プロセス分析とは

プロセス分析は、ビジネス・プロセス分析（BPA）と呼ばれることもあり、ビジネス・プロセス管理（BPM）の下位区分です。BPM（ビジネス・プロセス管理）は、組織のワークフローとビジネス・オペレーションをより効果的かつ効率的にし、ビジネス環境の変化に適応できるようにするための体系的なアプローチです。

プロセス分析により、プロセスの各ステップを詳細に理解することで、非効率やボトルネックを特定して排除できるようになります。この詳細な調査では、多くの場合、合理化または自動化できる冗長性や不要なタスクが明らかになり、大幅なコスト削減や生産性の向上につながります。

さらに、プロセス分析により、すべてのステップが均一に実行されるようにすることで一貫性と標準化が促進され、エラーが減り、品質が向上します。また、リソースが十分に活用されていない領域や過大な負荷がかかっている領域を強調することで、リソースの配分を改善することもできます。

継続的な改善の文化を育むことで、プロセス分析によって定期的な評価と最適化が促進され、組織がアジャイルと競争力を維持するのに役立ちます。プロセスの分析から得られた貴重な洞察は、より良い意思決定と戦略計画立案に役立ち、プロセスをビジネス目標とより密接に整合させ、最終的に収益性の向上につながります。

プロセス分析は、プロセスを理解、評価、改善するための体系的なアプローチを通じて機能します。分析は、シックス・シグマやリーンなどの方法論に基づいて行うことができますが、方法論に関係なく、分析はいくつかの基本的なステップに従う傾向があります。

分析するプロセスを明確に定義する。これには、その範囲、目的、および求められる結果を理解することが含まれます。プロセスの境界とそれが達成する目的を確立することが重要です。包括的で正確なデータの収集は、不完全な記録や欠落した情報が原因で困難な場合があります。また、古い情報や一貫性のない情報など質の低いデータは、不正確な分析につながります。

プロセス・アナリストは、深い実践的な知識を持つプロジェクト・マネージャーやライン作業員と協力して、現在のプロセスに関する詳細情報を収集します。これには、インプット（資源、材料、情報）、アウトプット（製品、サービス）、およびそれに関連するステップが含まれます。データ収集方法には、インタビュー、観察、調査、既存のドキュメンテーションのレビューなどがあります。

ビジネス・イニシアチブを構成するプロセスは非常に複雑な場合があり、すべての相互作用と依存関係をマッピングして分析することは困難です。頻繁に変更されるプロセスや十分に文書化されていないプロセスを正確に把握することは困難な場合があります。プロセスは、特定のプロセス・ステップに分類する必要があります。この分析は、一連のアクティビティーと、そのステップがどのように連携するかを理解するのに役立ちます。

フローチャート、図、プロセス・マップは、プロセスの流れを示します。これらの視覚的なツールは、アクティビティの構造の特定に役立ち、問題の発見を容易にします。この手法は、ビジネス・プロセス・マッピングと呼ばれることもあります。

アナリストは、各ステップを調査して、問題、遅延、冗長性、改善の機会を特定します。これには、所要時間、使用したリソースおよびばらつきや不一致の調査が含まれます。根本的な原因ではなく症状に焦点を当てることは、効果のない解決策につながる可能性があります。多くの場合、プロセスには非効率性の複数の根本原因があるため、主な問題を特定することが困難になります。

マネージャーは、プロセスが遅くなったり、非効率になったりしている領域を確認します。ボトルネックはプロセス全体の性能に重大な影響を与える可能性があるため、これに対処する必要があります。根本原因分析は、非効率性が発生する場所と理由を解明するのに役立ちます。

分析に基づいて、アナリストはプロセスを合理化するためのアイデアを提案します。これらの改善には、不必要なステップの排除、タスクの自動化、リソースの再割り当て、テクノロジーの導入などが含まれる場合があります。すべての関連する利害関係者を関与させ、分析プロセスにコミットしてもらうことは困難な場合があります。さまざまな利害関係者が優先順位や関心を矛盾させ、分析を複雑化させる可能性があるからです。しかし、広範な協力を得ることは、分析から有意義で持続可能な成果を確実に生み出すために役立ちます。

その後、部門横断的なチームが提案された改善策を採用し、プロセスに統合します。このステップでは、多くの場合、さまざまな利害関係者と調整して、円滑に実装できるようにする必要があります。推奨される変更に対するフォロースルーが不十分である場合、非効率な慣行に戻る可能性があります。ビジネス・プロセス・オートメーションは、新しいテクノロジーを実装することにより、分析後に達成可能なビジネス目標となる可能性があります。

変更を実施した後、アナリストはプロセスを監視して、改善が期待どおりの効果をもたらすことを確認します。また、結果を評価し、必要に応じて調整を行います。プロセスの持続的な改善には継続的なモニタリングが不可欠です。メトリクス、ベンチマーク、KPIを使用すると、プロセスが組織の期待を満たしているかどうかに関する背景を確認するのに役立ちます。

アナリストは、調査結果と変更を文書化し、それらを関連する利害関係者に伝えて透明性と整合性を確保します。適切なドキュメンテーションは、将来のプロセス評価の基準としても機能します。

プロセス分析を使用することで、工場の具体的な生産ラインからマーケティングのコンテンツ制作ワークフロー、人事における従業員のオンボーディングまで、あらゆる種類のプロセスを改善できます。以下に、いくつかの例を示します。

製造部門では、プロセス分析は生産ラインの最適化において重要な役割を果たします。たとえば、詳細なプロセス分析により、特定の機械が頻繁に故障し、重大なダウンタイムが発生していることが明らかになる場合があります。

おそらく、保守スケジュールの改善やより信頼性の高い設備への投資を通じて、この問題に対処することで、メーカーはサイクル・タイムを大幅に短縮し、全体的なスループットを向上させることができます。また、プロセス分析は、廃棄物の削減や不要な活動の最小化などのリーン製造原則の導入に役立ち、これにより業務効率がさらに向上し、コストが削減されます。

サプライチェーン管理でもプロセス分析は大きなメリットとなりますサプライチェーン・プロセス全体を計画して分析することで、組織は、遅延が発生したり、コストが超過したり、リソースが十分に活用されていない領域を特定できます。たとえば企業は、在庫管理システムが非効率的であり、在庫切れや過剰在庫が発生していることに気づけるかもしれません。

ジャスト・イン・タイムインベントリー在庫システムや、より優れた需要予測ツールの採用などにより、このプロセスを再構築することで、企業はインベントリー在庫保有コストを削減し、キャッシュフローを改善し、必要なときに製品を入手できるようにすることができます。さらに、プロセス分析により、最適ではない出荷経路など、ロジスティクスの非効率性が明らかになり、これを修正することで輸送コストの削減や配送時間の改善を行うことができます。

カスタマー・サービスの分野では、プロセス分析により、組織は改善すべき領域を特定することでサービス提供を強化できます。たとえば、カスタマー・サービス・センターでは、プロセス分析を使用して通話処理時間を追跡し、遅延の原因となる一般的な問題を特定できます。

企業は、スタッフへのトレーニング・プログラムの実施や高度な顧客関係管理（CRM）システムのデプロイなど、これらのプロセスを再設計することで、応答時間を短縮し、顧客の問題をより効果的に解決できます。

プロセス分析により、顧客からの問い合わせや苦情のパターンが明らかになり、一般的な問題に対処するための事前対応が可能になり、全体的な顧客満足度が向上します。これにより、顧客体験が向上するだけでなく、ブランドに対するロイヤリティと信頼も構築されます。

業界標準と規制要件へのコンプライアンス確保も、プロセス分析のユースケースです。規制の厳しい業種・業務で事業を展開する企業は、厳しいガイドラインと基準を遵守する必要があります。

自動化された企業は、詳細なプロセス分析を通じて、コンプライアンス違反につながる可能性のあるプロセス内のギャップを特定できます。たとえば、製薬会社は、FDAなどの規制機関が設定した厳格な基準を満たしていることを確認するために、製造およびドキュメンテーション・プロセスを分析する場合があります。

そうすることで、欠陥に対処するための是正措置を実施できるため、高額な違約金を回避し、製品の安全性と有効性を確保できます。定期的なプロセス分析は監査の準備状態を維持するのにも役立ち、企業がいつでもコンプライアンスを証明できるようにします。

プロセス分析には、ビジネス・プロセスを理解、文書化、改善するためのさまざまな手法が含まれます。ここでは、一般的に利用されるビジネス分析の手法をいくつか紹介します。

フローチャートは、最も基本的で広く使用されているプロセス・マッピング手法の1つです。意思決定、アクション、シーケンスなど、プロセスの各ステップを明確に視覚的に表現します。フローチャートは、標準化されたシンボル（アクティビティを表す長方形、決定を示すひし形、流れの方向を示す矢印など）を使用して、タスクの流れと意思決定のポイントを表現し、理解しやすく伝わりやすくします。

スイムレーン図は、クロス・ファンクショナル・フローチャートとも呼ばれ、さまざまな部門、チーム、または個人を表すレーンにアクティビティを整理することで、基本的なフローチャートを拡張します。この手法を活用することで、役割と責任が明確になり、プロセスの各ステップの責任者が明らかになります。スイムレーン図は、複数の利害関係者や部門が関与するプロセスに役立ち、引き継ぎや混乱や遅延の潜在的な領域を特定するのに役立ちます。

バリュー・ストリーム・マッピングは、製品やサービスを顧客に提供するために必要な資材や情報の流れを視覚化するリーンな管理ツールです。VSMは生産的な活動と非生産的な活動を強調し、無駄と改善の機会を特定するのに役立ちます。この手法は、原材料から最終製品までの生産プロセス全体を包括的に把握することができ、全体の効率を最適化するために製造・サービス業界で一般的に使用されています。

BPMNは、詳細かつ正確なプロセス・モデルを作成するために設計された、標準化されたグラフィカル表記法です。BPMN図は、豊富なシンボル・セットを使用してさまざまな種類のアクティビティー、イベント、ゲートウェイ、フローを表現し、詳細なドキュメンテーションを必要とする複雑なプロセスに適しています。BPMNは、利害関係者がプロセス設計を理解し、伝達するための共通言語を提供し、調整とコラボレーションを促進するため、ビジネス・プロセス管理（BPM）で広く使用されています。

SIPOCとは、サプライヤー（Supplier）、インプット（Input）、プロセス（Process）、アウトプット（Output）、顧客（Customer）の略です。SIPOC図は、これら5つの要素をリストすることでプロセスのハイレベルな概要を示し、プロセスの範囲を枠組み化し、そのコンテキストを理解するのに役立ちます。この手法は、プロセス分析の初期段階で役立ち、プロセスの主要コンポーネントとその関係を把握して伝達するための構造化された方法を提供します。