スペース管理とは

効果的なスペース管理では、全体的なビジネス目標だけでなく、従業員と顧客のニーズも考慮されます。つまり、従業員間のコラボレーションを促進するオフィスレイアウトや家具の配置、顧客体験を向上させる売り場作り、そして活動を合理化し、エネルギー効率を最大化するための保管、生産、製造施設に関する意思決定などが必要になるでしょう。目標は、オフィスビル、小売スペース、倉庫、製造エリアなどのすべてのスペースが確実に目的を果たせるようにすることです。

スペース管理は、生産性、収益性、顧客満足度に直接影響を与えるため、企業文化を形成し、業績を左右しうる分野です。たとえば、本社を再設計してコラボレーション・スペースを増やせば、イノベーションとチームワークの向上につながるでしょう。小売業者は店舗のレイアウトを再編成して、顧客の流れを改善し、売上を増やすことができます。また、製造企業は、ワークフローと安全性を向上を念頭に生産フロアを再配置すれば、生産性が向上し、事故が減少するかもしれません。

効率的なスペース管理システムなら、家賃、光熱費、保守に関連するコストを削減できます。また、リモートやハイブリッドの勤務体制が一般的になるにつれ、多くの企業がスペースの利用方法や、オンサイトとオフサイトの両方で柔軟な労働条件を実現する方法を再検討しています。

物理的なスペースの最適化は、財務的な節約から環境、社会、ガバナンス（ESG）目標に至るまで、ビジネスのさまざまな分野に大きな影響を与えます。スペース管理には、次のようなメリットがあります。

オフィススペースやその他の設備への支出は、企業の予算のかなりの部分を占めています。物理スペースを最適化すると、不必要な不動産費や光熱費が削減され、コスト削減につながります。たとえば、スペース管理に戦略的アプローチを採用することで、企業は不動産投資、リース、買収などについて情報に基づいた意思決定を行うことができます。経済が好調な場合、企業は不動産やオフィススペースを拡大する可能性がありますが、景気が低迷している場合には、効率を高めるためにスペースを統合または再編成する必要があるかもしれません。

使用していないスペースをより適切な目的に再割り当てしたり、拡張の必要性について検討したりすることもできます。また、エネルギー効率の高いスペース管理を実践することで、企業は光熱費を大幅に削減できます。

ワークスペースの設計が不適切だと、従業員の生産性や士気の低下、ストレスや健康問題の増加につながる可能性があります。しかし適切に設計されていれば、従業員の満足度を高め、全体的なパフォーマンスを向上させ、前向きな企業文化を育むことができます。オフィスのレイアウトを最適化し、照明や温度、換気を適切に管理することで健康的な作業環境を確保し、必要なアメニティを提供することで、企業は従業員が各自の役割を十分かつ安全に遂行するための環境を整えることができます。

さらに、効果的な施設管理を行うことで、すべての設備とシステムが最適な状態で機能するようになり、ダウンタイムと従業員の不満を軽減します。これは欠勤を大幅に減らし、従業員の定着率を向上させます。

パンデミック後のハイブリッドおよびリモートワーク・モデルへの移行により、柔軟な職場管理の重要性が浮き彫りになりました。戦略的なスペース管理を行うことで、こうした新しい働き方に物理的スペースを適応させ、真のハイブリッドな職場を構築することができます。たとえば、仕事の仕方の好みに対応するために、従来のオフィススペースを共同作業エリアや静かなゾーンに分けることもできます。

スペース管理に関する決定を下す際には、従業員が直接アクセスするか仮想的にアクセスするかにかかわらず、主要なリソースとテクノロジーに確実にアクセスできるようにする配慮が必要です。物理的なスペースに関しては、戦略的な管理にはホットデスクやフレキシブルなワークステーション、静かなスペースなどが含まれる可能性があります。こうしたスペースはあまり堅苦しくなく、コラボレーションや交流、ブレーンストーミングを奨励し、または、高い集中力で没頭したり、創造性を発揮したりするためのスペースです。

スペース管理戦略は、企業がサステナビリティー目標を追求する上でも貢献します。スペースの使用を最適化することで、本当に必要なリソースのみを使用することになるので、二酸化炭素排出量を最小限に抑えることができます。施設管理をより良いものにすることで、エネルギー効率のよい慣行の導入を促進できるでしょう。LED照明の使用、エネルギー効率の良い電化製品の設置、エネルギー消費を監視するより優れた新技術の使用などで、企業が環境に与える影響を減らすことができます。廃棄物管理やリサイクル慣行、持続可能なビジネス慣行を促進するその他の方法などの考慮事項もスペース管理の範疇に含まれる場合があります。

スペース管理は、利用可能な物理スペースを最大限に活用することだけを意味するものではありません。さまざまな要素を考慮した戦略的なアプローチが必要です。その要点は以下のとおりです。

• ビジネス目標の理解：ビジネスに役立つスペースを設計するには、会社の使命、価値観、目標を明確に把握する必要があります。ビジネスの優先順位と企業文化に基づいてスペースを割り当てることで、スペースを最も効率的に使用できます。
• 従業員エクスペリエンスを理解する：チームメンバーが仕事をうまく遂行するためにどのようなスペースを必要としているかを知ることは、スペース管理にとって有用な情報です。適切な照明や換気、人間工学に基づいた家具を設置したワークスペースの構築、さまざまな作業スタイルに対応できるワークスペースのオプションの設計につながるでしょう。
• 顧客の行動を理解する：店舗を訪れる人や顧客は、そこで働いている人とは異なるニーズを持っている可能性があります。ポジティブな顧客体験を提供できるよう、スペース設計を見直すこともできます。
• スペースそのものを理解する：どのスペースが利用可能か、どのように利用されているか、どのように拡張または変更することで職場での体験を向上させることができるかといった、物理的なインベントリーとスペース全体の把握は、スペース管理の意思決定の土台となります。

スペース管理戦略を策定する際の主な考慮事項には、次のようなものがあります。

スペースの適切な計画は不動産の負債を制限し、生産性を向上させます。スペース管理戦略では、多機能家具を使用したり、オープン・スペースを作成したり、垂直方向のスペースを活用したりして、利用可能なスペースを最大限に活用する方法を検討します。また、会議室やコラボレーション・コーナーなどの共有スペースの必要性だけでなく、人々の流れ、保管場所のニーズ、出席パターンに注意を払うことも意味します。

スペース管理により、従業員が効果的に働くために必要な物理的環境が確保されます。実用的な家具、人間工学に基づいたワークステーション、ツールへの容易なアクセスで作業への集中度が向上し、適切に設計された照明と音響で気が散りにくくなります。機能性と美しさのバランスのとれた職場環境は、企業文化を反映した居心地の良い環境を作り出すのに役立つでしょう。

前述したように、スペース管理は、全体的なサステナビリティーの向上を目指す企業にとって役立ちます。スペースを賢く利用することで、二酸化炭素排出量を削減し、エネルギー効率を向上させ、リサイクルや代替エネルギーの利用など、環境に優しい行動の実践を促進することができます。

新しいテクノロジーは、企業のスペース管理能力を強化し、スペースの最適な利用に関する意思決定をサポートします。統合職場管理システム（IWMS）、人工知能（AI）、機械学習（ML）、モノのインターネット（IoT）センサーなどのツールが、重要な役割を果たします。統合職場管理システム（IWMS）、人工知能（AI）、機械学習（ML）、モノのインターネット（IoT）センサーなどのツールが、重要な役割を果たします。

スペース管理ソリューションの考案は通常、施設管理者または運営管理者が担当します。ただし、包括的なスペース管理計画は、人事、IT、財務部門が関与する組織横断的な取り組みです。スペースのデータとメトリクスの収集と評価、不動産投資と不動産管理に関する意思決定、安全で効率的な作業環境の構築など、これらすべては、企業内の多くの役割に関係しています。そして、職場全体の戦略の変化を促すのは、経営陣や経営幹部リーダーになるでしょう。