公開日：2024年8月5日
寄稿者：Tim Mucci、Cole Stryker
文書はいわば、組織の記憶です。適切な文書管理により、ベストプラクティス、過去の決定、過去の経験を見える形で残すことができます。この組織の知識に現在の従業員と将来の従業員が容易にアクセスできるようにすることで、文書の検索に費やす時間が軽減され、重複した作業を防ぐことができます。
組織では、バージョン追跡や安全なストレージなど、入念な管理を必要とする重要書類が大量に生成されます。簡単に見つけられない文書は事実上存在しないのと同じで、確実に検索できるようにするために、適切なインデックス作成と適切なメタデータの適用が重要です。文書が適切に管理されると、業務慣行におけるコラボレーション、透明性、効率性という組織文化が育まれます。
組織内のすべての文書が個別のフォルダーに保存され、誰もがアクセスでき、各部署で分散して管理されている状況を想像してください。このような状態では、文書の検索と確保が非常に困難になります。
ドキュメント・ワークフローの基本原則は、組織内のどの関係者が文書にアクセスする必要があるかを特定し、このアクセスが安全かつ容易であることを保証することです。文書の作成、保存、管理のための明確な手順を確立することが、効果的なドキュメント・ワークフローの基盤となります。
これらの手順を実行するには、組織内の部門横断的なコラボレーションが欠かせません。人事、法務、IT 部門は、アクセスコントロール、文書分類システム、安全なストレージ・ソリューションの確保に極めて重要な役割を果たします。プロセスのステップごとに、それが行われる理由を関係者全員が理解していることが重要です。
正確なメタデータの重要性、特定の文書を含める理由、適切なバージョン管理の必要性を理解することで、ワークフローへの関与と遵守が大幅に向上します。プロセスにおける各人の役割を明確にすることで、この効果はさらに強化されます。
ドキュメント・ワークフローが効果的であるとみなされるためには、いくつかの基本的な質問に対して確実かつ一貫した回答がなされる必要があります。
- 組織は、権限と機密文書のセキュリティー・ニーズとのバランスをどのように取っていますか。
- ワークフローにはどのような種類の文書が含まれるか。
- 新規文書はいつ、どのようにシステムに導入されますか。
- 文書はどこに保存され、どのように整理されるか。管理にはメタデータを使用するか、バージョン管理システムを使用するか、これらを併用するか。
これらの質問に答えるることで、組織は文書が処理されるすべてのステップを追跡し、ボトルネック、遅延、非効率を明らかにする透明性のあるワークフローを確立することができます。これらのワークフローを徹底的に文書化することで、承認を得るのにかかる平均時間、必要な改訂サイクルの数、他の文書よりも迅速に処理される文書の割合と種類などの主要業績評価指標（KPI）を監視しやすくなります。
さらに、ワークフローは、文書のライフサイクルの各ステップの責任者を決定し、説明責任を促進し、進捗状況の追跡を簡素化します。マーケティング資料の承認のためのドキュメント・ワークフローを確立することを検討しましょう。このようなワークフローでは、最初の文書を誰が起草するか、誰がその内容とデザインを確認するか、誰が承認階層に関与するかが明確化されます。こうした文書の進捗状況を監視することで、組織はKPIを割り当てて改善領域を特定し、承認プロセスに関する洞察を得て、レビュー・ガイドラインを改良して明確さと効率性を高めることができます。
合理化されたドキュメント・ワークフローは、組織のセキュリティー、成長、洞察に欠かせません。ここでは、買掛金請求書処理のオートメーションを例に、効果的なドキュメント・ワークフロー管理の4つの手順について説明します。
メタデータは、文書管理システム（DMS）が文書を効果的に理解して処理できるようにする豊富な情報層です。文書のメタデータには、作成者、作成日、ベンダー名、請求書番号、キーワード、さらには合計支払額などの抽出されたデータ・ポイントなどの詳細が含まれます。コンテキストと構造を提供することで、DMSはタスクを自動化し、検索を効率化するため、スムーズかつ効率的なプロセスを保証できます。
従来、請求書は郵便またはEメールで送られるため、会計システムに手動でデータを入力する必要がありました。そのため、一元管理型リポジトリーがないと時間がかかり、エラーが発生しやすいプロセスでした。オートメーションを導入することで、ベンダーは請求書を電子的に送信でき、光学文字認識（OCR）テクノロジーによって重要なデータが自動的に抽出されます。OCRテクノロジーは埋め込まれたメタデータを利用して文書を請求書として識別します。これにより、ベンダー名、請求書番号、合計金額などの重要な情報を自動的にデータ抽出できるようになります。この最初のステップにより、入力エラーが大幅に削減され、プロセスが高速化されます。
プロセスが自動化される前は、請求書の処理には紙のコピーをファイリングするか、スキャンしてローカル・フォルダーまたは共有ディレクトリーに保存する必要があり、検索が面倒でした。オートメーションが導入されたことにより、すべての請求書は文書管理システム（DMS）内に保存されるようになりました。DMSは、効率的な保存と分類のためにメタデータを使用します。請求書にベンダー名、日付、請求書番号などの関連メタデータをタグ付けすることで、システムによって簡単に検索できるようになり、手動で整理する必要がありません。
オートメーションが導入される前の時代では、特に紙ベースのシステムでは、特定の請求書を見つけるのに時間がかかっていましたが、オートメーションにより、メタデータの助けを借りて特定の請求書の検索が速くなりました。ユーザーはベンダー名、日付範囲、請求書番号などの検索条件を活用できるため、DMSは数秒以内に関連文書を正確に特定できます。
従来、請求書の管理はEメールとスプレッドシートに依存していたため、データがサイロ化され、セキュリティー・リスクが増大していました。しかし、ワークフローを自動化することにより、DMSが既存の会計システムと統合され、抽出されたデータを自動的に入力できるようになります。また、承認手順をシステム内に導入できるため、権限のある担当者は自動通知を使用して請求書を電子的に確認および承認できるため、セキュリティーとスピードの両方が向上します。
DMSと会計システムを統合するには、OCRによるデータの正確な抽出が欠かせません。このプロセスは、請求書内に存在するメタデータに大きく依存しており、これによりシステムは会計ソフトウェアに正しい情報を入力し、抽出されたデータに基づいてさらにワークフロー・ステップをトリガーできます。
組織がドキュメント・ワークフローの原則を理解すると、プロセス全体にオートメーションを導入できるようになります。必要な手順は次のとおりです。
まず、組織はさまざまな部門の関係者を特定し、関与させる必要があります。これらの利害関係者は、現在のプロセスと必要な改善についての洞察を提供します。オートメーションを各部門の特定のニーズに合わせて調整することで、特定のユーザーにとって重要な手順や機能を見落とすリスクを最小限に抑えることができるでしょう。実践経験のある関係者は、オートメーションに問題を引き起こす可能性のある潜在的な例外やエッジケースを特定することもできます。
このステップでは、手動ワークフローをマッピングします。ワークフロー開発チームは、文書が実行する各ステップ、自動化されるタスク、関与する必要があるユーザー、重要な意思決定ポイントを文書化します。このフェーズでは、フローチャートやプロセス・マップなどの視覚化ツールが計装できます。チームは関係者を関与させることで問題点を最も効果的に特定し、対処することができます。ワークフローが完成したら、継続的に改良して冗長性を排除し、効率を最適化できます。
DMSの選択は、契約書、請求書、レポートなど、最も頻繁に処理される文書を特定することから始まります。 —チームは、文書承認プロセス、コラボレーション要件、特定のルーティングニーズなどの要素を考慮しながら、将来の拡張性も計画します。選択されたシステムは、機密情報を保護するための強力な暗号化を提供し、すべてのエンドユーザーが直感的に使用できる必要があります。DMSを効果的に活用するには、トレーニングと継続的な支援に関するベンダーのサポートが重要です。
ドキュメント・ワークフローのセキュリティーを確保するには、技術的な保護とベスト・プラクティスの両方が必要です。多要素認証などの強力なユーザー認証方法を導入して不正アクセスを防ぎ、職務に基づいて権限を割り当てます。保存中および転送中の両方で暗号化された文書は、侵害が発生した場合でも機密データを保護します。知識のあるユーザーは、技術的な保護手段の強化に貢献することができるでしょう。
ドキュメント・ワークフローをスムーズに実行するには、明確なポリシーと手順が不可欠です。さまざまな部門の関係者を関与させ、文書関連のやり取り、課題、改善の機会を理解します。機密性、目的、保管の必要性に応じて文書を分類するシステムを開発します。これにより、適切なアクセス・コントロールとセキュリティー対策の適用がガイドされ、文書作成のガイドラインが定義され、明確な所有権が確立され、さまざまな文書の承認プロセスの概要が示されます。
新しいシステムの導入を確実に成功させるには、設計段階と導入段階の両方に従業員を積極的に参加させます。トレーニングは、従業員がオートメーションの重要性を理解し、自信を築き、新しいシステムを効果的に使用するスキルを身に付けるために不可欠です。ワークフロー内での自分の役割を理解することで、従業員は自分の行動が全体的な有効性にどのように影響するかを把握できるようになります。
導入後は、オートメーション・システムを継続的に監視することが重要です。リアルタイム監査とセキュリティー・テストにより、自動化が正しく機能し、意図したとおりに文書が管理されていることが検証されます。監視では、プロセスのボトルネックを特定し、繰り返し発生するエラーを分析し、オートメーション・ルールやシステム構成を改善する必要もあります。定期的なセキュリティー監査とユーザー・ログのレビューにより、システムの安全性と効率性が維持されます。
ドキュメント・ワークフローには、文書の作成、編集、承認、配布という具体的な手順が含まれ、主に組織全体での文書の移動に重点が置かれます。
文書管理ワークフローは、単なる文書の移動の管理にとどまらず、作成、保管、配布、取得、分類、削除の詳細管理までをカバーします。
ドキュメント・ワークフローには、主に順次型と並列型の2つのタイプがあります。
順次または線形ワークフロー： このタイプのワークフローは、事前に決定されたステップバイステップのプロセスに従い、割り当てられた個人が特定の順序でタスクを完了します。例えば、マーケティング資料を作成する場合、プロセスは次のように展開されます。コピーライターが下書きを提出し、それを編集者が確認してフィードバックを提供します。修正された原稿はコピーライターに送り返され、さらに修正された後、最終版がグラフィック・デザイナーに送られます。マーケティング・マネージャーがパッケージ全体を確認して承認する前に、デザイナーはビジュアルがブランドと一致していることを確認します。追加の修正が必要な場合は、文書は作成者に戻されます。
並列または同時実行ワークフロー：このワークフローでは、複数のタスクが同時に完了します。同じマーケティング資料の例を使用すると、コピーライターがドラフトを提出し、編集者が内容と明瞭性を確認し、デザイナーが同時にブランドに適しているかどうかを確認します。両者からのフィードバックは同時に処理され、ビジュアルが適用され、マーケティング・マネージャーが発売に向けて最終確認を行います。この方法は多くの場合より高速ですが、混乱や矛盾したフィードバックを防ぐために明確な伝達方法を確立する必要があります。
クラウドベースまたはオンプレミスのシステムのいずれかで、次のワークフローをサポートできます。
クラウドベースのシステム：文書は、組織のクラウド・サービス・プロバイダー（CSP）によって管理されるサーバー上に保存されます。これらのシステムは拡張可能で、プロバイダーとのストレージ・プランの変更によって簡単に調整でき、インターネット接続があればどこからでもアクセスできるため、リモート・ワーカーや出張や外出が多い従業員に理想的です。クラウド・システムでは、多くの場合、複数のユーザーによる同時文書編集が可能で、通常は初期コストが低く、組織は月額または年額のサービス料金を支払います。
オンプレミス・システム：このアプローチでは、組織内のサーバーにソフトウェアをインストールする必要があります。ハードウェアとソフトウェアの両方を完全にコントロールできますが、拡張が複雑でコストがかかる可能性があります。特別なリモート構成が設定されていない限り、アクセスは通常ネットワーク内に制限されるため、リモート・ワーカーのアクセスは複雑になります。オンプレミス・システムでは、多くの場合、ハードウェアとソフトウェアのライセンスに多額の先行投資が必要となり、保守とITサポートに継続的なコストが発生する可能性があります。
ワークフロー・オートメーション・システムは、文書取得からアーカイブまでの管理を自動化し、自動ルーティング、承認リクエスト、アーカイブを簡素化することで、文書管理ワークフロー・プロセスをさらに改善します。ワークフロー・オートメーション・システムは通常、文書管理ワークフローの多くの側面を自動化するソフトウェア・ソリューションです。
文書管理ワークフローを導入すると、組織にさまざまなメリットがもたらされ、運用効率とコンプライアンスの両方が向上します。
文書処理のさまざまな段階を自動化することで、従業員が手作業で処理する時間が短縮され、人件費が削減され、スタッフはより戦略的なタスクに集中できるようになります。
合理化されたワークフローにより、地理的に離れた場所であってもチーム・メンバー間で文書の共有や共同作業が容易になり、チームワークが強化され、プロジェクトの完了が早まります。
ユーザーの役割に基づいてアクセスをコントロールする安全なシステムを通じて文書を管理することで、組織は機密情報を不正アクセスや潜在的な侵害から保護できます。
文書を一元管理することで、一貫した基準で文書が保存、管理、維持され、置き忘れや古いバージョンが使用されるリスクが軽減されます。オートメーションにより、文書の入力と処理における人為的エラーが最小限に抑えられ、より正確なデータ管理とレポート作成が可能になります。
強化されたインデックス作成機能と検索機能により、従業員は文書を素早く取得できるようになり、従来のファイル検索に伴うダウンタイムが最小限に抑えられ、フラストレーションが軽減されます。
自動化されたワークフローは、業界の規制や標準に準拠するように設計できるため、文書処理がすべての法的要件を満たし、コンプライアンス関連で問題が生じるリスクが抑えられます。
ヘルスケア
一次医療センターに電子健康記録（EHR）を導入すると、非感染性疾患の管理が大幅に改善されます。これらのシステムは、医薬品の電子処方をサポートし、患者記録の維持の効率と正確性を高めます。文書化プロセスを合理化することで、医療従事者はデータ管理とアクセス性を向上させ、より優れた患者ケアを提供できるようになります。
法務
文書管理システムは、文書の作成、レビュー、アーカイブのプロセスを迅速化することで、法律事務所や法務部にメリットをもたらします。優れたドキュメント・ワークフロー・システムは、訴訟ファイルを効率的に管理し、コンプライアンスを保護し、法的な環境で必要な文書にアクセスしやすくなります。
製造業
製造業におけるドキュメント・ワークフロー・システムは、通常、設計図、仕様、コンプライアンス記録を効率的に管理および追跡するのに役立ちます。これにより、製造プロセスのすべての部分が最新の状態になり、規制基準を満たしていることが保証されます。これは、製品の品質と運用効率を維持するために重要です。
カスタマー・サービス
トルコの通信事業者である Turkcell社は、顧客情報の保管を一元化し、検索を容易にするために、IBM FileNet Content Managerをドキュメント・ワークフローの中核として使用しています。このシステムは、何百万もの文書を管理および検証することで、規制要件への準拠をサポートします。オートメーションにより、関連文書に素早くアクセスできます。また、正確なデータ管理が保証され、運用効率が向上し、コンプライアンスと顧客関係管理がサポートされます。
金融・銀行業
文書関連のプロセスをデジタル化して合理化することで、金融機関は手作業によるデータ入力を減らし、エラーを最小限に抑え、取引時間を短縮できます。自動化されたワークフローにより、すべての文書が一貫して処理され、安全に保存されることが確認されます。これは、金融規制や監査への準拠に不可欠です。
カナダの銀行Bank of Montrealは、IBM Content Analyzerを使用して、顧客が請求書を銀行の請求書処理アプリケーションであるBMO QuickPayに直接Eメールで送信できるようにすることで、請求書の支払いプロセスを効率化しています。このアプローチは、支払いの遅れや煩雑な支払い手続きなどの問題に対処し、請求書の支払いを6倍高速化しており、銀行業務に自動化を導入するメリットを強調しています。
ワークフロー・オートメーションシステムは、ドキュメント・ワークフローを含むさまざまなプロセスとタスクを効率化するように設計されています。IBMのワークフロー・オートメーションなどのソフトウェアは、ルールベースのロジックを使用してビジネス・プロセスを自動化し、時間のかかるタスクを削減しながら、人的エラーを最小限に抑えます。これによりプロセスが最適化され、トランザクションの大部分が2時間以内に処理されるようになります。
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