하는 원활한 워크플로를 만드는 것을 목표로 합니다. P2P로 줄여서 부르는 경우가 많지만, 조달-지불을 P2P라고도 하는 피어투피어 네트워킹 기술과 혼동해서는 안 됩니다. 조달-지불 프로세스는 구매-지불이라고도 합니다.

P2P는 기술이 아니라 프로세스입니다. 이는 전사적 자원 관리 (ERP) 및 기타 소프트웨어 솔루션을 사용하여 다양한 단계를 간소화하고 통합하는 자동화된 프로세스일 수 있습니다. P2P 자동화는 수동 작업을 줄이고, 오류를 최소화하고, 정책 준수를 보장하고, 조달 활동에 대한 실시간 가시성을 제공함으로써 효율성을 높입니다. 많은 조직이 운영을 최적화하기 위해 자동화된 P2P 시스템을 구현하지만 자동화 정도는 사용 중인 특정 툴과 관행에 따라 다릅니다. 조달에서 지불까지의 각 단계를 세심하게 관리함으로써 조직은 최적화 기회를 정확히 찾아낼 수 있습니다. 궁극적으로 이러한 감독 활동은 전략적 의사 결정을 지원하고 지속 가능한 공급망 운영을 촉진함으로써 비즈니스의 전반적인 건전성과 경쟁력에 기여합니다.

P2P 프로세스는 조직 내에서 상품이나 서비스에 대한 필요성을 파악하는 것으로 시작됩니다. 이러한 필요성은 관련 이해관계자의 승인 절차를 거쳐 구매 요청을 통해 공식화됩니다. 승인이 나면 적절한 공급업체를 선택하고 견적이나 입찰을 받는 등 조달이 시작됩니다. 선택된 공급업체에게 구매 주문서(PO)가 발행됩니다.

배송 시 수령 부서에서는 주문서와 물품 수령증이 구매 주문서와 일치하는지 확인합니다. 공급업체는 납품된 상품이나 서비스에 대한 송장을 제출하는데, 이는 구매 주문서와 수령 보고서와 일치합니다. 확인 후 송장의 결제가 승인되고 공급업체에 결제가 이루어지면 거래가 완료됩니다.

P2P의 전체 프로세스는 조달 활동을 간소화하고 오류를 줄이며 조직 정책을 준수할 수 있도록 설계되었습니다. 다양한 조달 단계를 자동화하고 통합함으로써 조직은 효율성을 개선하고 비용을 절감하며 조달 활동을 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다.

조달-지불은 조달 및 재무 프로세스 관리에 대한 구조적이고 통합된 접근 방식을 제공하기 때문에 매우 중요합니다. 이 프로세스를 통해 조직은 지출을 엄격하게 통제하면서 필요한 상품과 서비스를 효율적으로 확보할 수 있습니다. 이러한 구조화된 접근 방식은 무단 지출을 방지하고 재정 불일치의 위험을 줄이며 모든 구매가 조직의 예산 및 정책과 일치하고 필요한 것인지 확인하는 데 도움이 됩니다. 조달 데이터를 중앙 집중화함으로써 기업은 지출 패턴을 분석하고, 공급업체와 더 나은 조건을 협상하고, 비용 절감 기회를 파악할 수 있습니다.

P2P는 구매 주문서 작성, 송장 매칭, 지불 처리 등 다양한 단계를 자동화하고 표준화함으로써 운영상의 비효율성을 제거합니다. 이러한 자동화는 조달 주기를 가속화하고 인적 오류를 최소화하여 보다 정확하고 신뢰할 수 있는 거래로 이어집니다. 잘 관리되는 P2P 프로세스를 통해 적시에 정확한 지불이 이루어지면 공급업체와의 관계가 개선되고, 더 나은 서비스 수준과 효과적인 공급망 관리가 보장됩니다. 이러한 프로세스 전반에 걸쳐 핵심 성과 지표(KPI)는 효율성, 정확성 및 성능을 측정합니다. 전반적으로 P2P는 더 나은 재무 관리 및 보고를 지원하여 재무적 약정에 대한 실시간 가시성을 제공하고 보다 정보에 입각한 의사 결정을 돕습니다.

조직은 비용, 가용성, 지속가능성 및 기타 특정 요구 사항과 같은 다양한 요소를 기반으로 조달 프로세스를 맞춤화합니다. 각 조직은 비즈니스 목표에 부합하는 고유한 조달 전략을 수립합니다. 조달-지불 프로세스의 일반적인 단계는 다음과 같습니다.

P2P는 조직 내 조달 및 재무 프로세스를 간소화하고 개선합니다. 이러한 포괄적인 접근 방식을 통해 요청부터 결제까지 모든 단계를 효율적으로 관리하고 통합할 수 있으므로 여러 가지 이점이 있습니다.

고급 예측 모델링: P2P 시스템은 데이터 분석, 프로세스 마이닝 및 기타 디지털 툴을 사용하여 잠재적인 문제와 기회를 파악합니다. 고급 플랫폼은 구현 전에 변경 사항을 모델링하여 예상치 못한 결과가 발생하지 않도록 하여 프로세스 효율성을 더욱 향상시킬 수 있습니다.

재무 관리 및 보고 개선: 조달과 재무 시스템을 통합함으로써 조직은 재무 약정 및 부채에 대한 실시간 가시성을 확보할 수 있습니다. 이러한 통합은 보다 정보에 입각한 의사 결정과 더불어 정확한 재무 예측 및 예산 책정을 지원합니다. 적절하게 구현된 P2P 프로세스는 포괄적인 감사 추적 기능을 제공하므로 거래를 추적하고 책임을 보장하기가 더 쉽습니다.

비용 절감: P2P 프로세스를 통해 조직은 수익을 개선하는 보다 비용 효율적인 절차를 채택할 수 있습니다. 기업은 선호하는 공급업체와 강력한 관계를 구축하고 더 나은 가격을 협상하며 주문 관리, 공급업체 관리, 재고 관리 및 지출 관리를 개선할 수 있습니다. 자동화 및 소프트웨어 솔루션은 시간을 절약하고 예측을 개선하며 갑작스러운 생산 수요로 인한 비용이 많이 드는 현장 구매를 방지합니다.

운영 효율성 향상: 프로세스를 자동화하고 표준화하면 구매 주문서 작성, 송장 매칭, 결제 처리와 같은 작업을 완료하는 데 필요한 시간과 노력이 줄어듭니다. 이러한 효율성은 조달 주기를 단축할 뿐만 아니라 인적 오류를 최소화하여 보다 정확하고 신뢰할 수 있는 거래로 이어집니다. 자동화된 워크플로는 회사 정책 및 규정 요구 사항을 준수하도록 보장하여 규정 미준수의 위험을 줄일 수 있습니다.

가시성 향상: P2P 솔루션은 전체 조달 주기에 대한 완벽한 가시성과 내부 통제를 제공하여 조직에 현금 흐름 및 재무 약정에 대한 완전한 통찰력을 제공합니다. 이러한 시스템은 모든 거래의 기록을 캡처하여 활동을 쉽게 추적하고 최적화 기회를 파악할 수 있게 해줍니다.

효율성 향상: 조달, 공급망 및 미지급금 프로세스를 중앙 집중화하면 인적 오류와 사일로화된 운영을 최소화할 수 있습니다. P2P 시스템은 워크플로를 간소화하고 송장 처리 속도를 높이며 지속적인 개선이 필요한 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다.

속도 향상: 전자 조달 솔루션, 즉 조달 프로세스를 자동화하는 전자 시스템을 통해 기업은 시간이 많이 걸리는 수동 작업 프로세스를 현대화할 수 있습니다. 간소화된 조달 프로세스를 통해 조직은 공급망 중단에 신속하게 대응할 수 있습니다. 이를 통해 시간과 리소스를 확보하고 신규 공급업체의 승인을 가속화할 수 있습니다.

강력한 사기 방지: 강력한 P2P 시스템에는 엄격한 송장 매칭 및 여러 검토 지점이 포함되어 사기 및 편애를 방지합니다. 이러한 단계는 계약 관리 및 공급업체 관리를 강화하여 자격을 갖춘 공급업체와 계약을 맺고 구매가 합의된 가격을 준수하도록 보장하여 비윤리적 관행의 위험을 줄입니다.

공급업체 관계 강화: P2P 시스템은 적시에 정확한 결제를 보장하고 송장 상태에 대한 가시성을 제공함으로써 공급업체와의 관계를 더욱 공고히 합니다. 이러한 안정성은 고품질의 제품이 적시에 납품되도록 유지하는 데 도움이 되며 공급업체가 중요한 시기에 그 이상을 성과를 낼 가능성을 높입니다.

조달 및 지출에 대한 더 엄격한 통제: P2P는 조직이 조달 활동과 지출에 대한 통제력을 유지할 수 있도록 도와줍니다. 체계적인 프로세스를 통해 기업은 모든 구매가 필요한지, 승인되었는지, 예산 범위 내에서 이루어졌는지 확인할 수 있습니다. 이러한 감독을 통해 무단 지출을 방지하고 재정 불일치의 위험을 줄일 수 있습니다. 조직은 조달 데이터를 중앙 집중화함으로써 지출 패턴을 분석하고, 공급업체와 더 나은 조건을 협상하고, 비용 절감 기회를 파악할 수도 있습니다.

조달-지불(P2P)은 원래 종이 기반의 수동 프로세스로 발전했으며 지난 수십 년 동안 자동화가 점진적으로 도입되었습니다. 수많은 조직에서 운영 중인 P2P 프로세스의 복잡성을 고려할 때, 일부 P2P 공급업체가 각 단계를 자동화하고 통합하기 위해 소위 포괄적인 솔루션을 제공하는 것은 어쩌면 당연한 일입니다.

조달-지불 솔루션은 P2P 프로세스를 관리하기 위해 다양한 소프트웨어와 플랫폼을 사용하며, 각 소프트웨어와 플랫폼은 조달 및 재무 운영을 간소화하는 고유한 기능을 제공합니다. SAP 및 Oracle ERP와 같은 ERP 시스템은 조달을 다른 비즈니스 프로세스와 통합하는 반면, Coupa 및 SAP Ariba와 같은 전용 조달 소프트웨어는 조달 활동 자동화에 중점을 둡니다. 예를 들어, Tipalti 및 AvidXchange와 같은 미지급금 자동화 솔루션은 전자 송장 발행과 같은 서비스를 제공하여 송장 발행 및 결제 프로세스를 간소화합니다. Procurify와 같은 전자 조달 플랫폼은 전체 P2P 주기에 대한 클라우드 기반 솔루션을 제공합니다. Spendesk와 같은 지출 관리 소프트웨어는 조직의 지출을 제어하고 최적화하는 데 도움이 됩니다. 이러한 플랫폼은 공급업체 관계 관리, 송장 관리 및 조달 모듈을 포함할 수 있는 여러 모듈로 구성되는 경우가 많으며, 이는 공급업체 협업 및 송장 처리를 더욱 개선하여 정확한 적시 지불을 보장합니다.

조달-지불(P2P) 솔루션을 선택할 때 조직은 자동화 기능, 기존 ERP 및 재무 시스템과의 통합, 실시간 가시성 및 분석 지원 등 필요한 주요 기능과 특징을 철저히 파악해야 합니다. 전체 P2P 주기에 대한 포괄적인 모듈을 제공하여 요청에서 지불까지 원활한 워크플로를 보장하는 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다. 조직은 또한 플랫폼의 사용자 친화성, 확장성 및 사용자 정의 옵션을 고려하여 플랫폼이 변화하는 비즈니스 요구 사항에 적응할 수 있는지 확인해야 합니다. 제공업체의 실적, 고객 지원 및 교육 리소스를 평가하는 것은 성공적인 구현과 지속적인 운영을 위해 매우 중요합니다. 또한 초기 설정, 라이선스 및 유지보수 비용을 포함한 총 소유 비용을 평가하면 솔루션의 비용 효율성과 잠재적 투자 수익을 결정하는 데 도움이 됩니다.